Aktuell produkt

Arbetsbeskrivning Kreditkortskoppling

I samarbete med kreditkortsföretagen Eurocard och First Card har vi möjliggjort för import av transaktioner i Agda PS webb. Inläsning av kreditkortsföretagets transaktioner görs till Agda PS och transaktionerna lagras sedan i väntan på att hämtas in till en reseräkning.

Agda PS Systemhantering

I Agda PS Systemhantering lägger du in uppgifterna för respektive företag.

Har du inte använt distributionen tidigare måste du börja med nödvändiga inställningar för schemaläggning till exempel e-postinställningar, för mer information se dokumentation för Agda PS Systemhantering.

Markera din Anslutning, högerklicka och välj Skapa ny. Här lägger du upp de företag som du vill göra en koppling till.

På högersidan lägger du in företagsnamn , företagsnummer och organisationsnummer för respektive företag.

Vid 2. Kreditkortsinställningar gör du uppsättningarna för de företag du vill hämta in transaktioner för. Under FTPS hittar du Eurocard och under HTTPS finns inställningarna för First Card. Innan du hämtar in uppgifterna ändrar du statusen under Aktiv från False till True.

Lägger du upp flera företag med samma organisationsnummer kommer transaktioner endast att hämtas till ett företag, det som ligger överst i systemhanteraren.

Inloggningsuppgifter, det vill säga Användarnamn och Lösenord, får du från respektive kreditkortsföretag.

Register - Inrapportering - Kreditkort

Nästa steg i uppsättningsarbetet för att hämta kreditkortstransaktioner är att komplettera registret över företagets kreditkort.

När transaktioner hämtas in sker först en kontroll mot företagets organisationsnummer och företagsnummer och därefter mot den anställdes anställningsnummer. Det är därför en förutsättning att korten finns registrerade i detta register för att transaktioner ska kunna hämtas in.

På flik 2 Kreditkort lägger du upp de kreditkortsföretag ni använder på ditt företag. Vi har i dagsläget dock ingen möjlighet att hämta in transaktioner från andra kreditkortsleverantörer än Eurocard och First Card.

På flik 1 Kreditkort/pers kopplar du varje kreditkort till en anställd och väljer vilket kreditkort som är aktuellt.

När du registrerar in kortnumret kommer de åtta mittersta siffrorna att ersättas av åtta X. På fliken Kreditkort/pers anger du om kreditkortet är ett Företagskort eller Privatkort. Detta val är viktigt eftersom det påverkar vem som har tillgång till att se transaktionerna.

Företagskort innebär att företaget har betalningsansvaret för kortet och Privatkort innebär att den anställde har ett företagsupphandlat kreditkort med privat betalningsansvar. Har den anställde ett Privatkort kan endast den anställde som enskild användare se sina kreditkortstransaktioner. Har den anställde däremot ett Företagskort, kan de som har behörighet till att registrera reseräkningar på personen se transaktionerna.

Efter att transaktionerna hämtats in till en reseräkning kan alla, som har behörighet till Registrera reseräkning på personen, se transaktionsraderna oavsett om de kommer från ett Privatkort eller ett Företagskort.

De som har kreditkort upplagda i tidigare versioner måste komplettera uppgifterna eller lägga upp dessa på nytt om de vill använda transaktionsinläsning av kreditkort.
För att kreditkortsföretagen ska skicka transaktioner till personer med privatkort krävs att de anställda fyllt i en fullmakt/medgivande om att de godkänner att transaktioner får skickas. Blankett för detta medgivande finns hos kreditkortsföretagen och dessa medgivanden skickas sedan till respektive kreditkortsföretag.

Register - Inrapportering - Resereglemente

I Resereglementen under Avdrag privat inköp kopplar du en löneart av löneartstypen Avdrag nettolön (AN). Detta fasta avdrag används för de personer som eventuellt har gjort ett privat inköp med sitt företagskort.

På fliken Egna lägger du upp företagets egna utlägg/avdrag och längst ner väljer du vilka kolumner som ska visas och vara möjliga att registrera in värde i. Det är viktigt att inställningar av egna utlägg/avdrag ses över eftersom kolumnerna valuta, belopp, moms och så vidare måste finnas tillgängliga för att informationen i filen ska kunna överföras till rätt kolumn.

Exempel

I filen kommer EUR 9,01 och 400 euro. Om kolumnen valuta inte markerats och visas på ett utlägg, kommer utlägget att generera 400 kronor och inte räknas om med valutakursen 9,01 till 3.604 kronor när det förs över till reseräkningen.

Register - Inrapportering - Inställningar reseräkning

Rutorna Kreditkort och Notanummer måste vara markerade på fliken Registrering/Kontering i Inställningar reseräkning för att uppgifterna ska föras över till reseräkningen och för att det ska bli korrekt i löneberäkningen.

För inställningar till representation se längre fram i detta dokument.

Rapporter - Rapportcentral

Kreditkortsimport

Rapportcentralen under rapportgruppen Reseunderlag (s) finns en rapport för inläsning av kreditkortstransaktioner. Rapporten som heter Kreditkortsimport går endast att skapa till distribution. För att få tillgång till rapporten krävs behörighet till rapporttypen Rapportunderlag (P-9240) och Reseunderlag (P-10016).

Lägg upp en ny Inställning för rapporten som du kan använda som underlag för distributionen. Du väljer vilket/vilka företag och vilka kortleverantörer du vill hämta in transaktioner för. Du kan välja att göra en inställning per kortleverantör, men du kan också välja att ha med båda i en och samma inställning.

Distribution av Kreditkortsimport

För att få hämta transaktioner från kreditkortbolaget krävs behörighet till Rapportcentralen, Distribution, Rapporter, Personprofilen Alla personer (s) samt licens till Resor webb.

Under Rapporter - Distribution i Agda PS webb, sätter du upp distributionen som ska hämta in transaktionerna. Du väljer lämpligt namn för din distribution. Du ser i exemplet nedan att du kan göra en distribution för varje kreditkortsföretag eller en för flera om du har både Eurocard och First Card. Din inställning på rapportunderlaget styr detta.

Vidare så markerar du ikonen i kolumnen Rapporter och väljer den inställning som du tidigare lade upp.

Behöver du mer ingående beskrivning om hur du lägger upp en distribution finns det information om detta i användarhandboken för Gemensamma delar i Agda PS.

Denna distribution ska inte distribueras ut till organisationen utan till antingen en e-postadress eller arkiv. Vi rekommenderar att den skickas till en e-postadress så att den som är ansvarig för inhämtningen av transaktionerna kan kontrollera den logg som skapas.

Det är sedan lämpligt att schemalägga distributionen så att transaktionerna hämtas in regelbundet vid valfri tidpunkt.

Distribution av Kreditkortsimport, Logg

När distributionen körts skapas en logg. Denna visar hur många transaktioner som har lästs in och hur många som inte kunnat läsas in och varför de inte kunnat läsas i.

När filen en gång är inläst så raderas den så att inte samma transaktion kan läsas in en gång till. Dessa transaktioner kommer därför inte att läsas in vid nästa tillfälle utan måste registreras manuellt i en reseräkning på traditionellt sätt.

De meddelanden som visas i denna loggrapport kan till exempel vara:

Uppkoppling mot kreditkortsföretaget har inte kunnat etableras exempelvis på grund av att brandväggen inte är öppen.
Felaktiga uppgifter har lagts in i Systemhanteraren till exempel felaktigt organisationsnummer, företagsnummer eller användarnamn/lösenord.
Hur många transaktioner som har kunnat läsas in respektive inte kunnat läsas in.
Att det saknas transaktioner att hämta in.
Det finns inget kreditkort upplagt på ett anställningsnummer.
Anställningsnummer saknas i transaktionsfilen.
En valuta som förekommer på en transaktion finns inte upplagd i registret Land/Valutor (när registret kompletterats med valutakoden kommer transaktionen att hämtas in).
Felaktiga värden till exempel förstora tal. Det går endast att läsa in nio tecken i fältet Belopp i Agda PS.

Inrapportering - Registrera reseräkning

Reseräkning

På flik Utlägg/Avdrag och Representation i Registrera reseräkning finns en knapp för import av kreditkortstransaktioner. Knappen Kreditkortstransaktioner öppnar fönstret Kreditkortstransaktioner. Knappen är endast synlig om det finns kreditkort upplagt på den valda personen. Det är även olika hantering beroende på vilken korttyp som är registrerat på personen.

Reseräkning, företagsupphandlat kreditkort med privat betalningsansvar

Privatkort: Här måste du vara inloggad som enskild användare för att se ditt privatkortsnummer och dina transaktioner i fönstret Kreditkortstransaktioner.

I fönstret Kreditkortstransaktioner väljer du vilket kreditkort samt vilket datumintervall du vill hämta transaktioner för. Förvalt visas en månad bakåt från dagens datum. Har du även ett företagskort, kommer även detta att visas i fönstret Kreditkortstransaktioner.

När du valt kreditkort trycker du på Hämta transaktioner. Om det finns transaktioner att hämta under detta datumintervall visas dessa.

För att flytta över en eller flera transaktioner till reseräkningen, gå in välj bland företagets utlägg/avdrag på de transaktioner som ska läsas över och tryck på knappen Överför till reseräkning. När du väljer ett utlägg eller avdrag hämtas den kontering in som företaget har uppsatt i resereglementet.

Det finns även möjlighet att markera en eller flera transaktioner och trycka på Ta bort för att rensa bort exempelvis privata inköp.

När transaktionerna förts över till reseräkningen kan de korrigeras, avvikande kontering kan anges och så vidare precis som vid en vanlig registrering. Det är förstås också möjligt att fortsätta registrera andra utlägg eller på övriga flikar precis som vanligt.

Trycker du på knappen Kreditkortstransaktioner från fliken Representation ser fönstret ut enligt nedan:

Här visas samma transaktioner som på fliken Utlägg/Avdrag men du kopplar dem till en representationstyp och har möjlighet att fylla i antalet personer, deltagare och syfte. För att få upp fälten Företag/Deltagare och Syfte i Kreditkortstransaktioner måste det vara markerat att dessa är tvingande. Det räcker inte att det är valda registreringsfält.

Följande inställningar görs i Inställningar reseräkning

För övrigt fungerar inhämtningar av representationstransaktioner på samma sätt som utlägg/avdrag.

Inhämtade transaktioner försvinner sedan från fönstret Kreditkortstransaktioner. Tar du bort en transaktions- rad från reseräkningen eller om du raderar reseräkningen läggs transen tillbaks i fönstret Kreditkortstransaktioner med samma värden som den hämtades in med.

Det förekommer att momsen inte finns med i filen från kreditkortsföretaget. Om det valda utlägget eller avdraget har en momssats uppsatt kommer då ett momsbelopp att räknas ut och infogas i kolumnen moms på reseräkningen. Momsbeloppen kan sedan korrigeras om det behövs.

Reseräkning, företagskort

Företagskort: Här måste du vara inloggad med en behörighet till personen samt ha behörighet att registrera reseräkningar för att komma åt fönstret Kreditkortstransaktioner. Har personen även ett privatkort, kommer detta inte att visas i fönstret Kreditkortstransaktioner.

Skillnaden mellan fönstret Kreditkortstransaktioner på ett Företagskort jämfört med ett Privatkort är att här kan du markera ett köp som ett privatköp som då kopplas till avdraget Avdrag privat inköp. Dessa transaktioner kan inte heller tas bort som privatkortstransarna.

Utlägg eller Representation gjorda med ett Företagskort genererar ingen ersättning på reseräkningen eftersom fakturan från kreditkortsföretaget betalas av företaget. Transaktioner markerade som privata inköp ger ett avdrag på reseräkningen och sedan i löneberäkningen.

Det förekommer att transaktioner kommer in med ett negativt belopp, till exempel rabatten från bensinbolagen. När dessa transaktioner överförs till reseräkningen kommer ordet åter att skrivas före notanumret för att det ska hanteras korrekt i löneberäkningen.

Rapporter - Rapportcentral - Transaktioner företagskort

Rapporten Transaktioner företagskort har tagits fram för att vara ett hjälpmedel för dem som vill kunna stämma av inhämtade transaktioner mot fakturan från kreditkortsföretaget.

Rapporten visar per företag och anställd vilka transaktioner som hämtats in under vald tidsperiod. Kolumnerna Datum, Inköpsställe, Belopp, Kurs, Valuta, SEK och Notanummer hämtar uppgifterna från inlästa transaktioner. Kolumnen Korr belopp visar om ett belopp redigerats på reseräkningen och i kolumnen Privat visas om köpet markerats som ett privat inköp. FR nr visar att transaktionen överförts till en reseräkning och Överförd till utbet visar om reseräkningen överförts till löneberäkningen.

Det går endast att ta fram rapporten för en månad i taget.

Register - Inrapportering - Inställningar reseräkningar

För att inte onödigt många transaktioner ska sparas i databasen finns en inställning i Inställningar reseräkningar - flik 1 Allmänt. Förvalt sätts värdet 90 dagar i detta fält, men går att ändra till ett annat värde. Det innebär att transaktioner inhämtade för mer än 90 dagar sedan kommer att raderas med automatik.

Observera att det är X antal dagar från importtillfället och inte från transaktionsdatumet. Kontrollen görs när en distribution körs och finns det inlästa transaktioner som är äldre än valt antal dagar, raderas de. Det betyder att det kan finnas transaktioner med datum som är äldre än det antal dagar som satts upp i detta fält.