Schemaunderhåll personliga scheman

Personligt schema är resultatet av ett grundschema tillsammans med eventuella filter som kopplas till den anställde. Ett personligt schema läggs ut för ett kalenderår åt gången.

Ett personligt schema under ett år, kan under olika perioder för det året vara genererat från olika scheman. Det kan till exempel vara så att du under året bytt schema och i det fallet så finns det fortfarande bara ett personligt schema men det är uppbyggt från två olika grundschema som har olika startdatum under året. Schemabyte gör du antingen i fönstret Personligt schema eller i rutinen för schemabyte där du kan göra ett byte av scheman för flera personer samtidigt.

Det personliga schemat kan efter att det lagrats på en person modifieras alltefter behov, till exempel då två personer byter pass med varandra. Du kan då gå direkt in på deras respektive personliga scheman och byta ut arbetspassen för den dag bytet avser.

Fönstret Personliga schema kan nås från flera ställen i Agda PS. Det finns under menyn Register - Inrapportering - Schemaunderhåll och knappen Personliga schema. Du kan även gå direkt från Personregistret - flik 3 Anst uppg och knappen Schema.

Förändringar i personligt schema berör endast den aktuella personens schema.

Om ett du tar bort ett personligt schema från en person försvinner även all frånvaro som är registrerad på det schemat.

Flik Uppläggning

På fliken Uppläggning tilldelar du de anställda ett schema. Flera scheman kan läggas upp på en anställd men dom kan inte överlappa varandra.

Registrerade scheman

I rutan Registrerade scheman visas de scheman som är kopplade till den anställde under året. Datumet framför schemanamnet är när det gäller ifrån.

Tillgängliga scheman

I rutan Tillgängliga scheman visar alla scheman som du har lagt upp i funktionen Registrera schema.

Tilldela ett schema

Du kan tilldela en anställd ett schema på tre olika sätt:

  1. Markera schemat i rutan Tillgängliga scheman för att sedan klicka på pilen som pekar åt vänster.
  2. Dra och släpp schemat från Tillgängliga scheman till Registrerade scheman.
  3. Dubbelklicka på schemat i Tillgängliga scheman.

För alla tre alternativen kommer fönstret Schemaparametrar upp. Där ska du ange schemats startdatum för den anställde.

Det tidigaste datum som kan anges är det startdatum som registrerades för schemat vid uppläggning. Har den anställde varit anställd vid årets början och schemats startdag var ett tidigare datum föreslås den 1 januari som startdag. Om den anställde börjat under kalenderåret föreslås aktuellt anställningsdatum som startdatum för schemat.

Har den anställde två eller flera schema kopplade under året får dessa inte ha samma startdatum. Agda PS använder det schema som är aktuellt vid respektive avvikelseregistrering/lönekörning.

Flik Schema

På fliken Schema visas arbetspassen i det personliga schemat dag för dag. Här är det möjligt att plocka bort och lägga till arbetspass direkt i schemat om arbetspassen ska ändras enbart för denna personen. Har personen ett avgångsdatum registrerat i Personregistret visas schemat fram till och med detta slutdatum om du valt att nollställa schemat i samband med att du avslutade anställningen i Personregistret. I fönstret visas personens semesterkvot, antal arbetsdagar per vecka samt antal arbetstimmar per vecka.

  • Semesterkvot räknas fram genom att antal veckor i cykeln multipliceras med 5 och delas sedan med antal arbetsdagar i cykeln. För en cykel på en vecka med fem arbetsdagar ser uträkningen ut så här, 1 * 5 / 5 = 1.
  • Antal dagar per vecka räknas fram genom att antal arbetsdagar i cykeln divideras med antal dagar i cykeln dividerat med 7. För en cykel på en vecka med fem arbetsdagar ser uträkningen ut så här, 5 / (7 / 7) = 5.
  • Antal arbetstimmar per vecka räknas fram genom att det totala antalet arbetstimmar i cykeln divideras med antalet veckor i cykeln. För en cykel på en vecka kan uträkningen se ut så här, 40 / 1 = 40.

Kalendern

I fönstrets vänstra del visas en kalender över personens schema. Det är alltid fem veckor som visas och de olika månaderna skiftar i ljusgrått och mörkgrått. Du kan bläddra mellan årets månader med hjälp av rullisten precis till höger om kalendern.

Pass/dag

I rutan Pass/dag visas de arbetspass som tillhör den dag som du markerat i kalendern.

Ta bort (knappen)

Om du markerat en dag i kalendern så att arbetspasset visas i rutan Pass/dag kan du markera arbetspasset och klicka på knappen Ta bort för att radera arbetspasset från den dagen.

Tillgängliga Arbetspass

De arbetspass som finns upplagda i Agda PS visas i fönstret Tillgängliga arbetspass. Du kan välja vilken gruppering du vill visa arbetspassen i och om du skapat ett nytt arbetspass som inte visas klickar du på knappen med den röda cirkeln med ett ! i.

Arbetspass (knappen)

Med knappen Arbetspass kan du göra ett hopp in till rutinen för att lägga upp eller kontrollera ett arbetspass.

Byta arbetspass

Börja med att markera den eller de dagar som arbetspasset ska ändras för. Markera en dag med att klicka i den rutan. Ska flera sammanhängande dagar markeras hålls Shift-tangenten nere samtidigt som första och sista dag i intervallet markeras. Ska flera icke sammanhängande dagar markeras kan detta göras genom att hålla nere Ctrl-tangenten under tiden du markerar önskade dagar. När en eller flera rutor är markerade visas vilket arbetspass som är utlagt på den senaste markerade rutan i fältet Pass/dag. Knappen Ta bort raderar arbetspassen och när rutorna är tomma väljer du ett arbetspass från rutan Tillgängliga arbetspass genom att dra och släppa arbetspasset i en markerad ruta. Klicka på Spara när alla dagar tilldelats arbetspass. Det går att ha flera arbetspass utlagda på en dag men då får inte klockslagen på arbetspassen krocka.

Personens schema får inte innehålla några hål, det vill säga dagar utan arbetspass under en pågående anställningsperiod. För lediga dagar ska ett särskilt arbetspass läggas upp. Finns det dagar utan arbetspass i personens schema kan fel uppstå i Avvikelseregistreringen. Detta gäller inte det förenklade schemat.

Nollställa personligt schema

I Personligt schema finns möjlighet att nollställa schema trots att en person fortfarande är anställd. Detta kan vara användbart i samband med att personer får till exempel avgångsvederlag eller pension utbetald från företaget. Genom att högerklicka i fliken Schema och därefter välja Nollställ schema från datum i snabbmenyn som visas.

Ange från vilket datum nollställningen ska ske i dialogrutan Nollställning av schema aktuellt år. Du behöver inte markera det datum som ska nollställas utan det går bra att högerklicka var som helst i kalendern för att få fram dialogrutan.

Bekräfta nollställningen med Ok. Nollställningen görs från det datum du angivit och fram till årets slut. Ett varningsfönster informerar om att eventuella avvikelser som finns mellan dessa två datum kommer att tas bort. Bekräfta med Ja eller välj Avbryt om det är fel datum intervall.