Flik 1 Grunduppgifter

På flik 1 Grunduppgifter i Personregistret finns bland annat personens uppgifter om namn, adress och personnummer.

Anstnr

Personens anställningsnummer. Noll (0) får inte användas som anställningsnummer. Använder företaget personnummer som anställningsnummer flyttas automatiskt anställningsnumret till rutan Personnummer. För att byta anställningsnummer på en person används funktionen Byt anställningsnummer under menyn Servicerutiner - Byte av anställningsnummer. Anställningsnumret kan vara max 12 tecken

Har en person ingen aktuell anställning, det vill säga startdatum inte har passerats eller slutdatumet passerats är fältet Anställningsnummer rödmarkerat. Är personen markerad som vilande på flik 3 Anst uppg i Personregistret är fältet gråmarkerat.

Sign

Personens signatur. Signaturen kan vara max 3 tecken.

Personnummer

Ange den anställdes personnummer. Personnumret ska vara 10 eller 12 siffror. Är de fyra sista siffrorna inte kända anges fyra nollor (0000) på slutet. Agda PS stämmer av så att det är ett godkänt personnummer som är korrekt med hjälp av kontrollsiffran i personnumret.

Har ett felaktigt personnummer angivits för den anställde går det att ändra i fältet.

För anställda som inte är folkbokförda i Sverige kan ett samordningsnummer anges. Samordningsnummer består på samma sätt som ett personnummer av tio siffror. De första sex siffrorna är fördelade på följande sätt, två siffror för födelseår, två siffror för födelsemånad och två siffror för födelsedag plus 60. Det innebär att en person som är född den 10:e visas talet 70. Därefter följer ett tresiffrigt individnummer som är udda för män och jämnt för kvinnor och samordningsnumret avslutas med en kontrollsiffra. Samordningsnummer får personen från skattemyndigheten.

Efternamn/Förnamn

Personens efter- och förnamn. Fälten kan innehålla max 20 tecken

Man/Kvinna

Om ett korrekt personnummer skrivs in i fältet Personnummer, kommer könstillhörighet att visas. Agda PS baserar valet av könstillhörighet på personnumrets näst sista siffra där jämn siffra är kvinna och udda man. Har personen inte ett fullständigt personnummer eller om samordningsnummer används måste kön markeras manuellt.

Foto

I Personregistret kan foto (passfoto 3,6 x 4.7 cm) läggas in. På flik 1 i Företagsinställningarna finns möjlighet att bestämma om fotot ska sparas med en sökväg eller i databasen. Beroende på vad du väljer kommer flik 1 i Personregistret att se olika ut. Med alternativet Sökväg i Företagsinställningarna kommer sökvägen att visas.

Med alternativet Databas valt i Företagsinställningarna kommer flik 1 i Personregistret tre knappar att visas tillsammans med ett foto:

  • Kameraknappen. Används för att visa respektive dölja ett fotografi. När ett fotografi döljs finns sökvägen fortfarande kvar.
  • Överkryssad kamera. Tar bort ett fotografi ur databasen.
  • Filnamn foto. För att söka rätt på den anställdes foto skriver du in sökvägen i fältet. Vet du inte sökvägen kan du söka fram den med hjälp av alternativknappen. Filer av typen Bitmap (bmp) och JPEG (jpg) kan användas.

c/o Adress

En eventuell care off adress. Fältet kan innehålla max 30 tecken.

Alternativknapp för adressuppgifter

Alternativknappen till höger om fältet c/o Adress öppnar fönstret Adress. I detta fönster anges personens utdelningsadress och eventuella alternativa adresser, exempelvis om den anställde har en sommaradress.

Adresser

För varje adresstyp kan följande uppgifter skrivas in:

  • Adresstyp
  • c/o Adress
  • Adress
  • Adress 2
  • Postadress (postnummer och postort).
  • Land
  • Gällande adress. Rutan markeras på den adress som material, exempelvis lönespecifikationer ska skickas till.

Endast en adress av varje typ kan registreras och endast en kan vara gällande. Det är den gällande adressen som lönespecifikationer och annan information som skrivs ut från Agda PS med adress skickas till. Under menyn Register - Grundregister - Adresstyper lägger du in vilka typer av adresser som ska kunna registreras.

För att lägga till en alternativ adress:

  1. Klicka på Ny.
  2. Välj adresstyp ur fältet med samma namn.
  3. Ange adressuppgift för adresstypen.
  4. Definiera om denna adress ska vara Gällande.
  5. Spara.

För att ändra uppgifter i en existerande adress:

  1. Markera den adresstyp som ska ändras i fältet Adresstyper.
  2. Utför ändringarna.
  3. Spara.

För att ta bort adress:

  1. Markera adressen som du vill ta bort i fältet Adresstyper.
  2. Klicka på Ta bort.
  3. Bekräfta borttagningen.

Adress

Ange den anställdes adress. Fältet kan innehålla max 30 tecken.

Postadress

Ange den anställdes postadress med postnummer och postort. Fältet Postnummer kan innehålla max 9 tecken. Fältet Postort kan innehålla max 19 tecken.

Land

Det land aktiv adress finns i. Det går inte att ändra eller redigera land på fliken utan detta görs under alternativknappen till höger om c/o Adress.

Vid nyuppläggning av en person anges Sverige som förvalt värde på Land.

E-post

Den anställdes e-postadress. Fältet kan innehålla max 255 tecken.

När du i Personregistret skriver in en e-postadress måste den skrivas in två gånger. Det är till för en extra kontroll på att det är korrekt e-postadress som angivits. Det går inte att klistra in en e-postadress utan den måste anges manuellt.

Kriterierna för en godkänd e-postadress:

  • En e-postadress får inte innehålla tecken som å, ä, ö.
  • En e-postadress måste innehålla tecknet @ som avskiljer användarnamnet och domänen (exempel malin@visma.com).
  • En e-postadress måste bestå av minst två underdomäner som avskiljs med en punkt (exempel visma.com).
  • En e-postadress får inte innehålla specialtecken som blanktecken, baksträck (\), kolon (:), semikolon (;), komma (,), mindre än (<), större än (>), parenteser ( "(",")" ), asterix (*) och bokstäver med accent.
  • E-postadressen används bland annat för distribution från Rapportcentralen.

Telefon

På samma sätt som att det är möjligt att ange flera olika adresser kan även flera telefonnummer anges. Tryck på alternativknappen för att ange personens telefonnummer.

Alternativknapp för telefonnummer

Alternativknappen till höger om fältet Telefon öppnar fönstret Telefonnummer. I detta fönster anges personens telefonnummer.

  • Upplagda telefonnummer. Listar de Telefontyper som lagts upp på aktuell person.
  • Telefontyper. Visar en lista över tillgängliga Telefontyper. Fältet används vid registrering av alternativa telefonnummer på personen. Telefontyper läggs upp under Register - Grunduppgifter - Adresstyper.
  • Telefonnummer. Aktuellt telefonnummer för markerad telefontyp.

Det telefonnummer som läggs upp i fönstret Telefonnummer visas sedan i fältet Telefon på flik 1 i Personregistret.

För att lägga till alternativt telefonnummer:

  1. Tryck på knappen Ny.
  2. Välj telefontyp ur fältet med samma namn.
  3. Ange telefonnummer.
  4. Spara

För att ändra ett befintligt telefonnummer:

  1. Markera önskat alternativ i fältet Upplagda telefonnummer.
  2. Gör dina ändringar.
  3. Spara

För att ta bort ett telefonnummer:

  1. Markera det telefonnummer du vill ta bort i fältet Upplagda telefonnummer.
  2. Tryck på Ta bort.
  3. Bekräfta borttagningen.

Medborgarskap

Har personen ett annat medborgarskap än svenskt kan du välja detta med hjälp av listan i fältet Medborgarskap. Vilka medborgarskap som ska finnas i listan väljer du under Register - Grundregister - Medborgarskap.

Vid nyuppläggning av en person i personregistret sätts alltid medborgarskapet automatiskt till Svensk.

Födelsetid

Vid redovisning av kontrolluppgift för avlönade personer som inte har något svenskt personnummer eller samordningsnummer, används Födelsetid.

Fältets värde kommer endast att användas om du har angivit fyra nollor (0000) som sista siffror i personnumret.

Födelsetid ska vara med personens födelsedatum, på samma sätt som ett personnummer, följt av tre valfria siffror (ÅÅÅMMDDnnn). De tre sista siffrorna är ett unikt löpnummer för personen och företaget ansvarar själv för dessa löpnummer.

Födelsetid visas ej under Personuppgifter i Agda PS webb.

En kontroll på att fältet innehåller 11 siffror görs men inte någon kontroll på vas dom anges i fältet. Enligt Skatteverkets anvisningar ska i första hand ett giltigt personnummer användas.

Födelsetid kopieras inte när du väljer Kopiera person då det inte är tillåtet med samma födelsetid på flera personer.

Arbetstillstånd

Slutdatum för arbetstillståndets slut om den anställde inte är svensk medborgare. Anges i formatet (ÅÅÅÅMMDD) eller 18 valfria tecken. Datumkontroll utförs inte mot detta fält vilket innebär att Agda PS inte kommer att säga ifrån om det är ett felaktigt datumformat som angivits.

TIN-nummer

Utländskt skatteregistreringsnummer (TIN) ska anges för personer som är obegränsat skatteskyldiga i Sverige och har hemvist i annan stat. Fältet kan innehålla max 20 tecken och kan vara siffror, bokstäver och tecken.

Landskod

Om personen har ett TIN-nummer ska även en landskod anges. Landskoden väljer du med hjälp av rullisten och värdet hämtas från registret Land och valutor under Register - Grundregister - Land och valutor.

Knappen Användare

Öppnar fönstret Användare där du registrerar om personen ska ha någon form av tillgång till Agda PS eller Agda PS webb. Det kan vara till exempel koppling av Enskild användare.

Knappen Externt id

Öppnar fönstret Externt id där du kan skriva in kompletterande uppgifter för identifiering av personen i samband med tidregistrering. Dessa uppgifter kan till exempel vara siffror på passerkort.

För att lägga in ett nytt id klickar du på knappen Ny, dra kortet i en kortläsare för att läsa in numret eller ange det manuellt och avsluta med att klicka på Spara. När det finns ett värde som är sparat visas texten Externt id finns lagrat i fältet. Texten är till för att skydda det nummer som finns lagrat.

Kontroll utförs om koden är unik för företaget.

Knappen Barn/närst

Har den anställde barn eller närstående lägger du här in namn på barn/närstående samt för barn även födelsedatum. Uppgifterna används vid avvikelseregistrering vid frånvaro för vård av sjukt barn eller sjuk närstående för att den semestergrundande frånvaroperioden ska beräknas korrekt.

Fönstret Barn/närstående har följande fält:

  • Barn/Närstående. Den anställdes eventuella barn och andra närstående.
  • Födelsedatum (barn). För att bevakning mot barn ska fungera är det viktigt att födelsedatum anges.
  • Notering. Fria noteringar med till exempelvis telefonnummer där anhöriga kan nås.
  • Visa ej. Markeras om uppgiften inte ska vara valbar i till exempel Avvikelseregistreringen eller i Tidregistrering.

Knappen Noteringar

Knappen är en genväg till funktionen Notering per person. Där kan du se vilka noteringar som är gjorda för aktuell person.

Följande fält visas i Notering per person:

  • Noteringsrubrik (fältet). Vid uppläggning av en ny notering specificeras noteringstypen med detta fält. Fältet visar de noteringsrubriker som finns upplagda i Agda PS.
  • Notering (fältet). Fält för noteringstext.
  • Privat (ruta). Vill du lägga upp en privat notering ska du markera denna ruta innan du klickar på knappen Ny. En privat notering kan endast läsas av den som lagt upp noteringen (inloggad användare).
  • Bevakning (knappen). När en notering har lagts in och sparats är det möjligt att lägga upp en datumbevakning på den. Datumbevakning innebär att en påminnelse visas vid angett datum.
  • Objektlänk (gemknappen). Möjlighet att bifoga filer till noteringen.
  • Noteringsrubrik (kolumnrubriken). Presenterar de noteringar som är upplagda på vald person.
  • Notering (kolumnrubriken). Noteringstext.
  • Privat (fältet). Anger om noteringen är av privat.
  • Reg. datum. Anger det datum när noteringen registrerades.
  • Registrerat av. Anger vem som har registrerat noteringen.
  • Bevakning. Kalenderikonen anger att en bevakning är kopplad till noteringen. Har kalenderikonen en röd överstruken ring har tidpunkten för bevakningen passerats.
  • Dokument. Ikonen som är en tom dokumentmapp markerar att ingen fil är kopplad till noteringen. Fylld dokumentmapp markerar att minst ett externt dokument kopplats till noteringen.
  • Rubriker. Uppläggning av nya noteringsrubriker.

Skapa en ny person

För att skapa en ny person i Personregistret gör du följande:

  1. När sökfönstret visas trycker du på Enter-tangenten för att komma förbi den första namnlistan.
  2. Inne i Personregistret klickar du på knappen Ny.
  3. Fyll därefter i personens uppgifter. Notera att du minst måste fylla i de uppgifter som är obligatoriska, det vill säga de fält som har blå bakgrund och markerade med en asterisk (observera att fälten bara markeras på detta vis när du klickat på knappen Ny).
  4. Spara.

Det är inte möjligt att lägga in personhistorik förrän du sparar nyuppläggning av person.