Aktuell produkt

Semesterberäkning

Här följer en översiktlig beskrivning av hur ett semesterårsskifte går till i Agda PS.

Innan arbetet startar ska de Semesteravtal som används på företaget kontrolleras.

I Personregistret ska anställningsdatum, sysselsättningsgrad samt eventuell historik på sysselsättningsgraden anges på flik 3 Anst uppg för varje anställd. På flik 5 Semester anges vilket Semesteravtal personen tillhör och antal dagar eller timmar i semesterrätt.

Under menyn Årsrutiner - Semester ska inställningar för de olika semesteravtalen ske i rutinen Semesterinställningar.

När det är gjort är det möjligt att påbörja semesterbearbetningen.

Inga löneperioder får vara öppna och dessa får inte heller backas efter semesterberäkningen.

När sammanställningen och eventuella manuella korrigeringar är gjorda är det viktigt att ta en säkerhetskopia av databasen. Detta eftersom det inte är möjligt att backa semesterutläggningen. Skulle ett fel uppkomma är enda möjligheten att läsa in en kopia av databasen. Om ingen säkerhetskopia tagits kan rättning endast göras manuellt. När en säkerhetskopia tagits är det dags att uppdatera Personregistret med de nya semesterdagarna.

Variabler

Innan semesterberäkningen måste du kontrollera att de variabler som ligger till grund för semesterberäkning är kopplade till rätt lönearter.

Följande variabler per semesteravtal används i semesterberäkningen:

Semesteravtal	Variabel
Procentuell beräkning	Semestergr_belopp
	Semestergr_timmar
	Snittgrundande_belopp
	Ej_semgr_frånvarodagar*
	Semestergr_frånvarotimmar*
Procentberäkning med återföring	Rörliga_lönedelar
	Rörliga_lönedelar_frv
	Semestergr_belopp
	Semestergr_frånvaroavdrag
	Arbetade_dagar*
	Ej_semgr_frånvarodagar*
	Semestergr_frvdgr_hel*
	Semestergr_frvdgr_heldel*
Baserat på månadslön	Rörliga_lönedelar
	Rörliga_lönedelar_frv
	Semestergr_frvdgr_hel*
	Semestergr_frvdgr_heldel*
	Ej_semgr_frånvarodagar*
Verkstad procentuell beräkning	Snittgrundande_bel_VF
	Snittgrundande_tim_VF
	Ej_semgr_frånvarodagar*
Verkstad baserat på månadslön	Rörliga_lönedelar_VF
	Snittgrundande_tim_VF
	Ej_semgr_frånvarodagar*
Sammanfallande (månadslön)	Rörliga_lönedelar
	Rörliga_lönedelar_frv
	Semestergr_frvdgr_hel*
	Semestergr_frvdgr_heldel*
	Ej_semgr_frånvarodagar*
Timsemester	Rörliga_lönedelar
	Rörliga_lönedelar_frv
	Semestergr_frvdgr_hel*
	Semestergr_frvdgr_heldel*
	Ej_semgr_frånvarodagar*
Sammalön och procentregel	Semestergr_belopp
	Semestergr_timmar
	Snittgrundande_belopp
	Rörliga_lönedelar
	Semestergr_frånvarotimmar*
	Semestergr_frv_hel
	Ej_semgr_frånvarodagar*

Om frånvaro hämtas från Kalendariet behöver inte variablerna märkta med * kopplas till aktuella lönearter.

Golvbelopp

Golvbelopp kallas den, enligt vissa avtal, lägsta semesterlönen per dag. Golvbelopp kan läggas upp för åldersgrupper, anställningstid och tidigare branschvana. Uppgiften används i semesterberäkning och till Semesterskuldslistan. För timavlönade arbetare är det vanligast att golvbelopp används vid semesterberäkning, för månadsavlönade arbetare är det vanligt att golvbelopp används vid semesteruttagstillfället.

Nedan visas två exempel på formler som kan kopplas till den löneart som används vid semesteruttagstillfället. Det första, som är en formel som heter s_Golvbeloppsbevakning, kan användas om en löneart används för att betala ut semester och utfyllnad på samma art. Den andra kan användas om två separata lönearter används.

Utbetalning på samma löneart

Systemformel s_Golvbeloppsbevakning

OM{(((Artbel/Syssgrad_hist*100)*Procent/100) + Semlön_rörl_bet) < (Golvbelopp * Semsyss_bet/100)}

SÅ{(Golvbelopp*Semsyss_bet/100)}

ANNARS{(((Artbel/Syssgrad_hist*100)*Procent/100) + Semlön_rörl_bet)}

Utbetalning på två olika lönearter

Om en löneart används för semesterlön och en för golvbeloppsbevakning ska lönearten för golvbeloppsbevkning ha denna formel:

OM{((Artbel / Syssgrad_hist * Semsyss_bet * Semproc) + Semlön_rörl_bet) < (Golvbelopp * Semsyss_bet / 100)}

SÅ {(Golvbelopp * Semsyss_bet / 100) - (Artbel / Syssgrad_hist * Semsyss_bet * Semproc) + Semlön_rörl_ bet}

ANNARS {0}

Checklista semesterberäkning

Du kan följa checklistan för att stämma av de olika uppgifterna som ingår i semesterberäkningen.

Kontrollera i Personregistret

Semesteravtal (flik 5)
Anställningsdatum respektive eventuellt avgångsdatum och preliminärt avgångsdatum (flik 3)
Semesterlön utbetald (flik 3)
Tidigare branschvana (flik 3)
Sysselsättningsgrad (flik 3)
Sysselsättningsgradshistorik (flik 3)
Semesterrätt (flik 5)

Kontrollera frånvaro

För att kontrollera frånvaro kan rapporten Frånvarosammandrag, under Rapporter - Interna rapporter skrivas ut.

Semesterårsskifte

Variabeluppsättning
Kontrollera semesterinställningar
Sammanställ underlag
Manuell korrigering
Semesterspecifikation
Semesterplanering
Överskjutande dagar
Säkerhetskopia av databasen
Uppdatera Personregister

Förberedelse inför nytt semesterår

Byt intjänandeår i Semesterinställningar
Variabeluppsättning

Kontrollera Personregister

För att kontrollera datum för Anställningsperioder, Semesterlön utbetald och Tidigare branschvana öppna fönstret Anställningsperiod under Personal - Personregister - välj person - flik 3 Anst uppg - alternativknappen vid Anställningsperiod.

Flera Anställningsperioder

Semesterlön för flera anställningsperioder under semesteråret räknas samman. Kontroll görs mot fältet Semesterlön utbetald på anställningsperioden.

Exempel

Alternativ 1

Semestertid hämtas från 2013-04-01--2014-03-31

Semesterbelopp hämtas från 2013-04-01--2014-03-31

Alternativ 2

Semesterår

Semestertid hämtas från 2013-09-01--2014-03-31

Semesterbelopp hämtas från 2013-05-26--2014-03-31

Om en person har bytt Semesteravtal under intjänadeåret, förutsätter Agda PS att den semester som är intjänad under annat Semesteravtal än nuvarande redan är reglerad. Det vill säga, i Agda PS finns det ingen automatik för semesteravtalsbyte.

Semesterlön utbetald

I fältet Semesterlön utbetald visas det datum semesterlönen betalades ut för anställd som slutat sin anställning. Fältet är speciellt viktigt om personen har flera anställningsperioder under året. Detta för att kunna räkna ut en korrekt semesterlön. Används i slutlönefunktionen i Registrera löner kan datum för utbetalning av semesterlön automatiskt flyttas över hit. Vid semesterberäkning och utskriften av Semesterskuldslistan utförs endast beräkningar på de lönedelar som är intjänade efter angivet datum. Har inget datum angivits kommer lönedelar och inarbetade dagar att räknas för hela intjänandeåret, det vill säga även för eventuellt föregående anställningsperioder, förutsatt att personen tillhörde samma Semesteravtal då.

Vid utskrift av Semestermedelslista (under Rapporter - Semesterrapporter) för slutade personer, är det möjligt att även därifrån uppdatera med datum för utbetalning av de anställdas semesterlön.

Tidigare branschvana

Fältet Tidigare branschvana används för att bevaka branschvana för beräkning och utbetalning av Golvbelopp för de Semesteravtal som använder sig av golvbeloppsbevakning. I fältet anges det antal månader som personer har i branschvana vid anställningstillfället. Har en person flera anställningsperioder på företaget kommer Agda PS, när en person anställs på nytt, att föreslå antal branschvanemånader grundat på personens tidigare anställningsperioder.

Sysselsättningsgrad

För att titta på sysselsättningshistorik välj knappen H till höger om fältet Sysselsättn.grad.

I fältet Visa historik för fält väljer du Sysselsättningsgrad för att i Historiklistan presentera förändringar i sysselsättningsgrad.

Semesteravtal

För att titta på uppgifter gällande semester väljer du knappen H till höger om fältet Semesteravtal.

Fliken Semester innehåller aktuella uppgifter om semesterdagar, semesterrätt och semesteravtal.

Lönearter

På lönearterna som används för att ta ut semester finns inställningar för hur semesterdagarna ska räknas ner.

Med hjälp av alternativknappen vid fältet Semester öppnas fönstret Semesterkopplingar.

I fönstret Semesterkopplingar styr du under Semestertyp vilka dagar som ska räknas ner på flik 5 Semester i Personregistret.

Under Hantering styr du hur daglön och tillägg ska hanteras.

Reducera dagar

Rutan vid Reducera dagar markerar du om fältet Rest dgr ska reduceras och fältet Uttagna dagar ska räknas upp, på flik 5 Semester i Personregistret.

Daglön utbetalas

Rutan vid Daglön utbetalas markerar du för att saldot för Utbetald daglön ska räknas upp på flik 5 Semester i Personregistret.

Tillägg utbetalas

Rutan vid Tillägg utbetalas markerar du för att saldot under Utbetald semestertillägg ska räknas upp på flik 5 Semester i Personregistret.

Rörliga delar

Rutan vid Rörliga delar utbetalas markeras för att saldot under Rörliga lönedelar ska räknas upp på flik 5 Semester i Personregistret.

Personregister flik 5 Semester

Vilka dagar som ska räknas ner på flik Semester i Personregistret samt hur daglön och tillägg hanteras styrs från fönstret Semesterkopplingar.

Variabler

Variabler används bland annat vid byggandet av formler. Variablerna hittar du under Register - Löneberäkning - Variabler - variabeltypen Semesterhantering.

Variabler	Beskrivning
Sem_rest	Antal resterande betalda semesterdagar.
Semsyss_bet	Sysselsättningsgrad på betalda semesterdagar.
Sem_uttagna	Antal uttagna semesterdagar.
Sem_utbet_bet	Antal utbetalda semesterdaglöner för betalda dagar.
Sem_utbet	Antal utbetalda semestertillägg.
Sem_rörl_bet	Antal utbetalda rörliga dagar.
Semlön_bet	Semesterlön för betalda dagar.
Semlön_rörl_bet	Rörlig semesterlön för betalda dagar.
Semutf_bet	Semesterutfyllnad betalda dagar.

Ovanstående variabler finns också för sparade år 0-5, obetalda, förskott, överskjutande betalda, överskjutande sparade år 5 samt avtalsdagar. Sparade dagar år 0-5 innebär att varje rad hanteras var för sig i Personregistret. För varje kombination av rad/kolumn finns en egen variabel som hämtar (pekar på ) uppgiften. För mer information se Variabler av typen Semesterhantering.

Exempel

Variabler kopplade till Sparade år 3/Uttagna dagar innehåller texten _spar3. Observera emellertid att när sparade semesterdagar tas ut betas dessa av efter hand, så att de äldsta tas ut först med början år 5, därefter de näst äldsta och så vidare. Detta innebär att ett visst semesteruttag kan förbruka dagar från flera rader. I dessa fall refereras till en uppsättning variabler som inte hämtar uppgifter från någon bestämd rad, utan dynamiskt arbetar mot den kombination av rader som blivit berörda. Detta kallas Sparade totalt och dess variabler innehåller texten _spar, exempelvis Semlön_spar.

Formler

Följande formler kan användas vid utbetalning av semesterlön och rörliga delar, dessa kopplas mot lönearterna.

Antalsformel för rörlig semesterlön med kontroll mot tidigare antal utbetalda rörliga delar (betalda dagar).

OM {(Sem_uttagna) > Sem_rörl_bet}

SÅ {Sem_uttagna - Sem_rörl_bet}

ANNARS {0}

Info cirkel Antalsformel för semestertillägg med kontroll mot tidigare antal utbetalda semestertillägg (betalda dagar). Detta är en systemformel och heter s_Ant_Semestertillägg.

OM {Sem_uttagna) > Sem_utbet}

SÅ {Sem_uttagna - Sem_utbet}

ANNARS {0}

Se även

Generell checklista för semesterårsberäkning