Användare

Under Användare registreras de personer som ska ha tillgång till Agda PS och/eller Agda PS webb. Vid inloggning kontrolleras vilken åtkomst användaren ska ha till Agda PS. Fönstret användare kommer du till på tre olika sätt:

  • Gå in under Register - Administration behörighet och Användare
  • Knappen Användare i Behörighetsuppsättningen
  • Knappen Användare i Personregistret flik 1 Grunduppgifter. Om det är en nyupplagd person skapas då en användarkoppling till den anställde.

Sök Användare

När du går via Register och Administration behörighet till Användare öppnas en sökdialog där du söker upp den användare du vill jobba med.

Markera i listan vilken användare som ska redigeras genom att dubbelklicka på användaren.

Vill du ändra information för en redan upplagd användare kan olika val av sortering användas för att få fram önskad person.

Tillgängliga val av sortering är:

  • Fullständigt namn
  • Användarnamn
  • Företagsnamn
  • Anställningsnummer
  • Tjänsteställe
  • Avdelning
  • Arbetsledare
  • Attestkod tid
  • Attestkod resor
  • Skapa behörighet

Det går även att i Sökfältet skriva in vad du söker efter i det valda sorteringsbegreppet.

Fönstret Användare

Användarhanteringen har två flikar, Grunduppgifter för användarens grunduppgifter och Behörighet för hantering av användarens användarprofiler.

Byta användare/söka användare

Det finns olika sätt att byta användare. Genom att använda pilarna kan du växla användare. Alternativet Ficklampan öppnar ett fönster med alla användare i det urvalet du har gjort. Siffran bredvid Ficklampan visar hur många användare som ingår i aktuellt urval.

I fönstrets högra hörn kan du i flervalslistan vilka användare du vill visa.

Sökbara användare är:

  • Alla. Sökning görs på alla typer av användare.
  • Enskilda användare. Sökning görs på alla användare som har en enskild användarkoppling.
  • Användare. Sökning görs på alla användare som har en användarprofil kopplad.

En användare kan finnas med i sökdialogen både för Enskild användare och Användare.

Det är även möjligt att sätta en begränsning på sökning efter användare. Detta görs genom att du markerar ett av valen Alla, Aktiva eller Vilande i fönstrets högra hörn.

Valen som finns är:

  • Alla. Alla användare
  • Aktiva. Aktiva användare, det vill säga där ett giltigt tom-datum inte är passerat.
  • Vilande. Användare där markering satts i vilande. Tar inte hänsyn till from eller tom datum i Giltighetsperiod.

Genom att i Årsrutiner - Semester - Semesterberäkning - Semesterinställningar - flik Slutlön markera rutan Ta bort koppling till enskild användare tas användarens enskilda användarprofil bort i användarhanteringen i samband med slutlön.

Grunduppgifter flik 1

Under fliken Grunduppgifter visas en sammanställning av användarens grunduppgifter.

Fullständigt namn

Ange personens fullständiga namn. Var noga med att ange efternamn och förnamn i samma ordning för alla Användare eftersom de listas enligt det fullständiga namnet i sökfönstret till Användare.

Beskrivning

Här har du möjlighet att med fritext beskriva personen. I fältet Beskrivning kan du skriva 50 tecken. Beskrivningen kan till exempel innehålla uppgifter om personens behörighet och roll.

E-post

Om en användare är kopplad som enskild användare hämtas e-postadressen från Personregistret om den är registrerad på flik 1 Grunduppgifter.

Om en användare saknar koppling som enskild användare kan du ange e-postadressen manuellt i fältet. Validering av e-postadressen sker på samma sätt som i Personregistret och om användaren i efterhand kopplas till en enskild användare uppdateras fältet E-post i Personregistret.

Om du på en användare anger en e-postadress och personen har en annan e-postadress i Personregistret kommer e-postadressen från Personregistret att hämtas vid koppling till enskild användare.

Notering

Möjlighet att göra en notering för egen information.

Rutan Inloggning

I rutan Inloggning är det möjligt att välja om en användare behöver logga in i Agda PS eller om inloggning ska ske via en Windows-inloggning. Mer information om inställningar för Inloggning finns i Behörighetsinställningar.

Användarnamn

Om företaget använder sig av inloggning via Agda PS anger du personens inloggningsnamn till Agda PS och Agda PS webb. Inloggningsnamnet kan exempelvis bestå av personens förnamn eller signatur. Användarnamnet får inte innehålla mellanslag utan istället kan understrykningstecken användas.

Lösenord

Ange personens lösenord till Agda PS och Agda PS webb. Lösenordet får inte innehålla inloggningsnamnet och ska innehålla minst 8 tecken och vara av hög komplexitet, det vill säga innehålla gemener, versaler, siffror och specialtecken.

Giltighetstid (dgr)

Här anger du lösenordets giltighetstid i antal dagar. När giltighetstiden har gått ut får användaren upp ett fönster och måste ange ett nytt lösenord. Det kan vara uppsatt att användaren själv får byta med en markering i Tillåt i Behörighetsinställningarna på fliken Lösenordshantering och fältet Byte av lösenord. Har du en markering i rutan Neka blir användaren uppmanad att kontakta administratören för byte av Lösenord.

För giltighetstid kan du ange dagar enligt följande:

  • 0 (noll). Lösenordet behöver aldrig bytas.
  • -1 (minus 1). Användaren ska byta lösenord vid nästa inloggning. Efter att den anställde har bytt ändras detta till 0.
  • 1 - X (från 1 till valfritt heltal). Ett återkommande intervall av dagar innan användaren ska byta lösenord.

Lösenord bör bytas minst var 90:e dag.

Integrerad Windowsinloggning

Använder företaget sig av integrerad Windowsinloggning anger du motsvarande person i ert AD med hjälp av alternativknappen (den med tre prickar på). Alternativknappen öppnar ett sökfönster där du kan söka på användarens e-postadress. Välj sedan personen med att markera rätt användare och bekräfta med OK.

Giltighetsperiod

I dessa fält kan du ange en giltighetsperiod för när användaren ska ha tillåtelse att logga in i Agda PS. I det första fältet anger du ett from datum. Agda PS förslår den anställdes Anställningsdatum om det är en Enskild användare. I nästa fält anges ett tom datum. Du kan med automatik få ett slutdatum för Giltighetsperioden om du under Årsrutiner - Semester - Semesterberäkning - Semesterinställningar - fliken Slutlön väljer att markera rutan Ta bort koppling till enskild användare.

När du använder slutlöneberäkningen i Agda PS kommer det att föreslås att den enskilda användarkopplingen tas bort på personen. Per automatik föreslås det Avgångsdatum som registrerats på den anställde som datum om Avsluta användare på vald datum är markerat för att avsluta användarens giltighetstid. Datumet kan ändras manuellt om till exempel den anställde ska ha tillgång till sina Lönespecifikationer en tid efter anställningens slut.

Vilande

En markering i Vilande kan göras för att användaren inte ska ingå i sökdialogen.

Tilläggsfunktioner

Följande Tilläggsfunktioner är tillgängliga:

  • Full behörighet. Markera detta alternativ om du vill att Användaren ska få tillgång till hela Agda PS. Användaren får då behörighet till alla företag, alla personer och alla program som ligger i databasen. Om Användaren bara ska ha full behörighet till ett eller flera företag men inte alla, kopplar du Användarprofilen Full behörighet (s) på flik 2 Behörighet på respektive företag. Ska användaren ha tillgång att attestera måste koppling till Attestkod tid och/eller Attestkod resor finnas.
  • Användarens inloggningar registreras. Markera alternativet för att kunna kontrollera när personen arbetar i Agda PS. Det går sedan att skriva ut listan Inloggningar via Listgeneratorn och på den står det klockslag när Användaren varit inloggad.
  • Enskild användare. Alternativet används för att koppla en Användare till en person för att få tillgång till sig själv i Agda PS webb. I listan som öppnas i samband med att en markering görs visar anställda i samtliga företag med information om Personnummer, Namn, Företagsnummer, Företagsnamn och Anställningsnummer. Det krävs då också att du kopplar en Användarprofil av typen Enskild användare till personen i fältet Enskild användarkoppling.
  • Extern användare. En markering i denna ruta är till för att skapa en Användare som Agda PS använder för kommunikation och inte kräver en manuell inloggning som till exempel Tidterminaler.

Ett antal organisatoriska begrepp om den anställde visas i bilden när det finns en enskild användarkoppling.

Knappen Kopiera

Det är möjligt att kopiera en användare. Genom att klicka på knappen Kopiera i fönstrets nedre del kopplas ursprungsanvändarens användarprofiler till den nya användaren.

En ny Enskild användare kan även läggas upp via Personregistret.

Behörighet flik 2

Fliken Behörighet hanterar användarprofilerna till användaren.

Fliken Behörighet är uppdelad i tre delar:

  • Upplagda profiler. Här visas Användarprofiler, Användarprofiler enskild användare, Attestprofiler resor och Attestprofiler tid.
  • Användarens profiler. Här visas vilka profiler som är kopplade till användaren.
  • Information. Här visas information och instruktioner om användaruppsättningen.

Upplagda profiler

Under Upplagda profiler finns de fyra olika typerna av Användare/Attestprofiler som egna mappar.

  • Användarprofilerna visas per företag vilket gör att de som är uppsatta som företagsunika visas under respektive företag. Längst ner visas de användarprofiler som inte är företagsunika utan gäller för alla företag. Du kan högerklicka på användarprofiler som är företagsövergripande och de som är unika för det företag du är inloggad på, för att hoppa direkt till Behörighetsuppsättningen eller Behörighetsanalysen.
  • Användarprofiler för Enskild användare hanteras på samma sätt som Användarprofiler.
  • Attestprofiler resor och Attestprofiler tid är alltid företagsövergripande.

För att koppla en Användarprofil till en Användare markerar du användarprofilen under Upplagda profiler för att sedan dra och släppa den till rätt företag i rutan Användarens profiler.

Användarens profiler

I delen Användarens profiler visas varje företag för sig. Varje företag har en mapp för Användarprofiler, en för Attestprofiler resor och en för Attestprofiler tid.

Företag som har minst en Användarprofil kopplad till sig har en ikon/symbol i mappen för användarprofiler. En grön figur visar att personen är Enskild användare på detta företag. En röd figur visar att personen har en Användarprofil med tillgång till anställda i detta företag.

När du öppnar mappen Användarprofiler så visas vilken behörighet som är kopplad till användaren på det företaget. Figurerna visar med samma färgsättning om det är en Enskild användare eller en Användare med tillgång till anställda.

I mapparna för Attestprofiler visar en grön figur att en attestkod har tillgång till personer i företaget. Eftersom att attestkoderna är gemensamma för alla företag kan attestprofiler även visas med en grå figur som betyder att attestkoden är kopplad men på det företaget inte finns några anställda med den atteskoden.

Ikoner

Ikonerna som finns i fältet Användarens profiler har följande betydelse:

Ikon Beskrivning
Information. Klicka på ikonen för att se detaljinformationen.
Visar det företag som vald person har användarprofil på.
Visar det företag som vald person är upplagd som enskild användare på.
Visar det företag som personen är kopplad som enskild användare men saknar en enskild användarprofil.
Visar att en användarprofil är kopplad på företaget.
Visar att en Enskild användare är upplagda på företaget.

Visar att användaren saknar en enskild användarprofil.
Visar att en det är en användarprofil kopplad till företaget.

Visar att det är en Enskild användare eller attestprofil med tillgång till personer kopplad till företaget.
Visar att en attestprofil utan tillgång till några personer är kopplad till företaget.

Genom att hålla markören över en ikon visas en symbol av en hand för att markera att det går att dra och släppa profilen.

Information

Klickar du på informationssymbolen visas information om den aktuella användarprofilen i Behörighetens tredje del.

Fältet Information innehåller instruktioner och information om Användaruppsättningen. Det är bland annat information om hur du hanterar profiler, attestprofiler och vad ikonerna i fältet Användarprofiler betyder. Även information om hur du kan maximera/minimera fält i fönstret.

Det är också här information visas när du klickar på informationscirkeln som finns framför respektive profil i fältet Användarens profiler. Då visas information om den profilen. Det är bland annat vilken personprofil och programprofil som används.

Maximera/minimera fält

Fönstret Behörighet kan maximeras. Delarna Upplagda profiler och Information kan maximeras samt minimeras. Du kan även ändra bredden på de tre delarna Upplagda profiler, Användarens profiler och Information genom att dra och släppa till vänster/höger när du markerar avdelaren mellan respektive del.

Under delen Information finns även möjlighet skriva ut den valda informationen till skrivare eller till bildskärm.