Overstappen van een ander boekhoudprogramma naar Visma eAccounting

Met Visma eAccounting Pro regelt u de gehele boekhouding en facturatie online. Op welk apparaat u ook wilt werken - desktop-pc, tablet of smartphone - de keus is aan u.

Om de overstap zo soepel mogelijk te laten verlopen kunt u de gegevens uit het oude boekhoudprogramma overzetten naar Visma eAccounting Pro. Met de gratis online cursus van de Visma Online Academy is dat zo gedaan. Hieronder vindt u meer informatie over het overstappen.

Overstappen van een ander Visma-programma

Als u naar Visma eAccounting Pro overstapt en daarvoor met een ander boekhoudprogramma van Visma heeft gewerkt, dan klikt u op de link hieronder voor meer informatie over hoe u naar het nieuwe boekhoudprogramma overstapt.

Hoe stap ik over van een ander Visma-programma?

Gegevens importeren en openingsbalansen invoeren

Als u hiervoor heeft gewerkt met een ander programma, dan helpt de onderstaande informatie u op weg met het overzetten van uw gegevens naar Visma eAccounting Pro.

Door gegevensbestanden te importeren, kunt u de informatie uit uw vorige boekhoudprogramma eenvoudig naar Visma eAccounting Pro overzetten. U doet dit door csv-bestanden te importeren.

Door middel van csv-bestanden kunt u artikelen, debiteuren, crediteuren en het rekeningschema importeren. Het is niet mogelijk om via csv-bestanden boekhoudtransacties en openstaande posten te importeren. Het is dus van belang dat u na het importeren van deze bestanden nog de openingsbalans in Visma eAccounting Pro invoert.

Meer informatie over de verschillende bestanden vindt u in Importeren en exporteren.

Wanneer u voor het eerst een nieuw boekjaar in Visma eAccounting Pro aanmaakt, kunt u de openingsbalans voor uw bedrijf invoeren.

  1. Selecteer Instellingen.
  2. Selecteer Boekjaren en openingsbalans en klik op Bewerk.
  3. Voer de openingssaldi in.

In beginsel moet voor alle balansrekeningen het eindsaldo van het voorgaande jaar worden ingevoerd als het openingssaldo van dezelfde balansrekeningen voor het nieuwe boekjaar. Als u met Visma eAccounting Pro begint, dan is de openingsbalans in Visma eAccounting Pro gelijk aan de eindbalans die u vanuit uw vorige boekhoudprogramma exporteert.

Voor het debiteurensaldo en het crediteurensaldo geldt een afwijkende procedure. Om ervoor te zorgen dat de facturen van het voorgaande boekhoudprogramma gescheiden blijven van de nieuwe facturen die u in Visma eAccounting Pro aanmaakt, worden hiervoor aparte grootboekrekeningen gebruikt.

In het rekeningschema van Visma eAccounting Pro is rekening 1200 gekoppeld aan debiteuren, en rekening 1500 aan crediteuren. Voor het invoeren van het debiteuren- en crediteurensaldo van het vorige boekhoudprogramma, kunt u rekening 1205 en 1505 gebruiken.

Het saldo op rekening 1200 betreft verkoopfacturen die zijn geregistreerd in Visma eAccounting Pro. Daarentegen betreft het saldo van rekening 1205 verkoopfacturen die zijn aangemaakt in het vorige boekhoudprogramma. Op gelijke wijze betreft het saldo op rekening 1500 inkoopfacturen die zijn geregistreerd in Visma eAccounting Pro. Daarentegen betreft het saldo van rekening 1505 inkoopfacturen die zijn aangemaakt in het vorige boekhoudprogramma.

Let op: Indien u voor deze saldi andere grootboekrekeningen wenst te gebruiken dan 1205 en 1505, bijvoorbeeld op advies van uw boekhouder, dan is dit mogelijk. U kunt dan dezelfde procedure volgen, echter vult u hierbij de door u gewenste grootboekrekeningnummers in.

Indien rekening 1205 en 1505 niet aanwezig zijn in uw rekeningschema in Visma eAccounting Pro, kunt u deze rekeningen als volgt aanmaken.

  1. Selecteer Instellingen.
  2. Selecteer Rekeningschema.
  3. Selecteer Nieuwe grootboekrekening.
  4. Voer de volgende gegevens in:
  • Rekeningnr.: 1205
  • Naam: Debiteuren oud
  • Code: Geen btw-code
  • Type: Debiteuren
  • Zet de vinkjes voor het toestaan van kostenplaatsen en projecten uit.
  1. Klik op Bewaar.
  2. Selecteer Nieuwe grootboekrekening.
  3. Voer de volgende gegevens in:
  • Rekeningnr.: 1505
  • Naam: Crediteuren oud
  • Code: Geen btw-code
  • Type: Crediteuren
  • Zet de vinkjes voor het toestaan van kostenplaatsen en projecten uit.
  1. Klik op Bewaar.

Vervolgens kunt u op deze rekeningen het debiteuren- en crediteurensaldo van het voorgaande boekhoudprogramma registreren op de openingsbalans.

  1. Selecteer Instellingen.
  2. Selecteer Boekjaren en openingsbalans.
  3. Selecteer Openingsbalans.
  4. Voer hier bij 1205 en 1505 de saldi van de rekeningen Debiteuren en Crediteuren van uw vorige boekhoudprogramma in.

    Bij het saldo op 1205 (een vordering) voert u een debetsaldo in en bij 1505 (een schuld) een creditsaldo. Voer bij rekening 1505 het saldo dus met een minteken in, zoals in het voorbeeld hieronder:

Wanneer u de betalingen van openstaande facturen uit het vorige boekhoudprogramma registreert in Visma eAccounting Pro, boekt u dus rekening 1205 of 1505 af, in plaats van rekening 1200 of 1500. Zodoende komt het saldo op deze rekeningen op 0 te staan, zodra alle facturen van het voorgaande programma zijn betaald of afgeboekt in Visma eAccounting.

Het is echter ook mogelijk om het debiteuren- en crediteurensaldo van het voorgaande boekhoudprogramma over te boeken naar de standaardrekeningen voor debiteuren en crediteuren in Visma eAccounting, respectievelijk rekening 1200 en 1500. Dit heeft als voordeel dat u facturen terugziet tussen uw openstaande verkoopfacturen en inkoopfacturen in Visma eAccounting Pro. Zo kunt u dus per factuur bijhouden of de betalingen reeds zijn verwerkt, net zoals bij facturen die in Visma eAccounting zelf worden aangemaakt.

Door middel van Snelle factuurinvoer kunt u de openstaande posten van het vorige programma invoeren in Visma eAccounting en tegelijkertijd het saldo van de rekeningen 1205 en 1505 overzetten naar 1200 en 1500.

Voer nu op de volgende manier uw openstaande posten in:

  1. Selecteer Boekhouding.
  2. Selecteer Boekstukken.
  3. Kies Nieuw boekstuk.
  4. Selecteer bij Datum de eerste dag van de periode waarin u begint met werken in Visma eAccounting Pro.
  5. Voer een Omschrijving in.
  6. Selecteer rekening 1200.
  7. Klik op de pijl in de kolom Deb./Cred. en selecteer Verk.factuur/betaling of Ink.factuur/betaling.
  8. Leg de benodigde factuurgegevens vast.

Voor openstaande facturen van oude boekjaren kiest u als factuur- en vervaldatum 1 januari van het boekjaar waarin u start. Als u een factuur- of vervaldatum uit een voorgaand boekjaar invoert, dan wordt dit boekjaar ook aangemaakt waardoor de openingsbalans van het huidige boekjaar wordt verwijderd. Dit kan niet meer ongedaan worden gemaakt.

  1. Herhaal dit voor al uw openstaande verkoopfacturen. Voeg met de plusknop voor elke factuur een aparte regel toe.
  2. Selecteer Boek afschrijving.

Selecteer rekening 1205 op de laatste regel van het boekstuk en voer het totaalbedrag in dat u op rekening 1205 op de openingsbalans had ingevoerd. Dit moet gelijk zijn aan het totaal van de facturen die nu op rekening 1200 worden geboekt, zodat het boekstuk in evenwicht is.

Voer op soortgelijke wijze uw openstaande inkoopfacturen op rekening 1500 in en boek daarmee het saldo op rekening 1505 af. Zie ter illustratie onderstaande schermafbeelding: