Tidrapportering grupp i Agda PS webb

I Agda PS webb väljer du Tidrapportering grupp under Inrapportering. I en meddelanderuta visas i blått med texten Välj knappen Importera för att importera personer att tidregistrera på. Du får då tillgång till ett antal olika Urval att hämta in personer att tidregistrera på.

Importera personer Urval

Det finns olika urval som du kan göra för att importera personer till Tidrapportering grupp.

Projekt

I det första valet, Projekt, kan du importera personer som tidigare har tid rapporterad på ett visst Projekt. Om de anställda är verksamma på ett och samma Projekt under en längre tid är dessa lätta att hitta under det här valet.

Anstnr

I fälten vid Anstnr kan du välja ett intervall av anställda utifrån Anställningsnummer.

Avdelning, Tjänsteställe, Arbetsledare och Attestkod

I fälten vid Avdelning, Tjänsteställe, Arbetsledare och Attestkod kan du välja ett av respektive, alltså en Avdelning eller ett Tjänsteställe och så vidare. Det som visas i flervalsfälten vid dessa val är det som finns registreras i Personregistret - flik 3 Anst uppg och flik 4 Organisation i respektive fält.

Importera personer Välj personer

Alla, Aktiva och Vilande

När du har bestämt varifrån du vill hämta in anställda att registrera tid på, till exempel en viss Avdelning, letar du upp det i flervalsfältet vid Avdelning och klickar på dubbelpilen till höger. De anställda som i Personregistret - flik 4 Organisation i fältet Avdelning har den avdelning du valt kommer att visas i rutan till höger. Förvalt i den rutan är alternativet att se Aktiva. Vill du även se avslutade och vilande personer ändrar du till Alla. Om du bara vill se avslutade och vilande personer ändrar du till Vilande.

Välj personer

Om du ska registrera tid på alla personer som visas i fältet klickar du på knappen Importera under fältet. Du kan också göra ett Urval av personer i fältet genom att använda Windows standard (Shift eller Ctrl) när du markerar och därefter klicka på Importera.

Importera

Vid klick på knappen Importera flyttas de anställda du valt till inmatningsrader under urvalet. De du inte har valt ligger kvar i fältet ovanför och du kan markera och importera dem efterhand. Du kan också välja att importera fler från något annat alternativ till exempel tjänsteställe och fylla på dom i inmatningsraderna.

De personer du har importerat ligger bara kvar så länge du är inloggad i Agda PS webb. Importera därför inte fler än du hinner registrera på vid varje tillfälle som du är inloggad i Agda PS webb.

Klickar du på knappen Avbryt när du har importerat de personer du önskade försvinner urvalsdelen och du får mer plats för själva registreringen.

Knapparna Spara, Avbryt och Ta bort används för att spara, avbryta eller ta bort registreringarna på de anställda.

Registrera på en anställd

När du ska börja registrera på en anställd klickar du på blå pilen till vänster om den anställdes anställningsnummer och en inmatningsrad visas. Om du klickar på blå pilen ovanför de anställda till vänster om Anstnr öppnas alla inmatningsrader. Om du har en ikon med en penna mellan blå pilen och anställningsnumret betyder det att du har en behörighet till personen som innebär ett snabbhopp till Inrapportering - Tidrapportering - Registrering när du klickar på ikonen.

Det datum som visas först på inmatningsraden är löneperiodens avräkningsperiods första schemalagda arbetsdag för den anställde. Du kan ändra genom att klicka på kalendern till höger om datumet och välja något annat i kalendern som visas. Markera rätt månad och datum och med pilarna längst upp i kalendern byter du år.

Viktigt att komma ihåg är att det alltid är löneperiodens avräkningsperiods första schemalagda arbetsdag som visas oavsett om du har registrerat något på den anställde tidigare eller inte. Om du till exempel registrerar veckovis och har registrerat en vecka måste du manuellt ändra datum före registrering nästa gång. Anledningen till att det inte finns någon kontroll här är att inte alla anställda arbetar med samma projekt hela tiden utan en del växlar och de som ska registrera tiden kanske inte alltid gör det i rätt ordning. Om någon har registrerat på ett per dagar i mitten av en månad vet inte Agda PS om tiden före kommer att registreras tidigare än de efterföljande dagarna.

Pennikonen

Om du är osäker på vad som registrerats tidigare kan du om din behörighet tillåter gå in antingen på Pennan eller under Inrapportering - Tidrapportering - Registrering och titta på eventuellt tidigare gjorda registreringar.

Om du markerar rutan Visa schematid så visas ovanför registreringarna Redovisad tid minskad med Schematid och eventuell Övertid.

Knappen Tillbaka längst ner till vänster tar dig tillbaka till Tidrapportering grupp och det läge du var i när du klickade på ikonen med en penna.

Registrera tid

Den anställdes arbetstid enligt schema visas i kolumnen Schematid. De följande kolumnerna är de som valts under Företagsinställningar - flik 8 Tid - knappen Uppsättning tidrapportering grupp.

Du förflyttar dig framåt i kolumnerna med Tab-tangenten och för att gå bakåt använder du Shift + Tab. Sist i raden anger du Projekt antingen genom att skriva in eller välja ett Projekt via Förstoringsglaset.

Under menyn Register - Inrapportering - Orsakskoder i Agda PS kan du genom att sätta en markering i rutan Obligatoriskt vid Konteringsrubriken göra det tvingande för användaren att ange ett värde på det konteringsbegreppet.

Förutom att ange antal och belopp i kolumnerna kan du ange en punkt (.) eller ett kommatecken (,) i de kolumner vars Orsakskod har markering i Timmar under Enhetstyp. Om en punkt eller ett kommatecken har angetts i en ruta kommer Agda PS att hämta in schematiden för aktuell dag automatiskt när du har tabbat dig igenom raden och nästa rad är klar att registreras på.

Om du råkar använda punkt eller komma i en kolumn som innehåller en Orsakskod med enhetstyp Belopp eller Antal visas ett felmeddelande när du tabbat dig igenom inmatningsraden. Felmeddelandet kan exempelvis säga Felaktivt antalsvärde i kolumnen Traktamente.

Samma antal flera dagar

Om den anställde arbetar samma antal timmar flera dagar i rad, har samma ersättning eller frånvaro kan du efter att du har angivit ett värde låsa kolumnen. När en kolumn har låsts kommer det värde som finns i kolumnen att kopieras till nästa rad. Man måste gå via kalendern och välja datum sedan tabba raden ut för att en ny rad ska triggas.

Notera att du kan låsa en kolumn från vilken rad du vill, det vill säga du kan först registrera två rader och sedan på den tredje raden ange det värde som ska gälla för kommande rader. När du lagt in ett värde i en kolumn och du låser den genom att klicka på hänglåset i kolumnens huvud flyttar sig markören till nästa kolumn. När du låser denna flyttar markören sig vidare till nästa och så vidare. När du sedan registrerar kommande rader kan du hoppa mellan olästa kolumner med hjälp av Tab-tangenten.

Spara värden

När du har registrerat färdigt (för den här gången) måste du Spara för att värdena ska flyttas till Inrapportering - Tidrapportering - Registrering.

Du kan spara dina registreringar på tre nivåer:

  1. Vill du spara allt du har registrerat på alla personer markerar du rutan högst upp till vänster om Anstnr.
  2. Vill du spara alla rader på en anställd markerar du antingen rutan till vänster om ikonen med en penna eller rutan till vänster om Datum.
  3. Vill du bara spara enstaka rader markerar du rutan till vänster om Datum för respektive rad du vill spara.

Oavsett var du markerar så avslutar du genom att klicka på knappen Spara.

När du har sparat ger detta också automatiskt en klarmarkering på registreringen under Inrapportering - Tidrapportering - Registrering.

Överlappande tid

Det finns ingen kontroll mot att arbetad tid läggs in överlappande på dagar som det redan finns tid registrerad på. Däremot finns det kontroll mot att Frånvaro läggs in överlappande.

Kontrollen sker först vid Spara och du får meddelande om vilka rader som är fel. Du kan sedan avmarkera de felaktiga raderna och Spara igen.