Visma eAccounting Standaard
Artikelen importeren of exporteren
U kunt uw artikelbestand met de export- en importfunctionaliteit in Visma eAccounting Standaard op een efficiënte en gemakkelijke manier actualiseren. Om het artikelbestand te kunnen importeren in het programma, moet het bestand zijn aangemaakt als een kommagescheiden csv-bestand. U leest hieronder meer over het bewaren van gegevens in csv-indeling.
Wanneer u een csv-bestand in Visma eAccounting Standaard importeert, is het voor een geslaagde import belangrijk dat elke kolom de juiste header heeft, in de juiste volgorde staat, de juiste codering gebruikt en waarden bevat in de verplichte velden. De kolomheader vertegenwoordigt de velden die u aantreft wanneer u een nieuw artikel aanmaakt in Visma eAccounting Standaard. Zie de veldtoelichtingen hieronder voor meer informatie over de verschillende velden in het bestand. Een gemakkelijke manier om een bestand aan te maken met de correcte headers en de juiste indeling is het exporteren van een artikelbestand zodat u dat als sjabloon kunt gebruiken voor het importbestand. U leest hieronder meer over het maken van een correct csv-bestand.
Artikelen toevoegen of wijzigen
Om uw artikelbestand bij te werken exporteert u een csv-bestand (Excel), werkt het artikelbestand bij en importeert het bestand vervolgens weer in het programma. Houd er rekening mee dat wanneer een waarde uniek is (bijvoorbeeld een artikelnummer) en u deze in het csv-bestand wijzigt, deze niet in het programma zal worden gewijzigd. Als u een unieke waarde wijzigt, zal het programma, wanneer u het bestand importeert, een nieuw artikel toevoegen en het oorspronkelijke artikel ongewijzigd laten.
Artikelen verwijderen
Het is niet mogelijk om met exporteren en importeren artikelen uit een artikelbestand te verwijderen. Regels die uit een geëxporteerd bestand worden verwijderd, zijn na het importeren van dit bestand in Visma eAccounting Standaard nog steeds aanwezig in Visma eAccounting Standaard. Als u een artikel wilt verwijderen, moet u dat in Visma eAccounting Standaard doen.
Standaardwaarde
Er zijn velden die niet verplicht zijn, maar die een standaardwaarde bevatten, bijvoorbeeld het veld Eenheid. Als u regels aan een csv-bestand toevoegt, maar daar geen waarde in zet voordat u het bestand in Visma eAccounting Standaard importeert, zal het programma er voor u de standaardwaarde in zetten.
Correcte csv-bestanden maken
Om een csv-bestand met de juiste indeling te maken waarin u gegevens kunt invoeren, gaat u als volgt te werk:
- Maak een nieuw artikel aan in Visma eAccounting Standaard. Lees meer onder Artikel aanmaken.
- Selecteer export van artikelbestand. Lees meer onder Gegevensbestanden importeren of exporteren.
Er wordt dan een kommagescheiden csv-bestand met het geëxporteerde artikel aangemaakt.
- Verwijder het artikel uit het programma. Lees meer onder Artikel verwijderen.
Het bestand kunt u nu gebruiken voor het importeren van gegevens.
- Selecteer Bewaar als kommagescheiden csv-bestand en bepaal waar u het op uw computer wilt bewaren.
- U kunt nu in de diverse velden van het csv-bestand de artikelgegevens invoeren die u in Visma eAccounting Standaard wilt importeren.
Gegevens bewaren in csv-formaat
Om zonder problemen met geïmporteerde gegevens in het programma te kunnen werken, moeten alle gegevens op de juiste wijze in een kommagescheiden csv-bestand worden bewaard. In zo'n bestand wordt informatie gescheiden door puntkomma's. In programma's van Microsoft worden deze bestanden 'CSV (gescheiden door komma)' of 'CSV (gescheiden door lijstscheidingsteken)' genoemd, afhankelijk van het Office-pakket dat u heeft geïnstalleerd. In Mac-omgevingen wordt hetzelfde formaat 'Door lijstscheidingstekens gescheiden Windows-tekst (.CSV)' genoemd.
De notatie waarin uw geëxporteerde informatie wordt aangemaakt, kan enigszins variëren afhankelijk van het programma, maar u kunt de bestanden opmaken, zodat de informatie in Visma eAccounting Standaard kan worden geïmporteerd.
Csv-bestanden importeren en exporteren wanneer u de voorraadmodule gebruikt
Door uw artikelbestand als een csv-bestand te exporteren beschikt u over een efficiënte manier om de Inkoopprijs en Verzendkosten van de artikelen bij te werken. Wanneer u het bestand vervolgens weer importeert, worden de inkoopprijs en verzendkosten van de betreffende artikelen bijgewerkt.
Houd er rekening mee dat u geen wijzigingen in de Voorraad kunt aanbrengen door een csv-bestand te importeren. Om de voorraad van een artikel bij te werken gaat u naar Voorraad - Voorraadwijzigingen en maakt u inkomende of uitgaande artikelen aan.
Veldtoelichtingen
Onderstaande toelichting op de velden bevat meer informatie over welke velden moeten worden ingevoerd om ervoor te zorgen dat het programma een import kan accepteren en over hoe die velden moeten worden gecodeerd. Voor een juiste codering is het belangrijk dat u die informatie leest.
Toelichting op de velden voor het geëxporteerde bestand
Bepaalde velden in de lijst zijn verplicht. Die moeten zijn opgenomen om te kunnen importeren naar Visma eAccounting Standaard.
| Veldnaam in bestand | Veldnaam in Visma eAccounting Standaard | Waarde in bestand |
Opmerking |
|---|---|---|---|
| IsActive | Ingeschakeld of uitgeschakeld | True voor ingeschakeld False voor uitgeschakeld |
|
| SendToWebshop | Ingeschakeld of niet - alleen zichtbaar indien ingeschakeld | True voor ingeschakeld False voor uitgeschakeld |
|
| Number | Artikelnr. | Verplichte en unieke waarde | |
| Name | Artikelnaam | Verplicht | |
| NameEnglish | Engelse artikelnaam | ||
| Notities | Notities | ||
| Barcode | Barcode | Is alleen aanwezig in het bestand als de voorraadmodule is geactiveerd | |
| StockReference | Voorraadreferentie | Is alleen aanwezig in het bestand als de voorraadmodule is geactiveerd | |
| ArticleAccountCoding | Verkoopcategorie | Code is vereist | |
| Eenheid | Eenheid | Code is vereist | |
| NetPrice | Verkoopprijs excl. btw btw | ||
| PurchasePrice | Inkoopprijs (excl. btw) | ||
| FreightCosts | Verzendkosten excl. btw | Is alleen aanwezig in het bestand als de voorraadmodule is geactiveerd | |
| StockArticle | Voorraadartikel | True voor ingeschakeld False voor uitgeschakeld |
Is alleen aanwezig in het bestand als de voorraadmodule is geactiveerd |
| StockBalance | Voorraad |
|
Codes voor eenheden
De volgende codes moeten worden gebruikt om het programma in staat te stellen verschillende eenheden te importeren.
| Eenheid | Code in csv-bestand |
|---|---|
| Box | CA |
| Bundelen | BE |
| Centigram | CGM |
| Centiliter | CLT |
| Centimeter | CMT |
| Dag | DAG |
| Decigram | DG |
| Deciliter | DLT |
| Decimeter | DMT |
| Luciferdoosje | PK |
| Fles | BO |
| Gram | GRM |
| Hectogram | HGM |
| Kant-en-klaar pakket | SP |
| Kilo | KGM |
| Kilometer | KTM |
| Baal | BL |
| Blikken doos | TN |
| Kubieke meter | MTQ |
| Vierkante meter | MTK |
| Liter | LTR |
| Strekkende meter | LM |
| Meter | MTR |
| Milligram | MGM |
| Milliliter | MLT |
| Millimeter | MMT |
| Overwerk | OT |
| Pakket | PKT |
| Pakketten | PA |
| Pallet | PF |
| Paar | PR |
| Verzending | SE |
| Tube | TU |
| Rol | RO |
| Zak | SA |
| Bladzijde | ZP |
| Stuk | PCE |
| Timer | HUR |
| Inch | INH |
| Ton | TNE |
| Ton | DR |
Codes voor verkoopcategorieën
De volgende codes moeten worden gebruikt om het programma in staat te stellen verschillende verkoopcategorieën te importeren.
| Sjabloon verkoopcategorieën |
Code in csv-bestand |
|---|---|
| Goederen 0% btw | 10 |
| Goederen 9% btw | 20 |
| Goederen 21% btw | 30 |
| Dienst 0% btw | 40 |
| Dienst 9% btw | 50 |
| Dienst 21% btw | 60 |
Verwante onderwerpen
|
Gegevensbestanden importeren of exporteren |
|
|
Debiteurenbestand importeren of exporteren |
|
|
Searchword: meerdere gegevens updaten
