Behörighet - Tilldela användare användarprofil

Behörigheten Enskild användare kan tilldelas personer på två olika sätt. Är det ett större antal personer som ska tilldelas Enskild användare så är Gruppregistreringen ett bra alternativ. För enstaka användare är det snabbare att använda sig av Användarhantering.

Gruppregistrering

Arbetet med att koppla anställda till Enskilda användarprofiler kan vara tidskrävande om det är en grupp av användare som ska kopplas. I Gruppregistreringen är alla de olika steg som måste göras för varje användare samlade i ett fönster.

Gruppregistreringen fungerar som ett verktyg för att registrera flera Enskilda användare. Ska en anställd tilldelas administratörs- eller arbetsledarrättigheter gör du detta i Användarhanteringen.

Urval

Urval av vilka personer som ska visas i Gruppregistreringen görs via något av de Urvalsbegrepp som finns i urvalsbilden. Om inget urval ska göras utan du vill komma direkt in i Gruppregistreringen klickar du endast på knappen Ok.

Urval kan göras på Anställningsnummer, Anställningsstatus, Personnummer, Vilande/aktiv, Personalkategori, Tjänsteställe, Avdelning, Arbetsledare, Befattning, Attestkod tid och Attestkod resor.

Urvalsfönstret kan se ut på fyra olika sätt beroende på vilket alternativ du väljer.

Urval med intervall

För val på Anställningsnummer och Personnummer baseras urvalet på intervall.

Urval med Vilande/aktiv

Urval på Vilande/aktiv kan göras på följande tre sätt:

  • Alla. Visar alla anställda, både vilande och aktiva.
  • Vilande. Visar personer som har en markering i rutan Vilande i Personregistret flik 3 Anst upp eller har ett avgångsdatum som är tidigare än dagens datum.
  • Aktiva. Personer med en pågående anställningsperiod eller med ett avgångsdatum på dagens datum. Person med ett framtida avgångsdatum behandlas som aktiv.

Urval Anställningsstatus

För urval på Anställningsstatus finns fyra olika alternativ:

  • Alla. Tar med både personer som avslutat sin anställning och de som har en pågående anställning i urvalet.
  • Slutade. Tar endast med personer i urvalet vars anställning har upphört.
  • Ej slutade. Tar endast med personer som fortfarande har en aktiv anställning. Som standard vid alternativet Anställningsstatus är Ej slutade markerad med dagens datum.

Genom att kombinera alternativen Anställningsstatus och Vilande/aktiv kan mycket specifika personurval göras.

För att personer som inte påbörjat sin anställning ska komma med i urvalet måste du ha en markering i urvalet Alla i urvalsbegreppet Anställningsstatus.

Urval med urvalsrutor

För resterande sju alternativ, Personalkategori, Tjänsteställe, Avdelning, Arbetsledare, Befattning, Attestkod tid och Attestkod resor styr du urvalet genom att markera vilka värden som ska ingå.

Fönstret Gruppregistrering

De anställda som ingår i urvalet visas i fönstret Gruppregistrering. Som standard visas de anställda i anställningsnummerordning.

  • Grått fält. Innebär att den anställde saknar någon av de obligatoriska uppgifterna.
  • Dubbelpil. Ikonen markerar att posten fungerar som mall vid automatisk ifyllning av övriga fält i kolumnen. Det betyder att om denna post tilldelas en Arbetstidsregel kommer övriga poster få samma arbetstidsregel om funktionen för snabbinmatning arbetstidsregel används. För att flytta ikonen till annan post klickar du i det grå fältet på önskad post.
  • Figur. Kan förekomma i två varianter, antingen som grön som betyder att den anställde har de uppgifter som krävs för att vara färdigregistrerad eller orangeröd som markerar att användaren är färdigregistrerad som Enskild användare och dessutom har rättigheter att hantera/se information om andra personer.
  • Flera ikoner. Olika ikoner kan förekomma i samma ruta.

Fönstret för Gruppregistreringen kan maximeras så att det täcker hela Agda PS programfönster. Det gör du genom att klicka på ikonen i mitten i fönstrets övre högra hörn. För att återställa fönstret till sin ursprungsstorlek klickar du på nytt på mittenknappen.

De röda fälten i kolumnerna Användarnamn, Lösenord och Användarprofil markerar att obligatoriska värden saknas.

För att kunna se de kolumnerna som ligger längst till höger måste manöverhandtaget på rullningslisten föras längst ut till höger.

Från kolumnerna Status (längst till vänster) till Giltig tom presenteras personuppgifter och har grått huvud. Kolumnerna Resereglemente till Attestkod resor har grönt huvud och kolumnerna Arbetstidsregler till Attestkod tid har blått huvud.

Urval

Via knappen Urval går det att förändra de urval som gjordes när Gruppregistreringen startades. Tillsammans med urvalen kan du via valen till höger om knappen Urval välja vilka personer som ska visas.

  • Alla. Samtliga användare enligt det urval som gjorts visas oavsett om de är kopplade till en Användarprofil eller inte.
  • Med anv.profil. Visar personer med befintlig Användarprofil.
  • Utan anv.profil. Visar de personer som i dagsläget inte är kopplade till någon Användarprofil.

Statuskolum

Kolumnen längst ut till vänster (utan rubrik) kallas statuskolumn och visar vilken status de olika raderna har. Dessa markeras med de ikoner som förklarades tidigare.

Anställningsnummer

Den anställdes anställningsnummer.

Namn

I kolumnen Namn visas fullständigt namn. För den anställde som redan lagts upp som Användare hämtas namnet från användarregistret. För anställda som ännu inte blivit användare hämtas förnamn och efternamn från Personregistret. Förnamn och efternamn förs över när användaren skapas till användarregistret.

Användarnamn

Användarnamnet används vid inloggning i Agda PS. Användarnamnet kan skrivas in manuellt eller genereras automatiskt med att högerklicka i kolumnen och sedan välja Genera användarnamn från snabbmenyn. Det automatiskt genererade användarnamnet består av förnamnets första två bokstäver, efternamnets två första bokstäver samt ett tvåsiffrigt löpnummer. Kolumnen tillåter max 20 tecken.

Det är inte tillåtet att ha samma användarnamn oavsett versaler/gemener. Agda PS kontrollerar så att inte flera användare har samma användarnamn.

Lösenord

Lösenordet används vid inloggning i Agda PS. Lösenordet kan skrivas in manuellt eller genereras automatiskt genom att högerklicka i kolumnen och därefter välja Generera lösenord från snabbmenyn. Det automatiskt genererade lösenordet består av en kombination av gemena och versala bokstäver, siffror och specialtecken. Max 14 tecken kan anges i kolumnen och när det sparas visas lösenordet med asterisker (****).

När du sparat dina lösenord och väljer att stänga fönstret får du ett meddelande med information om att en förändring av lösenord har skett och när fönstret stängts kommer lösenorden inte längre vara tillgängliga för utskrift utan att nya lösenord genereras. Stanna kvar i Gruppregistreringen och skriv ut användaruppgifterna alternativt välj att skicka användaruppgifterna med e-post innan du väljer att stänga fönstret Gruppregistrering.

Antal dagar

I detta fält skriver du in lösenordets giltighetstid i antal dagar. Försöker en användare logga in när giltighetstiden för lösenordet har gått ut visas ett fönster där användaren får ange ett nytt lösenord.

Giltiga värden är:

  • 0 (noll). Behöver aldrig bytas
  • -1 (minus 1). Användare ska byta lösenord vid nästa inloggning. I användarinformationen som skickas ut står ett meddelande Kräver byte vid första inloggningen.
  • 1- X (från 1 till valfritt heltal). Ett återkommande intervall av dagar innan användaren ska byta lösenord.

Värdet kan skrivas in manuellt för varje användare men om det ska vara samma värde för alla användare kan det även genereras genom att ange ett värde på första raden. Högerklicka därefter i kolumnen och välj Antal dagar under Snabbinmatning.

Windows användarkonto

Används Windowsinloggning kopplas personens AD konto i detta fält.

Användarprofil

Ange Användarprofil. När du klickar i fältet visas en flervalslista med tillgängliga Användarprofiler som alla har gemensamt att den personprofil som är kopplad är av typen Enskild användare.

Värdet kan matas in manuellt för varje Användare men om det ska vara samma för alla Användare kan det även genereras automatiskt genom att ange ett värde på första raden. Högerklicka därefter i kolumnen och välj Användarprofil under Snabbinmatning.

Giltigt from

Det datum personens användar-ID blev giltigt. Från detta datum har den anställde tillgång till Agda PS. Detta värde ska inte förknippas med fältet Antal dagar. Fältet bestämmer från när den anställde har tillgång till Agda PS oavsett hur många gånger användaren byter lösenord. Om inte anges hämtas den anställdes Anställningsdatum. Finns den anställde redan som Användare i Agda PS visas det datum som finns i fältet Giltighetsperiod i fönstret Användare.

Giltigt tom

Ange giltighetsdatum för användar-ID. Den anställde kommer att ha tillgång till Agda PS tills detta datum har passerats. Detta värde ska inte förknippas med fältet Antal dagar. Fältet bestämmer hur länge den anställde har tillgång till Agda PS oavsett hur många gånger användaren byter lösenord. Anges inget värde kommer användarens giltighet att vara obegränsad.

Resereglemente

I fältet Resereglemente föreslås det Resereglemente som den anställde är kopplad till i Personregistret flik 3 Anst uppg fältet Resereglemente. Vid klick i fältet visas en flervalslista med tillgängliga Resereglementen. Listan motsvarar den som du kan få upp i Personregistret i fältet Resereglemente.

Giltigt from

Visar från och med datum för personens resereglemente.

Attestkod resor

Fältet Attestkod resor visar vem som har rätt att attestera den anställdes reseräkningar. Personens attestkod finns i fältet Attestkod resor i Personregistret flik 4 Organisation.

Arbetstidsregler

I fältet Arbetstidsregel föreslås den Arbetstidsregel som den anställde är kopplad till i Personregistret flik 3 Anst uppg fältet Arbetstidsregel. Vid klick i fältet visas en flervalslista med tillgängliga Arbetstidsregler. Listan motsvarar den som du kan få upp i Personregistret i fältet Arbetstidsregel.

För att få korrekt historikuppgifter på personnivå rekommenderar vi att Arbetstidsregel och Giltig from hanteras direkt i Personregistret flik 3.

Giltigt from

Visar från och med datum som aktuell Arbetstidsregel gäller.

För att få korrekt historikuppgifter på personnivå rekommenderar vi att Arbetstidsregel och Giltig from hanteras direkt i Personregistret flik 3.

Attstkod tid

Fältet Attestkod tid visar vem som har rätt att attestera den anställdes tidstransaktioner. Personens attestkod finns i fältet Attestkod tid i Personregistret flik 4 Organisation.

Knappen Behörighet

Knappen Behörighet öppnar sökdialogen till Användare.

Knappen Utskrift

Utskrift av användaruppgifter kan skickas per e-post alternativt skrivas ut på papper för att skickas per brev. För att öka säkerheten vid utskrift av lösenord kan en funktion för säker utskrift sättas på de flesta skrivare. Kontakta din tekniker för mer information.

Det går endast att skriva ut eller skicka användarinformationen som e-postmeddelande innan fönstret Gruppregistrering stängts. När fönstret stängts kommer det inte att vara möjligt att skriva ut användarinformationen igen utan att nya lösenord genererats.

Skicka användaruppgifter per e-post

För att skicka användaruppgifter gör du enligt följande:

  • Markera rutan till vänster om de användare som informationen ska skickas till. Saknar den anställde e-postadress (uppgiften hämtas från fliken Grunduppgifter i Personregistret) kommer markeringen vara kvar efter att utskicket gjorts. På så sätt kan du skriva ut en pappersversion till de som inte fått någon e-post.
  • Ange i fältet Ämne/subject den text som ska visas som Ämne i e-postbrevet.
  • I fältet Meddelande till mottagaren kan information till mottagaren av e-postmeddelandet skrivas in. Eventuell genererad information läggs sist i detta fält.
  • I fältet Säkerhetsinformation kan viktig information skrivas in (texten inkluderas sist i e-postmeddelandet).
  • Sökväg används inte vid utskick via e-post.
  • Skicka meddelandet med knappen E-post.

Inställningar för e-post görs i Agda PS Systemhantering.

Skriv ut användaruppgifter på papper

För att skriva ut användaruppgifter på papper gör du följande:

Välj i fältet Sökväg den dokumentmall som ska användas vid utskriften. För att mallen ska fungera krävs det att den är skapad i Microsoft Word. Under Register - Företagsinställningar flik 9 Webb, kan du ange en standardsökväg som då visas som förvalt värde i fältet Sökväg. Det går även att söka upp en annan wordmall som kan användas istället.

Dokumentet måste sparas som en Microsoft Word mall (filändelse .dot). För mer information om Word mallar se Microsoft Word manual eller motsvarande.

I mallen kan nedan listade fältnamn infogas. Dessa ersätts vid utskrift med information som motsvarar fältnamnet i Agda PS.

Fältnamn Beskrivning
<Namn> Namn (Förnamn Efternamn)
<Fornamn> Förnamn
<Efternamn> Efternamn
<AnstallningsNr> Anställningsnummer
<COAdress> C/O adress
<Adress> Adress
<PostNr> Postnummer
<Ort> Postort
<AnvandarID> Personens AnvändarID
<AnvandarID_Giltighet> Anger hur länge personens ID är giltligt
<Losen> Personens lösenord
<Losen_AntalDagar> Antal dagar lösenordet är giltigt. Efter detta intervall måste användaren byta lösenord. 0 (noll) innebär att lösenordet inte behöver bytas utan kan vara samma under hela användaridentitetens giltighetstid
<Losen_Giltighet> Lösenordets giltighet (datum)
<Titel> Brevets titel/ämne. Anges i beställningsbilden
<Meddelande> Brevets meddelandetext. Anges i beställningsbilden
<Vardehandling> Information om att brevet är en värdehandling. Anges i beställningsbilden
<Datum> Dagens datum

Generera och snabbinmata information

Det går att generera information automatiskt i de flesta fälten i Gruppregistreringen. Denna form av ifyllnad sker från snabbmenyn som öppnas vid högerklick i någon av kolumnerna.

Den övre delen av menyn styr vilka som ska påverkas av inmatningen.

Följande alternativ är tillgängliga:

  • Alla. Påverkar samtliga poster oavsett om de har ett värde sedan tidigare eller inte.
  • Markerade personer. Påverkar just de poster som har markerats. Markering av enskild, grupper, samt inte sammanhängande personer görs enligt Windowsstandard (musklick, shift+musklick och ctrl+musklick).
  • Saknar värde. Påverkar de som saknar värde. För obligatoriska fält markeras dessa fält med röd bakgrund.

När ett urval gjorts, högerklicka i kolumnen för att öppna snabbmenyn på nytt. I den nedre delen finns alternativ för att:

  • Generera användarnamn.
  • Generera lösenord.
  • Koppla användarkonto i Windows.
  • Snabbinmatning. Alternativet öppnar en undermeny. Snabbinmatning hämtar ett värde från den post som satts som mall och tilldelar övriga poster enligt det urval som gjorts.

För att spara dina ändringar klickar du på knappen Spara. Skulle du ångra några av dina ändringar klickar du istället på knappen Avbryt, fönstret återställs då till senast sparade läge.

Exempel

Ska samtliga anställda ha ungefär samma uppgifter kan rätt uppgifter sättas för den första posten. Därefter används snabbinmatning för att fylla i övriga fält. Är det någon ska om ska ha avvikande värden på något val kan detta ändras manuellt efteråt.

Om urval av Identiskt lösenord väljs, fylls alla tomma rutor med samma lösenord. Om markerat en ruta med lösenord är det detta lösenord som kommer att genereras ut till de tomma rutorna. Kravet för denna snabbinmatning ska genomföras är att det i kolumnen Antal dagar står -1. Vilket innebär att användaren måste byta lösenord vid första inloggningen.

När du generera ett lösenord får du ett lösenord av högsta komplexitet. Det innebär att lösenordet består av gemener, versaler, siffror och specialtecken.

Alternativet Arbetstidsregler visas inte i undermenyn när något av urvalsalternativen Alla eller Markerade personer valts. För att kunna upprätthålla en korrekt historik måste ändringar av arbetstidsregler göras manuellt i Personregistret flik 3 Anst uppg.