Projektredovisning registrera löner

När du skapat upp dina projekt, kopplat projektledare och projektansvarig ska värden läggas in i form av timmar och belopp. Detta görs i två steg, först måste lön köras och därefter ska en överföring från lön till projektredovisning göras.

Oavsett om löneuppgifter i form av timmar och belopp körs via Skapa lön eller Registrera löner så gör Agda PS automatiskt brytning till nästa fördelningstal. Om timmar till exempel lagts in på en nyanställd under Löner - Massregistrering och lön skapas via Löner - Skapa lön så visas på Kontrollistan att en brytning gjorts. Om timmarna läggs in under Löner - Registrera löner visas meddelande Ingångsbrytning inlagd. Det betyder att Agda PS lagt den anställde enligt Brytgränser fördelningstal på lärlingsgruppens första brytgräns.

Det är i det här läget den personliga variabeln pArbetadeTimmar som styr brytgränsfördelningen och den bör därför finnas på alla lönearter där arbetade timmar ska tillgodoräknas enligt lärlingsavtalet.

För de som har ett befattningsbyte i samband med byte av steg i lärlingstrappan till exempel Installationsavtalet innebär det att lön som skapats via Skapa lön måste skapas om i Registrera löner när en brytning är aktuell. Detta för att löneadministratören ska kunna ange ett datum för när den nya befattningen gäller för att få en korrekt historik i befattningsregistret i Personregistret - flik 3 Anst uppg under alternativknappen vid Befattning. I Skapa lön kommer lönen att skapas men utan brytning och på Kontrollistan efter skapa lön visas ett meddelande för den anställde som säger:

Lön måste skapas om och brytas i Registrera löner eftersom brytningen kräver ett datum.

Om något ändras efter Spara kan brytgränserna kommer att påverkas och då visas ett meddelande. Även förändringar som inte har med brytningen att göra kan påverkas eftersom alla transaktioner i Registrera löner beräknas om enligt eventuellt nya förutsättningar.

Nyanställd enligt till exempel Byggavtalet

Rekommenderar att alltid lägga in nyanställda som ska brytas in via en extra lön.

När en yrkesarbetare med full betalning anställs och den första lönen ska köras måste lärlingsstegen brytas manuellt till rätt lärlingsgrupps högsta fördelningstal i Registrera löner. I vårt exempel kallas denna Fullbetald.

Brytningen gör du under Löneberäkning - Registrera löner - fliken Brytgränser i fliksystemet, längst ned till vänster - knappen Brytgränser.

Timmarna ligger på första lärlingsgruppens första Fördelningstal och för att ändra ett värde gör du följande:

1. För att rätt fält ska vara markerat börjar du med att markera det fält där fördelningen står, i kolumnen Brutet till fördelningstal.
2. Högerklicka därefter i fältet och välj den lärlingsgrupps Fördelningstal som är aktuell. Listan som visas innehåller alla dina lärlingsgruppers Fördelningstal enligt Brytgränser fördelningstal.
3. Spara.

När det finns värden upplagda i registret Brytgränser visas knapptexten i blått i fönstret Registrera löner.

Du kan även öppna fönstret Brytgränser via Personregister - flik 7 Statistik - knappen Brytgränser.

När detta är gjort ligger den anställde på högsta brytgränsen och du kommer aldrig att märka att timmar ackumuleras på den anställde om du inte aktivt går in under knappen Brytgränser.

Under knappen Översikt visas en sammanställning av fördelningstalen. Genom att välja alternativet Alla till höger under gruppen Detaljer visas dels på vilken rad i Registrera löner som brytningen gjorts dels information om lärlingsgruppens faktorer och timmar.

Även fönstret Översikt kan du nå via Personregister - flik 7 Statistik - knappen Översikt.

När en lärling anställs så sker brytningen automatiskt enligt de uppsatta brytgränserna och du behöver bara se till att personen från början ligger under rätt lärlingsgrupp. Kommer den anställde från skolan och har med sig ett visst antal timmar från skoltiden kan du naturligtvis göra precis som med en nyanställd med full betalning och lägga första lönens timmar på rätt brytgräns men för historikens skull bör du vid första lönekörningen skapa en Löneart att lägga in dessa timmar på.

Lönearten ska då ha löneartstypen Noteringslöneart NA, skatt enligt Skattefri S och Nej i Underlag sociala avgifter.

På flik 3 Variabler/ Ackumulering ska den personliga variabeln pArbetadeTimmar finnas under Valda variabler.

I Registrera löner börjar du med att lägga in lönearten du har skapat för ingående värde. I Antal lägger du så många timmar som samtliga steg i lärlingstrappan hittills omfattar.

När du har lagt in antalet timmar som den anställde ska ha som ingångsvärde och sparat visas meddelandet Ingångsbrytning inlagd.

Om värdet överstiger nästa brytgräns får du en fråga om du vill Bryta till nästa fördelningstal. Svarar du Ja kommer Agda PS automatiskt att bryta till nästa Fördelningstal. Du kan få frågan flera gånger om du har lagt in så många timmar att de går över flera brytgränser. Allt eftersom brytgränserna uppnås ser du i Registrera löner hur raderna delas efter antalet timmar per brytgräns.

När brytningen är klar kan du under knappen Brytgränser på fliken Brytgränser kontrollera brytningen.

När ingångsvärdet är inlagt kan du sedan fylla på med timmar som avser arbetad tid under aktuell Löneperiod. Vid Spara kommer dessa timmar att läggas till och du får en fråga om du vill ta bort de brytgränser som finns. Du svarar då Nej på den frågan. Om du har lagt in så många timmar att en ny gräns överskrids får du frågan om du vill Bryta till nästa fördelningstal.

Det som visas under knapparna Brytgränser och Översikt i Registrera löner är detsamma som visas under knapparna Brytgränser och Översikt under Personal - Personregister - flik 7 Statistik.

Nyanställd enligt till exempel Installationsavtalet

Rekommenderar att alltid lägga in nyanställda som ska brytas in via en extra lön.

Om en nyanställd inte är lärling utan fullt behörig måste du ändå bryta vid första lönekörningen.

Bryt sedan till det högsta steget i lärlingstrappan genom att i Registrera löner gå in under Brytgränser och högerklicka i kolumnen Brutet till fördelningstal. Välj därefter det högsta steget.

Om en nyanställd är lärling och till exempel befinner sig i lärlingstrappan på 2:a året i yrket kan du vid första lönekörningen bryta direkt till rätt steg men för att kunna följa den historiska utvecklingen från första steget kan en noteringsart skapas för att lägga in tidigare fullgjord tid.

Oavsett om du väljer att bryta direkt till rätt steg eller lägga in tidigare fullgjord, måste en löneart för att samla anställningsdagar finnas. För att samla timmar finns ju variabeln pArbetadeTimmar som ska vara knuten till alla lönearter som ska tillgodoräkna timmar för lärlingarna. På samma sätt måste variabeln pAnstDagar vara knuten till en löneart som samlar kalenderdagar för de steg i lärlingstrappan som bygger på dagar.

Lönearten ska ha löneartstyp Noteringslöneart NA, skatt enligt Skattefri S och nej för Underlag sociala avgifter. Prisformeln ska vara s_Manuell och Antformel ska ha en formel för att samla anställningsdagar. Formlen nedan är Anst_dgr_lon och samlar anställningsdagar i löneperioden.

Om formeln ska samla dagar i avräkningsperioden ska formeln vara Anst_dgr_avr.

På flik 3 Variabler/Ackumulering ska den personliga variabeln pAnstDagar finnas under Valda variabler.

Exempel 1

Den nyanställde som är lärling 2:a året i yrket bryts direkt till rätt steg i lärlingstrappan.

I Personregister - flik 3 Anst uppg under alternativknappen vid Befattning lägger du in den befattning som motsvarar lärling 2:a året i yrket. Befattningen får då Status H, huvud och i From datum (rekommenderar att alltid lägga den förste i månaden om inte personen är anställd from den förste) visas den anställdes Anställningsdatum.

I Personregister på flik 8 Komptid/Variabler under personliga variabler lägger du vid pAnstDagar in så många dagar som den anställde har fullgjort av hela år som i lärlingstrappan avser kalenderdagar. Den nyanställde befinner sig här på steget 2:a året i yrket. Det är det fjärde steget i trappan men bara det andra steget som avser dagar. För den personliga variabeln pAnstDagar läggs här alltså 365.

Rapporten Bevakning av fördelningstal gör beräkning av när nästa brytning ska ske med hjälp av värdena i de personliga variablerna pAnstDagar och pArbetadeTimmar. Om du lägger in nya personer i Agda PS genom att kopiera in befintliga måste du kontrollera att inga värden finns i dessa variabler när den nyanställde börjar.

I Personregistret under knappen Fasta arter lägger du in den löneart som du knutit till den personliga variabeln pAnstDagar. Den ska vara Typ A men inte ha några värden. Den kommer att vid skapa lön komma in i Registrera löner med det antal anställningsdagar som perioden innehåller.

I Registrera löner börjar du med att lägga in lönearten som du knutit till den personliga variabeln pAnstDagar och i antal lägger du det antal dagar som den anställde redan har fullgjort i det aktuella steget i lärlingstrappan. Klicka inte på Spara utan klicka direkt på knappen Skapa lön, markera var underlag ska hämtas från, till exempel Fasta arter och Avvikelseregisteringen och klicka på knappen Starta skapa lön alternativt registrera in transaktioner manuellt. Därefter klickar du på Spara.

Anledningen till att du inte bör spara direkt efter att du har lagt in det antal dagar som den anställde har fullgjort i det aktuella steget i lärlingstrappan är att Agda PS bryter till första steget och vill vid nästa Spara bryta om igen. I det här exemplet är det lätt gjort att bryta om igen men om du vill ha historik på den anställdes brytgränser som vi i Exempel 2 måste du kanske, förutom att göra hela brytningen även ta bort dubbla befattningar i Personregistret eftersom varje brytning innebär ett befattningsbyte med startdatum för varje befattning.

Gå sedan till fliken Brytgränser och klicka på knappen Brytgränser.

Markera den översta raden i kolumnen Brutet till fördelningstal, högerklicka och välj den brytgräns som motsvarar det steg i lärlingstrappan som du vill bryta till. På samma rad visas då det värde som du manuellt la in på lönearten för anställningsdagar och på raden under har Agda PS adderat det antal som kom in via samma löneart som du tidigare lagt i Fasta arter i Personregistret.

Om du hämtar in arbetad tid via Arbetspass i schemat eller på något annat sätt, visas i en tredje rad variabeln Arbetade_timmar. Du tar bort värdena för arbetade timmar genom att markera raden i kolumnen Brutet till fördelningstal, högerklicka och välj Ta bort.

Exempel 2

För den nyanställde som är lärling 2:a året i yrket, där du vill registrera tidigare fullgjord tid.

Här beskrivs rutinen för en anställd som är lärling 2:a året i yrket, men förfarandet är detsamma för alla lärlingar oavsett vilket steg de befinner sig på i trappan.

Mycket viktigt att ta reda på innan du börjar registrera tid på den nyanställde är vilket datum den nyanställde blev lärling och sedan datum för varje gång lärlingen bytt steg i trappan.

För exemplet behövs fyra datum. När den nyanställde först blev lärling, när denne blev lärling steg 2, 1:a året i yrket samt 2:a året i yrket.

I Personregister - flik 3 Anst uppg under alternativknappen vid Befattning lägger du in den befattning som motsvarar det första steget i lärlingstrappan. Befattningen får då Status H, Huvud och i From datum anger du det datum den anställde började som lärling. Agda PS kommer sedan allt eftersom lärlingen flyttas upp i lärlingstrappan lägga in en ny huvudbefattning och ändra Status på den tidigare till T, Tidigare.

Skapa en löneart för att lägga in ingående timmar. Den ska ha löneartstyp Noteringslöneart NA, skatt enligt Skattefri S och Nej i Underlag sociala avgifter.

På flik 3 Variabler/Ackumulering ska den personliga variabeln pArbetadeTimmar finnas under Valda variabler.

I Registrera löner börjar du med att lägga in lönearten du har skapat för ingående värde. Lägg i Antal så många timmar som samtliga steg i lärlingstrappan omfattar som avser Arbetade timmar.

Klicka inte på Spara utan klicka direkt på knappen Skapa lön, markerar var underlag ska hämtas från till exempel Fasta arter och Avvikelseregistreringen och klicka på knappen Starta skapa lön alternativt registrera in transaktioner manuellt. Därefter klickar du på Spara.

När du klickat på spara visas ett meddelande att Ingångsbrytning till steg 1 i lärlingstrappan har skett.

Klicka på OK och meddelandet och du får en fråga om du vill bryta till steg 2 i lärlingstrappan.

När du svarar Ja visas en dialog där du ska ange från och med vilket datum den nya befattningen ska gälla. Datum efterfrågas för att få rätt datum på historiken under Befattning i Personregistret. Ange datum och klicka på OK.

Agda PS har nu gjort en andra brytning och du får en fråga om du vill bryta till det tredje steget i lärlingstrappan.

När du svarar Ja visas en dialog där du ska ange från och med vilket datum den nya befattningen ska gälla. Om du har lagt upp en löneart som är knuten till den personliga variabeln pAnstDagar föreslås här. Markera sedan rutan Lägg upp lönearten automatiskt i Fasta arter, för att lönearten i fortsättningen automatiskt ska hämta antalet anställningsdagar i perioden från Fasta arter och klicka på OK.

Agda PS har nu gjort en tredje brytning och lagt in lönearten med anställningsdagar och du får en fråga om du vill bryta till det fjärde steget i lärlingstrappan.

När du svarar Ja visas en dialog där du ska ange från och med vilket datum den nya befattningen ska gälla.

När du har skrivit in datum och klickat på OK är hela brytningen klar.

Om du går till fliken Brytgränser och klickar på knappen Brytgränser ser du resultatet av brytningen.

Under knappen Översikt på samma flik visas en sammanställning över brytgränserna.

Informationen under knapparna Brytgränser och Översikt finns också i Personregistret - flik 7 Statistik.

I Personregistret har brytningen också åstadkommit en historik på befattningarna där de tidigare befattningarna har nu Status T, Tidigare och den aktuella har Status H, Huvud.