Schemaunderhåll arbetspass

Alla arbetspass som kan förekomma i ett schema registreras under steget arbetspass. Här definieras bland annat uppgifter om arbetspassets sträckning över en dag genom klockangivelse. Arbetspasstillägg kan kopplas till respektive arbetspass vilket styr hur det ska behandlas i schema med tillägg och raster. Det vanligaste är att ett arbetspass per dygn används men det finns undantag vid till exempel skiftgång.

I definitionen för ett arbetspass ingår även uppgifter om tillägg/avdrag som påverkar Skapa lön/Registrera lön. För att kunna skapa en hel schemacykel behöver det även finnas arbetspass som motsvarar lediga dagar.

Vid uppläggning av nya arbetspass kontrollerar Agda PS om arbetspasset redan finns. Skulle det finnas ett arbetspass med samma inställningar som det du håller på att lägga upp meddelas detta när du klickar på knappen Spara. Med samma inställningar menas klockslag i rutorna från och till.

Innan uppläggning av arbetspass görs är det viktigt att beskriva vilka arbetstider som förekommer på företaget. Detta för att förenkla uppläggningsarbetet.

Kortnamn/Namn

Kortnamn och Namn används för att identifiera arbetspasset. Det är en fördel att ha en policy för namnsättning för att på ett enkelt sätt se var arbetspasset används. Det kan till exempel vara att döpa alla arbetspass som tillhör tjänstemännen med ett T och de kollektiva med ett K.

Kortnamn

Kortnamn är en kod för att identifiera arbetspasset i schemat. Kortnamnet används i Avvikelseregistreringens grafiska registreringsbild och i det personliga schemat för att visa vilket arbetspass som finns på aktuell dag. Kortnamnet ska vara unikt och anges med maximalt tre tecken (siffror och/eller bokstäver).

Namn

Namn är arbetspassets namn i klartext. Namnet kan vara maximalt på 25 tecken.

Vilande

Rutan Vilande kan användas på arbetspass som inte längre används. På så sätt kan du filtrera bort pass från sökdialogen med hjälp av en markering i alternativet Aktiva.

Sökning av arbetspass

Pilar

Det går att bläddra mellan de upplagda arbetspassen.

Ficklampan

Det går att söka upp arbetspass via ficklampan.

Sökalternativ

Välj något av alternativen Alla, Aktiva och Vilande för att bestämma bland vilka arbetspass sökningen ska göras.

Vald gruppering

Dina arbetspass kan grupperas för att enklare hitta det arbetspass som du söker efter.

Med hjälp av en flervalslista kan du välja att se arbetspassen efter:

  • Ingen vald. Visar inga arbetspass.
  • Ingen gruppering. Visar alla arbetspass utan någon sortering.
  • Från kl/Arbetstid. När arbetspassen börjar.
  • Till kl/Arbetstid. När arbetspassen slutar.
  • Arbetstid/Från kl. Arbetspass från och med som innehåller arbetad tid.
  • Från kl/Till kl. Arbetspass som börjar samt fram till arbetspassets slut.

Från klockan, Till klockan och Fulltidsmått

Ange klockslag för arbetspassets början och slut. Klockslagen används för att räkna ut den totala arbetstiden och är raster och/eller lunch inlagda på arbetspasset så räknas dessa ifrån arbetstiden. Fulltidsmått används för att räkna fram mertid för de deltidsanställda om företaget använder sig av Agda PS tid.

  • Från klockan. I fältet Från klockan anger du när arbetspasset börjar på dygnet.
  • Till klockan. I fältet Till klockan anger du när arbetspasset slutat på dygnet.
  • Fulltidsmått. Fältet Fulltidsmått gäller endast för de som tidregistrerar i Agda PS tid. Ange hur många arbetstimmar det är för en heltidstjänst på ett deltidsarbetspass. Används för att räkna ut mertid på deltidsanställd personal. Detta ska anges på samtliga arbetspass för deltidsanställda.

Typ av dag

Markera vilken typ av dag som arbetspasset är.

  • Arbetsdag. Möjlighet att ange när arbetspasset börjar och slutar i fälten Från klockan och Till klockan.
  • Ledig dag. Med alternativet Ledig dag kan inte start- och sluttid på arbetspasset anges. Det är inte heller möjligt att ange Löneart, Fulltidsmått.
  • Arbetsfri vardag. Med alternativet Arbetsfri vardag kan inte start- och sluttid på arbetspasset anges. Det är inte heller möjligt att ange Löneart. Däremot kan Fulltidsmått och Alternativ dagtyp läggas in. Syftet för detta val är att kunna räkna ut mertid för intermittent deltidares lediga dag.

Löneart

Ange den löneart som ska generera arbetad tid till löneberäkningen. Arbetad tid genereras bara till de personer som har arbetspasset i sitt personliga schema. Du kan antingen skriva in lönearten manuellt eller söka upp den genom att klicka på alternativknappen till höger om fältet.

Alternativ dagtyp

Används av de företag som har Agda PS tidregistrering. Ange den alternativa dagtyp som passar för de eventuella OB-tillägg och/eller övertidsersättningar som ska utfalla vid detta arbetspass. Kan anges på alla typer av arbetspass.

Arbetspasstillägg

Till arbetspasset kan olika arbetspasstillägg kopplas. Det är lunch, rast, övriga tillägg och flexgränser. Flexgränser visas bara om ditt företag har licens till Agda PS tidregistrering.

Ska en rad tas bort från Lunch, Rast eller Övriga tillägg markerar du raden som ska tas bort och trycker på Delete. Då blir det blankt i flervalsfältet och sedan kan du spara. Detta kan du endast göra på ett arbetspass som inte är kopplat till en anställds schema.

Lunch

I fältet Lunch väljer du den lunch som ingår i det aktuella arbetspasset. Lunch räknas bort från den totala arbetstiden för arbetspasset. Är texten blå innebär det att du kan göra ett snabbhopp till den valda lunchen genom att klicka på texten.

Rast

I fältet Rast väljer du den rast som ingår i det aktuella arbetspasset. Rasten räknas bort från den totala arbetstiden för arbetspasset. Är texten blå innebär det att du kan göra ett snabbhopp till den valda rasten genom att klicka på texten.

Övriga tillägg

I fältet Övriga tillägg väljer du det tillägg som gäller för det aktuella arbetspasset. Är texten blå innebär det att du kan göra ett snabbhopp till det valda tillägget genom att klicka på texten.

1.7.4 Flexgränser

I fältet Flexgränser väljer du vilken flextyp som förekommer på arbetspasset. Är texten blå innebär det att du kan göra ett snabbhopp till den valda flexgränsen genom att klicka på texten. Fältet visas endast för de företag som använder sig av Agda PS tidregistrering.

Total arbetstid och Arbetspassets används

I mitten av fönstret visas den totala arbetstiden minus raster. Denna information kan vara till hjälp för att se så att arbetstiden blir korrekt på arbetspasset. Ett arbetspass som används på ett personligt schema får en blå informationstext som förklarar att det inte går att ändra på klockslag, lunch och rast.

Arbetspasstillägg (knappen)

Om du klickar på knappen Arbetspasstillägg öppnas fönstret Arbetspasstillägg.

Kopiera (knappen)

Du kan kopiera ett befintligt arbetspass. Du väljer det arbetspass du vill kopiera och klickar sedan på knappen Kopiera. Du får då möjligheten att ange ett nytt kortnamn för det nya arbetspasset.

Skapa, ändra, ta bort och kopiera

Skapa nytt arbetspass

För att skapa ett nytt arbetspass görs följande:

  1. Klicka på knappen Ny.
  2. Ange arbetspassets benämning i fältet Kortnamn och Namn, därefter läggs arbetspassets tider samt eventuella arbetspasstillägg in på det aktuella arbetspasset.
  3. Spara.

Ändra

För att ändra ett befintligt arbetspass görs följande:

  1. Klicka på ficklampan och sök upp och markera önskat arbetspass i listan Arbetspass.
  2. Utför ändringen.
  3. Spara.

Ändringar på arbetspass ska utföras med stor försiktighet då det kan påverka tidigare frånvaro.

Ta bort

För att ta bort ett arbetspass görs följande:

  1. Klicka på ficklampan, sök upp och markera i listan Arbetspass.
  2. Klicka på Ta bort.
  3. Bekräfta borttagningen med OK.

Det är inte möjligt att ta bort ett arbetspass som används i Agda PS.

Ta bort arbetspasstillägg på ett arbetspass

  1. Klicka på ficklampan, sök upp och markera arbetspasset i listan Arbetspass.
  2. Klicka på det arbetspasstillägg som ska tas bort så att rutan blir blå.
  3. Klicka på knappen Delete och texten i arbetspasstillägget försvinner.
  4. Spara.

Kopiera arbetspass

För att underlätta uppläggningen kan kopieringsfunktionen användas.

För att kopiera ett arbetspass görs följande:

  1. Välj ett arbetspass vars tider och egenskaper påminner om det nya arbetspasset. Detta görs genom att klicka på ficklampan, söka upp och markera önskat arbetspass i listan Arbetspass.
  2. Välj Kopiera och dialogen Kopiera arbetspass öppnas där det nya arbetspassets kortnamn anges.
  3. Spara.
  4. Därefter bör namnet på arbetspasset ändras, då det har samma namn som arbetspasset som kopierades med tillägget _kopia. Utför eventuella ändringar på arbetspasstillägg eller tider.
  5. Spara.