Arbetsbeskrivning Distribution

Rapportcentral

Rapportcentralen innehåller ett antal rapporter. Dessa rapporter kan brytas med ett antal brytbegrepp för att du ska få fram just den informationen ditt företag är intresserat av. Informationen som du kan göra tillgänglig för Agda PS användare. Det kan till exempel handla om rapporter för eget bruk eller om att skapa rapporter som sedan kan distribueras på olika sätt till andra användare.

I denna beskrivning har vi valt att använda oss av administratören Anna Andersson med full behörighet samt arbetsledaren Agneta Anderberg med begränsad behörighet.

Rapportgrupper

Rapportgrupper hittar du om du går in på Register - Rapporter och Rapportgrupper.

Under Rapportgrupper flik 1 skapar du Rapportgrupper och under Rapporter flik 2 tilldelar du rapporter till Rapportgrupperna. En Rapportgrupp är vanligtvis en roll på företaget, till exempel Arbetsledare eller Avdelningschefer.

Befintliga Rapportgrupper har grupperats efter ämnesområde där varje ämnesområde är en rapportgrupp. Dessa rapportgrupper har (s) efter namnet och går inte att ta bort.

Rapportgrupperna skapas företagsövergripande men görs tillgängliga per företag. För att göra en grupp tillgänglig i Rapportcentralen markerar du en eller flera Tillgängliga rapportgrupper och flyttar dessa med hjälp av pilarna över till Valda rapportgrupper. För att användaren ska bli behörig till sin rapportgrupp krävs en komplettering av behörighetsuppsättningen för aktuell användare. Varje rapportgrupp får ett eget program id i behörigheten.

Behörighetskomplettering

För att komplettera behörighetsuppsättningen för en användare går du till Register - Administration behörighet - Behörighetsuppsättning och flik 2 Programprofil.

Välj den programprofil som du vill ge behörighet till och markera mappen Rapportgrupper. I fältet Åtkomst väljer du den rapportgrupp som du vill att dina valda användare ska ha behörighet till.

För att ändra behörigheten till gruppen kan du antingen välja att högerklicka och få fram en bild där du väljer vilken behörighet eller kan du dubbelklicka dig fram till rätt behörighet.

De valbara behörigheterna är Läs eller Läs/Skriv.

Användaren får behörighet till alla rapporter som finns i den rapportgruppen som du väljer att sätta behörighet till.

Byta namn på en rapportgrupp

Genom att markera en rapportgrupp och högerklicka får du två alternativ, Byt namn på rapportgrupp och Visa användare.

Väljer du alternativet Byt namn på rapportgrupp får du upp ett fönster där du anger det nya namnet på din rapportgrupp.

Väljer du alternativet Visa användare får du upp ett fönster med de användare som är kopplade till den rapportgruppen som du markerat.

Ny rapportgrupp

Det är möjligt att skapa nya rapportgrupper genom att klicka på knappen Ny rapportgrupp. Skriv in det namn du vill att den ska ha och bekräfta med knappen spara. Den nya rapportgruppen hamna under Tillgängliga rapportgrupper och måste flyttas över till Valda rapportgrupper för att kunna användas.

Ett förslag på namnsättning kan vara att skapa en rapportgrupp för varje roll på företaget.

Rapporter

Under flik 2 Rapporter bestämmer du vilka rapporter som ska vara tillgängliga i din rapportgrupp.

Flytta över de rapporter som ska vara tillgängliga genom att dra och släppa rapporten i vald rapportgrupp. Du kan även markera rapporten och med hjälp av pilarna flytta över rapporten.

Under Rapportinformation visas om rapporten är av typen Systemrapport eller Listgeneratorkonverterad.

Om du har markerat en rapport och klickar på knappen med informationsikonen får du upp ett nytt fönster med information om rapporten.

Den information som visas är:

• Skapad av
• Löpnummer användare
• Rapport skapad
• Rapport sedan ändrad

En rapport kan tas bort genom att du markerar rapporten i fältet Tillgängliga rapporter och högerklickar eller klickar på knappen Ta bort rapport. En systemspecifik rapport går inte att ta bort.

Mottagargrupper

Under Mottagargrupper lägger du upp alla rapportmottagare som ska få en rapport skickad till sig.

Ska en ny Mottagargrupp med att klicka på knappen Ny mottagargrupp. Namnge gruppen och bekräfta med att klicka på knappen Spara. Det är lämpligt att namnge gruppen efter en roll på företaget.

I detta exempel har vi valt att kalla gruppen för Arbetsledare E-post.

De användare som ska få sin rapport via E-post måste ha en e-post kopplat till sig i Personregistret.

Att lägga upp mottagare

Lägg upp mottagare till din mottagargrupp genom att använda knappen Lägg till användare.

Knappen öppnar fönstret Välj användare. Här visas alla personer som är upplagda som användare. För att lägga till en person dubbelklickar du på namnet. Du gör på samma sätt tills alla personer som ska vara i mottagargruppen finns med.

Saknar personen e-post är detta fält inte ifyllt i Personregistret. Dessa personer kan då inte ta emot rapporter via e-post.

För att dessa personer ska kunna ta emot rapporter via e-post måste du först lägga in deras e-postadress i Personregistret flik 1 och spara. Uppgifterna uppdateras då i fönstret Mottagargrupper.

Skulle du behöva ta bort en mottagare från mottagargruppen högerklickar du på personen och väljer alternativet Ta bort rad.

Det går även att lägga till mottagare manuellt genom att markera sista raden och manuellt skriva in namnet på personen som ska vara mottagare. Glöm inte att ange e-postadress i fältet Epost.

Du kan enkelt se vilka mottagare som är inlagda manuellt och vilka som är inlagda via knappen Lägg till användare. Personer som är inlagda via knappen är gulmarkerade och går inte att redigera i detta fönster.

Distributionsmottagare

Via rapportgrupperna är rapporterna tillgängliga för användaren i Rapportcentralen. De rapporter som är tillgängliga i Rapportcentralen har du möjlighet att distribuera antingen via e-post eller till arkiv enligt uppsatt mappstruktur.

För att kunna distribuera måste Distributionsgruppen låsas för distribution. För att låsa en grupp väljer du vilken Distributionsgrupp och markerar rutan Låst för distribution.

En Distributionsgrupp som är låst har ett hänglås bredvid namnet i fältet Distributionsgrupper. Ett låst begrepp kan inte administreras från Personregistret utan måste administreras från fönstret Distributionsmottagare.

I detta exempel har vi valt att titta på Distributionsmottagare i mappen Arbetsledare. De arbetsledare som visas är de som är upplagda i Personregistret.

Under flik 3 Anst uppg i Personregistret visas Arbetsledare som en blå länk. Eftersom Arbetsledare är låst för distribution sköts administrationen från Distributionsmottagare.

För att se vilka personer som är kopplade till de olika arbetsledarna markerar du den Arbetsledaren, i det här fallet Ekonomistyrning Syd och högerklickar i den grå rutan bredvid namnet.

Om en grupp inte är kopplad till några personer kan den gruppen tas bort genom att du markerar den och trycker på delete.

För att koppla mottagare till Distributionsgruppen väljer du under fältet Mottagare den Mottagargrupp eller eventuellt de enskilda personer som ska vara mottagare. Det finns två olika sätt att se vilka personer som är mottagare.

Knappen Visa distributionsmottagare visar hela begreppets kopplingar till mottagarna. Markera ett begrepp, exempelvis Arbetsledare och tryck sedan på knappen Visa distributionsmottagare. Här redovisas en förhandsvisning på alla arbetsledare och vilka mottagare som är kopplade till vilken arbetsledare.

Andra alternativet visar endast en arbetsledares kopplade mottagare. Genom att markera en Arbetsledare i mittenfältet visas endast de personer jag valt att koppla till enbart denna arbetsledare genom en markering i rutan framför mottagaren i fältet Mottagare.

Du kan välja om mottagarna ska få rapporten du valt att distribuera via e-post eller ska få gå in och hämta den i ett arkiv. Om mottagaren ska få rapporten via e-post måste Arkivplats vara satt till Inget värde. Ska mottagarna hämta rapporten via ett arkiv måste detta arkiv väljas i fältet Arkivplats.

För att kunna välja en arkivplats måste först ett arkiv vara upplagt.

Glöm inte att behörighet till arkivmappen måste sättas på de personer som ska få tillgång till arkivmappen.

Distribution via klient

För att kunna distribuera en rapport måste först en rapport väljas i Rapportcentralen under menyn Rapporter.

Välj vilken rapport du vill distribuera. För att knappen Skapa distribution ska tändas måste du först göra dina urval och sedan spara din inställning eller välja en befintlig inställning.

I detta exempel har vi valt att spara vår inställning som Månatlig Arbetstidsrapport.

För att det ska vara möjligt att skapa en distribution så måste ett låst Brytbegrepp väljas.

I detta exempel har vi valt att låsa brytbegreppet Arbetsledare för distribution

Vid tryck på knappen Skapa distribution visas fönstret Distribution.

Genom att avmarkera en mottagare under Distributionsmottagare kan du förhindra att denna mottagare får rapporten. Gäller alla rapporter förutom där du väljer att distribuera via anställningsnummer eller användare.

Sidan visar även vilken Distributionsgrupp det är som visas samt vilket Distributionssätt som är valt. I detta fall är det e-post som är valt.

De valbara alternativen är E-post och Arkiv.

Vid val att distribuera via e-post tänds fliken E-postmeddelande. Här kan du ange ämne och meddelande som följer med ut till alla mottagare vid en distribution.

Vid schemalagda distributioner sparas informationen som angetts i ämne och meddelande.

I fältet Filnamn kan du välja att namnge din fil. De tecken som är tillåtna är a-ö, A-Ö, _ och de konstanter som är definierade i Agda PS.

Konstanterna är dessa:

• [Rapport]
• [Distributionsgrupp]
• [Rapport]_[Distributionsgrupp]
• [Rapport]_[Distributionsgrupp]_[Datum]
• [Rapport]_[Distributionsgrupp]_[Datum]_[Tid]
• [Rapport]_[Distributionsgrupp]_[Vecka]_[Datum]_[Tid]

För att distribuera rapporten tryck på knappen Distribuera.

När rapporten är distribuerad visas ett meddelande om att den är klar.