Listgeneratorn skapa ny lista

Om det inte finns någon lista som passar ditt behov kan en ny lista läggas upp i Listgeneratorn. Innan en ny lista läggs upp är det viktigt att du tänkt igenom vad du vill skriva ut på listan och hur denna informationen ska vara strukturerad.

Ämnesområde

I Agda PS finns fyra olika ämnesområde att välja på. Ett ämnesområde är ett sätt att gruppera var listan ska finnas och vilka register som ska vara som underlag för listan.

Ämnesområdena är dessa:

  • Lön
  • Personal
  • Resor
  • Tid
  1. Börja med att bestämma vilket ämnesområde listan ska tillhöra. Det har betydelse för vilka register och fält som listan får tillgång till.
  2. Skapa därefter en ny lista, detta kan göras på tre olika sätt, antingen genom att använda knappen Ny, med kortkommandot Alt+N eller genom att högerklicka med muspekaren placerad i fältet listor och välja Skapa ny lista från snabbmenyn som visas.

Listtyp

Fönstret Ny lista öppnas och i detta fönster ska listtyp väljas, alltså vilket register som information ska hämtas ifrån. Beroende på vilket ämnesområde i Agda PS du arbetar med finns det olika listtyper att välja på. Genom att byta ämnesområde i listgeneratorn kan du komma åt listtyperna för respektive ämnesområde. Inom ämnesområdet lön finns bland annat listtypen Personer som innebär att uppgifter till listan ska hämtas från Personregistret, listtypen Fora talar om att uppgifterna ska hämtas från Forarapportering, listtypen Användare ger tilgång till register om användarna i Agda PS och så vidare. När du kopierat en lista är detta val inte möjligt att ändra.

Namn 1 - Namn 2 - Namn 3

Dessa tre fält används för att tilldela listan namn samt skapa en hierarki. I bilden visas ett exempel på var de namn som anges i fönstret Ny lista hamnar i Listgeneratorfönstret.

Exempel

Om du ser trädstrukturen som en pärm med flikar så motsvarar Namn 1 namnet på själva pärmen, Namn 2 namnet på en flik i pärmen och Namn 3 motsvarar namnet på själva listan. Vill du lägga din lista i en redan befintlig pärm väljer du det i Namn 1 genom att klicka på den svarta pilen till höger i rutan. Ska det vara en ny pärm skriver du in namnet manuellt på raden. På samma sätt gör du i Namn 2 och Namn 3. Skriver du in namnet på listan i Namn 2 får pärmen inga flikar utan alla listor ligger rakt upp och ner i pärmen.

När du bygger egna listor är det bra att lägga dessa i en egen pärm för att inte blanda ihop dessa med Agda PS standardlistor. I bilden nedan visas ett exempel på hur fönstret Ny lista kan se ut när det har fyllts i.

Med valet Personer i fältet Listtyp är det personuppgifter som kan hämtas till den nya listan. Listan Anställdas ålder och lön kommer att placeras i pärmen Mina listor i mappen Löneadministration.

Fortsätt (knappen)

För att skapa listan klickar du på knappen Fortsätt och du kommer in i fliken Layout.

Avbryt (knappen)

Klicka på knappen för att avbryta inmatning av ny post eller gjorda ändringar. Inga ändringar sparas när knappen Avbryt används.

Fönstret Layout

När du skapat en ny lista öppnas fönstret Layout.

Beskrivning av fönstret Layout

Fönstret har sju flikar:

  • Kolumn
  • Grupp 1
  • Grupp 2
  • Grupp 3
  • Layout
  • Urval
  • Sortering

Den flik som alltid visas först är fliken Layout.

Knapparna Spara, Avbryt, Förhandsgranska, Avancerad, Positionering och Stäng på fönstret Layouts högra sida är gemensamma för alla flikar.

Spara

När förändringar på hur listan ska se ut eller dess inställningar, bekräftas ändringarna genom att klicka på knappen Spara.

Avbryt

Klicka på knappen Avbryt om du vill avbryta en pågående inställning. Vid Avbryt får du ett meddelande där du kan välja om du vill återgå till senaste sparade läge eller inte.

Förhandsgranska

Du kan förhandsgranska listans layout, det vill säga hur listans rubriker, kolumner med mera kommer att disponeras vid utskrift.

Avancerad

Via knappen Avancerad kan avancerade funktioner läggas till i listan. En djupare kunskap av listgeneratorn krävs för att skapa avancerade funktioner och i många fall är det specialbyggda listor för respektive företag.

Positionering

Om du har bytt plats på kolumnerna i listan måste knappen Positionering användas för att kolumnernas inbördes position ska räknas om och skapas i rätt ordning och med rätt utrymme. Klickar du på knappen får du följande meddelande: Omräkning av samtliga fälts position kommer att ske. Vill du fortsätta?

Fliken Kolumn

På fliken Kolumn ska de fält finnas som listan ska innehålla värden ifrån.

Register

I fältet Register visas de register som finns att välja mellan, dessa varierar beroende på det val som gjordes när listtypen valdes.

Tillgängliga fält

I fältet Tillgängliga fält visas de fält som går att skriva ut på listan. Vilka fält som visas beror på vilket register som valts.

Om det finns Fria fält upplagda under Register - Grundregister - Fria fält. kan dessa användas som urval på listor. De fria fälten visas under Register - Anställningsuppgifter och är valbara under Tillgängliga fält. Även ej aktiva fält visas i listan över Tillgängliga fält, dessa bör dock inte användas. Om ett fritt fält avaktiveras, aktiveras eller byter namn bör listans uppsättning ses över.

Valda fält

I fältet Valda fält visas de fält som du valt att skriva ut på listan. För att flytta över ett fält till rutan Valda fält kan du antingen dubbelklicka på det eller dra över det och släppa med hjälp av muspekaren. Borttagning av ett fält görs genom att dubbelklicka på det i rutan Valda fält.

Position

Här kan du bestämma var fältet/kolumnen ska skrivas ut på listan genom att markera det fält du vill påverka i Valda fält. Har du manuellt ändrat uppgifter här ska du INTE klicka på knappen Positionering för då räknar listgeneratorn själv ut var uppgifterna ska skrivas ut och dina manuella ändringar försvinner.

2.2.5 Formatering

Det går att välja hur fältets värde ska visas på listan.

  • Format. Här anger du hur fältets innehåll ska formateras genom att använda något av nedanstående alternativ.
Värde Beskrivning
0 Heltal
# Heltal men visar inte nollresultat
0.00;-0.00;# Tal med två decimaler, visar inte nollreslutat
#,##0.00;-#,##0.00;# Tal med två decimaler, visar inte nollresultat samt talet får tusenavskiljare

Exempel

Skriver du ut ett personnummer kan du formatera det på följande sätt ########-#### för att få bindestreck för de fyra sista siffrorna. Tänk också på att om du lägger till ett extra tecken i fältet/kolumnen så måste du antagligen bredda denna och ibland också flytta fram efterföljande fält/kolumner lika mycket.

  • Justering. Här anges hur uppgifterna i fältet/kolumnen ska justeras genom att markera det fält som ska ändras i Valda fält, om inget anges kommer Agda PS automatiskt välja hur fältet ska presenteras.
    • Vänster. Värdet blir vänsterjusterat vilket är det normala för bland annat text.
    • Höger. Värdet blir högerjusterat vilket normalt siffror ska vara.
    • Centrerad. Värdet blir centrerat.
  • Summering. Här ges möjlighet att summera fält genom att markera det fält som ska summeras i Valda fält.
    • Ingen. Ingen summering kommer att göras.
    • Summa. Alla värden i kolumnen kommer att summeras.
    • Antal. Antalet värden kommer att visas.
    • Min. Det lägsta värdet kommer att visas.
    • Max. Det högsta värdet kommer att visas.
    • Medel. Medelvärdet kommer att räknas fram genom formeln summerade värden genom antal värde.

Layout

I gruppen Layout bestämmer du hur raderna kommer att skrivas ut.

  • Radhöjd. Här anges den radhöjd texten på listan för fliken Kolumn ska ha vid utskrift. Radhöjden sätts automatiskt beroende på vilket teckensnitt och teckenstorlek du använder men det går även att ändra radhöjden manuellt. Radhöjden anges i millimeter.
  • Mellanrum. Här anges det mellanrum texten på listan för fliken Kolumn ska ha vid utskrift. Anges i millimeter. Om du använder samma mellanrum som radhöjd så blir det en rads mellanrum.
  • Börja på ny sida. Denna ruta markeras om utskrift av respektive grupperingsnivå ska börja på ny sida vilket innebär en sidbrytning efter varje gruppering. Används framförallt i samband med någon av Grupp 1, Grupp 2 eller Grupp 3. När det det gäller fliken Kolumn innebär en markering i rutan att varje enskild rad kommer att skrivas ut på en ny sida.
  • Skriv inte rader. Markeras raderna för fliken Kolumn att skrivas ut.

Rubrikrader

Här anges vilka rubrikrader som ska skrivas ut på listan

  • Inga rader. Skriver inte ut några rubrikrader på utskriften.
  • Bara första raden. Skriver endast ut första rubrikraden på samtliga sidor i utskriften.
  • Alla rader. Skriver ut alla rubrikrader på samtliga sidor i utskriften.

Knappen Teckensnitt

Med knappen Teckensnitt ges möjlighet att ändra det teckensnitt som ska skrivas ut på listan. Till höger om knappen visas det teckensnitt som för tillfället gäller. Det aktiva teckensnittet som visas är det som är valt i Företagsinställningar som standardurval. Standard i Agda PS är Arial 10 punkter. Vill du ändra teckensnittet är det en fördel att göra det först när en lista skapas eftersom vissa teckensnitt tar mer plats än andra.

Fönstret består av följande fält:

  • Teckensnitt. Här finns de teckensnitt som du har möjlighet att välja mellan.
  • Stil. Här ges möjlighet att ange om teckensnittet ska ha någon annan stil:
    • Normal
    • Kursiv
    • Fet
    • Fet kursiv
  • Storlek. Här ges möjlighet att byta storlek på det valda teckensnittet.
  • Effekter. Här ges möjlighet att lägga ytterligare effekter på det valda teckensnittet.
    • Genomstruken.
    • Understruken.
    • Färg. Observera att färg endast kan användas vid avancerade listor.
  • Teckenuppsättning. Här ges möjlighet att ändra teckenuppsättning till annat än det valda västerländska.

Exempel

I första exemplet har vi valt att lägga ut fälten Namn och Ålder. Namn har vi inte formaterat utan där låter vi Agda PS ta hand om det automatiskt, däremot har vi valt att använda formateringen på Ålder.

Ålder har i Format fått texten 0 år vilket innebär att Agda PS kommer att skriva ut texten år efter varje persons ålder. Justeringen är inte ändrad utan är högerställd enligt Agda PS automatik. I Summering är det valt medel vilket innebär att Agda PS kommer att räkna ut en medelålder för de som skrivs ut på listan.

När du skapar en lista kan det vara lämpligt att förhandsgranska listan med jämna mellanrum. Du kan också spara din lista, stänga layoutfliken och göra en provutskrift.

Vid utskrift av listan i exemplet ser du både att en medelålder räknats fram samt att år lagts till efter värdet.

Flikarna Grupp 1, Grupp 2 och Grupp 3

Gruppering används för att du ska kunna skriva ut innehållet i en lista uppdelat/grupperat på till exempel tjänsteställe och/eller avdelning. Så fort du vill ha din lista per någonting innebär det en grupp i Listgeneratorn. Vill du ha listan per tjänsteställe, innebär det en grupp, vill du ha den per tjänsteställe och inom varje tjänsteställe per avdelning, så innebär det två grupper och så vidare. I Listgeneratorn kan du arbeta med maximalt tre gruppering/nivåer.

Det är inte någon skillnad på vilka fält och layout möjligheter som finns på flikarna Grupp 1, Grupp 2, Grupp 3 och fliken Kolumn.

När du har flera grupper i din lista så tänk på att använda olika teckensnitt på de olika grupperna så listan blir lättare att läsa. Teckensnitt ändras på respektive flik i listgeneratorns layoutläge.

Fliken Layout

På fliken Layout lägger du in listans rubrik, marginaler och orientering. Det finns även möjlighet att göra listan privat så att endast personen som skapat listan kan använda den.

Listans rubrik

Ange listans rubrik i fältet. Rubriken kommer att skrivas ut på varje sida.

Privat

Om enbart du som användare ska få tillgång till denna lista så sätts en markering i denna ruta.

Marginaler

När en ny lista skapas hämtas inställningarna med automatik från Företagsinställningar men kan redigeras här. Ställer du marginalerna för snävt kan det det bli fel vid utskrift beroende på vad skrivaren klarar av.

Vänster. Ange i millimeter från papprets vänsterkant hur bred vänstermarginal listan ska ha.

Höger. Ange i millimeter från pappret högerkant hur bred högermarginal listan ska ha.

Upp. Ange i millimeter från papprets överkant hur bred marginal listan ska ha.

Ner. Ange i millimeter från papprets nederkant hur bred marginal listan ska ha.

Orientering

Markera om listan ska ha stående eller liggande format.

  • Stående. Stående får en bredd på 209 millimeter, därefter tar marginalerna sitt och det beror på vilket teckensnitt som används.
  • Liggande. Liggande får en bredd på 297 millimeter, därefter tar marginalerna sitt och det beror på vilket teckensnitt som används.

Fliken Urval

När du är klar med vilka fält som du vill skriva ut på listan kan du gå vidare till fliken Urval. I Urval kan du välja vilka fält du vill kunna göra urval på vid utskriftstillfället. Markering i rutan Omvänd sortering används för att sortera innehållet i fältet Urvalsfält vid utskrift.

På fliken Urval finns möjlighet att lägga till urvalet Anställd under period, fältet finns bara valbart på denna flik och kan endast användas för urval. Fältet finns i registret Anställningsuppgifter och används för att kunna söka efter anställda under en viss period istället för att använda dig av Avgångsdatum_special och andra urval med eller som du använt dig av tidigare.

Exempel

Med urvalet i bilden nedan kommer alla som är anställda under perioden 2014-12-01 - 2014-12-31 att komma med på listan. Har en anställd haft flera anställningsperioder under denna period kommer personen att förekomma lika många gånger på listan som personen har anställningsperioder inom urvalet.

Tips

Här följer ett antal tips på hur du kan använda dig av urvalet Anställd under period:

  • Anställd under period = 2018-01-01. Personen måste ha en anställningsperiod det datum som anges för att komma med på listan.
  • Anställd under period <> 2018-01-01. Personer som har en anställningsperiod det datum som anges kommer inte med på listan.
  • Anställd under period <= 2018-01-01. Personer som har en anställningsperiod tidigare eller på det datum som anges kommer med på listan.
  • Anställd under period >= 2018-01-01. Personer som har en anställningsperiod som är senare eller på det datum som anges kommer med på listan.

Ingen hänsyn tas till om personen är markerad som vilande utan urvalet går strikt på anställningsdatum och avgångsdatum i personregistret.

Datum måste skrivas med bindestreck. Används villkoren Någon av, Mellan eller Ingen av ska datumen separeras med ett kommatecken.

Register

Här visas de register som finns att välja mellan. Dessa varierar beroende på vilken listtyp det är.

Tillgängliga fält

Här visas de uppgifter/fält som går att göra urval på beroende på vilket register som har markerats.

Urvalsfält vid utskrift

De fält som du vill göra urval på när du ska skriva ut en lista ska finnas i denna ruta. Du flyttar ett fält från Tillgängliga fält till Urvalsfält vid utskrift genom att dubbelklicka på det eller flytta det med hjälp av dra och släpp metoden.

Fliken Sortering

På fliken Sortering kan du välja vilka kolumner du vill göra en sortering på vid utskriftstillfället.

Tillgängliga kolumner

Här visas de kolumner som är möjliga att sortera på. För att en kolumn ska finnas som alternativ måste det fältet vara valt på fliken Kolumn.

Valda kolumner

Här visas de kolumner du valt att sortera listan på.

Sorteringsordning

Välj om sorteringsordningen ska vara stigande eller fallande.