Oppdragsbrev

Oppdragsbrevet er en skriftlig avtale mellom ditt regnskapskontor og din klient som beskriver omfanget av arbeidet som skal utføres, hver parts ansvar, de forventede tidslinjene og gebyrene knyttet til tjenestene som tilbys. Oppdragsbrevet er et viktig dokument da det bidrar til å etablere klare forventninger mellom klienten og regnskapsbyrået. Hvis det må gjøres endringer i avtalevilkårene, er det viktig å oppdatere oppdragsbrevet slik at det gjenspeiler de nye vilkårene.

Du kan inkludere en logo og velge standard PDF-filer som skal inkluderes ved å navigere til Innstillinger - Firmainnstillinger - Oppdragsbrev. Å legge til standard PDF-dokumenter effektiviserer opprettelsen av oppdragsbrev og sikrer at alle nødvendige dokumenter blir gjort rede for. Les mer i Innstillinger for oppdragsbrev.

I Visma Byrå kan du opprette oppdragsbrev for en kunde under fanen Dokumentasjon - Oppdragsbrev. Alle oppdragsbrev som er opprettet og lagret vil vises i listen. I oversikten kan du se navnet på oppdragsbrevet, når det ble opprettet, kundeansvarlig, start- og utløpsdato. Du kan se statusen, om det er et utkast, Klar til å signere eller om det er signert.

Statusen avgjør hvilke handlinger som kan iverksettes.

  • Rediger-ikonet er aktivert med statusene Utkast eller Klar til å signere.

  • Forhåndsvisning er aktivert for oppdragsbrev med statusene Utkast, Klar til å signere og Signert.

  • Last ned-ikonet vises bare når statusen er Klar til å signere og Signert.

Merk at et dokument med statusen Signert ikke kan redigeres.
  1. Gå til Kunder.
  2. Velg kunden du vil opprette et oppdragsbrev for.
  3. Gå til fanen Dokumentasjon - Oppdragsbrev.
  4. Velg Nytt oppdragsbrev.

Veilederen vil åpnes.

Under 1. Parter og kontraktsperiode den synlige informasjonen hentes automatisk fra Byråinnstillingene og kundeinformasjonen. Denne informasjonen kan ikke redigeres her, så hvis du trenger å endre noe, må du gå til kilden for å endre.

  1. Skriv inn ytterligere kontaktinformasjon for kundeansvarlig og kontakt.

  2. Skriv inn kontraktsperiode, startdato, utløpsdato (hvis aktuelt) og betalingsbetingelser og velg Neste.

  3. Under 2. Oppgaver og priser, du gjør ditt valg av oppgavene/aktivitetene som skal inkluderes og de tilhørende prisdetaljene. Velg mellom å legge til prisdetaljer Pris per flere oppgaver (pakkepris) eller Pris per oppgave/aktivitet, eller henvis til Pris i henhold til vedlagt dokument.

Hvis det allerede er lagt til oppgaver for klienten, vil de være synlige. Du kan utvide hver oppgave og her skriver du inn hvem som skal være eier av oppgavene/aktivitetene, type prissetting, pris og hyppighet. Du kan velge å slette oppgaver/aktiviteter for engasjementsbrevet som ikke er oppdaterte, eller hvis du ikke ønsker å vise dem, og du kan legge til nye oppgaver/aktiviteter.

  • Pris per flere oppgaver — anbefales hvis du jobber med faste priser eller når flere oppgaver er inkludert i samme pakke og prisen ikke er gitt per oppgave. I Pris-feltet kan du angi totalprisen og spesifisere hvilken periode den gjelder for, for eksempel per måned, kvartal eller år.

  • Pris per oppgave/aktivitet — kan brukes for enhver pristype.

  • Pris i henhold til vedlagt dokument — kan brukes hvis du ønsker å inkludere en prisliste som et separat dokument isteden. Du legger til dokumentet i dette steget og laster opp dokument(ene). Den støttede filtypen er pdf og filene kan til sammen være på maksimalt 15 MB.

Vær oppmerksom på at endringer gjort her kun påvirker oppdragsbrevet. Eventuelle endringer du ønsker å legge inn for kundeoppgavene skal alltid legges inn under Kunde-Oppgaver.

  1. Velg Neste for å gå inn i det tredje trinn 3. Legg til informasjon.

Her kan du legge inn tilleggsinformasjon, for eksempel ekstra tekster du ønsker skal inkluderes i oppdragsbrevet. Under Last opp filer kan du laste opp dokumenter som er relevante for oppdragsbrevet. Relevante dokumenter kan for eksempel være ditt regnskapskontors avtalevilkår og en databehandleravtale. Den støttede filtypen er pdf og filene kan til sammen være på maksimalt 15 MB.

  1. Velg Neste for å gå til 4. Forhåndsvis oppdragsbrevet

Her kan du se en forhåndsvisning av oppdragsbrevet som vil bli opprettet inkludert vedleggene.

  1. Velg Lagre som utkast eller Klar for signering.

Oppdragsbrevet er nå synlig i oversikten og du kan forhåndsvise og skrive ut avtalen for å sende til kunden.

  1. Endre status til Signert når du har mottatt det signerte oppdragsbrevet. Du kan nå lagre det signerte dokumentet for kunden ved å laste opp filen til Dokumentarkivet.