Aktuell produkt

Arbetsbeskrivning Avvikelseregistrering

Gå in under menyn Inrapportering och välj Avvikelseregistrering.
Välj den person som avvikelse ska registreras för. Det finns även möjlighet att söka fram aktuella personer inifrån programmet. Vill du registrera för en person som saknar personligt schema visas ett meddelande och du kommer sedan automatiskt in på flik 2, Grafisk registrering. Det går även att registrera frånvaro i Grafisk registrering för en person som har ett schema.
Starta inrapporteringen av avvikelser genom att trycka Enter eller genom att klicka i fältet Från dat. Fyll i vilket datum avvikelsen gäller i fältet Från dat.
Ange från och med vilken dag avvikelsen börjar.
Ange klockslag då avvikelsen började. Systemet föreslår själv den tidpunkt då arbetspasset startar, enligt schemat, men det går att ändra.
Systemet lägger även ut ett till och med datum samt en sluttid, dessa uppgifter kan du också ändra. Arbetar personen skift och frånvaron slutar på ett arbetspass som går över dygnet, ska slutdatum vara det datum då arbetspasset avslutas. Om personen ska vara frånvarande en längre tid, kan du registrera en öppen frånvaro, genom att blanka ut det datum som står i Till dat och trycka Enter. Frånvaro kommer då att alltid ha dagens datum i fältet Till dat. Avvikelsen markeras med ett Ö för att visa att den är öppen. När en öppen frånvaro har registrerats på en person går det inte att lägga in fler avvikelser på personen innan den öppna frånvaron är avslutad.
För att avsluta en öppen frånvaro klickar du på den upplagda raden och lägger sedan in frånvarons sista dag i fältet Till dat. Markeringen Ö för öppen frånvaro har nu tagits bort och frånvaron är avslutad.
Ange vilken typ av avvikelse som ska registreras. Detta kan du göra genom att skriva in avvikelsekoden direkt eller genom att trycka på funktionstangenten F5, som då visar en lista med alla frånvarokoder. Markera aktuell kod och klicka OK.
Ange om avvikelsen ska räknas till innevarande månad. Avdrag eller tillägg på lönen kommer då att ske för den aktuella löneperioden istället för som i vanliga fall för den period som avräkningsperioden avser.
Är personen inte frånvarande hela dagen kan frånvaron antingen anges i procent i kolumnen Proc % eller i timmar, i kolumnen Frv tid. Anges ett minustecken framför frånvaron betyder det att frånvaron inföll i början av arbetspasset. Anges frånvaron positivt, alltså inget minustecken före, betyder det att frånvaron inföll i slutet av arbetspasset. Systemet föreslår att frånvaron har varat hela dagen.
Nu är avvikelsen ifylld på ett korrekt sätt och du kan spara och gå vidare till en annan person. Du kan också kontrollera hur frånvaron ser ut grafiskt på fliken Grafisk eller hur lönen kommer att påverkas på fliken Sammanställning.
Knappen Skapa lön i Avvikelseregistrering är aktiverad om Skapa lön har körts för Fasta arter för aktuell person. I detta läge kan du nu klicka på knappen Skapa lön och på så sätt få in resultatet direkt i Registrera löner.

Har en person uppgifter i avvikelseregistreringen för till exempel semester, och sedan sjukanmäler sig, ser arbetsgången ut som följer:

Ta först bort de gamla avvikelsekoderna som finns inlagda och har blivit inaktuella. Detta gör du genom att markera aktuell rad och antingen trycka på knappen Ta bort eller högerklicka och välja Ta bort.

Är avvikelsen överförd till lön, visas detta genom en markering i rutan Lön längst till höger på raden. När du då tar bort avvikelsen, markeras raden med ett R längst till vänster. Markera raden igen och klicka på knappen Ta bort eller högerklicka och välj Ta bort. Först då är en avvikelse, som är överförd till lön, borttagen.
Var en del av semesteravvikelsen som var överförd till lön också uttagen, måste den uttagna semestern läggas in på nytt med en markering i fältet Lön. För att det ska vara möjligt att markera rutan Lön måste först rutan Aktivera redovisningsflaggor markeras. När fältet Lön är markerat, betyder det att avvikelsen inte kommer att skapas igen. Lägg sedan in den nya avvikelsen så som beskrivet ovan.