Lönefil tidregistrering

Lönefil är ett enkelt och flexibelt sätt att koppla information i Agda PS till andra lönesystem. Rutinen skapar en eller filer för schema, frånvaro och närvaro (lönetransaktioner) som sedan kan importeras till annat lönesystem. Frånvaro skapas med en transaktion per dag även vid sammanhängande frånvaro.

Det är endast attesterade frånvaro- och närvarotransaktioner som skapas i filen. Det innebär att innan exporten startas ska alla aktuella personer vara attesterade för den aktuella perioden. Schema och manuellt registrerad frånvaro som inte kommer från tid i Agda PS kommer alltid med i filen.

Urval

Gör urval för att få fram de personer som ska exporteras i filen.

Anstnr From-Tom

Här finns möjlighet att välja vilka anställningsnummer som filen ska skapas för. Anges inga anställningsnummer skapas lönefilen för alla anställningsnummer.

Datum From-Tom

Ange för vilka datum lönefilen ska skapas. Datum måste vara ifyllt, då detta styr vilken period som kommer att skapas i filen.

Utbetalningsgrupp

Här finns möjlighet att markera vilka utbetalningsgrupper som filen ska skapas för. Anges inga utbetalningsgrupper skapas lönefilen för samtliga utbetalningsgrupper.

Tjänsteställe

Här finns möjlighet att markera vilka tjänsteställen som filen ska skapas för. Anges inga tjänsteställen skapas lönefilen för samtliga tjänsteställen.

Avdelning

Här finns möjlighet att markera vilka avdelningar som filen ska skapas för. Anges inga avdelningar skapas lönefilen för samtliga avdelningar.

Attestkod tid

Här finns möjlighet att markera vilka attestkoder för tid som filen ska skapas för. Anges inga attestkoder för tid skapas lönefilen för samtliga attestkoder för tid.

Arbetsledare

Här finns möjlighet att markera vilka arbetsledare som filen ska skapas för. Anges inga arbetsledare skapas lönefilen för samtliga arbetsledare.

Personalkategori

Här finns möjlighet att markera vilka personalkategorier som filen ska skapas för. Anges inga personalkategorier skapas lönefilen för samtliga personalkategorier.

Skapa fil för schema och frånvaro

Markera rutan om det ska skapas en lönefil för både personligt schema och frånvaro.

Skapa fil för närvaro

Markera rutan om lönefil ska skapas för närvaro.

Inställningar

Öppnar fönstret Inställningar för koppling, vilken beskrivs längre ner.

Fil/Export

Klicka på knappen för att skapa lönefilen. Filen sparas ner på angivet ställe enligt tfl-filen. Innan rutinen används första gången måste en del initiala inställningar ske. Detta sker under knappen Inställningar.

Inställningar för kopplingar

All utläggning sker med så kallade TFL-filer (TidFilLayout), det vill säga textfiler som styr utseendet på aktuell fil. Det finns fyra typer av TFL-filer som kopplas under knappen Inställning, men i de flesta fall används antingen två eller tre av dessa fyra. Beroende på om det mottagande lönesystemet tar emot schemainformation och frånvaro i samma fil eller om detta sker med olika filer så kopplas TFL-filer till olika rader.

TFL-fil för Schema

Koppla aktuell beskrivningsfil för schema på denna rad om schemainformationen ska skapas i en separat fil.

TFL-fil för Frånvaro

Koppla aktuell beskrivningsfil för frånvaro på denna rad om frånvarotransaktioner ska skapas i en separat fil.

TFL-fil Schema och Frånvaro

Koppla aktuell beskrivningsfil för schema och frånvarotransaktioner om schema- och frånvaroinformation ska skapas i en och samma fil.

TFL-fil för Närvaro

Koppla aktuell beskrivningsfil för närvaro (lönetransaktioner).

Den nedre delen av Inställningar används för att kunna hantera översättningar av avvikelser, arbetspass och lönetransaktioner till nya koder. Om en översättning ska ske på en kod så ersätter den ursprunget. Det går även att generera ytterligare koder, men i så fall krävs det att koden kopplas både till den nya koden och till den ursprungliga koden i denna översättningstabell.

Om du väljer att föra över sjuk-ob till annat lönesystem redovisas sjuk-ob från första sjukdagen.

Ingen bevakning av karens görs vid överföringen.

Översättningstabell

Beskrivning av översättningstabellen

Denna tabell beskriver de koder som finns i Agda PS.

Fält	Beskrivning
Avvikelse/Löneart/Arbetspass	Ange vad som ska översättas: A=Avvikelse L=Löneart P=Arbetspass
Kod	Ange kod som ska översättas baserat på valet ovan. Exempelvis SJ för Sjukdom.
Benämning	Visas med automatik.
Tim	Visas endast på arbetspass.
Mottagande system	Här anges vad koderna heter i mottagande system.
Ny kod
Typ	För avvikelse anges om resultatet ska bli löneart (L) eller ny avvikelse (A). Lönearter och arbetspass blir alltid samma ursprungstypen.
Kod	Mottagande systemets kod vilken anges med max 5 tecken.
Benämning	Mottagande systems benämning om den används i filen.
Tim	Ingen funktion för närvarande.
Fast antal	Används när resultatet ska bli lönetransaktioner (närvaro) och fast antal vill anges. Trumfar antal på ursprungsarten.

Tillsammans med Agda PS levereras ett urval av TFL-filer (filerna har vid leveransen filändelsen .org). Dessa filer kan anpassas efter era önskemål. När du ska använda en fil rekommenderar vi att du gör en kopia utav originalet (kopiera och skapa en ny).

För att du ska kunna använda filen måste du därefter ersätta filändelsen .org med filändelsen .tfl.

Följande filer följer med Agda PS:

• Export tidut frv tfl.org. Standard exportfil Frånvaro.
• Export tidut nrv tfl.org. Standard exportfil Närvaro.
• Export tidut psc tfl.org. Standard exportfil Personliga schema.
• SvLon tidut frv tfl.org. Svensk Lön Frånvaro.
• SvLon tidut nrv tfl.org. Svensk Lön Närvaro.
• SvLon tidut psc tfl.org. Svensk Lön Personliga schema.

Filen måste ligga i Agda PS programmapp och sluta på filändelsen TFL.

Kopplingslayout för överföring

Kopplingslayout för överförning av tid i Agda PS via lönefil.

Fält	Beskrivning
VERSON 1.0	Ska vara 1.0 tills vidare.
TECKEN ANSI	Kan vara ANSI, PC8 eller 7BIT.
TYP SCHEMA-FRÅNVARO	Anger om filbeskrivning hämtar närvaro eller schema-frånvaro.
FIL SCHEMA.TXT	Här anger du namnet på den aktuella kopplingsfliken. Kan även innehålla sökväg.
RUBRIKER JA	Anger om det ska skrivas en inledande rad med kolumnrubriker först i varje block. (Startrad, deltaljrad samt slutrad).
RADERING JA	Anger om aktuell fil ska ersätta befintlig fil med samma namn. Anges Nej kommer den befintliga filen att byggas på i slutet med den nya innehållet. (Kan användas om endast en fil ska skapas som innehåller schema, frånvaro och närvaro). I det fallet radering ska ske på schemafilen som skapas först, men inte på de två andra filerna som då automatiskt i slutet.
DECIMAL= TUSENTAL= DATUMSEP= TID-SET=	Här kan du ange olika separationstecken för Decimal, Tusental, Datum och Tid.
STARTRAD DETALJRAD SLUTRAD	Startrad skrivs först i filen. Detaljrad skrivs för varje detaljrad. Som detaljrad räknas lönetransaktion, dagsschema per person samt avvikelse per person Slutrad skrivs sist i filen.
	Varje radtyp avslutas med END på ensam rad. Varje radtyp kan innehålla 100 fältdefinitioner.

Fältdefinitioner

Fältdefinitioner innehåller 6 fält som avdelas med kommatecken (,).

Fält	Kodord enligt nedan
Längd	Om fältet ska ha en viss längd anges det här. Utelänat eller = ger automatisk bredd.
Utfyllnad	Om fältet ska vara en viss längd anger du här vilket tecken som ska användas. Anges inget används mellanslag.
Justering	Ange med H eller V om texten ska vara höger- eller vänsterjusterad. Utelämnas fältet används vänsterjustering.
Rubrik	Ange alternativ kolumnrubrik eller ut.
Format	Du behöver inte ange alla värden utan kan sluta när du inte ska ange fler. Exempel KONSTANT=123. Se nästa tabell.

Generella kodord

Kodord	Beskrivning
KONSTANT	Ska följas av = och den text som ska vara konstantsvärde. ASCII värden kan läggas in i konstanter med # följt av decimalvärdet.
FRÅGESTRÄNG	Ska följas av = och den text som systemet ska fråga efter. Exempel FRÅGESTRÄNG=Ange meddelande 10 tkn. FTGNR Företagsnummer.
FTGNAMN	Företagsnamn.
ANSTNR	Anställningsnummer.
PERSNR	Personnummer.
PNAMN	Personens namn.
PKONTRUB 1 till 10	Konteringskoppling från Personregistret. Kan vara Kostnadsställe, Projekt med mera. Upp till tio kopplingar kan göras.
DATUM	Dagens datum. Innehåller även tid.
FROMDATUM	Första dagen i urvalet.
TOMDATUM	Sista dagen i urvalet.
UTBETGRUPP	Utbetalningsgrupp.
ATTESTKOD	Aktuell attestkod i Personregistret.

Kodord för SCHEMA-FRÅNVARO

Kodord	Beskrivning
SCHDATUM	Schemadatum.
SCHFROMDATUM	Startdatum för arbetspass (Används ej!).
SCHTOMDATUM	Slutdatum för arbetspass (Används ej!).
ARBETSPASS	Kod för arbetspasset (efter ev översättning).
ARBESPASSTXT	Text för arbetspasset.
FROMTID	Starttid för arbetspasset.
TOMTID	Sluttid för arbetspasset.
LUNCHFROM	Lunch från klockan.
LUNCHTOM	Lunch till klockan.
RAST1FROM	Rast 1 från klockan.
RAST1TOM	Rast 1 till klockan.
RAST2FROM	Rast 2 från klockan.
RAST2TOM	Rast 2 till klockan.
RAST3FROM	Rast 3 från klockan.
RAST3TOM	Rast 3 till klockan.
RAST4FROM	Rast 4 från klockan.
RAST4TOM	Rast 4 till klockan.
RAST5FROM	Rast 5 från klockan.
RAST5TOM	Rast 5 till klockan.
ARBETSTID	Arbetstid med två decimaler. Decimaler är i 100-delar, det vill säga 3,25 = 3 timmar och 15 minuter.
ARBETSTID100	Arbetstid i 100-delar. Exempel 325 = 3 timmar och 15 minuter.
ARBETSTID60	Arbetstid i timmar och minuter. Anges hh:mm. Exempel 3:15 = 3 timmar och 15 minuter.
ARBETSTIDMIN	Arbetstid i minuter. Exempel 195 = 3 timmar och 15 minuter.
AVVIKELSEDATUM	Frånvarodatum.
AVVIKELSEFROMDATUM	Startdatum för avvikelsen.
AVVIKELSETOMDATUM	Slutdatum för avvikelsen.
AVVIKELSE	Avvikelsekod för dagen/perioden.
AVVIKELSETXT	Text för aktuell avvikelse.
AVVIKELSEFROM	Starttid för avvikelsen. Anges hh:mm.
AVVIKELSETOM	Sluttid för avvikelsen. Anges hh:mm.
AVVIKELSETID	Totaltid för avvikelsen. Decimalen är i 100-delar, dvs 3,25 = 3 timmar och 15 minuter.
AVVIKELSETID100	Totaltid för avvikelsen. Tid i 100-delar, dvs 325 = 3 timmar och 15 minuter.
AVVIKELSETID60	Anger totaltid för avvikelsen i timmar och minuter. Tid i 100-delar, dvs 3:15 = 3 tim och 15 min.
AVVIKELSESETIDMIN	Anger ifall det är en deltidsfrånvaro. 0 eller 100 = Normal frånvaro.
AVVIKELSEADMIN	Procent i 100-delar. 2500=25%.
AVVIKELSEPROCENT	Anger om avvikelsen fortfarande är öppen.
AVVIKELSEPROCENT100
ÖPPENAVVIKELSE

Kodord för NÄRVARO

Kodord	Beskrivning
LART	Löneart.
ANTAL	Anges inget värde sätts det till 1.
ANTAL100	Antal i 100-delar, dvs 100=1.
BENÄMNING	Benämning på lönearten.
BELOPP	Belopp med två decimaler.
BELOPP100	Belopp i 100-delar, dvs 100=1.
LNOTERING	Eventuell notering från lönearten.
TNOTERING	Eventuell notering från tidtransaktion.
TDATUM	Datum för tidtransaktionen för information.
LKONTRUB 1 till 10	Konteringskoppling från löneartsregistret. Kan t ex Kostnadsställe, Projekt mm. Upp till tio olika kopplingar kan göras.
TKONTRUB 1 till 10	Konteringskoppling från tidtransaktioner. Kan t ex vara Kostnadsställe, Projekt mm. Upp till tio olika kopplingar kan göras.