Uppdragsbrev

Uppdragsbrevet är ett skriftligt avtal mellan din redovisningsbyrå och din kund som beskriver omfattningen av det arbete som ska utföras, respektive parts ansvar, förväntade tidslinjer och avgifterna för de tillhandahållna tjänsterna. Det är ett viktigt dokument då det hjälper till att skapa tydliga förväntningar mellan kunden och byrån. Om några ändringar behöver göras i villkoren i avtalet är det viktigt att uppdatera uppdragsbrevet så att det återspeglar de nya villkoren.

Du kan lägga till logga och standard pdf-filer, genom att gå till Underhåll - Byråinställningar - Uppdragsbrev. Att lägga till standarddokument underlättar skapandet av uppdragsbrev och säkerställer att alla nödvändiga dokument tas med i beräkningen. Läs mer i Inställningar för uppdragsbrev.

I Visma Advisor kan du skapa uppdragsbrev för en kund under fliken Dokumentation - Uppdragsbrev. Alla uppdragsbrev som skapats och sparats kommer att visas i listan. I översikten kan du se namnet på uppdragsbrevet, när det skapades, kundansvarig, start- och slutdatum. Du kan se statusen, om det är ett Utkast, Klar för underskrift eller om det är Signerat.

Statusen avgör vad du kan göra.

  • Redigera-ikonen visas med statusen Utkast eller Klar för underskrift.

  • Förhandsgranska visas för uppdragsbrev med statusen Utkast, Klar för underskrift och Signerad.

  • Ladda ner visas med statusen Klar för underskrift och Signerad.

Notera att ett dokument som har statusen Signerad inte kan redigeras.
  1. Gå till Kunder.
  2. Välj den kund du vill skapa ett uppdragsbrev för.
  3. Gå till fliken Dokumentation - Uppdragsbrev.
  4. Välj Nytt uppdragsbrev.

Nu öppnas en guide.

Under 1. Parter och avtalsvillkor visas information som automatiskt hämtas från Byråinställningar och Kunduppgifter. Informationen går inte att redigera här, så behöver du ändra något måste du gå till respektive ställe för att ändra det där.

  1. Fyll i kompletterande information för Kundansvarig och Kontakt.

  2. Ange Avtalstid, Startdatum, Slutdatum (om tillämpligt) och Betalningsvillkor innan du väljer Nästa.

  3. Under 2. Uppdrag och priser, du gör ditt val av de uppdrag/aktiviteter som ska ingå och tillhörande prisuppgifter. Välj mellan att lägga till prisuppgifter Prisuppgift för flera uppdrag (paketpris) eller Prisuppgift per uppdrag/aktivitet, eller hänvisa till Prisuppgift enligt bifogat dokument.

Om det redan finns uppdrag upplagda för kunden visas de här. Du kan fälla ut varje uppdrag och här kan du ange vem som är ägare av uppdragen/aktiviteterna, prissättningstyp, pris och frekvens. Du kan välja att ta bort uppdrag/aktiveteter för uppdragsbrevet som inte är aktuella eller om du inte vill visa dem och du kan lägga till nya uppdrag/aktiviteter.

  • Prisuppgift för flera uppdrag (paketpris) — rekommenderas om du arbetar med fasta priser eller när flera uppgifter ingår i samma paket och priset inte anges per uppgift. I fältet Pris kan du ange det totala priset, samt för vilken period det gäller, till exempel per månad, kvartal eller år.

  • Prisuppgift per uppdrag/aktivitet — kan användas för vilken pristyp som helst.

  • Prisuppgift enligt bifogat dokument — kan användas om du istället vill inkludera en prislista som ett separat dokument. Du lägger till dokumentet i detta steg och laddar upp dokumentet/dokumenten. Filtypen som stöds är pdf och filerna kan tillsammans vara max 15 MB.

Notera att ändringar som görs här bara påverkar uppdragsbrevet. Eventuella ändringar som du vill göra för kundens uppgifter, ska alltid göras under Kunder - Uppdrag.

  1. Välj Nästa för att gå vidare till till steg 3. Mer information och filer.

Här kan du ange ytterligare information, t ex extra texter som du vill ska vara med i uppdragsbrevet. Under Bifoga filer kan du ladda upp dokument som är relevanta för uppdragsbrevet. Relevanta dokument kan t ex vara redovisningsbyråns avtalsvillkor och/eller personuppgiftsbiträdesavtal. Filtypen som stöds är pdf och filerna kan tillsammans vara max 15 MB.

  1. Välj Nästa för att gå till 4. Förhandsgranska uppdragsbrev

Här kan du förhandsgranska uppdragsbrevet som det kommer att bli inklusive bilagor.

  1. Välj Spara som uttkast eller Klar för underskrift.

Uppdragsbrevet visas nu i översikten och du kan förhandsgranska och skriva ut avtalet för att skicka det för underskrift till din kund.

  1. Ändra statusen till Signerad när du har fått tillbaka det underskrivna uppdragsbrevet. Du kan nu spara och ladda upp det underskrivna dokumentet i kundens Dokumentarkiv.

När du har skapat ett uppdragsbrev som är klart för underskrift kan du välja att ladda upp och skicka dokumentet till kunden via Visma Sign. Gå till sidan Visma Sign för att registrera dig, eller logga in, om du redan använder tjänsten.

Följ instruktionerna och när din kund har skrivit under avtalet kan du ladda upp det signerade dokumentet i kundens Dokumentarkiv.

Arbeta smartare

Allt om digitala samarbetstjänster

Utbildningar för redovisningsbyråer

Filmer

Se alla filmer om Visma Advisor

Supportforum

Kolla in andra användares frågor och funderingar i vårt forum

Visma Smarta Byrån