Oppdragsbrev

Oppdragsbrevet er en skriftlig avtale mellom ditt regnskapskontor og din klient som beskriver omfanget av arbeidet som skal utføres, hver parts ansvar, de forventede tidslinjene og gebyrene knyttet til tjenestene som tilbys. Oppdragsbrevet er et viktig dokument da det bidrar til å etablere klare forventninger mellom klienten og regnskapsbyrået. Hvis det må gjøres endringer i avtalevilkårene, er det viktig å oppdatere oppdragsbrevet slik at det gjenspeiler de nye vilkårene.

Du kan inkludere en logo og velge standard PDF-filer som skal inkluderes ved å navigere til Innstillinger - Firmainnstillinger - Oppdragsbrev. Å legge til standard PDF-dokumenter effektiviserer opprettelsen av oppdragsbrev og sikrer at alle nødvendige dokumenter blir gjort rede for. Les mer i Innstillinger for oppdragsbrev.

I Visma Byrå kan du opprette oppdragsbrev for en kunde under fanen Dokumentasjon - Oppdragsbrev. Alle oppdragsbrev som er opprettet og lagret vil vises i listen. I oversikten kan du se navnet på oppdragsbrevet, når det ble opprettet, kundeansvarlig, start- og utløpsdato. Du kan se statusen, om det er et utkast, Klar til å signere eller om det er signert.

Statusen avgjør hvilke handlinger som kan iverksettes.

  • Rediger-ikonet er aktivert med statusene Utkast eller Klar til å signere.

  • Forhåndsvisning er aktivert for oppdragsbrev med statusene Utkast, Klar til å signere og Signert.

  • Last ned-ikonet vises bare når statusen er Klar til å signere og Signert.

Merk at et dokument med statusen Signert ikke kan redigeres.
  1. Gå til Kunder.
  2. Velg kunden du vil opprette et oppdragsbrev for.
  3. Gå til fanen Dokumentasjon - Oppdragsbrev.
  4. Velg Nytt oppdragsbrev.

Veilederen vil åpnes.

Under 1. Parter og kontraktsperiode den synlige informasjonen hentes automatisk fra Byråinnstillingene og kundeinformasjonen. Denne informasjonen kan ikke redigeres her, så hvis du trenger å endre noe, må du gå til kilden for å endre.

  1. Skriv inn ytterligere kontaktinformasjon for kundeansvarlig og kontakt.

  2. Skriv inn kontraktsperiode, startdato, utløpsdato (hvis aktuelt) og betalingsbetingelser og velg Neste.

  3. Under 2. Oppgaver og priser, du velger selv hvilke oppgaver som skal inkluderes.

Hvis det allerede er lagt til oppgaver for klienten, vil de være synlige. Du kan utvide hver oppgave og her skriver du inn hvem som skal være eier av oppgavene/aktivitetene, type prissetting, pris og hyppighet. Du kan slette oppgaver/aktiviteter for oppdragssbrevet som ikke er relevante, og du kan legge til nye oppgaver/aktiviteter.

Merk at disse endringene kun påvirker oppdragsbrevet. Eventuelle endringer du ønsker å legge inn for kundeoppgavene skal alltid legges inn under Kunde-Oppgaver.

  1. Velg Neste for å gå inn i det tredje trinn 3. Legg til informasjon.

Her kan du legge inn tilleggsinformasjon, for eksempel ekstra tekster du ønsker skal inkluderes i oppdragsbrevet. Under Last opp filer kan du laste opp dokumenter som er relevante for oppdragsbrevet. Relevante dokumenter kan for eksempel være ditt regnskapskontors avtalevilkår og en databehandleravtale. Den støttede filtypen er pdf og filene kan til sammen være på maksimalt 15 MB.

  1. Velg Neste for å gå til 4. Forhåndsvis oppdragsbrevet

Her kan du se en forhåndsvisning av oppdragsbrevet som vil bli opprettet inkludert vedleggene.

  1. Velg Lagre som utkast eller Klar for signering.

Oppdragsbrevet er nå synlig i oversikten og du kan forhåndsvise og skrive ut avtalen for å sende til kunden.

  1. Endre status til Signert når du har mottatt det signerte oppdragsbrevet og du kan lagre det signerte dokumentet for kunden ved å laste opp filen til Dokumentarkivet.