Arbetsbeskrivning Registrering av flera typer av frånvaro samma dag

När en anställd har två avvikelser på samma dag och företaget inte använder sig av Agda Tid eller Agda Förtroendetid måste registreringen göras i två steg.

Avvikelseregistrering

En av avvikelserna läggs in på samma sätt som vanligt.

Den andra avvikelsen som ska läggas in registreras på vanligt sätt förutom att procenten registreras med minustecken framför.

Minustecknet tolkar avvikelseregistreringen som att frånvarotiden ska räknas från arbetspassets början istället för från slutet som i normalfallet.

• Observera att arbetspasset måste vara jämt delbart med den procent som frånvaron är. Ett arbetspass på 8 timmar är jämt delbart med två (50 %) men ett arbetspass på 7,35 timmar inte är det. Då måste procentsatsen anpassas och oftast räcker det med att registrera 51 % respektive 49 %. Agda PS räknar bara hela minuter och avrundar alltid sekunder upp till närmsta minut i frånvarotid.

Långtidssjuk och semester

Semesteruttag i samband med långtidsfrånvaro

Om en anställd till exempel är sjuk på 25 % av sin arbetstid under en längre tid finns detta registrerat i Avvikelseregisteringen. Samtidigt ska den anställde ta ut semesterdagar vilket personen har rätt att göra. Det är då viktigt att tänka på att sjukperioden inte ska brytas. Detta för att personen inte ska få en ny karens och sjuklöneperiod.

Avvikelseregistrering

Den anställde har under en längre tid varit sjukfrånvarande på deltid och i juli har personen dessutom semester mellan den 14-27. I Avvikelseregistreringen ska sjukdomen registreras in som vanligt och skapas över till lön.

Registera lön

Lönen skapas över på vanligt sätt via Skapa lön. Sjukavdraget räknas i kalenderdagar för hela månaden och då blir det 7,75 kalenderdagsavdrag.

Sjukavdraget ska minskas med lika många kalenderdagar som personen tagit ut för semester inklusive lördag och söndag, i detta fall 14 dagar * 25 % = 3,5 dagar. Sjukavdraget blir då 7,75-3,5= 4,25. Antalet ändras direkt i Registrera löner där även semesterdagarna registreras på semesterlönearten (Pil B).

Eftersom att sjukavdraget har minskat ska det vara 100 % avdrag för semesterdagarna.

Registrera semesteruttag

När lönen är färdig på personen ska semesteruttaget registreras i Avvikelseregistreringen och markeras att det gått över till lön.

För att kunna markera att dagarna gått över till lön måste det finnas en markering i Aktivera redovisningsflaggor.

Registrera in frånvaron för hela perioden med -75 % i procentrutan för att det inte ska bli överlappande frånvaro. Markera även den 4:e av rutorna för att markera att transaktionen blivit överförd har gått över till lön.

Om personer har en annan deltidsfrånvaroprocent blir förfarandet detsamma fast med en annan procent.

Helt frånvarande och semester

Personer som är långtidssjuka på heltid men tar ut semester gör du på samma sätt men i Avvikelseregistreringen minskar du frånvaroprocenten till exempelvis 90 % sjuk och 10 % semester. Alla lönearter måste läggas in manuellt i Registrera löner och rutan Lön markeras i Avvikelseregistreringen.