Semester

Agda PS stöder hantering av semester för avtal av följande typer:

  • Baserat på månadslön. Används på avtal där semesterlönen baseras på månadslönen.
  • Procentuell beräkning. Används för de flesta avtal där semesterlönen grundas på intjänat belopp.
  • Procentuell beräkning med återföring. Används för avtal där semesterlönen grundar sig på intjänat belopp och där avdrag för frånvaro, som är semesterlönegrundande, läggs tillbaka, som underlag för semesterersättning.
  • Verkstad - procentuell beräkning. Används på semesteravtal för timavlönade inom verkstadsindustrin.
  • Verkstad - baserat på månadslön. Används på semesteravtal för månadsavlönade inom verkstadsindustrin.
  • Sammanfallande (månadslön). Används på avtal för månadsavlönad personal där uttagsåret är det samma som intjänandeåret.
  • Timsemester. Används på avtal som baseras på månadslön med semesteruttag i timmar.
  • Sammalön och procentregel. Används på avtal som helt följer semesterlagen av den 2010-04-01.

I semesterberäkningen hämtas aktuella värden avseende semestergrundande belopp, semestergrundande frånvaro, ej semestergrundande frånvaro och så vidare. Om Kalendariet används kan frånvaron hämtas direkt därifrån, annars hämtas uppgifterna från variabler. I Agda PS är semesterberäkning flexibel för hur olika dagar och summor ska behandlas. I Semesterinställningar kan du ange inställningar för hur till exempel överskjutande dagar ska behandlas, hur många dagar som ska sparas, vilken period semestervärden ska beräknas från med mera.

Under året är det möjligt att kontrollera företagets semesterskuld visa Semesterskuldslistan. Den räknar ut vad företaget för tillfället har i semesterskuld. För att listan ska bli korrekt är det viktigt att rätt uppgifter har angivits i Semesterinställningar, som du når antingen via Årsrutiner - Semester - Semesterberäkning eller Rapporter - Utskrifter månad - Semesterskuld.

Semester, två modeller

Nedan beskrivs två modeller för hur semester kan hanteras. Dels semester som intjänas före den tas ut, dels semester som tas ut under intjänandeåret (sammanfallande semester).

Semester intjänas året före den tas ut.

Med stöd av semesterlagen har arbetstagaren rätt till 25 dagar semester per år, ytterligare semester kan bestämmas enligt kollektivavtal eller enskilda avtal. Enligt modellen att semestern intjänas året före den tas ut, ska semesterdagarna intjänas under perioden 1 april till 31 mars (intjänandeåret). Det år som arbetstagaren kan ta ut sin semester semesterår. Semesteråret sammanfaller med perioden för intjänandeåret (1/4-31/3) med början direkt efter att intjänandeåret avslutats.

Vid 25 dagars semesterrätt intjänas ungefär 2,1 (semesterrätt/12) dagar per månad. Beräkning av antal betalda semesterdagar baseras på formeln:

Antal anställningsdagar under året * semesterrätten/365 (366)

Antalet betalda dagar avrundas alltid uppåt.

Exempel

Frida anställs den 1 november år 1, fram till semesterårets slut har hon tjänat in 11 semesterdagar (totala anställningsdagar (151) * semesterrätten (25) / 365), dessa kan hon börja ta ut från och med den 1 april. När så det nya semesteråret börjar inleds intjänandet för nästkommande år.

Förskottssemester

För att arbetstagaren ska ha möjlighet att ta ut lite fler dagar under sommaren år 1 kan ovanstående modell kompletteras med förskottsdagar.

Exempel

Emil anställs den 1 januari, fram till intjänandeårets slut den 31 mars hinner han endast tjäna in sex semesterdagar.

Företaget tillämpar modellen med förskottsdagar. Enligt företagets förskottsmodell erhåller då Emil noll förskottsdagar och fem obetalda fram till semesterårsskiftet 31 mars, under semesterår 2 kan han ta ut sju intjänande dagar och 18 förskottsdagar.

Många avtal skriver av den utbetalda förskottsemestern efter 5 år, men om den anställde slutar inom 5 år räknas den utbetalda förskottsemestern av mot intjänad semester.

För att enkelt kunna reglera skulden om den anställde slutar inom 5 år, knyter du den personliga variablen Förskottssemester_skuld till den löneart du använder för att betala ut förskottssemester. Detta gör du antingen via Register - Löneartsregistret - flik 3 Variabler/Ackumulering eller via Register - Löneberäkning - Variabler - Personlig ackumulering.

Den personliga variabeln måste heta exakt Förskottssemester_skuld, för att värdet ska visas på Semesterskuldslistan, när du har markerat rutan Uttagen förskottssemester under Rapporter - Utskrifter månad - Semesterskuld.

Du kan sedan se värdet på variabeln Förskottssemester_skuld på aktuell anställd i Personregister - flik 8 Komptid/Variabler. Knyt även variabeln till den löneart du använder för att dra av utbetald förskottssemester när en anställd slutar, då hämtas det ackumulerade värdet vid Slutlöneberäkningen.

På flik 5 Semester i Personregistret kan du i fältet Förf. försk.sem ange ett datum när förskottssemestern förfaller. Fältet Förf.försk.sem finns bara för bevakning och kommer inte med automatik att radera värdet på flik 8 Komptid/Variabler. Fältet går även att skriva ut via Listgeneratorn.

Sammanfallande semester

En annan modell är att semestern tas ut under samma år som den intjänas, detta kallas Sammanfallande semester. Denna modell medför att delar av semestern kan komma att betalas ut i förskott.

Företag som använder sig av Sammanfallande semester har ofta intjänande- /uttagsår som kalenderår.

Exempel

Lovisa anställs den 1 maj. Under semesteråret, fram till semestern i juli hinner hon tjäna in fem betalda semesterdagar. Trots att hon endast tjänat in dessa fem dagar har hon möjlighet att ta ut 17 betalda dagar. Resterande upp till sin semesterrätt kan hon ta ut som förskottsdagar. Har fältet reducera bristande intjänade under Semesterinställningar valts avräknas dessa förskottsdagar mot verkligt intjänade dagar vid semesterberäkningen.

Skillnad mellan Netto- och Bruttosemester

För de anställda som jobbar intermittent, det vill säga mindre än fem dagar i veckan, kan semester räknas i Nettodagar eller Bruttodagar.

Nettosemester

  • Semesterrätt i nettodagar.
  • Semesterlön och tillägg på heltidslön.
  • Vid förändring av arbetsdagar/vecka måste antalet sparade dagar samt eventuella rörliga delar räknas om.

Bruttosemester

  • Semesterrätt i bruttodagar.
  • Semesterkvot.
  • Betalda och eventuella sparade dagar behöver inte räknas om vid förändring av antalet dagar/vecka, endast kvoten måste ändras.
  • Nettodagar kan visas på lönebeskedet.

Beräkning av semesterkvot

För att räkna fram semesterkvoten kan följande beräkning användas.

Antal veckor i schemaperiod dividerat med antalet arbetsdagar i schemaperioden multiplicerat med fem eller antal dagar i schemaperioden dividerat med antal arbetsdagar i schemaperioden.

Exempel

En anställd arbetar tre dagar under vecka ett och två dagar under vecka två. Enligt beräkningen enligt ovan blir kvoten 2. (2*5)/(3+2)=10/5=2.

Räkneexempel netto- och bruttohantering

Anna arbetar 4 dagar/vecka (80%) och har en deltidslön på 20 000 kr/månad.

Nettohantering

Annas semesterrätt är 5 veckor * 4 semesterdagar = 20 dagars semesterrätt. Dagarna ska hon ha 100% ersättning eftersom hon arbetar heltid dessa dagar. Annas deltidslön är 20 000 kr vilket ger 25 000 kr på heltid (beräknat enligt deltidsmånadslönen/4*5). Den totala semesterlönen blir då 27 000, 25 000 kr*5,4%*20 dagar=27 000 kr (1 350 kr /dag).

Bruttohantering

Annas semesterrätt är 5 veckor * 5 semesterdagar = 25 dagars semesterrätt. Dagarna ska Anna ha 80% ersättning för och en kvot som blir 5/4=1,25. Den totala semesterlönen blir 27 000, 20 000 kr*5,4%*25 dagar=27 000 ( 1080/dag). För varje dag som Anna tar ut i semester räknas det av 1,25 dagar, vilket betyder att Anna inte kan vara ledig mer än 20 dagar.