Schemaläggning

Schemaläggning innebär att du kan bestämma när en Distribution av dina rapporter ska göras. Denna form av Schemaläggning kan antingen styra distributionen så att den görs vid ett enskilt tillfälle eller så kan du skapa en återkommande distributionscykel.

Kör vid start av Agda PS Services

Kör vid start av Agda PS Services, anger att distributionen ska köras när Agda Server startas. Om den tjänst som Agda PS webb körs på, för tillfället är nere när distributionen skulle ha körts, kommer distributionen att köras så fort tjänsten åter aktiveras, om du har markerat rutan Kör vid start av Agda PS Services.

Schemagruppen aktiverad

När rutan Schemagruppen aktiverad är markerad kommer distributionen att köras enligt de instruktioner, som lagts upp i schemaläggningen. Är rutan tom är distributionen inaktiverad, vilket innebär att du kan göra en schemaläggning, men vänta med att aktivera den.

Typ av schemaläggning

I flervalsfältet vid Typ av schemaläggning väljer du om distributionen ska göras vid ett enskilt tillfälle eller upprepade gånger.

Tillgängliga alternativ är:

• En gång
• Dagligen
• Veckovis
• Månadsvis

Nedan beskrivs de fyra alternativ som är tillgängliga i fältet Typ av schemaläggning.

Beskrivning av alternativet En gång

Alternativet En gång används när distributionen ska distribueras vid ett specifikt tillfälle i framtiden och endast vid detta tillfälle.

Namn

Ange ett beskrivande namn, förslagsvis ett namn som kopplar rapporttypen till distributionstillfället.

Startdatum

Skriv det datum, alternativt välj datum med hjälp av kalendern, som öppnas med förstoringsglaset, för att ange när distributionen ska starta.

Starttid

Ange det klockslag, som distributionen ska köras.

Beskrivning av alternativet Dagligen

Alternativet Dagligen används när distributionen ska distribueras vid ett specifikt tillfälle varje dag, eller enligt en återkommande cykel av dagar varje vecka.

Namn

Ange ett beskrivande namn, förslagsvis ett namn som kopplar rapporttypen till distributionstillfället.

Startdatum

Skriv det datum, alternativt välj datum med hjälp av kalendern, som öppnas med förstoringsglaset, för att ange när distributionen ska starta.

Starttid

Ange det klockslag, som distributionen ska köras.

Slutdatum

Slutdatum används för att bestämma hur länge en Distribution ska pågå.

Följande två alternativ är tillgängliga:

• Inget slutdatum. Väljer du alternativet Inget slutdatum kommer distributionen att fortsätta, enligt de inställningar du gjort till du manuellt går in och avslutar distributionen.
• Slutdatum. Skriver du in ett datum manuellt eller om du väljer ett datum från kalendern, som öppnas med förstoringsglaset, kommer distributionen att fortsätta fram till angivet datum.

Var :e dag

I rutan Var :e dag anger du det intervall som distributionen ska ha, det vill säga, om du vill att distributionen ska göras varje dag, skriver du en etta i rutan, om du vill att distributionen ska göras varannan dag, skriver du en tvåa i rutan och så vidare.

Beskrivning av alternativet Veckovis

Alternativet Veckovis används när distributionen ska distribueras vid ett eller flera tillfällen varje vecka.

Namn

Ange ett beskrivande namn, förslagsvis ett namn som kopplar rapporttypen till distributionstillfället.

Startdatum

Skriv det datum, alternativt välj datum med hjälp av kalendern, som öppnas med förstoringsglaset, för att ange när distributionen ska starta.

Starttid

Ange det klockslag, som distributionen ska köras.

Slutdatum

Slutdatum används för att bestämma hur länge en Distribution ska pågå.

Följande två alternativ är tillgängliga:

• Inget slutdatum. Väljer du alternativet Inget slutdatum kommer distributionen att fortsätta, enligt de inställningar du gjort till du manuellt går in och avslutar distributionen.
• Slutdatum. Skriver du in ett datum manuellt eller om du väljer ett datum från kalendern, som öppnas med förstoringsglaset, kommer distributionen att fortsätta fram till angivet datum.

Veckodagarna

I rutorna Mån till Sön väljer du vilka dagar i veckan, som distributionen ska göras. Markerad ruta innebär att distributionen kommer att göras denna dag.

Exempel

Vill du att distributionen ska göras på måndag- och onsdag, tar du bort markeringarna för alla dagar utom måndag och onsdag.

Var :e vecka

I rutan Var :e vecka anger du det intervall som distributionen ska ha, det vill säga, om du vill att distributionen ska göras varje vecka skriver du en etta i rutan, om du vill att distributionen ska göras varannan veckan skriver du en tvåa i rutan, och så vidare.

Beskrivning av alternativet Månadsvis

Alternativet Månadsvis används när distributionen ska distribueras vid ett tillfälle varje månad.

Namn

Ange ett beskrivande namn, förslagsvis ett namn som kopplar rapporttypen till distributionstillfället.

Startdatum

Skriv det datum, alternativt välj datum med hjälp av kalendern, som öppnas med förstoringsglaset, för att ange när distributionen ska starta.

Starttid

Ange det klockslag, som distributionen ska köras.

Slutdatum

Slutdatum används för att bestämma hur länge en Distribution ska pågå.

Följande två alternativ är tillgängliga:

• Inget slutdatum. Väljer du alternativet Inget slutdatum kommer distributionen att fortsätta, enligt de inställningar du gjort till du manuellt går in och avslutar distributionen.
• Slutdatum. Skriver du in ett datum manuellt eller om du väljer ett datum från kalendern, som öppnas med förstoringsglaset, kommer distributionen att fortsätta fram till angivet datum.

Månaderna

I rutorna Januari till December väljer du vilka månader som distributionen ska göras. Markerad ruta innebär att distributionen kommer att göras denna månad.

Exempel

Vill du att distributionen ska göras i januari och juli tar du bort markeringen i rutorna för alla månader utom dessa två.

Dag

I rutan Dag, anger du den dag i månaden som distributionen ska göras, det vill säga, om du vill att distributionen ska göras den 28:e varje månad väljer du 28 i flervalsfältet. Är det till exempel viktigt att distributionen inte sker på en helg kan du istället använda alternativet Veckodag (se nedan).

Veckodag

Alternativet Veckodag består av två stycken fält och distributionstillfälle styrs genom en kombination av dessa. I det första fältet väljer du när distributionen ska ske.

Tillgängliga alternativ är:

• Första
• Andra
• Tredje
• Fjärde
• Sista

I det andra fältet väljer du vilken veckodag det gäller.

Exempel

Väljer du första och måndag kommer distributionen att ske den första måndagen i månaden. Väljer du tredje och onsdag kommer distributionen att ske den tredje onsdagen i månaden.

För att skapa en ny schemaläggning:

1. Klicka på ikonen i kolumnen Schema.
2. När fönstret Schemaläggning öppnas, väljer du om alternativen Kör vid start av Agda PS Services eller Schemagruppen aktiverad ska gälla.
3. Välj därefter intervall i fältet Typ av schemaläggning.
4. Ange ett beskrivande namn i fältet Namn.
5. Fyll i uppgifter för startdatum, starttid och så vidare.
6. Spara.

För att ändra namn på en befintlig schemaläggning:

1. Klicka på Pennan framför schemaläggning.
2. Utför önskade namnändringar.
3. Spara.

För att ta bort en schemaläggning:

1. Klicka på ikonen med ett minustecken framför aktuell schemaläggning.
2. Bekräfta borttagningen.

När en Distribution läggs upp, kopplar du de rapporter som distributionen ska skapa. Själva kopplingen av rapporter beskrivs i detta avsnitt. Är kopplingen av typen E-post ska även de personer som ska ta emot rapporterna väljas. Hur det går till beskrivs längre ned i detta avsnitt.

Första gången fönstret Rapporter visas, är tabellen i fönstrets nedre del tom. Fönstret är uppbyggt på så sätt, att nya fält visas vart efter du gör val i de fält som visas.

Efter att du har gjort ett val i fältet Typ visas fältet Källa, när du sedan har valt en källa visas fältet Inställning och sedan fältet Format.

När du har sparat dina val läggs rapporten upp i tabellen. Ska fler rapporter ingå i schemaläggningen upprepar du proceduren.

När du har valt vilken eller vilka rapporter som ska ingå är det dags att välja vad som ska hända med respektive rapport.

Du kan välja mellan följande sex alternativ:

• E-post, för mer information se avsnittet Distribution via e-post.
• E-post - distributionsmottagare, för mer information se avsnittet Distribution via e-post - distributionsmottagare.
• Arkiv, för mer information se avsnittet Distribution till ett arkiv.
• Arkiv - distributionsmottagare, för mer information se avsnittet Distribution till arkiv - distributionsmottagare.
• Skrivare, för mer information se avsnittet Distribution till en skrivare.
• Disk, för mer information se avsnittet Distribution till en disk.

För varje alternativ finns en ikon. Så länge du inte har gjort något val är ikonerna dimmade samt visas med ett plustecken.

När du sedan väljer något alternativ kommer ikonen för det alternativet att aktiveras.

Distribution via E-post

Distribution med typen E-post innebär att rapporterna kommer att skickas via e-post till de mottagare du har lagt upp.

Namn

Ange mottagarens namn.

E-post

Ange mottagarens e-postadress.

Datumbaserad filändelse

Datumbaserad filändelse innebär, att den bifogade rapporten kommer att tilldelas ett namn, som innehåller det datum rapporten skapades.

Att inkludera datum och klockslag i filnamnet, kan till exempel underlätta administrationen av rapporter som sparats på samma ställe.

För att lägga till en e-postmottagare:

1. Ange mottagarens namn i fältet Namn.
2. Ange mottagarens e-postadress i fältet E-post.
3. Markera om du vill ha Datumbaserad filändelse.
4. Spara.
5. Upprepa proceduren för att lägga till fler mottagare.

För att ändra uppgifter på en befintlig e-postmottagare:

1. Klicka på Pennan framför aktuell mottagare.
2. Utför önskade ändringar när mottagaren visas i redigeringsläge överst i fönstret.
3. Spara.

För att ta bort en mottagare:

1. Klicka på ikonen med ett minustecken framför aktuell person.
2. Bekräfta borttagningen.

Distribution via E-post - distributionsmottagare

Distribution med typen E-post - distributionsmottagare innebär att rapporterna kommer att skickas via e-post till de mottagare som finns upplagda under den Distributionsgrupp du har valt i flervalsfältet vid Distributionsgrupp.

Genom att avmarkera en mottagare eller ett företag under Distributionsmottagare kan du förhindra att denna mottagare får rapporten. Gäller alla rapporter förutom där du väljer att distribuera via anställningsnummer eller användare.

En mottagare som tillhör mer än ett brytbegrepp får en rapport med all information, i ett e-postmeddelande.

Om en användare har tillgång till flera företag lägger du upp distributionen från en och samma inloggning.

För att distribution ska ske till de olika brytbegreppen i alla företag som du har behörighet till, måste mottagargrupper läggas upp i de övriga företagen också. I de nya mottagargrupperna måste mottagarna läggas upp och kopplas till ett brytbegrepp, även om e-postmeddelandet ska till samma mottagare som finns i ett annat företag.

Distributionen tittar på vilken behörighet som den är skapad med och inte den senaste behörigheten som användaren loggade ut med.

Om en person ingår i flera avdelningar kommer den mottagaren att få en rapport med all information i ett e-postmeddelande.

Vid val att distribuera via E-post tänds fliken E-postmeddelande. Här kan du ange ämne och meddelande som följer med ut till alla mottagare vid en distribution.

Vid schemalagda distributioner sparas informationen som angetts i ämne och meddelanderuta.

Distribution till arkiv

Distribution till arkiv innebär att rapporterna kommer att lagras i Agda PS databas, i någon av de mappar som skapats i Agda PS webb under Rapporter - Arkiv (för mer information se kapitlet Arkiv).

För att distribuera till ett Arkiv behöver du inte ha behörighet till programid 9208. Vill du däremot läsa filer som distribuerats till Arkiv krävs en behörighet.

Sökväg

Välj i flervalsfältet Sökväg, sökvägen till den mapp du vill spara rapporten eller rapporterna i.

För att det ska vara möjligt att distribuera rapporter till en hårddisk eller motsvarande krävs det att Agda PS behörighetsmässigt har tillgång till de mappar som läggs upp. För en detaljerad beskrivning se Agda PS tekniska manual.

Datumbaserad filändelse

Datumbaserad filändelse innebär, att den bifogade rapporten kommer att tilldelas ett namn, som innehåller det datum rapporten skapades.

Att inkludera datum och klockslag i filnamnet, kan till exempel underlätta administrationen av rapporter som sparats på samma ställe.

Skriv över befintlig fil

Markeras rutan kommer tidigare versioner av en rapport att skrivas över när en ny skapas.

Alternativet är ett verktyg för att minska antalet filer som lagras i systemet och är i första hand aktuellt för rapporter som inte har något historiskt värde.

Alternativet Skriv över befintlig fil kan inte användas i kombination med alternativet Datumbaserad filändelse.

För att lägga upp en distribution på en rapport till ett arkiv:

1. Välj aktuell sökväg i fältet Sökväg.
2. Bestäm om rapporten ska ha Datumbaserad filändelse eller om den ska Skriva över befintlig fil.
3. Spara.

För att ändra uppgifter på en befintlig inställning:

1. Klicka på Pennan framför aktuell sökväg.
2. Utför önskade ändringar.
3. Spara.

För att ta bort en sögväg från ett arkiv:

1. Klicka på ikonen med ett minustecken framför aktuell sökväg.
2. Bekräfta borttagningen.

Distribution till arkiv - distributionsmottagare

Samma fönster fast med möjlighet att avmarkera en distributionsmottagare, nås via Rapportcentralen.

Genom att avmarkera en mottagare under Distributionsmottagare kan du förhindra att denna mottagare får tillgång till rapporten. Gäller alla rapporter förutom där du väljer att distribuera via anställningsnummer eller användare.

Distribution till Arkiv - distributionsmottagare innebär att rapporterna kommer att lagras i Agda PS databas, i någon av de mappar som skapats under Rapporter - Arkiv, för de personer som ingår i den Distributionsgrupp, som du valt i flervalsfältet vid Distributionsmottagare (för mer information se kapitlet Arkiv).

Distribution till skrivare

Distribution till en skrivare innebär att rapporterna kommer att skrivas ut på vald skrivare, de skrivare som visas i fältet Namn läggs till under Inställningar - Utdata - Skrivare.

Om du får en varning, betyder det att du som användare måste tilldelas rättighet för delade nätverksresurser och du bör kontakta företagets tekniker.

Första gången fönstret Skrivare visas, är tabellen i fönstrets nedre del tom. Fönstret är uppbyggt på så sätt att nya fält visas när du har valt en skrivare i fältet Namn.

Efter att du har valt en skrivare visas följande fält:

• Fack. Om din skrivare har mer än ett pappersfack och du önskar använda papper från något annat fack än det som är valt som standard, väljer du i detta fält, det fack som ska användas.
• Papper. Önskar du en annan pappersstorlek än den som visas som förvalt värde väljer du storlek i detta fält.
• Kopior. Ange det antal, som du vill att rapporten ska skrivas ut i.
• Gruppera. Ska du skriva ut mer än en kopia, och du vill att en hel uppsättning av dokumentet ska skrivas ut, innan den första sidan av nästa uppsättning skrivs ut, markerar du rutan Gruppera. Om du i stället vill att alla kopior av första sidan ska skrivas ut innan alla kopior av efterföljande sidor skrivs ut avmarkerar du rutan.
• Liggande. Rutan styr papprets orientering, som förvalt värde gäller stående format, markeras rutan kommer rapporten att skrivas ut liggande.

För att distribuera en rapport till en skrivare:

1. Välj skrivare i fältet Namn. För information om hur man lägger till de skrivare som ska visas i fältet Namn. För mer information se avsnittet Lägg till skrivare.
2. Önskar du ändra någon eller några av de förvalda inställningarna för den aktuella skrivaren gör du detta under respektive kolumner.
3. Spara.

För att byta skrivare eller ändra utskriftsinställningar:

1. Klicka på Pennan framför aktuell skrivare,
2. Utför önskade ändringar
3. Spara.

För att ta bort en rapport från ett arkiv:

1. Klicka på Soptunnan framför aktuell skrivare.
2. Bekräfta borttagningen.

Lägg till skrivare

I fönstret Skrivare under Inställningar - Utdata - Skrivare, läggs de skrivare upp som sedan kan väljas under Rapport - Distribution - ikonen i kolumnen Rapporter - ikonen i kolumnen Skrivare. För att det ska vara möjligt att distribuera rapporter till skrivare krävs det att Agda PS behörighetsmässigt har tillgång till skrivaren i det nätverk Agda PS och skrivaren är kopplade till. För en detaljerad beskrivning av hur skrivare läggs till se Agda PS tekniska manual.

Distribution till disk

För att rapporter ska kunna distribueras till hårddiskar på servrar eller motsvarande måste först sökvägar till tillgängliga servermappar läggas upp, hur dessa läggs upp beskrivs i detta avsnitt.

Sökväg

Välj i flervalsfältet Sökväg, sökvägen till den mapp du vill spara rapporten eller rapporterna i. För att det ska vara möjligt att distribuera rapporter till en hårddisk eller motsvarande krävs det att Agda PS behörighetsmässigt har tillgång till de mappar som läggs upp. För en detaljerad beskrivning se Agda PS tekniska manual.

Datumbaserad filändelse

Datumbaserad filändelse innebär, att den bifogade rapporten kommer att tilldelas ett namn, som innehåller det datum rapporten skapades.

Att inkludera datum och klockslag i filnamnet, kan till exempel underlätta administrationen av rapporter som sparats på samma ställe.

Skriv över befintlig fil

Markeras rutan kommer tidigare versioner av en rapport att skrivas över när en ny skapas. Alternativet är ett verktyg för att minska antalet filer som lagras i systemet och är i första hand aktuellt för rapporter som inte har något historiskt värde.

Alternativet Skriv över befintlig fil kan inte användas i kombination med alternativet Datumbaserad filändelse.

För att det ska vara möjligt att distribuera rapporter till en hårddisk eller motsvarande krävs det att de mappar som läggs upp, behörighetsmässigt har delats ut så att Agda PS kan få tillgång till dessa. För en detaljerad beskrivning se Agda PS tekniska manual.

För att lägga upp en sökväg till distribution av rapporter till en disk:

1. Välj sökväg i fältet Sökväg. För information om hur du lägger till de sökvägar som ska visas i fältet Sökväg, se avsnittet Lägg till sökväg.
2. Markera rutan Datumbaserade filändelser om du vill att rapportdatumet ska ingå i filnamnet.
3. Markera rutan Skriv över befintlig fil om du vill att befintliga filer med samma namn ska skrivas över.
4. Spara.

För att byta sökväg eller ändra övriga inställningar:

1. Klicka på Pennan framför aktuell sökväg,
2. Utför önskade ändringar
3. Spara.

För att ta bort en sökväg:

1. Klicka på ikonen med ett minustecken framför aktuell sökväg.
2. Bekräfta borttagningen.

Lägg till sökväg för disklagring

För att rapporter ska kunna distribueras till hårddiskar på servrar eller motsvarande måste först sökvägar till tillgängliga servermappar läggas upp, detta avsnitt beskriver hur det går till.

Sökväg

Välj i flervalsfältet Sökväg, sökvägen till den mapp du vill spara rapporten eller rapporterna i. För att det ska vara möjligt att distribuera rapporter till en hårddisk eller motsvarande krävs det att Agda PS behörighetsmässigt har tillgång till de mappar som läggs upp. För en detaljerad beskrivning se Agda PS tekniska manual.

För att lägga till en sökväg:

1. Ange den nya sökvägen i fältet Sökväg.
2. Spara.

För att ändra en sökväg:

1. Klicka på Pennan framför aktuell sökväg.
2. Utför önskade ändringar.
3. Spara.

För att ta bort en sökväg:

1. Klicka på Soptunnan framför aktuell sökväg.
2. Bekräfta borttagningen.

Arkiv

Arkiv används vid distribution av de rapporter som skapas under Rapporter - Rapport. Rapporter lagrade i Agda PS webbs arkiv kan göras tillgängliga för andra användare av Agda PS webb. Fönstret Arkiv används för att administrera de mappar som ska ingå i arkivet. Nedan beskrivs handhavande av detta verktyg.

Själva strukturen fungerar på samma sätt som fönstret Den här datorn i Windows, det vill säga, du öppnar en mapp genom att klicka på den.

Samtliga operationer i fönstret utförs genom högerklick med musen. I bilden ovan visas ett exempel där en ny mapp ska läggas till, användaren har högerklickat på den mapp under vilken den nya mappen ska skapas.

Första gången fönstret öppnas visas endast följande förinstallerade mappar:

• Tillgängliga filer. Notera att det inte är möjligt att spara filer direkt i mappen Tillgängliga filer, däremot kan du skapa undermappar till mappen Tillgängliga filer i vilka du sedan kan spara dina filer.
• Agda

Vid högerklick på någon av de mappar som inte är systemmappar (mappen Agda) visas följande alternativ i snabbmenyn.

• Byt namn. Används för att byta namn på aktuell mapp.
• Radera. Används för att ta bort aktuell mapp.
• Ny mapp. Används för att skapa en ny mapp under den mapp du högerklickat på.

Rapporter som distribueras till ett arkiv visas i fönstrets högra del när aktuell mapp öppnas. Beroende på vilken behörighet användaren har till de rapporter som visas kan någon av följande ikoner visas framför respektive rapport:

• Soptunna. Används för att ta bort aktuell rapport.
• Förstoringsglas. Används för att öppna och förhandsgranska en rapport.

Tillgången till de mappar som läggs upp under Rapporter - Arkiv styrs av Agda PS behörighetsuppsättning.

För att distribuera till ett Arkiv behöver du inte ha behörighet till Arkiv. Vill du däremot läsa filer som distribuerats till Arkiv krävs en behörighet.

För att lägga till en mapp:

1. Högerklicka på den mapp under vilken den nya mappen ska ligga.
2. Välj Ny mapp från den snabbmeny som visas.
3. Tilldela den nya mappen ett beskrivande namn.
4. Slutför genom att trycka på Enter-tangenten eller klicka med musen utanför texten.

Observera att den programprofil som använts vid nyuppläggning eller namnändring automatiskt får skrivrättigheter till mappen.

För att byta namn på en befintlig mapp:

1. Högerklicka på aktuell mapp.
2. Välj alternativet Byt namn från den snabbmeny som visas.
3. Utför önskade ändringar.
4. Slutför genom att trycka på Enter-tangenten eller klicka med musen utanför texten.

För att ta bort en mapp:

1. Högerklicka på aktuell mapp.
2. Välj alternativet Radera från den snabbmeny som visas.
3. Bekräfta borttagningen.

Notera att om du väljer att ta bort en mapp som innehåller undermappar kommer även dessa att försvinna vid borttagningen.

För att läsa en rapport:

1. Klicka på aktuell mapp i trädstrukturen i fönstret vänstra del.
2. Klicka på Förstoringsglaset framför aktuell rapport i fönstrets högra del.

Ta bort befintlig rapport:

1. Klicka på aktuell mapp i trädstrukturen i fönstret vänstra del.
2. Klicka på Soptunnan framför aktuell rapport i fönstrets högra del.