Allmänt om rapporter

Exempel 1

I juni har du tidsregistreringar den 15:e och 16:e. Du har inte fakturerat efter dessa datum, vilket innebär att dessa tidsregistreringar inte ingår i ett fakturaunderlag. Du skapar en rapport och sätter perioden till 20ÅÅ-06-01 – 20ÅÅ-06-30. Eftersom dessa tidsregistreringar inte ingår i ett fakturaunderlag hanterar rapporten dem som Kvar att fakturera. Det belopp som ska faktureras beräknas som Antalet debiterbara timmar * Pris/timme, enligt den prislista som tilldelats kunden.

Exempel 2

I juni har du tidsregistreringar den 15:e och 16:e. Du fakturerar 20ÅÅ-06-15. Du skapar en rapport och sätter perioden till 20ÅÅ-06-01 – 20ÅÅ-06-30. Tidsregistreringen som gjordes den 15:e hanteras nu som fakturerad, men tidsregistreringen som gjordes den 16:e hanteras fortfarande som Kvar att fakturera. Tidsregistreringen för den 16:e kommer inte att ses som fakturerad förrän du har skapat ett fakturaunderlag efter detta datum.

I nedanstående exempel visar vi hur fastpris hanteras i alla rapporter utom rapporten Fastpris. Vill du veta mer om hur rapporten Fastpris fungerar, läs vidare under Exempel - gäller endast för rapporten Fastpris.

Exempel 1

Anta att du har ett fastpris som faktureras den 15:e varje månad. För juni har du tidsregistreringar för det fasta priset den 15:e och 16:e. Du skapar en rapport och sätter perioden till 20ÅÅ-06-01 – 20ÅÅ-06-30. Fram tills dess att du har skapat fakturaunderlaget för den 15:e juni, kommer fakturabeloppet att hanteras som Kvar att fakturera. Beloppet kvar att fakturera kommer att vara det som angivits i fakturaplanen för fastpriset. Dina tidsregistreringar kommer att visas som Debiterbara eftersom de ännu inte är kopplade till ett fakturaunderlag. När du har fakturerat den 15:e, kommer tidsregistreringen från den 15:e nu att vara kopplad till det skapade fakturaunderlaget och kommer därför att hanteras i rapporten som fakturerad. Det fakturerade beloppet beräknas för varje tidsregistrering, beroende på hur många tidsregistreringar som är kopplade till det specifika fakturaunderlaget.

• I fakturaplanen för ett fastpris har det angetts en månatlig faktura på 1200 SEK den 15:e i månaden, med 4 uppskattade arbetstimmar. Detta innebär ett uppskattat pris/timme på 300 SEK.

• Du har 2 timmar registrerad tid den 20:e maj och ytterligare 3 timmar registrerades på den 15:e juni.

• När du skapar fakturaunderlaget för den 15 juni kommer båda dessa tidsregistreringar att vara kopplade till fakturan. Systemet kommer att beräkna den Fakturerade tiden för varje tidsregistrering som är kopplad till fastprisets fakturatillfälle. Den fakturerade tiden som beräknas för de 3 timmarna registrerade på den 15 juni kommer att vara 2,4 timmar, beräknat enligt följande:

	Totalt uppskattade timmar för fakturatillfället (4h)
Antal timmar (3h) x	---------------------------------------------------
	Totalt registrerade timmar för perioden 20ÅÅ-05-16 - 20ÅÅ-06-15 (5 h)

Den fakturerade tiden kan ses i fakturaspecifikationen, i kolumnen Uppskattade fakturerbara timmar.

• Systemet kommer också att beräkna ett fakturerat belopp för varje tidsregistrering, baserat på den beräknade fakturerade tiden och pris/timme som har angetts i fakturaplanen för fastpriset. Det fakturerade beloppet för de 3 timmarna registrerade den 15 juni kommer att vara 720 SEK beräknat enligt följande:

Fakturerad tid (2,4 timmar) x pris/timme (300 SEK)

Så när du tar ut en rapport för perioden 20ÅÅ-06-01 - 20ÅÅ-06-30 kommer endast tidsregistreringen från den 15 juni att visas som Fakturerad, och det fakturerade beloppet kommer att vara 720 SEK, detta trots att fakturans totala värde är 1200 SEK.

Du behöver ta ut en rapport för perioden 20ÅÅ-05-16 - 20ÅÅ-06-16 för att få med alla tidsregistreringar som är kopplade till fakturan den 15 juni. Det fakturerade beloppet kommer i detta fall att bli 1200 SEK.

Exempel 2

Du har ett fastpris som faktureras den 1:a varje månad. Fakturabeloppet är satt till 5000 SEK. Du har en tidsregistrering på 8 timmar den 8 juli. Du skapar ett fakturaunderlag t o m 20ÅÅ-07-01. Skriv ut t ex rapporten Genomsnittligt timpris och sätt perioden till 20ÅÅ-07-01 - 20ÅÅ-07-31.

Resultat:

I Fakturerat belopp får du 5000 SEK och i Registrerad tid 0. Detta beror på att den registrerade tiden i juli (8 timmar den 8 juli) hör till det kommande fakturaunderlaget, det som faktureras den 1 augusti.

Eftersom tidsregistreringar alltid kopplas till nästkommande fakturatillfälle, kan data i rapporterna se lite märkliga ut om tidsregistreringar och faktureringen inte är klar innan rapporten skrivs ut. För att få mer korrekt data i ovanstående exempel bör rapporten skrivas ut efter att faktureringen gjorts för den 1 augusti. Perioden i rapporten bör sättas till 20ÅÅ-07-02 - 20ÅÅ-08-01. Då kommer rapporten att inkludera tidsregistreringar för en månad (juli) och ett fakturatillfälle (augusti).

I periodvalet Inkludera timmar och kostnader baserat på väljer du Kopplade tidsregistreringar. Med den här kombinationen får du data i rapporten för fakturatillfället den 1 juni, men tidsregistreringar och kostnader för maj. Dina tidsregistreringar och kostnader för juni kommer inte att ingå eftersom de kommer att vara kopplade till fakturaunderlaget den 1 juli.

Om du istället använder urvalet Tidsregistreringar i perioden, kan du välja att sätta perioden till 20ÅÅ-06-01 - 20ÅÅ-06-30. Då kommer rapporten att ta med/jämföra ditt fakturaunderlag den 1 juni med tidsregistreringarna och kostnaderna för juni.