Aktuell produkt
Kalendarie allmänt
Kalendariet är en funktion som har till uppgift att hantera de anställdas arbetstider samt frånvaro. Uppgifterna som registreras via någon av kalendariets funktioner används sedan bland annat i Skapa lön/Registrera lön, Semesterberäkning och i olika rapporter och statistiker.
I Agda PS finns det två metoder för att hantera kalendariet, detaljerad och förenklad schemahantering.
Detaljerad schemahantering (arbetspass med start och sluttid)
Detaljerad hantering innebär att alla kalendariets funktioner används på ett eller annat sätt. Detta alternativ väljs då du önskar full kontroll på arbetstider, scheman och frånvaro vilket då också ger möjlighet att generera alla nödvändiga löneunderlag, listor, rapporter och andra redovisningar i Agda PS ger tillgång till. Förutom uppläggning av avvikelsetyper krävs även att alla personer kopplas till ett schema som i detalj beskriver personens arbetstider.
Det som skiljer detaljerad hantering mot förenklad är att varje dag märkts upp utifrån ett schema som för varje dag innehåller uppgifter om klockslag, rast med mera. I den förenklade schemahanteringen finns inte denna detaljinformationen vilket kan vara användbart vi mycket varierande arbetstider som löpande förändras.
Detaljerad schemahantering är ett krav om du i Agda PS ska arbeta mot Agda PS tidsregistrering eller någon typ av externt tidssystem via filinläsning.
Förenklad schemahantering
Metoden för förenklad schemahantering bygger på principen att du från företagets sida inte är intresserad av något annat än att kunna rapportera in frånvaro och skapa löneunderlag utifrån detta samt få ut de nödvändigaste listorna och redovisningar som krävs.
Förenklad schemahantering bygger på att schema endast läggs in på de dagar där frånvaro registreras. Övriga dagar lämnas utan schema vilket medför att rapporter i Agda PS som baseras på arbetstiden kontra frånvarotiden inte avspeglar den korrekta arbetstiden. Exempel på dessa rapporter är bland annat Procentuell frånvaro, Arbetad tid och Frånvarostatistik.
Vid uppstart av förenklad schemahantering måste uppläggning av avvikelsetyper och en del inställningar i företagsinställningarna göras.
Inga arbetspass eller scheman behöver byggas eftersom det som krävs i samband med detta automatgenereras vid avvikelseregistreringen.
Det är fullt möjligt att använda detaljerad schemahantering för vissa personer och förenklad schemahantering för andra.
Funktionsöversikt
Följande tabell visar vilka grundläggande funktioner som berörs för detaljerad respektive förenklad schemahantering. För att få en överblick över kalendariet i helhet följer en beskrivning över varje funktions syfte och mål. De flesta av dessa funktioner finns samlade under menyalternativet Schemaunderhåll.
| Funktion | Detajlerad | Förenklad |
|---|---|---|
| Avvikelsetyper | X | X |
| Arbetspasstillägg | X | - |
| Arbetspass | X | - |
| Cykler | X | - |
| Schema | X | - |
| Schema - Filter | X | - |
| Personliga scheman | X | X (Byggs automatiskt vid frånvaroregistrering men aldrig komplett) |
| Schemabyte | X | X |
| Företagsinställningar | X | X |
Vid användning av förenklat schema finns vissa begränsningar i följande funktioner:
- Avvikelseregistrering
- Skapa lön
- Rapporter
- Försystem
Fliken Kalendarie i Företagsinställningar
På fliken Kalendarie i Företagsinställningarna sätts regler upp som är av betydelse för gränsbevakning för rapporter och övriga redovisningar. Här finns också en del inställningar för företag som avser att använda sig av metoden förenklad schemahantering.
Förenklad schemahantering
Fälten i rutan för förenklad schemahantering har följande betydelse:
- Ordinarie starttid på dygn. Ange när arbetstiden vanligtvis startar på företaget.
- Ordinarie arbetstid/dygn. Ange hur lång arbetstiden vanligtvis är på företaget.
- Tag hänsyn till Lör/Sön. Markera rutan om Agda PS ska ta hänsyn till att lördag och söndag är arbetsfria och inte ska beröras av frånvaro. Om du väljer att inte markera Tag hänsyn til Lön/Sön kommer Agda PS att fördela ut frånvaron och arbetspassen över alla dagar som ingår i den period som angetts.
Bevakning av karens
För att antalet tillfällen för karens ska kunna bevakas måste det finnas en upplagd bevakning. För att lägga till en bevakning eller förändra den som finns sedan tidigare klickar du på alternativknappen (den med tre prickar på). För att ange en ny typ av bevakning klickar du på knappen Ny.
- Från och med datum. Ange det datum då karensbevakningen ska börja gälla.
- Gräns för rapportering till FK. Här anges gränsen i kalenderdagar varefter Försäkringskassan (FK) ska börja betala ut sjukersättning, för närvarande 14 kalenderdagar. Används för redovisning till SCB och FK.
- Återinsjuknande. Här anges antalet dagar som gäller för återinsjuknanderegeln, för närvarande fem dagar.
Fem dagar gäller för återinsjuknanderegeln. Detta innebär att om den anställde återinsjuknar inom fem kalenderdagar efter föregående sjukdomsperiod ska det nya sjukdomstillfället betraktas som en fortsättning på den tidigare perioden och ingen ny karensdag ska genereras.
- Max antal tillfällen. Här anges max antal karenstillfällen som gäller vid frånvaro på grund av sjukdom, för närvarande 10 tillfällen.
Agda PS kontrollerar att de anställda inte drabbas av fler än 10 karensavdrag inom en 12 månadersperiod.
- Tillfällesbevakning. Registreras en ny bevakning av karens ska du även ange vilken period bevakningen av karenstillfällen ska ske mot, för närvarande 12 månadersperiod.
Bevakning av rehabilitering
För att rapporterna Rehabiliteringslistan och Läkarintyg ska kunna hämta korrekt information behöver det finnas information i följande fält:
- Gräns för underlag vid kortare frånvaro (tillf.). Ange antalet frånvarotillfällen på grund av sjukdom som måste uppnås under tolv månader för att redovisas till underlag för rehabilitering. Enligt Försäkringskassan ska det vara sex tillfällen. Används vid utskrift av Rehabiliteringslistan.
- Gräns för underlag vid längre frånvaro (dgr). Ange antalet kalenderdagar som ett frånvarotillfälle, på grund av sjukdom, som måste uppnås för att redovisas till underlag för rehabilitering. Enligt Försäkringskassan ska det vara 28 dagar. Används vid utskrift av Rehabiliteringslistan.
- Gräns för läkarintyg (dgr). Ange de antalet sjukdagar som krävs innan den anställde måste visa upp läkarintyg. Normalt är gränsen sju dagar och används vid utskrift av rapporten Läkarintyg.
