Arbetsbeskrivning Efterbearbetning i Skapa lön inklusive semesterskuld

I Agda PS finns i Skapa lön möjlighet att skapa bestämda Lönearter sist, så kallad Efterbearbetning. I Efterbearbetning ingår även Semesterskuld och därmed finns möjlighet att lägga ut Semesterskuld på Bokföringsunderlaget och därmed också få ut en beräkning av Sociala avgifter på Semesterskuld, på Bokföringsunderlaget. För att åstadkomma detta krävs en del inställningar i diverse register.

Företagsinställningar

Under Register - Företagsinställningar - flik 3 Löneinst finns under Semesterskuld på bokföringsunderlaget möjlighet att välja om du på Bokföringsunderlaget vill visa differensen gentemot föregående Bokföringsunderlag, Bokför differensen från föregående bokföringsunderlag eller hela semesterskulden, Bokför totalbeloppet.

Utbetalningsgrupper Bearbetningsordning

Under Register - Löneberäkning - Utbetalningsgrupper valen/knapparna Bearbetningsordning i skapa lön och Efterbearbetning.

Under knappen Bearbetningsordning i skapa lön finns möjlighet att välja Efterbearbetning. Detta val är uppdelat i två delar Lönearter och Semesterskuld.

Lönearter innebär att valfria Lönearter kan väljas att bearbetas sist i Skapa lön. Valet Efterbearbetning, går till skillnad från övriga val inte att flytta uppåt. Det ligger sist och ska ligga sist i bearbetningsordningen.

Under knappen Efterbearbetning kan du lägga upp Lönearter som ska skapas sist i Skapa lön.

För att lägga upp Lönearter under Efterbearbetning lönearter, markerar du först i fältet till vänster den Utbetalningsgrupp du ska lägga upp efterbearbetning av Lönearter för sen knappen Efterbearbetning. Välj sedan till höger under Lönearter vilka lönearter som ska skapas i Efterbearbetningen och en Bearbetningstyp. Du kan välja mellan Bearbetningstyp, Styr bearbetningsordningen och Automatskapa lönearten. Efterbearbetning lönearter innebär att du här kan lägga ett antal Lönearter som alltid ska beräknas sist vid Skapa lön. Den inbördes ordningen mellan de Lönearter, som finns under Lönearter som ska skapas i efterbearbetningen, bestämmer sedan i vilken ordning dessa kommer att beräknas. De skapas alltså i den ordning de ligger, oavsett om de är av typen Automatskapa lönearten eller Styr bearbetningsordningen. Bearbetningstypen, Automatskapa lönearten innebär att den Löneart du har lagt in under Efterbearbetning lönearter hämtas in när lön skapas med markering i Efterbearbetning, på alla som tillhör aktuell Utbetalningsgrupp och aktuell Artdecimal. Bearbetningstypen, Styr bearbetningsordningen innebär att löneart du har lagt in under Efterbearbetning lönearter kontrollerar vid Skapa lön om Lönearten finns upplagd i Fasta arter, eller om Lönearten finns i Massregistrering, Avvikelseregistrering eller Tid, på alla som tillhör aktuell Utbetalningsgrupp och aktuell Artdecimal.

När du har valt Bearbetningstyp väljer du Löneart, genom att antingen högerklicka och välja Sök löneart eller trycka på funktionstangent F5. Båda alternativen öppnar sökdialogen Sök löneart. När du har hittat rätt Löneart kan du antingen dubbelklicka på den eller markera den och trycka Enter. Du kan också skriva in din Löneart manuellt, och då är det viktigt att även skriva in eventuell Artdecimal.

När du öppnar sökdialogen Sök löneart är den sorterad efter Löneartsid, men det går att sortera efter alla tre kolumnerna, genom att klicka på rubriken i en kolumn. Varannan gång du klickar blir sorteringen stigande, varannan gång fallande. Inom varje Löneartsid finns tyvärr ingen sorteringsordning efter Artdecimal, vilket innebär att lönearternas eventuella Artdecimaler kan komma i oordning.

Genom att högerklicka på någon rad under kolumn Löneart, kan du förutom att få upp sökdialogen för lönearter genom att välja Sök löneart, även Ta bort markerade rader, Flytta upp markerade rader eller Flytta ner markerade rader. För att ta bort en rad eller flytta den, markerar du raden, högerklickar och väljer i menyn aktuellt alternativ. Om du vill ta bort eller flytta flera rader, så håller du in Ctrl-knappen och markerar aktuella rader, innan du högerklickar och väljer alternativ.

Om en Löneart finns upplagd vid Automatskapa lönearten i Efterbearbetning lönearter, kommer den att vid Skapa lön, med en markering i Lönearter under Efterbearbetning, skapas på alla som tillhör aktuell Utbetalningsgrupp och som har den Artdecimal, som är angiven vid Automatskapa lönearten. Om en Löneart finns upplagd vid Styr bearbetningsordningen i Efterbearbetning lönearter, kontrolleras det vid Skapa lön om Lönearten finns upplagd i Fasta arter, eller om Lönearten finns i Massregistrering, Avvikelseregistrering eller Tid.

Fasta arter

Om en löneart finns upplagd vid Bearbetningstyp Styr bearbetningsordningen, kommer den att i Fasta arter, markeras med ett B.

Registrera löner Bearbetningsordning

Om lön skapas med markering i allt utom Efterbearbetning och Lönearten finns upplagd i Fasta arter, markerad med B eller om Lönearten finns i Massregistrering, Avvikelseregistrering eller Tid, så kommer Lönearten att hämtas in från dessa ställen till Registrera löner med ordinarie beteckning i kolumn M i Registrera löner, alltså F för Fasta arter, Ö för Massregistrering, K för Kalendarie och T för Tid. Om lön skapas med markering i allt, inklusive Efterbearbetning och Lönearten finns på något av ovannämnda ställen, kommer den att hämtas in till Registrera löner sist och med en annan beteckning i kolumn M. Det blir då BF för Fasta arter, BÖ för Massregistrering, BK för Avvikelseregistrering och BT för Tid. För att en Löneart ska hämtas in sist, som efterbearbetningsart, måste du, förutom att markera Lönearter under Efterbearbetning vid Skapa lön, även markera var den finns inlagd, alltså Fasta arter, Massregistrering, Avvikelseregistrering eller Tid.

Om du skapar lön med en markering endast i Lönearter under Efterbearbetning, så kommer bara eventuella Lönearter som är upplagda vid Bearbetningstyp Automatskapa lönearten under Efterbearbetning lönearter, att hämtas in till Registrera löner, inte Lönearter upplagda vid Styr bearbetningsordningen. Ordinarie regler för Prissättning och Kontering följs.

Utbetalningsgrupper Semesterskuld

Valet Semesterskuld, under Register - Löneberäkning - Utbetalningsgrupper - knappen Bearbetningsordning i skapa lön, innebär att den aktuella Semesterskulden och Kompskulden för den anställde hämtas in, via Lönearter vid Skapa lön, till Registrera löner, både i samband med ordinarie lön och Extralön. I och med att dessa Lönearter skapas i Registrera löner är det möjligt att bokföra Semesterskuld och Kompskuld och i förlängningen även bokföra de Sociala avgifterna för dessa. Om du vid Skapa lön har markerat både Lönearter och Semesterskuld under Bearbetningsordning i skapa lön, så kommer alltid Lönearterna för Semesterskulden och Kompskulden att skapas allra sist.

Löneartsregister

För denna uppsättning finns det två Löneartstyper för Efterbearbetning av Semesterskuld och Kompskuld. Noteringsart semesterskuld NS och Noteringsart kompskuld NK.

De båda lönearterna ska vid Skatt enligt ha Skattefri S och vid Resultat som Belopp. Eftersom beräkningen sker via Löneartstyp, så spelar det ingen roll vilken Prisformel som finns på lönearterna, men för att undvika missförstånd, bör lönearterna ha Prisformel s_Manuell. Om Sociala avgifter ska beräknas för Semesterskuld respektive Kompskuld, ska dessa Lönearter ha en markering i Ja under Underlag sociala avgifter.

Då de båda Löneartstyperna ligger till grund för rent bokföringsmässiga beräkningar, kan du genom att under alternativknappen vid Utskriftsalt. spec markera Aldrig under Löneart och Notering, undvika att lönearterna skrivs ut på Lönespecifikationen.

För båda löneartstyperna gäller, att det på flik 2 Prissättning/Kontering går att ange ett Motkonto, antingen genom att skriva in det eller hämta in det med funktionstangent F5. Kontot som du lägger in i i fältet för Motkonto semesterskuld respektive Motkonto kompskuld, skapas inte under Register - Kontering - Konteringsbegrepp - Konto. Viktigt att komma ihåg, om du markerar Företagsunikt motkonto, är att det bara är kopplingen till Konto som är Företagsunik, inte själva kontot. För att kontot ska bli Företagsunikt, måste du först lägga upp det under Register - Kontering - Konteringsbegrepp med en markering i Företag och sedan skriva in eller hämta in det med funktionstangent F5 i Register - Löneartsregister - flik 2 Prissättning/Kontering - fältet Motkonto semesterskuld respektive Motkonto kompskuld.

Du kan också få Loggning av förändringar som sker i fälten Motkonto och Företagsunikt motkonto. Detta gör du genom att markera dessa fält under Servicerutiner - Loggning - Definiera loggning - Löneartsregister.

Semesterinställningar Allmänt

På fliken Allmänt finns fält för Underlag avtalssemester from-tom. Om ni använder er av Avtalssemester och ska ta ut semesterskuldlistan markeras rutan för Avtalssemester i på beställningsbilden för Semesterskuld.

Beräkningen som görs av löneartstyperna Noteringsart semesterskuld NS och Noteringsart kompskuld NK hämtar tidsomfattningen för beräkningen från de datumvärden som finns under fliken Allmänt.

Semesterinställningar Semesterskuld

På fliken Semesterskuld finns en knapp, Lönearter, för inställning av Semesterskuld respektive Kompskuld i lönebearbetningen. Du kan vid Räkna semesterskuld tom välja att Semesterskulden ska räknas till och med Löneperiodens sista dag eller Avräkningsperiodens sista dag. Semesterdagar räknas från och med semesterårets första dag, enligt Semesterinställningar, fliken Allmänt, Intjänandeårets period from – tom. Semestervärden räknas från och med semestervärdets första dag, enligt Semesterinställningar, fliken Allmänt, Underlag semesterv. from – tom. Om det saknas räknas värdet från och med semesterårets första dag. Vid Semesterskuld respektive Kompskuld, hämtar du, via ficklampan till höger, in de Lönearter som Semesterskuld respektive Kompskuld, ska redovisas på i Registrera löner. Endast de lönearter som är av Löneartstyp Noteringsart semesterskuld NS respektive Noteringsart kompskuld NK är valbara. Till sist väljer du vad som ska räknas som Semesterskuld och vad som ska räknas som Kompskuld, eller kanske inte räknas med alls.

Semesterinställningar Slutlön

På fliken Slutlön under knappen Lönearter rader, Avtalssemester 1 och Avtalssemester 2 kan du vid slutbetalning av semesterersättning även reglera Avtalsdagar.

För semestertypen Sammanfallande finns inte Avtalssemester, så följaktligen finns dessa rader inte med under löneartsinställningarna för Slutlön. Inte heller raden för Betalda dagar finns på Semestertypen Sammanfallande. De Betalda dagarna är ju bara en illusion, de är bara preliminära. Det är de Inarbetade dagarna, som är de verkliga Betalda dagarna.

Sociala avgifter Semesterskuld

Under Register - Kontering - Kontering avgifter/Automatkontering finns flik för Sociala avgifter semesterskuld, detta gör det möjligt att få en beräkning av Sociala avgifter även för Semesterskuld. Här kan du, precis som på fliken Sociala avgifter, ange Debetkonto respektive Kreditkonto och procentsats för varje post som finns upplagd under Register - Sociala avgifter - Befintliga avgifter.

Registrera löner Semesterskuld

Om alternativet Semesterskuld, under Efterbearbetning i Skapa lön, är markerat, kommer sist i Registrera löner, lönearter för Semesterskuld respektive Kompskuld att skapas, alltså lönearter med Löneartstyp Noteringsart semesterskuld NS respektive Noteringsart kompskuld NK. Lönearterna får i Registrera löner markeringen SS. Värdet för de båda lönearterna är beroende av vad som valts i Uppsättning semesterskuld i lön under Årsrutiner - Semester - Semesterberäkning - Semesterinställningar - fliken Semesterskuld - knappen Lönearter alternativt Rapporter - Utskrifter månad - Semesterskuld - knappen Inställningar = Semesterinställningar - fliken Semesterskuld - knappen Lönearter.

Oavsett vad som valts under Register - Företagsinställningar - flik 3 Löneinst vid Semesterskuld på bokföringsunderlaget, så visas i Registrera löner alltid den totala skulden. Det är bara på bokföringsunderlaget, som valet att antingen visa differensen eller totalbeloppet gäller.

Bokföringsunderlag

Om lönearterna med Löneartstyp Noteringsart semesterskuld NS och Noteringsart kompsluld NK har tilldelats dels ett Konto och dels ett Motkonto är det möjligt att få ut värdet på Bokföringsunderlaget. Om lönearterna dessutom har en markering i Ja vid Underlag sociala avgifter, så är det också möjligt att på Bokföringsunderlaget få ut Sociala avgifter för Semesterskulden. Om det är den totala skulden eller differensen gentemot föregående Bokföringsunderlag som visas, beror på vilken inställning du har under Register - Företagsinställningar - flik 3 Löneinst vid Semesterskuld på bokföringsunderlaget.

Vid beräkning sker alltid kontroll mot den sociala avgiftsgrupp som personen tillhör vid utbetalningsdatumet. Detta innebär att i bokföringen räknas det med den procentsats som finns vald på sociala avgifter på personen i Personregistret fliken 2 Bank /Skatt. Någon reglering av de sociala avgifterna görs inte i Agda PS utan måste skötas manuellt eller i ekonomisystemet.

Semesterskuldslista

Viktigt att tänka på är, att under Sparade på Semesterskuldlistan ingår alltid förutom ordinarie Sparade dagar, även eventuella Överskjutande betalda dagar och Överskjutande sparade dagar. I Registrera löner kan du själv styra om du vill inkludera de överskjutande dagarna eller inte i Semesterskulden via lönearterna, genom markeringen för dessa under Semesterinställningar - fliken Semesterskuld - knappen Lönearter.