Brevmallar

Systemet levereras med ett antal exempel på brevmallar. När dessa har anpassats så att de följer företagets grafiska profil och har kompletterats med önskat innehåll kan de användas vid korrespondans med kursdeltagare.

Fördelen med dessa mallar är att de hämtar uppgifter automatiskt ur systemet.

Ett obegränsat antal mallar kan läggas upp i registret. Mallen kan dessutom tilldelas ett valfritt namn som bättre beskriver syftet med mallen än exempelvis filnamnet.

Breven kan skickas via vanlig post eller e-post till deltagarna.

För varje utbildningstillfälle registrerar systemet vilka dokument som skickats till respektive kursdeltagare.

När en ny utbildning läggs upp i systemet kommer denna alltid att vara kopplad till brevmallsregistret.

Anpassa medföljande brevmallar

Eftersom medföljande brevmallar är av formatet Microsoft Word (*.dot), måste programvaran innehas av den användare som ska anpassa dessa mallar. På vilken dator Microsoft Word ska vara installerat beror på vilken lösning företaget har valt.

Exempel:

• Om Agda PS är installerat på samma dator som användaren arbetar på ska Microsoft Word vara installerat på denna dator.
• Är Agda PS installerat på en server och användaren arbetar mot denna från sin arbetsdator ska Microsoft Word vara installerat på användarens dator.
• Arbetar användaren mot Agda PS installerat på en terminalserver ska även Microsoft Word vara installerat på samma terminalserver.

För att anpassa en brevmall, öppna mappen Word-mallar/Utbildningsrelaterade mallar som normalt installeras under programmappen Agda PS, dubbelklicka på den mall som ska anpassas (i exemplet Kallelse.dot), dokumentet öppnas i Microsoft Word.

Utför önskade modifieringar direkt i mallen.

När modifieringen är klar ska mallen sparas, välj därför Spara som från Arkivmenyn, byt därefter filformat från *.doc till *.dot, kontrollera att det namn som visas i fältet Spara är namnet på den mapp mallen ska läggas i, om inte leta upp rätt målmapp.

Det är viktigt att byte av filformat sker innan den plats där filen ska sparas letas upp. Sker detta i omvänd ordning kommer Microsoft Word automatiskt och utan förvarning ändra den plats filen sparas på.

När ett dokument ska sparas i Microsoft Word föreslår programmet som standard filformatet *.doc. Brevmallarna ska emellertid sparas som mallfiler, det vill säga i formatet *.dot. Ändra därför filformat till Word XX-XXXX-mall (*.dot) innan målmappen öppnas.

Det kan vara bra att behålla de mallar som levereras med programmet. Tilldela därför filen ett nytt namn och välj Spara.

Namngivning av filer sker i fältet Filnamn.

För information om hur brevmallen kopplas till utbildningsadministrationen se avsnittet Koppla brevmall till utbildningsadministrationen.

Skapa egna brevmallar

Som nämns i föregående avsnitt måste brevmallar som med automatik ska användas av system vara skapade i Microsoft Word (någon av versionerna 2003 och 2007).

Om du har senare version av Word får du spara de som .dot.

Gör följande för att skapa brevmallar från grunden:

1. Öppna Microsoft Word.
2. Skapa dokumentet och infoga de fältnamn som hämtar de uppgifter som ska presenteras i dokumentet - exempelvis adress.
3. Följ därefter anvisningarna i föregående avsnitt om hur filen sparas.

Koppla brevmall till utbildningsadministrationen

Kolumn 1

Brevmallens namn. Namnet visas sedan i Utbildningsadministrationen, fliken Utbildningsstatus.

Kolumn 2

Sökväg till dokumentet.

Kolumn 3

Ikonen med dokumentmappen öppnar ett sökfönster som kan användas för att söka upp aktuell brevmall.

Kolumn 4

Ikonen med dokumentet öppnar aktuell brev mall i Microsoft Word för förhandsgranskning.

Endast dokument av typen Word-mallar kan kopplas.

Mallregistret kopplas till alla utbildningstillfällen som skapas. Ändras mallregistret - exempelvis om en mall byts ut - påverkar inte dessa ändringar redan skapade utbildningstillfällen. Det är även möjligt att lägga upp, näst intill obegränsat antal, mallar specifika för det unika utbildningstillfället.

Lägga till ny, ändra och ta bort brevmall

För att lägga till en ny brevmall:

1. Klicka på Ny.
2. En ny rad läggs till längst ned i listan, ange ett beskrivande namn.
3. Tryck tabbtangenten för att flytta markeringen till nästa kolumn alternativt klicka i den med musen.
4. Skriv eller klistra in sökvägen till brevmallen. Är sökvägen okänd, klicka på ikonen med dokumentmappen. Sök med hjälp av sökfönstret upp brevmallen och infoga den i tabellen med Öppna.
5. Spara.

För att ändra namn eller sökväg på en brevmall:

1. Markera namn eller sökväg för den post som ska ändras.
2. Utför önskade ändringar.
3. Spara.

För att ta bort en länk till en brevmall:

1. Markera den brevmall som ska tas bort.
2. Klicka på Ta bort.