Kompetens/Utbildning

Kompetens eller utbildningssökning

Kompetens och utbildningssökning kan till exempel användas för att välja ersättare för frånvarande nyckelpersoner, vid internrekrytering samt vid allmänna sökningar efter personer som har eller inte har vissa utvalda kompetenser. Funktionen gör det möjligt att ställa upp krav på kompetenser för att sedan se vilka personer i CV som matchar din kravprofil.

Urval (vyn)

I Urval är det möjligt att begränsa vilka personer som ingår i analysen. Det gör det lättare att hitta relevanta personer i analyserna.

Personer som har slutat sin anställning, det vill säga har ett avgångsdatum som är mindre än analysdatum kommer inte med i analysresultatet.

Knapparna till höger i fönstret används för att navigera mellan vyer med motsvarande namn. När fönstret öppnas från menyn Analyser visas alltid vyn Urval (därför är denna knapp inaktiverad).

Personer

Bestämmer urvalsgrupp bland Aktiva och Vilande. Tillgängliga alternativ är:

  • Alla, samtliga anställda inkluderas i urvalet, oavsett om de är markerade som vilande eller inte.
  • Aktiva, analysen omfattar bara anställda som Aktiva, det vill säga inte markerade som vilande på fliken Anställningsuppg. i Personregistret.
  • Vilande, analysen sker endast bland anställda som har en markering i rutan Vilande på fliken Anställningsuppg. i Personregistret.

För följande ser urvalskriterier - från Personalkategorier till och med Befattningsgrupp - definieras värden med hälp av alternativknappen placerad till höger om respektive fält. Vid klick på alternativknappen öppnas ett urvalsfönster. Väljs mer än ett val i detta fönster visas en uppåt- och nedåtriktad pil i respektive fält.

Personalkategori

Möjlighet att välja vilka av företagets Personalkategorier som ska omfattas av analysen.

Tjänsteställe

Möjlighet att välja vilka Tjänsteställe som de anställda ska tillhöra för att ingå i analysen.

Avdelning

Möjlighet att välja vilka Avdelningar som de anställda ska tillhöra för att ingå i analysen.

Arbetsledare

Möjlighet att välja vilken/vilka Arbetsledare som de anställda ska ha för att ingå i analysen.

Befattning

Möjlighet att välja den eller de Befattningar som de anställda ska ha för att ingå i analysen.

Personalkategori, Tjänsteställe, Avdelning, Arbetsledare och Befattning kan tilldelas den anställde på fliken Anställningsuppg. i Personregistret. Befattningar kan även tilldelas på fliken Befattning i CV.

Befattningsgrupp

Möjlighet att välja den eller de Befattningsgrupper som ska omfattas av analysen.

Befattningsstatus

Vilken Befattningsstatus de Befattningar som ska ingå i analysen ska ha. Vanligast är att personer har en huvudbefattning, men underbefattning kan förekomma.

Det krävs att en befattning har valts för att detta urval ska fungera.

Analysdatum

Har en kompetens eller en utbildning som ingår i urvalet tilldelats ett Giltighetsdatum kontrollerar Agda PS detta datum mot det datum som anges i fältet Analysdatum. Som förvalt värde föreslår Agda PS dagens datum.

Kompetensanalys (vyn)

I Kompetensanalysen är det möjligt att matcha kompetenser för en befattning, en person eller fritt valda kompetenser mot personerna som valts i fönstret för urval. Analysen görs endast mot kompetenser med status Befintlig.

Om exempelvis en person eftersöks som uppfyller de kompetenskrav som ställs på befattningen Ekonomiassistent. För att öka antalet träffar har värdet två lagts till i fältet Högsta antalet saknade komp. En person visas som endast uppfyller fem av de sju kompetenskraven. Personen kommer då att visas med följande ikoner.

  • Ikonen föreställandes blå pusselbit motsvarar kompetens som ingår i urvalet.
  • Grå pusselbit visar kompetens personen har som inte ingår i urvalet.

Kompetenser att analysera väljs genom

Gruppen innehåller ett antal möjligheter att styra vilka kompetenser som efterfrågas i den grupp som definieras på vyn Urval.

Följande fem alternativ kan användas som filter:

Befgr.

Används Befattningsgrupper i Agda PS kan detta alternativ användas för att eftersöka personer som matchar de krav som ställs på den specifika befattningsgruppen.

Befattning

Används för att söka efter personer som uppfyller de kompetenskrav som ställs på vald befattning. Alternativet Befattning kan användas för att hitta ersättare när ordinarie anställd är frånvarande eller vid internrekrytering.

Person

Används för att söka efter Person med samma kompetens som vald Person. Detta alternativ är lämpligt att använda när det är en nyckelperson som ska ersättas och de personliga kompetenserna är viktigast.

De kompetenser som ska eftersökas i analysen flyttas fårn fältet Alla kompetenser till fältet Valda kompetenser med hälp av drag och släpp-metoden.

Fritt val

Möjlighet att bestämma vilka Kompetenser som ska ligga till grund för en analys. Alternativknappen till höger om fältet leder till fönstret Välj kompetenser.

Sök person som saknar

Med markerad ruta söker Agda PS efter personer som saknar valda kompetenser. Kan användas för att se vilka personer i personalen som saknar kompetenser som företaget vill att de ska ha.

Exempel

En analys av vilka säljare på företaget som inte uppfyller de kompetenskrav som satts upp på befattningen säljare kan gå till på följande sätt. Inledningsvis görs ett urval i vyn Urval som fångar upp alla företagets säljare. Därefter väljs befattning Säljare i alternativet Befattning i vyn Kompetenser. Slutligen markeras rutan Sök person som saknar. Resultatet av analysen visar vilka säljare på företaget som inte uppfyller de kompetenskrav som satts upp på den befattning de innehar.

Kompetenser som ska analyseras

Fältet listar de kompetenser som ingår i aktuellt urval. Markeras rutan framför en kompetens räknas kompetenskravet som obligatoriskt. Observera att rutorna endast behöver markeras om ett värde har angivits i fältet Högsta antalet saknade, i annat fall räknas samtliga som obligatoriska.

  • kolumnen Beskrivning, visar kompetensnamnet.
  • kolumnen Lägsta nivå, visar det Min-värde som satts på respektive kompetens i registret Kompetenser. För att ändra nivån, klicka en gång på den siffra som ska ändras. Fältet blir då redigerbart och nytt värde kan anges.

Har inte kompetenser, befattningar och personliga kompetenser tilldelats poängnivåer bör alla kompetenser ha lägsta nivå noll (0).

Ta bara hänsyn till poängsumma

Markerad ruta ignorerar de enskilda kompetensernas poängvärden, istället jämförs personernas totala kompetenspoänger med det värde som sätts i fältet Poängkrav.

Högsta antalet saknade

Angivet värde tillåter motsvarande brist i kompetensmatchningen.

Exempel

Eftersökes en person med sju kompetenser och värdet två (2) anges i fältet Högsta antal saknade komp., visas även de personer som bara uppfyller fem eller sex av de efterfrågade sju kompetenserna.

Poängkrav

Med rutan Ta bara hänsyn till markerade kontrollerar Agda PS personens poängsumma med det värde som sätts i fältet Poängkrav.

Analysresultat

Fältet visar de personer spm uppfyller definierade urvalskriterier. I kolumnen Antal visas två värden, det första anger hur många av det eftersökta antalet kompetenser som personen har. Det andra värdet visar det totala antalet eftersökta kompetenser. Har en person fem av de sju eftersöka kompetenserna viss 5/7 i kolumnen. Kolumnen Poäng visar personens totala poängvärde på de eftersökta kompetenserna.

Beskrivning

Markeras en person i fältet Analysresultat visas personens samtliga kompetenser i detta fält. Det vill säga både de kompetenser som efterfrågades enligt urvalet samt personens övriga kompetenser. De kompetenser som ingick i analysen är upplysta medan dee övriga är dimmade. Detta för att det ska vara enklare att se vad som är relevant i analysen.

Utbildningsanalys

Med utbildningsanalysen är det exempelvis möjligt att leta upp en ersättare till en person. Detta genom aatt matcha personens utbildningar mot de utbildningar som finns registrerade på övriga personer registrerade i CV. Det är även möligt att matcja fritt valda utbildningar mot denna personalgrupp.

Utbildningsanalys

Om exempelvis en ersättare eftersöks till Ylva Svensson, markeras Ylva Svensson i fältet Person. De utbildningar som Ylva Svensson har visas i fältet Utbildningar som ska analyseras, dessa ligger till grund för analysen. Med värdet fyra satt i fältet Högsta antalet saknade utbildningar hittar Agda PS förutom Ylva Svensson kan göras genom att markera henne i detta fält. Markerad persons utbildningar visas i fältet Beskrivning och kan där ämföras med de i fältet Utbildningar som ska analyseras.

Utbildningar att analyseras väljs genom

Gruppen innehåller två val för att styra vilka Utbildningar som ska ligga till grun för analysen mot den grupp som definieras på vyn Urval.

Person

Alternativet används när ersättare för en person eftersökes. Analysen ämför personerna i urvalet med den person som valts i detta fält. Person väljs genom att klicka på alternativknappen ocg därefter dubbelklicka på önskad person i sökdialog som visas.

Fritt val

Används när en person sökes som uppfyller ett egendefinierat urval av utbildningar. Urvalet görs i fönstret Välj utbildningar vilka återfinns under alternativknappen till höger om fältet.

Sök personer som saknar valda utbildningar

Med markerad ruta hämtar Agda PS de personer som inte har angiven utbildning. Alternativet är användbart för att hitta personer som saknar utbildningar eller licensieringar som företaget vill att hela eller en del av personalen ska ha.

Utbildningar som ska analyseras

Fältet visar de utbildningar som ingår i aktuellt urval. Kryssrutan framför varje utbildning kan användas för att markera utbildningar som obligatoriska.

Analysresultat

Fältet visar det personer som uppfyllde definierade urvalskriterierna. I kolumnen Antal visas två värden, det första anger hur många av det eftersökta antalet kompetenser som personen har. Det andra värdet visar det totala antalet eftersökta kompetenser. Har en person fem av de sju eftersökta kompetenserna visas 5/7 i kolumnen. Kolumnen Poäng visar personens totala poängvärde på de eftersökta kompetenserna.

Beskrivning

Markeras en person i fältet Analysresultat visas personens utbildningar i detta fält. Observera att personens samtliga utbildningar visas, oavsett om de ingick i urvalet eller inte ( de senare visas dimmade).

Rapport

Gruppen innehåller utskriftsalternativ för analysresultatet.

Söka efter person som passar för viss befattning

Att söka efter en person som passar en viss befattning innebär att Agda PS jämför de kompetenskrav som satts på en befattning mot de kompetenser personerna i gruppen har. Denna sökning går till på följande sätt:

  1. Skapa ett urval i vyn Urval som omfattar de personer som ska ingå i analysen.
  2. Klicka på knappen Kompetenser.
  3. Markera alternativet Befattning i gruppen Kompetenser att analysera väljs genom.
  4. Klicka på pilknappen i fältets högra del och välj den befattning som är aktuell.
  5. Ska analysen endast göras på personernas totala poängsumma markeras rutan Ta bara hänsyn till poängsumma.
  6. Tillåts en viss differens i antalet kompetenser anges tillåten avvikelse i fältet Högsta antal saknade komp.
  7. Initiera analysen genom att klicka på knappen Analysera.
  8. Studera personerna i fältet Analysresultat. För att studera enskilda personer i analysresultatet markeras dessa, personens komptenser visas då i fältet Beskrivning.

Söka efter person vars kompetens matchar annan persons kompetens

Att söka efter en person vars kompetens matchar annan persons kompetens går till på följande sätt:

  1. Skapa ett urval i vyn Urval som omfattar de personer som ska ingå i analysen.
  2. Klicka på knappen Kompetens.
  3. Markera alternativet Person i gruppen Kompetenser att analysera väljs genom.
  4. Klicka på alternativknappen till höger om fältet. Välj den person vars kompetenser ska ligga till grund för analysen.
  5. Ska analysen endast göras på personens totala poängsumma markeras rutan Ta bara hänsyn till poängsumma.
  6. Ange ett önskat värde i fältet Poängkrav.
  7. Tillåts en viss differens i antalet kompetenser anges tillåten avvikelse i fältet Högsta antal saknade komp.
  8. Initiera analysen genom att klicka på knappan Analysera.
  9. Studera personerna i fältet Analysresultat. För att studera enskilda personer i analysresultatet markeras dessa, personens kompetenser visas då i fältet beskrivning.

Söka efter person med viss kompetens

För att söka efter en perosn med en viss kompetens gör följande:

  1. Skapa ett urval i vyn Urval som omfattar de personer som ska ingå i analysen.
  2. Klicka på knappen Kompetens.
  3. Markera alternativet Fritt val i gruppen Kompetenser att analysera väljs genom.
  4. Klicka på alternativknappen (fönstret Välj kompetenser öppnas).
  5. Flytta aktuella kompetenser genom att dra och släppa från fältet Alla kompetenser till fältet Valda kompetenser.
  6. Stäng fönstret genom att klicka OK.
  7. Ska analysen endast göras på personens totala poängsumma markeras rutan Ta bort hänsyn till poängsumma.
  8. Ange ett önskat värde i fältet Poängkrav.
  9. Tillåts en viss differens i antalet kompetenser anges tillåten avvikelse i fältet Högsta antal saknade komp.
  10. Inititera analysen genom att klicka på knappen Analysera.
  11. Studera personera i fältet Analysresultat. För att studera enskilda personer i analysresultatet markeras dessa, personen kompetenser visas då i fältet beskrivning.

Om resultatet vid analys blir noll (0) kan det ibland hjälpa att öka värdet i fältet Högsta antal saknade komp.

Söka personer som saknar viss kompetens

Detta alternativ kan kombineras med urvalsalternativen Befattning och Fritt val som beskrivits här ovan, det vill säga, det är möligt att söka efter personer som saknar de kompetenser som är uppsatta som kompetenskrav på viss befattning och så vidare. För att söka efter personer som saknar kompetens följ instruktionerna i de avsnitt (Söka efter person som passar för viss befattning eller Söka efter person med viss kompetens) som stämmer bäst överens med det urval du vill göra, när urvalet definieras i gruppen Kompetenser som ska analyseras genom markers även rutan Sök person som saknar valda kompetenser.

Söka efter person som har motsvarande utbildning som annan person

Att söka efter en person som har genomgått samma utbildningar som anna perosn går till på följande sätt:

  1. Skapa ett urval o vyn Urval som omfattar de personer som ska ingå i analysen.
  2. Klicka på knappen Utbildning.
  3. Markera alternativet Person i gruppen Utbildningar att analysera väljs genom.
  4. Klicka på alternativknappen till höger om fältet. Välj den person vars Utbildningar ska ligga till grund för analysen.
  5. Tillåts en viss differens i antalet Utbildningar anges tillåten avvikelse i Högsta antal saknade utbildningar.
  6. Initiera analysen genom att klicka på knappen Analysera.
  7. Studera personerna i fältet Analysresultat. För att studera enskilda personer i analysresultatet markeras dessa, personens kompetenser visas då o fältet beskrivning.

Söka efter personer med viss utbildning

Att söka efter person som har genomgått en specifik utbildning eller grupp av utbildningar kan eftersökas på följande sätt:

  1. Skapa et urval i vyb Urval som omfattar de personer som ska ingå i analysen.
  2. Klicka på knappen Utbildning.
  3. Markera alternativet Fritt val i gruppen Utbildningar att analysera väljs genom.
  4. Klicka på alternativknappen (fönstret Välj utbildningar öppnas).
  5. Flytta aktuella utbildningar genom att dra och släppa från fältet Alla utbildningar till fältet Valda utbildningar.
  6. Stäng fönstret genom att klicka OK.
  7. Tillåts en viss differens i antalet Utbildningar anges tillåten avvikelse i fältet Högsta antal saknade utbildningar.
  8. Initiera analysen genom att klicka på knappen Analysera.
  9. Studera personerna i fältet Analysresultat. För att studera enskilda personer i analysresultatet markeras dessa, personens kompetenser visas då i fältet Beskrivning.

Söka efter person som saknar viss utbildning

Detta alternativ kan kombineras med urvalsalternativen Person och Fritt val som beskrivits ovan. För att söka efter personer som saknar viss utbildning följ instruktionerna i de avsnitt (Söka efter person som har motsvarande utbildning som annan person eller Söka efter personer med viss utbildning) som stämmer bäst överens med de urval du vill göra, när urvalet definieras i gruppen Utbildningar som ska analyseras genom markeras även rutan Sök person som saknar valda utbildningar.

Utskrift av analysresultat

Välj vilken typ av rapport som ska skrivas ut. Beroende på vilken typ av sökning och vilket val som görs i denna grupp presenteras innehållet i utskriften olika.