Beskrivning av programmets rapporter

Under menyvalet Rapporter kan du få ut ett antal olika rapporter för uppföljning. Nedan får du en kort beskrivning av varje rapport.

Syftet med rapporten är att kunna följa upp lönsamheten. Du kan till exempel se vilka kunder och uppdrag byrån tjänar mest respektive minst pengar på och om fastprisuppdragen varit lönsamma eller ej. Du kan följa upp alla typer av uppdrag oavsett vilken prissättning som använts.

Rapporten omfattar alla registreringar som finns med på såväl godkända som ännu ej godkända fakturaunderlag. Kostnaderna beräknas genom att multiplicera arbetad tid med den kostnad per timme som är angiven på medarbetaren.

Kolumnen visar belopp baserat på registreringar i den valda perioden som ännu inte är fakturerade. Data hämtas från tidsregistreringar inom den valda perioden (pris per timme, transaktionspris) och från fakturaplanen för Fastpris.

Registreringar som ingår på godkända och ej godkända fakturaunderlag. Här ingår de tidsregistreringar som är kopplade till det skapade fakturaunderlaget. Exempel: Du skapar ett fakturaunderlag fram till 20ÅÅ-06-30. Alla tidsregistreringar fram till detta datum kommer att inkluderas i summan. Även belopp från fastprisens fakturaplaner som har ett datum i den valda perioden kommer att inkluderas.

Observera att för fastpris kan det fakturerade beloppet skilja sig från fakturaplanen, beroende på fakturadatum och hur tidsregistreringar fördelas under perioden. Läs mer i Allmänt om rapporter Exempel - gäller för alla rapporter utom rapporten Fastpris.

Fakturerat belopp för motsvarande period föregående år.

Kostnad för medarbetarna (Underhåll - Medarbetare - Grunduppgifter - Kostnad per timme) multiplicerat med registrerad tid i perioden.

(Kvar att fakturera + Fakturerat belopp) - Kostnader.

Täckningsbidrag / (Kvar att fakturera + Fakturerat belopp) x 100.

Täckningsgrad (%)r motsvarande period föregående år.

Syftet med rapporten är att mäta effektiviteten, det vill säga hur stor andel av den arbetade tiden som fakturerats till kund. Du kan till exempel följa upp debiteringsgrad per medarbetare eller totalt för byrån. Debiteringsgraden uttrycks i procent och beräknas genom att dividera fakturerade timmar med registrerad arbetad tid.

Rapporten omfattar alla registreringar som finns med på såväl godkända som ännu ej godkända fakturaunderlag. Programmet kan beräkna debiteringsgraden oavsett vilken prissättning uppdragen har.

Du kan läsa mer om hur de fakturerade timmarna beräknas då prissättning är gjord per transaktion eller vid fastpris i avsnittet Fakturaunderlag vid olika prissättningar.

Alla tidregistreringar i den valda perioden, både fakturerade och ännu ej fakturerade. De tidregistreringar som ännu inte är fakturerade ingår endast om kryssrutan Fakturerbar tid är markerad.

För timpris hämtas värdet från fältet Fakturerbar tid i de tidregistreringar som gjorts under den valda perioden.

För transaktionspris beräknas värdet som antalet transaktioner multipliceras med beräknade timmar/transaktion (enligt prislistan).

För fastpris hämtas värdet från fakturaplanen, fältet Uppskattade timmar.

Registrerad tid som ingår i fakturaunderlaget. För ett fastpris beräknas den fakturerade tiden av programmet, se mer i avsnittet Allmänt om rapporter Exempel - gäller för alla rapporter utom rapporten Fastpris.

(Fakturerbar tid + Fakturerad tid) dividerat med Tid.

Debiteringsgrad (%) för motsvarande period föregående år

Syftet med rapporten är att ge en sammanställning över hur mycket arbetad, ej ännu fakturerad, tid som finns i programmet. Rapporten omfattar därför alla registreringar som ännu ej kommit med på ett fakturaunderlag.

Rapporten visar arbetad tid, fakturerbar tid och fakturabelopp för den valda perioden. Om du, för ett uppdrag med fastpris, inte lagt upp ett fakturatillfälle för perioden visas endast arbetad tid. Observera att rapporten tar inte med tidsregistreringar med fakturerbar tid med inställningen 0, då detta inte har någon påverkan på faktureringen.

Kolumnen visar hur mycket tid som har registrerats, men ännu inte fakturerats. För timpris och transaktionspris, inkluderas här de tidsregistreringar som är gjorda i den valda perioden.

Tid registrerad på fastpris inkluderas ej.

För timpris hämtas värdet från fältet Fakturerbar tid i de tidregistreringar som gjorts under den valda perioden.

För transaktionspris beräknas värdet som antalet transaktioner multipliceras med beräknade timmar/transaktion (enligt prislistan).

För fastpris hämtas värdet från fakturaplanen, fältet Uppskattade timmar.

Antal transaktioner i tidregistreringar gjorda i den valda perioden.

Beräknas från tidregistreringar i vald period som ännu inte är fakturerade. För fastpris hämtas värdet från fakturaplanen.

Syftet med rapporten är att följa upp det genomsnittliga priset per fakturerad timme. Det genomsnittliga timpriset beräknas med formeln (Kvar att fakturera + Fakturerat belopp) / Registrerad tid.

Rapporten omfattar alla registreringar som finns med på såväl godkända som ännu ej godkända fakturaunderlag. När kryssrutan Kvar att fakturera är markerad, inkluderas också tidsregistreringar som ännu inte är fakturerade.

Kolumnen visar belopp baserat på registreringar i den valda perioden som ännu inte är fakturerade. Data hämtas från tidsregistreringar inom den valda perioden (pris per timme, transaktionspris) och från fakturaplanen för Fastpris.

Registreringar som ingår på godkända och ej godkända fakturaunderlag. Här ingår de tidsregistreringar som är kopplade till fakturaunderlaget.

Exempel:

Du skapar ett fakturaunderlag fram till 20ÅÅ-06-30. Alla tidsregistreringar fram till detta datum kommer att inkluderas i summan. Även belopp från fastprisens fakturaplaner som har ett datum i den valda perioden kommer att inkluderas.

Observera att för fastpris kan det fakturerade beloppet skilja sig från fakturaplanen, beroende på fakturadatum och hur tidsregistreringar fördelas under perioden. Läs mer i Allmänt om rapporter Exempel - gäller för alla rapporter utom rapporten Fastpris.

I denna kolumn visas alla tidsregistreringar gjorda i den valda perioden.

Fakturerat belopp / Registrerad tid.

När kryssrutan Kvar att fakturera är markerad, beräknas genomsnittligt timpris som:

(Kvar att fakturera + Fakturerat belopp) / Registrerad tid.

Fakturerat belopp för motsvarande period föregående år.

Registrerad tid för motsvarande period föregående år.

Genomsnittligt timpris för motsvarande period föregående år

Syftet med rapporten är att följa upp lönsamheten för fastpris, genom att analysera täckningsgraden, genomsnittligt timpris och potentiell intäkt om uppdraget haft ett timpris istället. Rapporten är som standard baserad på kundnivå, men den kan specificeras efter uppdrag och aktivitet.

Uppdrag som har ett pris per timme eller per transaktion ingår inte i rapporten.

Det fakturerade beloppet och de beräknade timmarna för en period, baseras på den fakturering som var planerad för det fasta priset och den specifika kunden/uppgiften. Du hittar prissättningen för den valda kunden under fliken Prissättning.

Det finns två sätt att titta på tidregistreringar och motsvarande kostnader i denna rapporten:

  • Som standard kommer rapporten att inkludera registreringar som är kopplade till fakturorna du valt. Det innebär att en tidregistrering kommer att visas i rapporten om den är inkluderad i fakturaunderlag för den valda perioden, oavsett när tidregistreringen gjordes. Detta valet kommer att hjälpa dig att se vilka kostnader som tillhör en specifik faktura.
  • Du kan inkludera tidregistreringar för en särskild period, oavsett vilken period som är vald för fakturorna, genom att välja Tidregistreringar i perioden. Använd detta valet om du vill veta kostnaderna för en särskild period, oavsett vilka fakturor dessa tidsregistreringar är kopplade till.

Systemet hämtar alla fakturatillfällen som tillhör den period som angetts i urvalet Inkludera fakturatillfällen i period, oavsett om de fakturerats eller ej.

Systemet hämtar alla fakturatillfällen som tillhör den period som angetts i urvalet Inkludera fakturatillfällen i period, och som ännu inte är fakturerade.

Systemet hämtar alla fakturatillfällen som tillhör den period som angetts i urvalet Inkludera fakturatillfällen i period, och som är fakturerade.

Visar beräknade timmar enligt fakturaplanen för fastpris.

Den registrerade tiden beror på vad som väljs i urvalet Inkludera timmar och kostnader baserat på.

Kostnaderna beräknas genom att multiplicera arbetad tid med den kostnad per timme som är angiven på medarbetaren. Timmar arbetade av inaktiva medarbetare är alltid inkluderade i denna rapporten.

Beräknas som Fakturerat belopp - Kostnader.

Beräknas som Fakturerat belopp / Registrerad tid.

Intäkt om fakturerad per timme beräknas med formeln Registrerad tid * Pris/timme (baserat på den prislista som är satt på kunden).

Avvikelse från potentiell intäkt beräknas enligt formeln Fakturerat belopp - Intäkt om fakturerad per timme.

Rapporten visar en sammanställning över faktisk fakturering jämfört med planerad fakturering. För Timpris och Transaktionsprisberäknas beloppet utifrån resursplaneringen och prislistan kopplad till kunden. För Fastpris används den prissättning som angetts i fakturaplanen för fastpriset på uppdraget.

Kolumnen visar fakturerat belopp för motsvarande period föregående år.

Timpris och Transaktionspris: Timmar tillagda i resursplaneringen multiplicerat med priset i prislistan.

Notera att från resursplaneringen hämtas det totala antalet timmar från hela månaden. Timmar ingår endast i beräkningen om perioden i rapporten inkluderar den 1:a i månaden.
Exempel: Du har angett 20 timmar i resursplaneringen för juni. Du anger perioden 20ÅÅ-06-01 - 20ÅÅ-06-30 i rapporten. Om du istället anger perioden 20ÅÅ-06-15 - 20ÅÅ-06-30 kommer de 20 timmarna inte att inkluderas.

Fastpris: Beloppet hämtas från Fakturaplanen för fastpriset för respektive kund och uppdrag.

Notera att det angivna fakturadatumet i fastpriset måste ingå i periodvalet för att ingå i beräkningen.
Exempel: Du har angett 20ÅÅ-06-30 som fakturadatum för fastpriset. Du anger perioden 20ÅÅ-06-01 - 20ÅÅ-06-30 i rapporten, då kommer beloppet att inkluderas i rapporten. Om du istället anger perioden 20ÅÅ-06-01 - 20ÅÅ-06-15 kommer beloppet inte att ingå.

Beloppet baseras på tidsregistreringar i den valda perioden som ännu inte är fakturerade. Data hämtas från tidsregistreringar inom den valda perioden (pris per timme, transaktionspris) och från fakturaplanen för Fastpris.

Registreringar som ingår på godkända och ej godkända fakturaunderlag. Här ingår de tidsregistreringar som är kopplade till fakturaunderlaget.

Exempel: Du skapar ett fakturaunderlag fram till 20ÅÅ-06-30. Alla tidsregistreringar fram till detta datum kommer att inkluderas i summan. Även belopp från fakturaplaner för fastpris som har ett datum i den valda perioden och som har fakturerats kommer att inkluderas.

Planerad fakturering - (Kvar att fakturera + Fakturerat belopp)

Avvikelse från planerad fakturering / Planerad fakturering * 100.

Rapporten visar en sammanställning över faktiskt nedlagda timmar jämfört med planerade timmar. Genom att markera kryssrutan Föregående år, kommer kolumner med fakturerad tid föregående år och registrerad tid föregående år att läggas till.

Kolumnen visar registrerad tid för motsvarande period föregående år.

Kolumnen visar registrerad fakturerad tid (fakturerbar tid) motsvarande period föregående år.

Timmar i kolumnen Planerad tid hämtas från Resursplaneringen.

Notera att du måste inkludera den 1:a i månaden i periodurvalet för att få med uppgifterna.
Exempel: Du har lagt till 10 timmar i juni i Resursplaneringen. Du ställer in perioden 20ÅÅ-06-01 - 20ÅÅ-06-30 i rapporten => timmarna från Resursplaneringen kommer att inkluderas i rapporten. Om du istället baserar rapporten på perioden 20ÅÅ-06-15 - 20ÅÅ-06-30 kommer timmarna från Resursplaneringen inte att komma med i rapporten.

I kolumnen Registrerad tid ser du alla tidsregistreringar som är gjorda för den valda perioden.

Beräknas som Planerad tid - Registrerad tid.

Visar avvikelsen i procent.

Rapporten ger en sammanställning över alla tidregistreringar som är gjorda för den valda perioden, oavsett om de är fakturerade eller ej.

Värden till denna kolumn hämtas från Tidregistreringsdialogen och fältet Avser period. Om fältet Avser period inte används i Tidregistreringsdialogen (inställning under Byråinställningar - Tider och utlägg) kommer ändå fältet att visas i rapporten.

Alla tidregistreringar i den valda perioden, både fakturerade och ännu ej fakturerade.

I denna kolumnen visas värden som angetts som Fakturerbar tid i Tidregistreringsdialogen för respektive tidsregistrering. Om fältet Fakturerbar tid inte används i Tidregistreringsdialogen (inställning under Byråinställningar - Tider och utlägg) kommer värdet i kolumnen att vara samma som Registrerad tid.

För fastpris beräknas den fakturerade tiden av programmet. Läs mer i Allmänt om rapporter Exempel - gäller för alla rapporter utom rapporten Fastpris.

Om du använder Transaktionspris för ett eller flera uppdrag, visas här antal transaktioner gjorda under den valda perioden.

Om du har lagt till Interna anteckningar på tidregistreringarna, kommer de att visas i denna kolumn (förutsatt att du kryssat i rutan Visa anteckningar under Inkludera). Om fältet Intern anteckning inte används i Tidregistreringsdialogen (inställning under Byråinställningar - Tider och utlägg) kommer kolumnen ändå att visas i rapporten om kryssrutan är markerad.

Om du har lagt till fakturatext på tidredovisningarna, kommer texten att visas i denna kolumn (förutsatt att du kryssat i rutan Visa anteckningar under Inkludera). Om fältet Fakturatext inte används i Tidregistreringsdialogen (inställning under Byråinställningar - Tider och utlägg), kommer kolumnen ändå att visas i rapporten om kryssrutan är markerad.

I denna kolumn visas numret på det fakturaunderlag som tidsregistreringen finns med på.

Notera att om en tidregistrering ännu inte är fakturerad (inte ingår i ett fakturaunderlag), kommer inget värde att visas.

Om du inte har en integration med Visma Lön Smart eller Visma Lön 600, ger denna rapport dig den information du behöver för att beräkna löner. Du kan se dina medarbetares arbetade tid samt frånvaro - dag för dag. I löneunderlaget kan du även se normalarbetstiden och tidbankssaldon. För tidbanken visas ingående saldo, den valda periodens saldo och utgående saldo.

Läs mer i Tidregistrera i Visma Advisor med Visma Lön Smart integration eller Exportera löneunderlag till Visma Lön 600 om du vill veta mer om integrationerna.

Notera att denna kolumn visas endast när du under Struktur har valt Medarbetare i Nivå 1 och inte har gjort något val för Nivå 2 och 3.

Kolumnen visar Ingående saldo för tidbanken och hämtas från dialogen Justera tidbank för respektive medarbetare (Underhåll - Medarbetare - Arbetsschema).

Registrerad tid i vald period. I denna kolumn är både tid registrerad på kunder och intern tid inkluderad.

Om du har registrerat Frånvaro [002FV] kommer en kolumn per frånvarotyp att visas. I respektive kolumn visas den registrerad tiden på den frånvarotypen.

Hämtas från medarbetarens arbetsschema. Endast dagar som är klarmarkerade inkluderas i kolumnen.

I denna kolumn visas periodens förändringar i tidbanken.

Klarmarkerade dagar visas med ett Ja i denna kolumn.

Notera att denna kolumn visas endast när du under Struktur har valt Medarbetare i Nivå 1 och inte har gjort något val för Nivå 2 och 3.

Beräknas som IB Tidbank - Förändringar Tidbank i perioden

Rapporten ger en uppföljning av hur många timmar en eller flera anställda har registrerat på kunder i relation till totalt antal arbetade timmar.

Denna kolumn visar hur många timmar som registrerats på kunder i den valda perioden (hämtas från fältet Registrerad tid i respektive tidregistrering).

Tid registrerad på Intern kund [001IT] (möte, utbildning etc).

Registrerad tid på kunder + Registrerad intern tid

(Registrerad tid på kunder / Total tid) x 100.

Relaterade avsnitt

Skapa och skriva ut en rapport
Skriv ut listor och adressetiketter

Arbeta smartare

Allt om digitala samarbetstjänster

Utbildningar för redovisningsbyråer

Filmer

Se alla filmer om Visma Advisor

Supportforum

Kolla in andra användares frågor och funderingar i vårt forum

Visma Smarta Byrån