Förtroenderapportering

I Attest förtroenderapportering kan chefen/arbetsledaren och löneadministratören korrigera och attestera inrapporterad lönedata.

I attesten redovisas periodens orsakskoder summerade per orsakstyp samt periodens schematid.

Om person är blåmarkerad innebär det att personen inte har någon transaktion och kan då inte attesteras. Dessa personer kan endast påträffas i nivån Ej klarmarkerade. För även om en person ej varit frånvarande så kräver systemet att det finns en transaktion, till exempel en orsakskod som heter Ingen avvikelse eller Rapport klar.

För att attestera markeras en eller flera anställda, därefter väljer du alternativet Attestera markerade i flervalsfältet längst ned till vänster i fönstret. Slutligen klickar du på knappen Utför.

För att korrigera eller stämma av en anställds registreringar markerar du personen, därefter kan du antingen dubbelklicka på personen eller klicka på pennikonen. Det går både att korrigera och lägga till transaktioner, men via Attesten kan detta endast göras på aktuell avräkningsperiod.

Vid attesten kontrolleras om den anställde har överlappande frånvaro registrerad, vilket betyder att det finns två avvikelser på samma dag och klockslag. Om detta finns erhålles ett felmeddelande och attesten avbryts. I Attesten kontrolleras det även mot frånvaro som är registrerad i Avvikelseregistreringen, till skillnad från den kontroll som sker vid registreringstillfället.

För att på ett överskådligare sätt kunna hitta informationen du söker (i det här fallet tidregistreringar) har vi infört paging på ett flertal fönster. Paging innebär att informationen delas upp på flera sidor (20 personer per sida) istället för att visas som en enda lång lista (sida).

I nedre kanten ovan visas vilken sida du står på samt hur många sidor det finns med information. För att navigera mellan sidorna används pilarna. Pilsymbolen med ett streck framför alternativt bakom tar dig till första respektive sista sidan.

För att attestera markerar du de tidregistreringar du vill attestera och väljer alternativet Attestera markerade och trycker på knappen Utför. Vill du attestera alla tidregistreringar på alla sidor väljer du alternativet Attestera alla och trycker på knappen Utför.

Attestnivå

Följande attestnivåer förekommer i flervalsfältet:

• Ej klarmarkerade visar de anställda som har transaktioner som ej är klarmarkerade eller som saknar transaktioner helt.
• Klarmarkerade, ej attesterade visar de anställda som är klarmarkerade men ej attesterade. Här visas endast de löneperioder där den som attesterar har något att attestera. Om det finns äldre löneperioder, så visas dessa först och här visas endast perioder tre månader bakåt.
• Attesterade, ej överförda visar de anställda som är attesterade men ej ännu överförda till lön.
• Överförda till utbetalning visar de anställda som det har skapats lön för.

Attestkod

Visar vilka attestkoder som du har attestbehörighet till.

Löneperiod

Här väljer du den löneperiod som du vill bearbeta. Här visas olika information beroende på vilken nivå du befinner dig i. I nivån Ej klarmarkerade visas samtliga upplagda löneperioder. I nivån Klarmarkerade ej attesterade, visas endast de löneperioder där du har några personer kvar att attestera. Detsamma gäller även i nivån Attesterade, ej överförda. Däremot i nivån Attesterade, överförda till utbetalning visas samtliga löneperioder både framåt och bakåt i tiden, vilket innebär att här finns historik över samtliga transaktioner. I fältet År finns det möjlighet att göra urval så att inte alla löneperioder för alla år visas.

Genom att dubbelklicka på en anställd eller klicka på pennikonen i attesten så kommer du tillbaka till registreringsfönstret.

Attesten ligger öppen i bakgrunden, så för att ta dig tillbaka från en enskild användares tidrapport till attesten stänger du bara fönstret.

Ta bort

Det går inte att ta bort en registrering, utan transaktionen kommer att borttagsmarkeras genom att den rödfärgas och återrapporteras till den anställdes inrapporteringsbild som avvisad.

Ej klarmarkerade

I nivån Ej klarmarkerade visas de personer som ännu inte har registrerat några transaktioner på sin tidrapport för den aktuella månaden. Här visas även personer som lagt in transaktioner men som inte valt att klarmarkera transaktionen.

För att registrera eller korrigera tidstransaktioner på en person, gör följande:

1. Dubbelklicka på aktuell person, alternativt klicka på pennikonen framför personen.
2. Utför önskad åtgärd.
3. Stäng fönstret Förtroenderapportering.
4. Klicka därefter på knappen Uppdatera i fönstret Förtroenderapportering.

För att klarmarkera en eller flera tidrapporter, gör följande:

1. Välj alternativet Ej klarmarkerade i flervalsfältet Attestnivå.
2. Kontrollera att fältet Attestkod innehåller rätt uppgifter.
3. Kontrollera uppgifterna i tabellen.
4. När kontrollen är klar markeras den eller de anställda som ska klarmarkeras.
5. Välj därefter alternativet Klarmarkera markerade i flervalsfältet.
6. Klicka på knappen Utför.

Kontrollista

När du klarmarkerar, attesterar eller avattesterar, kan i vissa fall en Kontrollista visas.

Kontrollista kommer automatiskt upp på bildskärmen och visas när en person av någon anledning inte har kunnat attesteras. Kontrollistan visar vilken anställd det är samt information om vad som är fel. Detta fel måste åtgärdas innan attesten kan utföras på den aktuella personen. Om du väljer att inte radera listan kommer knappen Kontrollista, vid sidan om knappen Stäng, att visas blå, för att signalera att det finns information att visa. En anställd som kommer upp på kontrollistan och inte kan attesteras, ligger därför kvar under alternativet Klarmarkerade, ej attesterade och attesten på den personen avbryts.

Det kan till exempel handla om:

• Överlappande frånvaro, där kontroll sker mot transaktioner som lagts in i Avvikelseregistreringen.
• Arbetspass saknas.

När en bearbetning, som innehåller information av ovanstående slag eller andra felaktigheter är klar, visas kontrollistan automatiskt. Det är från detta läge möjligt att välja om listan ska sparas eller raderas. Sparas listan visas, som ett stöd för användaren, texten på knappen Kontrollista med blå färg.

Klarmarkerade, ej attesterade

För att en tidrapport ska kunna betalas ut måste den först klarmarkeras och attesteras. En arbetsledare kan klarmarkera och attestera flera tidrapporter samtidigt i Gruppattesten. En tidrapport som är attesterad blir automatiskt underlag för utbetalning.

Du kan markera flera personer genom att hålla ner Ctrl-tangenten samtidigt som du klickar på de personer som ska markeras.

Genom att välja alternativet Attestera alla och trycka på knappen Utför markerar och attesterar du alla tidrapporter på alla sidor och inte bara på den sidan du befinner dig.

För att ta bort klarmarkeringen på en tidrapport, gör följande:

1. Välj alternativet Klarmarkerade, ej attesterade i flervalsfältet Attestnivå.
2. Markera aktuell tidrapport.
3. Välj därefter alternativet Avmarkera klar, markerade i flervalsfältet.
4. Klicka på knappen Utför.

För att attestera en tidrapport, gör följande:

1. Välj alternativet Klarmarkerade, ej attesterade i flervalsfältet Attestnivå.
2. Välj ut de personer som ska attesteras, genom att markera dessa. Önskas en tidrapport studeras i detalj är det möjligt att dubbelklicka på den. Vid dubbelklick öppnas den i fönstret Förtroenderapportering där den även kan redigeras.
3. Välj därefter alternativet Attestera i flervalsfältet.
4. Klicka på knappen Utför.

Kontrollista

När du klarmarkerar, attesterar eller avattesterar, kan i vissa fall en Kontrollista visas.

Kontrollista kommer automatiskt upp på bildskärmen och visas när en person av någon anledning inte har kunnat attesteras. Kontrollistan visar vilken anställd det är samt information om vad som är fel. Detta fel måste åtgärdas innan attesten kan utföras på den aktuella personen. Om du väljer att inte radera listan kommer knappen Kontrollista, vid sidan om knappen Stäng, att visas blå, för att signalera att det finns information att visa. En anställd som kommer upp på kontrollistan och inte kan attesteras, ligger därför kvar under alternativet Klarmarkerade, ej attesterade och attesten på den personen avbryts.

Det kan till exempel handla om:

• Överlappande frånvaro, där kontroll sker mot transaktioner som lagts in i Avvikelseregistreringen.
• Arbetspass saknas.

När en bearbetning, som innehåller information av ovanstående slag eller andra felaktigheter är klar, visas kontrollistan automatiskt. Det är från detta läge möjligt att välja om listan ska sparas eller raderas. Sparas listan visas, som ett stöd för användaren, texten på knappen Kontrollista med blå färg.

Attesterade, ej överförda (till utbetalning)

I nivån Attesterade, ej överförda visas de tidrapporter som attesterats. Här ligger transaktionerna i väntan på att Skapa lön körs. Närvarotransaktioner hamnar i Registrera löner och frånvarotransaktionerna i Avvikelseregistreringen.

Du kan markera flera personer genom att hålla ner Ctrl-tangenten samtidigt som du klickar på de personer som ska markeras.

För att avattestera en tidrapport, gör följande:

1. Välj alternativet Attesterade, ej överförda i flervalsfältet Attestnivå.
2. Välj ut de tidrapporter som ska avattesteras genom att markera dessa. Önskas en tidrapport studeras i detalj är det möjligt att dubbelklicka på den. Vid dubbelklick öppnas den i fönstret Förtroenderapportering där den även kan redigeras.
3. Välj därefter alternativet Avattestera i flervalsfältet.
4. Klicka på knappen Utför.

För att se en sammanställning över de transaktioner som tidrapporten genererat, gör följande:

1. Markera de tidrapporter som sammanställningen ska innehålla.
2. Klicka på knappen Löneöversikt.

Attestsignatur och attestdatum sätts med automatik när attesten utförs. Både attestsignatur och attestdatum visas i gruppattesten och på tidrapporten.

Löneöversikt

Knappen öppnar ett fönster med en löneöversikt på den eller de personer som markerats. Löneöversikten visar en sammanställning över närvarotransaktioner och frånvarotransaktioner.

Kontrollista

När du klarmarkerar, attesterar eller avattesterar, kan i vissa fall en Kontrollista visas.

Kontrollista kommer automatiskt upp på bildskärmen och visas när en person av någon anledning inte har kunnat attesteras. Kontrollistan visar vilken anställd det är samt information om vad som är fel. Detta fel måste åtgärdas innan attesten kan utföras på den aktuella personen. Om du väljer att inte radera listan kommer knappen Kontrollista, vid sidan om knappen Stäng, att visas blå, för att signalera att det finns information att visa. En anställd som kommer upp på kontrollistan och inte kan attesteras, ligger därför kvar under alternativet Klarmarkerade, ej attesterade och attesten på den personen avbryts.

Det kan till exempel handla om:

• Överlappande frånvaro, där kontroll sker mot transaktioner som lagts in i Avvikelseregistreringen.
• Arbetspass saknas.

När en bearbetning, som innehåller information av ovanstående slag eller andra felaktigheter är klar, visas kontrollistan automatiskt. Det är från detta läge möjligt att välja om listan ska sparas eller raderas. Sparas listan visas, som ett stöd för användaren, texten på knappen Kontrollista med blå färg.

Överförda till utbetalning

I nivån Överförda till utbetalning visas de tidrapporter som attesterats. Här ligger transaktionerna efter det att transaktionerna skapats i Skapa lön. Närvarotransaktioner finns då i Registrera löner och frånvarotransaktionerna i Avvikelseregistreringen.

För att avattestera en tidrapport, gör följande:

1. Välj alternativet Överförda till utbetalning i flervalsfältet Attestnivå.
2. Välj ut de tidrapporter som ska avattesteras genom att markera dessa. Önskas en tidrapport studeras i detalj är det möjligt att dubbelklicka på den. Vid dubbelklick öppnas den i fönstret Förtroenderapportering där den även kan redigeras.
3. Välj därefter alternativet Avattestera i flervalsfältet.
4. Klicka på knappen Utför.

För att se en sammanställning över de transaktioner som tidrapporten genererat, gör följande:

1. Markera de tidrapporter som sammanställningen ska innehålla.
2. Klicka på knappen Löneöversikt.

Avattesteras tidrapporter som befinner sig i läge Attesterade, överförda till utbetalning. måste tidtransaktionerna i Registrera löner tas bort manuellt.

Löneöversikt

Knappen öppnar ett fönster med en löneöversikt på den eller de personer som markerats. Löneöversikten visar en sammanställning över närvarotransaktioner och frånvarotransaktioner.

Kontrollista

När du klarmarkerar, attesterar eller avattesterar, kan i vissa fall en Kontrollista visas.

Kontrollista kommer automatiskt upp på bildskärmen och visas när en person av någon anledning inte har kunnat attesteras. Kontrollistan visar vilken anställd det är samt information om vad som är fel. Detta fel måste åtgärdas innan attesten kan utföras på den aktuella personen. Om du väljer att inte radera listan kommer knappen Kontrollista, vid sidan om knappen Stäng, att visas blå, för att signalera att det finns information att visa. En anställd som kommer upp på kontrollistan och inte kan attesteras, ligger därför kvar under alternativet Klarmarkerade, ej attesterade och attesten på den personen avbryts.

Det kan till exempel handla om:

• Överlappande frånvaro, där kontroll sker mot transaktioner som lagts in i Avvikelseregistreringen.
• Arbetspass saknas.

När en bearbetning, som innehåller information av ovanstående slag eller andra felaktigheter är klar, visas kontrollistan automatiskt. Det är från detta läge möjligt att välja om listan ska sparas eller raderas. Sparas listan visas texten på knappen Kontrollista med blå färg, som ett stöd för användaren.