Konteringsbegrepp

Konteringsbegrepp kallas de värden som finns under respektive konteringsrubrik och här visas alla begrepp uppdelade på respektive konteringsrubrik. Nya begrepp kan läggas upp i denna bild oavsett om konteringsrubriken är låst eller ej. Det kan till exempel vara ett kontonummer eller projektnummer. Konteringsbegreppen används för att kontera företagets kostnader. De kan anges i Person - Personregister - flik 6 Kontering, Register - Löneartsregister - flik 2 Prissättning/Kontering och Registrera löner.

Under konteringsrubriker är det möjligt att ange konteringsbegreppen ska vara låsta (markera rutan Låst). Det innebär att endast de konteringsbegrepp som finns definierade Konteringsbegrepp kan användas för kontering. Används ett konteringsbegrepp som inte är upplagt får användaren ett meddelande om detta. Om konteringsrubriken inte är låst kommer varje begrepp, första gången det används, att automatiskt läggas upp i registret Konteringsbegrepp, oavsett var begreppet registrerades.

Om du i fönstret Konteringsbegrepp försöker att ta bort ett begrepp som är kopplat till en distributionsmottagare, får du ett meddelande om att kopplingen måste tas bort innan du kan ta bort/redigera Konteringsbegreppet.

Konteringsrubrik

I fältet Urval väljs den konteringsrubrik, för vilken uppsatta konteringsbegrepp ska visas vid klick på knappen med ficklampan. Innan ett nytt konteringsbegrepp läggs upp, kontrollera att rätt konteringsrubrik är vald eftersom konteringsbegreppet hamnar under den rubrik som är vald.

Aktuellt datum

Genom att välja ett datum i detta datumfält visas den information som var aktuell vid just det unika tillfället.

Värde

Det valda konteringsbegreppets värde. För att registrera ett nytt begrepp klickar du på knappen Ny och ange värdet, till exempel ett nytt kontonummer eller projektnummer. Konteringsbegreppet kommer att hamna under den konteringsrubrik som visas i fältet Konteringsrubrik.

Namn

Namnet för det valda begreppet. Vid uppläggning av ett nytt konteringsbegrepp anger du namnet i klartext, kan till exempel vara kontots namn, exempelvis Lön tjänstemän, Utvecklingsprojekt 2018-001. Uppgiften är frivillig att ange.

Det är endast de konteringsbegrepp som har tilldelats ett namn (i fältet namn) som synliggörs i Agda resor, Agda tidterminal och i Visma.net Expense.

Ficklampan

Ficklampan öppnar sökdialogen för det val som är gjort i fältet Konteringsrubrik.

Som standard är urvalet Aktiva markerad, ändrar du valet till Alla eller Avslutade öppnas sökdialogen för respektive val vid klick på knappen med ficklampan.

Här visas de konteringsbegrepp som är upplagda för vald konteringsrubrik.

I huvudet på sökdialogen visas vilken Konteringsrubrik som är vald. Sökning kan ske på Värde eller Namn. Använd pilknapparna för att bläddra mellan de olika sidorna, eller sortera kolumnerna i stigande eller fallande sortering för att hitta önskat Konteringsbegrepp.

Om det finns mer än 1000 stycken konteringsbegrepp under en konteringsrubrik, inaktiveras bläddringsknapparna. Sökning får då göras via ficklampan.

Alla, aktiva, avslutade

Styr vilka konteringsbegrepp som ska visas i fältet Konteringsbegrepp.

  • Alla. Visar både aktiva och avslutade konteringsbegrepp.
  • Aktiva. Visar bara konteringsbegrepp som, under knappen Visa historik, inte har ett datum angivet eller har ett datum som är senare, i fältet Tom datum, än dagens (datorns) datum. Som standard är valet Aktiva markerat.
  • Avslutade. Visar bara konteringsbegrepp som, under knappen Visa historik, har ett värde i fältet Tom datum som är tidigare än dagens (datorns) datum.

Företagsunik

Markera rutan om konteringsbegreppet ska vara Företagsunikt, det vill säga att uppgifterna inte ska delas med övriga företag inom företagsgruppen.

Avslutad

Rutan Avslutad visas som markerad när ett konteringsbegrepp inte längre används.

När ett konteringsbegrepp ska avslutas kan det göras på olika sätt:

  • Efter att aktuellt konteringsbegrepp har markerats, välja knappen Visa historik - därefter ange ett datum i fältet Tom datum - Spara. När fönstret stängs kommer rutan Avslutad vara markerad.
  • Ändra datum i fältet Aktuellt datum - därefter markeras aktuellt konteringsbegrepp under Befintligt konteringsbegrepp - markera sedan rutan Avslutad - Spara.

Viktigt att tänka på vid den senare metoden är fältet Aktuellt datum, när ett konteringsbegrepp avslutas, kan betraktas som ett från och med datum, det vill säga från när begreppet ska upphöra att gälla. Det betyder att om ett konteringsbegrepp ska vara gällande till och med 2020-03-31, så ska 2020-04-01 anges i fältet Aktuellt datum när begreppet avslutas.

Rutan Avslutad ska endast användas om du är helt säker på att ingen inom företaget eller på andra företag i företagsgruppen använder sig av konteringsbegreppet. Med hjälp av knappen Kontrollera kontering kan du skapa en förteckning över var i Agda PS som aktuellt konteringsbegrepp används. För mer information se Kontrollera kontering.

När ett konteringsbegrepp avslutas kan följande meddelande visas:

Det finns kopplingar till detta konteringsbegrepp. Vill du se en rapport?

När ett konteringsbegrepp avslutas tas begreppet inte bort automatiskt från lönearter eller personer. Detta måste göras manuellt, utskrift av ovan nämnd rapport rekommenderas därför.

Ett konteringsbegrepp kan inte avslutas om det är kopplat till en personlig fördelning. Följande meddelande visas när konteingsbegreppet ska avslutas:

Det finns kopplingar i personliga fördelningar till detta konteringsbegrepp. Välj OK för att återgå till historikfönstret. Avsluta detta fönster och välj därefter att starta Kontrollera konteringar. Åtgärda dessa kopplingar innan konteringsbegreppet kan avslutas.

Kontrollera kontering

Skapar en förteckning över var i Agda PS som aktuellt konteringsbegrepp används.

Följande användningsområde kan förekomma:

  • Löneartsregistret
  • Personregistret, Fasta arter, Personlig kontering och fördelning, Kontering resor
  • Resereglementet

Om ett konteringsbegrepp ska tas bort är det viktigt att det aktuella konteringsbegreppet avlägsnas från de platser som listas i denna förteckning.

Det går att ta bort konteringsbegrepp trots att det är kopplade till någon av ovan nämnda användningsområden, detta med undantag för Personlig fördelning.

Om du sätter ett Tom datum i Konteringsbegreppshistoriken, på ett konteringsbegrepp och detta konteringsbegreppet är kopplat till en distributionsmottagare, får du ett meddelande om att värdet är kopplat och om värdet inte används bör kopplingen tas bort.

Visa historik

Knappen öppnar fönstret Konteringsbegreppshistorik i vilket start- och slutdatum kan anges för ett konteringsbegrepp.

Om en anställd exempelvis har registrerats transaktioner i en reseräkning på ett konteringsbegrepp precis före det avslutas kommer transaktionerna, när lön körs, hamna på det konteringsbegrepp som den anställde använde trots att kontreringsbegreppet är avslutat, det är alltid bokföringsdatum som gäller.

Koppla lönearter

Under knappen Koppla lönearter är det möjligt att koppla lönearter till det aktuella konteringsbegreppet. Denna funktion kompletterar kopplingen av konteringsbegrepp i löneartsdialogen. För att koppla en löneart till konteingsbegreppet flyttas det från fältet Tillgängliga (okopplade) lönearter till fältet Valda lönearter. Lönearterna kan antingen flyttas genom att dras med musen alternativt markeras och flyttas med pilknapparna. Kolumnerna Autohämta, Ftg.unik, Registrera och Ärvs är samma kolumner som återfinns under fliken Prissättning/kontering i Löneartsregistret.

Kolumnerna i fältet Valda lönearter har följande funktion:

  • Autohämta. Markeras om värdet automatiskt ska hämtas in i löneberäkningen enligt uppsatt prioritet.
  • Ftg.unik. Om konteringen på lönearten är företagsunik indikeras detta med ett Ja i denna kolumn.
  • Registrera. Markeras om du vill att markören ska stanna på denna kolumn i Registrera löner.
  • Ärvs. Används i samband med generering av lönearter. Markeras om du vill att den genererade lönearten ska ärva konteing från den inslagna lönearten, istället för att använda den kontering som finns angiven på den genererade lönearten.

Det är möjligt att via flik 2 Prissättning/Kontering i Löneartsregistret, med en markering i Ftg.unik göra en företagsunik koppling mellan lönearten och ett visst konteringsbegrepp. Detta betyder dock inte att konteringsbegreppet i sig blivit företagsunikt och därför kommer det inte heller att finnas någon markering på konteringsbegreppet under Register - Kontering - Konteringsbegrepp.

Tillgängliga (okopplade) lönearter

I fältet visas de lönearter som ännu inte kopplats till något konteringsbegrepp under den aktuella konteringsrubriken.

Knappen Översikt

Öppnar fönstret Lönearter/Konteringsbegrepp i vilket du kan få en överblick över samtliga konteringsbegrepp samt vilka lönearter som är kopplade till respektive konteringsbegrepp. Notera att de konteringsbegrepp som presenteras i fönstret tillhör den konteringsrubrik som är vald överst i fönstret. För att se konteringsbegrepp tillhörande en annan konteringsrubrik måste fönstret stängas och den nya konteringsrubriken väljas i fönstret Konteringsbegrepp. Fönstret är enbart en översikt och är därmed inte redigerbart.