Historik i Personregistret

Med historik i Personregistret menas att informationen om en person kan sparas i olika generationer. Genom att ange ett datum du önskar se information från kan du ta del av den informationen som gällde vid just det tillfället.

Grundläggande modell för historiken

Att skapa historik över data kan göras på flera olika sätt. Agda PS bygger historiken på att du manuellt lägger till de poster som ska hanteras som historik. Denna metod ska inte förknippas med de metoder som bygger på automatiskt loggning av förändringar.

Historikfält

De fält i Personregistret som historik kan sparas för är indelade i grupper och i gruppramens övre högra hörn visas ett utrymme som är avsett för ett datumintervall.

Intervallets första datum anger till vilken historikpost uppgifterna uppgifterna tillhör (gäller samtliga fält i gruppen). Det vill säga om datumet 2017-07-24 visas betyder det att de värden som finns angivna i gruppens fält tillhör historikposten 2017-07-24.

Intervallets andra datum visar slutdatum för den historikpost som gällde under den period som är vald i fältet Visningsdatum längst upp till höger i fönstret. Slutdatum sätts när en ny historikpost läggs upp. När den nya posten kontrollerar Agda PS vilket datum som satts som startdatum och minskar därefter datumet med 1.

Exempel

En ny post gäller från 2017-07-24, då blir slutdatumet för föregående post 2017-07-23.

Förändring av data i historikfält

I Agda PS kan en förändring av data göras på två olika sätt:

  • Förändringen görs direkt i det fält befintligt värde visas i. När förändringen sparas hanteras detta bara som en korrigering av det värde som nu gäller i den aktuella historikperioden.
  • Klicka på knappen Ny och ändra därefter till de nya värdet. Kontrollera att det är rätt startdatum för historikposten och avsluta med att klicka på Spara.

När Historik är valt under Register - Företagsinställningar - knappen Personregisterinställningar blir de fält som tillhör respektive område gulmarkerade i Personregistret. Detta innebär att ändringar måste göras via H-knappen i Personregistret. Vid nyuppläggning är fälten öppna och låses vid Spara. Om en arbetstidsregel anges kommer Anställningsdatum att läggas in som en historikpost. Om inte Anställningsdatum finns angivet går det inte att spara och meddelandet Arbetstidsregeln kräver att det finns ett anställningsdatum visas.

Behörighet till historisk data

Historisk data hanteras med samma behörighetsregler som gäller för motsvarande fält i Personregistret. Det vill säga att har du rätt att se informationen i till exempel Avdelning i Personregistret har du även rätt att se historiken för detsamma.

De personer som har behörighet att se data i Personregistret på dagens datum har också rätt att se historiska värden. Detta trots att personen tidigare kanske inte haft rätt att se informationen. Exempel: Anna arbetade tidigare på avdelning A men har nu bytt till avdelning B. Löneadministratören Eva har rätt att se information om alla personer på avdelning B men inte information om personer på avdelning A. Trots det har hon rätt att se historisk data om Anna som gällde när hon arbetade på avdelning A.

Löneadministratören Mats har rätt att se information om alla personer på avdelning A men inte personer på avdelning B. Det innebär att Mats inte kan se historisk data för Anna då hon i dagsläget arbetar på avdelning B.

Aktivera historik

Historik i Personregistret aktiverar du under Register - Företagsinställningar - Flik 1 Företagsinställningar - knappen Personregisterinställningar. Här bestämmer du vilka fält som ska visas, visas med historik och vilka som ska döljas.

Historikfönstrets uppbyggnad

Detaljbearbetning av historisk data sker i fönstret Personregisterhistorik. För att underlätta arbetet med historik för en och samma person är samtliga historikgrupper samlade i ett fönster fördelat på olika flikar.

Dessa flikar är:

Skatt

Fack

Arbetstid

Lön

Organisation

Fria fält

Semester

Kontering

Statistik

Vilka flikar som visas beror på vilka val som gjorts under knappen Personregisterinställningar i menyvalet Företagsinställningar.

I fönstrets vänstra del på samtliga flikar utom på fliken Kontering visas fälten Visa historik för fält och Historiklista. Flervalsfältet Visa historik för fält listar de fält som historik kan visas för, det innebär de fält som visas i fönstret högra del. När fönstret öppnas och inget urval gjorts i fältet Visa historik för fält visas i fältet Historiklista de datum som det finns historikposter på.

När ett val har gjorts i Visa historik för fält visas i fälten Historiklista de värden som gällde för det valda fältet vid de olika datumperioder som historikposten är för.

Datum

I fältet Datum på höger sida skriver du in startdatum för nya historikposter. För tidigare poster visas de datumintervall som posten är/var giltig för.

Ny

Knappen Ny används för att skapa nya historikposter.

Ta bort

Knappen Ta bort används för att ta bort historikposter. När en historikpost tas bort ersätts den av värden från tidigare post.

Exempel

Anta att du har tre historikposter upplagda:

  • 2015-01-01 - 2015-12-31
  • 2016-01-01 - 2016-05-31
  • 2016-06-01 - 2017-01-01

Tar du bort perioden 2016-01-01 - 2016-05-31 kommer föregående post att gå från 2015-01-01 till 2016-05-31.

Skapa ny, ändra i eller ta bort historikpost

För användare som har rättigheter till att ändra i fälten går det att skapa ny, ändra eller ta bort historikpost.

Skapa ny historikpost

  1. Öppna fönstret Personregisterhistorik.
  2. Klicka på knappen Ny.
  3. Ange datum i fältet Datum. Dagens datum föreslås med automatik.
  4. Ändra värden i de poster som är aktuella för historikposten.
  5. Spara.

Ändra värde för ett eller flera fält i en historikpost

  1. Öppna fönstret Personregisterhistorik.
  2. Markera det datum i fältet Historiklista som är för den historikpost som ska ändras.
  3. Gör ändringarna.
  4. Spara.

1.5.3 Ta bort en befintlig historikpost

  1. Öppna fönstret Personregisterhistorik.
  2. Markera den historikpost i fältet Historiklista som du vill ta bort.
  3. Klicka på knappen Ta bort.
  4. Bekräfta borttagningen.
  5. Spara.

Om den Veckoarbetstid som gäller idag eller framåt förändras på en anställd med Semesteravtal Timsemester, visas ett meddelande om att semestervärdena måste korrigeras manuellt i Personregistret. Meddelandet visas även vid nyuppläggning och borttagning av en historikpost.