Arbetsbeskrivning Lönekörning

Här nedan beskrivs steg för steg hur du kan gå tillväga för att skapa lön för en löneperiod med hjälp av Agda PS. Den väg som beskrivs här nedan är bara ett förslag. När du har arbetat ett tag med Agda PS skapar du säkert dina egna rutiner, men, den här texten kan vara en vägledning för vilka punkter som bör finnas med. Allt arbete med lönebearbetningen sker under menyn Löneberäkning om inte annat anges.

1. Registrera in all känd frånvaro för de anställda i avvikelseregistreringen. Avvikelseregistrering kan ske när som helst, aktuell löneperiod behöver inte vara öppen. Läs gärna mer under arbetsbeskrivningen för Avvikelseregistrering. Används inte schema på företaget kan avvikelser registreras direkt i Registrera löner eller via förenklad schemahantering i Avvikelseregistreringen. Frånvaro kan även registreras av de anställda genom att använda Agda PS webb.
2. Gå in under menyn Löneberäkning och välj vilken Utbetalningsgrupp som lön ska göras för.
3. Under menyn Periodtyp väljer du även vilken typ av löneperiod, som du vill arbeta med, Löneutbetalning, Reseräkningar eller Extralön. Saknas önskad löneperiod, går du in under Löneberäkning - Uppläggning löneperioder och lägger upp aktuell löneperiod.
4. När du har valt både utbetalningsgrupp och löneperiodstyp, är det dags att och öppna löneperioden. Detta gör du under Löneberäkning - Öppna löneperiod. Här har du även möjlighet att skriva in ett meddelande som skrivs ut på alla lönespecifikationer.
5. Har det anställts några nya personer eller om det skett löneförändringar måste du gå in under Personal - Personregister och/eller Register - Löneartsregister för att göra eventuella korrigeringar. I Personregistret registreras uppgifter om nya löner för de anställda samt olika fasta tillägg och avdrag. I Löneartsregistret kan du ändra uppgifter för hur olika lönearter ska räknas ut samt skapa nya efter behov.
6. Då alla korrigeringar är gjorda i Personregister och Löneartsregister kan du gå vidare till Löneberäkning - Skapa lön. I Skapa lön kan du själv bestämma vad som ska hämtas från systemets övriga delar. Markera de delar du vill ta med och starta sedan bearbetningen. När lönen är skapad visas en kontrollista om systemet har hittat något att göra dig uppmärksam på. Listan kan sedan sparas eller raderas.
7. När lönen är skapad kan du gå in under Löneberäkning - Registrera löner för att kontrollera lönen för enskilda anställda samt göra kompletteringar vid behov. Även i Registrera löner kan du välja att skapa lön för enskild anställd ifall nya uppgifter har registrerats. I Registrera löner är det möjligt att skapa slutlöner samt sköta administrationen av projektredovisningen för de anställda.
8. När lönen är körd kan preliminära listor skrivas ut genom att trycka på knappen Lönespec alternativt via menyn Rapporter - Utskrift lönespecifikation - Standardlönespec. Preliminära listor använder du för att kontrollera att lönekörningen blev korrekt. Att listorna är preliminära syns genom att de har en asterisk (*) i det övre högra hörnet.
9. När du har kontrollerat att lönekörningen inte innehåller några fel väljer du Löneberäkning - Stäng löneperiod för att avsluta aktuell lönekörning. När detta är gjort kan du ta ut de slutgiltiga listorna samt skriva ut lönespecifikationer.
10. Skriv ut lönespecifikationer till de anställda, i det format som används på företaget samt de listor som krävs, exempelvis Bokföringsunderlag.
11. Blev något i lönehanteringen fel kan du gå in under Löneberäkning - Backa löneperiod för att komma in i den avslutade perioden och göra de ändringar som krävs. Tänk på att du då troligen måste skriva ut nya listor eftersom ändringar har gjorts. Det är bara möjligt att backa en löneperiod, så länge du inte har öppnat nästa.
12. Skapa sedan bankfilen som ska skickas till bankgirocentralen eller företagets bank. Detta gör du under Löneberäkning - Bankfiler.