Min startside

Dette er medarbeiderens personlige side som vises ved oppstart av Visma Byrå. Her kan medarbeideren for eksempel følge opp timer og fakturering, se timeregistrering, notater, meldinger, samt sent e-post og endre størrelse på og flytte grafene ved hjelp av dra-og-slipp.

For å endre størrelsen på en graf, plasser musepekeren over nedre høyre hjørne, trykk og hold nede venstre museknapp, og flytt deretter musen mens du fortsatt holder nede venstre museknapp. Dette er også hvordan du omorganiserer grafene dine på tavlen.

Du kan også vise og skjule dataene som vises i grafene. For å skjule en stolpe, klikker du bare på navnet på linjen nederst, så deaktiveres den, og du kan fokusere på de som vises i grafen. For å gjøre linjen aktiv igjen, klikk på det deaktiverte barnavnet, så vises det igjen.

Min startside består av følgende faner:

Grafen Timer arbeidet vil bli tilpasset basert på hvilke brukerrettigheter du har til rapportene. Med fullstendig tillgang kan du se planlagte og faktisk arbeidede timer for hele byråen. Ved å velge forskjellige alternativer, kan flere innstillinger og valg gjøres. Eksempelvis er det mulig å gjøre utvalg for en medarbeider eller en kunde.

Grafen Fakturering vil bli tilpasset basert på hvilke brukerrettigheter du har til rapporten. Med fullstendig tillgang kan du se beløp for hele byråen. Ved å velge forskjellige alternativer, kan flere innstillinger og valg gjøres. Eksempelvis er det mulig å gjøre utvalg for en medarbeider eller en kunde. Grafen viser fakturerte beløp i den måneden som tidsregistreringen ble gjort, ikke når fakturagrunnlaget ble gjort.

Denne grafen viser timeregistreringer i løpet av uken for innlogget medarbeider. Et søylediagram viser eksterne timer, interne timer og fravær. Her vises også summen av godkjente timer fra timesaldoen. Når man klikker på et søylediagram vises timeregistreringene i en pop-up dialog.

Oppslagstavlen er et sted der firmaet kan få ut intern informasjon. Her kan alle medarbeidere dessuten tilføye informasjon som er synlig for alle som har tillgang til Visma Byrå.

Dette panelet er et område der du kan legge til lenker til nettsider du ønsker å nå på en enkel måte. Det er kun medarbeidere med full tilgang til Innstillinger som kan administrere disse linkene. Panelet har en begrensning på 10 lenker.

Her kan du se en liste over byråets fem mest lønnsomme kunder for forrige måned. For hver kunde vises gjennomsnittlig timepris og dekningsbidrag for månedlig fakturering. Listen er sortert etter størrelsen på dekningsbidraget, den høyeste øverst.

Dekningsbidrag = Faktureringsbeløp - Kostnader

Gjennomsnittlig timepris = Faktureringsbeløp / registrert tid

Du kan også se nærmere på hver kunde og se tilsvarende verdi per oppgave.

Merk at det kun er ansatte med full tillatelse til rapporter som kan legge til og se dataene i diagrammet.

Denne funksjonen vil hjelpe deg å finne og nå kundetjenestene med færre klikk. Her kan du søke opp kunden ved å bruke enten kundenummer eller navn og klikke direkte på ikonet for tjenesten du ønsker å jobbe med. Du kan legge til og lagre opp til 3 kunder I denne oversikten får du også litt tilleggsinformasjon som Org.nummer og Hovedkontakt.

Alle notater som har blitt tildelt medarbeideren og som ennå ikke er utført, vises under fanen Oversikt. Et notat som ikke er tildelt noen vil bli synlig for deg når ingen medarbeider er valgt i Velg medarbeider. For å vise gjøremålsnotater i Oversikt fanen, må notatet ha en fullført dato. Det vises ikke lenger når det er klarmerket.

Grafen Oppgaveoversikt gjør at du raskt kan sjekke statusen på en spesifik oppgave. Hver statuskategori består av antall og prosentandel av kundene som oppgavestatusen gjelder for. Når du klikker på en statuskategori innenfor grafen, vises en liste med kunder i den kategorien. Herfra kan du gå direkte til kunden som du ønsker å arbeide med. Her kan du også merke sjekkpunkter som fullførte, enten en etter en eller merke alle utført ved å merke av i avmerkingsboksen til venstre for kolonneoverskriften Sjekkpunkter.

Grafen består av følgende statuskategorier:

Fullført Viser til kunder hvor alle kontrollpunkter er satt som fullført.
Pågående Viser til kunder hvor en eller flere kontrollpunkter er satt som fullført, men hvor det fortsatt finnes kontrollpunkter som ikke er fullført.
Snart forfall Refererer til kunder som du har satt en forfallsdato for en oppgave. Som standard vil denne statusen vises 7 dager før oppgaven skal leveres. Holder du markøren over sjekkpunktet, vil den vise forfallsdatoen for oppgaven.
Forfalt Viser til kunder som har en eller flere kontrollpunkter som er forfalt.
Ikke påbegynt Viser til kunder som ikke har noen fullførte eller forfalte kontrolloppgaver.
Alle inaktive Viser til kunder hvor alle sjekkpunkter er satt som inaktive for den valgte perioden.

Legg merke til at grafen ikke vil vise noen data med mindre du har valgt en oppgave under instillinger for grafen.

Fanen Aktivitetsoversikten viser alle meldinger for oppgaver hvor du er oppgaveansvarlig. Nye meldinger vises i ikonet på toppen. Oversikten kan også åpnes ved å klikke på ikonet på toppen.

I listen, vises hvilken kunde og hvilken tjeneste meldingen er relatert til, samt om meldingen er Forfalt eller om det kreves en handling. Om raden ekspanderes, vises tilleggsinformasjon om meldingen, som Meldingstype, Oppgave, Forfallsdatoen.

Bruker du Vis filteret, kan du velge å filtrere på Alle, Forfalte eller Handling kreves. Du kan også filtrere ved å klikke på toppteksten på en kolonne.

En Forfalt melding kan kun være et kontrollpunkt som har overgått en spesifikk forfallsdato. og kommer fra kontrollpunkter i Visma Byrå.

Handling kreves, er en melding som varsler medarbeideren når følgende er i ferd med å skje:

  • Meldinger opprettet av Visma Byrå: Kommende siste faktureringsdato for en fast pris, kommende siste faktureringsdato for utlegg, kommende utløp av gyldighetsperioden for et dokument eller at et kontrollpunkt forfaller om 7 dager.

  • Meldinger som kommer fra andre systemer: Om du har et samarbeid i Visma eAccounting og/eller Visma Økonomioversikt, vil også noen meldinger vises i listen

  • Hvis et utestående problem ikke ble løst innen 60 dager, blir meldingen automatisk slettet

Merk at varsler for dokumentets utløpsdato er et unntak, siden et dokument kan tildeles en ansatt som ikke er knyttet til den spesifikke kunden.

Meldinger som vises i Aktivitetsoversikten

Type Tjeneste Kommentar
Snart forfall kontrollpunkt Visma Byrå Meldingen vises 7 dager før forfallsdatoen for kontrollpunktet. Hvis kontrollpunktet ikke er utbedret innen forfallsdatoen, erstattes varselet av et varsel om Forfalt .
Forfalte kontrollpunkter Visma Byrå Meldingen vises når et kontrollpunkt har forfalt.
Siste fakturatilfelle for fastpris utløper Visma Byrå

Meldingen vises 7 dager før siste fakturatilfelle.
Siste fakturatilfelle for utlegg utløper Visma Byrå Meldingen vises 7 dager før siste fakturatilfelle.
Gyldighetsperiode for dokument utløper Visma Byrå Vises kun til Dokumentansvarlig. Meldingen vises 7 dager før Gyldig t.o.m.-dato.
Gyldighetsperiode for oppdragsbrev utløper Visma Byrå Meldingen vises 7 dager før Gyldig t.o.m.-dato. Det forblir spesifikt for kundeansvarlig.
leverandørfakturautkast å håndtere Visma eAccounting

Meldingen vises i noen av disse tilfellene:
Pågående - Det er lagret en leverandørfaktura som utkast.

Handling påkrevd - Du har valgt å automatisk sende leverandør eFaktura til godkjenning, men ett eller flere felt er ikke utfylt. Disse krever oppmerksomhet, og fakturaene kan derfor ikke sendes ut automatisk

Avvist - En leverandøfaktura ble ikke godkjent og er nå avvist.
Leverandørfakturautkast venter på godkjenning Visma eAccounting Du vil motta et varsel dersom det er leverandørfakturautkast som venter på godkjenning
Ukoblede bildevedlegg Visma eAccounting Du vil motta en melding dersom det finnes ukoblede bildevedlegg.
Nye kommentarer Visma Økonomioversikt Du vil motta en melding hver gang en ny kommentar legges til.
Dokumenter Visma Økonomioversikt Du vil motta en melding hver gang din kunde har lastet opp et nytt dokument.

Meldingsinnstillinger

Innstillinger for en ansatt kan gjøres av hver ansatt under Min startside - Aktivitetsoversikt - Konfigurer mine varsler. Som standard, får du kun meldinger for kundeoppgaver hvor du er en deltager. Det er også mulig å motta meldinger for kundeoppgaver hvor du er en deltager. For å gjøre det klikker du på knappen Konfigurer mine meldinger og huker av for deltaker.

Her har du også muligheten til å velge hvilke kunder du vil motta meldinger for. Listen viser alle kunder der du enten er oppgaveansvarlig eller deltaker for minst én oppgave.

Merk at du ikke kan endre varslingsinnstillingene for det Kommende utløpet av gyldighetsperioden for oppdragsbrevet.

Endringene i innstillingene vil slå i kraft fra og med neste dag. Endringene du gjør vil ikke påvirke innstillingene til andre medarbeidere.

Handlinger

I Aktivitetsoversikten, når du ekspanderer en kunderad, har du muligheten itl å gjøre noen handlinger på meldingene.

Klikker du på ikonet, som er tilgjengelig på kontrollliste meldinger, kan du enten utsette forfallsdatoen eller markere den som utført. Når en av disse handlingene blir gjort, vil meldingen forsvinne.

Klikker du på ikonet. som er tilgjengelig på alle meldinger, blir du tatt med videre til siden til den meldinger i Visma Byrå for å utføre handlingen. Hvis du mottar varselet fra Visma Økonomioversikt/ Visma eAccounting, vil det åpne tjenesten og varselet fjernes (bortsett fra varslene for leverandørfakturautkast som skal håndteres og leverandørfakturautkast som venter på godkjenning. Disse to meldingene vil først fjernes når det ikke er noen leverandørfakturautkast i Visma eAccounting. Hvis du ikke foretar noen handlinger, vil varselet gå tilbake til aktivitetsoversikten igjen neste dag og bli behandlet som en ny melding.

Klikker du på ikonet, vil meldingen fjernes for alltid.

Under fanekortet Sendte e-poster lagres alle e-poster som den innloggede medarbeideren har sendt fra Visma Byrå. Du kan søke etter en e-postmelding ved å skrive in emne eller et sendt-dato i feltet Søk .

Du kan åpne en e-post ved å klikke på det i listen. Eventuelle vedlegg vises og du kan også åpne dem. Om e-posten er koblet til en kunde så vises kundenavnet i parentes.

På fanen Dokumentsøk kan du søke på alle dokumenter som er lagt inn i Visma Byrå, uavhengig av kunde. Du kan søke på kundenavn, kundenummer, organisasjonsnummer eller dokumentnavn, i tillegg til å gjøre utvalg.