Flik Allmänt

Fliken Allmänt innehåller grunduppgifter som är relevanta för respektive Semesteravtal.

Nedan beskrivs alla fält som kan förekomma på alla avtal. Notera att tillgängliga fält varierar beroende på vilken Semestertyp semesteravtalet grundar sig på.

Intjänandeårets period from - tom

I fälten för Intjänande period from - tom, anges första respektive sista dagen i intjänandeåret. Dessa används för att räkna ut antal Inarbetade dagar. För Semesteravtal av typen Sammanfallande anges första respektive sista dagen för det år som slutavräkningen ska ske för.

Preliminärårets period from - tom

I fälten för Preliminärårets period from - tom anges första respektive sista dagen för det år som de nya dagarna ska läggas ut på. Dessa fält används bara för Semestertyp Sammanfallande.

Underlag semesterv. from - tom

Om du har valt ett Semesteravtal som är av typen Semestertypen Procentuell beräkning, Procentberäkning med återföring, Baserat på månadslön eller Sammanfallande har du under Underlag semesterv from - tom möjlighet att ange en avvikande period, som ska användas som underlag till variablerna i semesterberäkningen. Du har nytta av detta om företaget har utbetalningsdatum som inte ligger inom löneperiodernas datumintervall. Detta kan exempelvis inträffa för anställda som har 14-dagarslön eller släpande utbetalning av till exempel rörliga lönedelar. Anges inget under Underlag semesterv from - tom, kommer värden att hämtas från de löneperioder som har ett utbetalningsdatum inom det datumintervall som semesteråret består av.

Är semesteravtalet av typen Verkstad procentuell beräkning eller Verkstad baserat på månadslön, anges här den period varifrån värde ska hämtas som ska ligga till grund för uträkning av snittförtjänst (normalt kalenderår). Uppgiften används till Semesterskuldslistan och semesterberäkningen.

Lägsta semesterrätt

I fältet vid Lägsta semesterrätt anger du det lägsta antal semesterdagar eller timmar de anställda enligt lag har rätt till. Antalet används för att räkna om semesterlön för personer med högre semesterrätt.

Underlag avtalssemester from - tom

I fälten vid Underlag avtalssemester from - tom anger du datum för det kalenderår som avtalssemestern omfattar.

Frånvaro hämtas från

Följande alternativ finns:

  • Variabler V
  • Kalendariet K
  • Kalendarie + Variabler B

Variabler V

Väljs om inte schemahanteringen används. Det går dock inte att få en helt korrekt semesterskuldsberäkning om du har rörlig semesterlön som ska räknas upp med semestergrundande frånvaro eftersom det inte går att få in ett värde manuellt på variabeln Semesterledighet kalenderdagar.

I semesterberäkningen däremot kan värdet läggas in i fältet Semesterledighet kalenderdagar under Manuell korrigering.

Kalendariet K

Väljs när schemahanteringen används. Det är då inställningarna på respektive Avvikelsetyp flik 3 Semesterpåverkande som bestämmer vilka variabler som påverkas. Genom att använda kalendariet får du en högre grad av automatik.

Kalendarie + Variabler B

Väljs till exempel om Agda PS tas i bruk under pågående semesterår och schemahantering ska användas, men det finns värde från ett tidigare lönesystem, som ska hämtas in via variabler.

De lönearter som knyts till variabeln bör vara skilda från de lönearter som senare ska användas i Avvikelseregistreringen. När första semesterberäkningen är gjord bör du ändra valet eftersom det ändå bara är från kalendariet uppgifter sedan hämtas.

Valet Kalendarie + Variabler B kan också vara aktuellt om företaget använder sig av så kallad Förenklad schemahantering. Detta innebär att de anställda inte har ett riktigt schema, utan arbetstid och frånvaro bara registreras då det finns frånvaro. Detta kan då vara nödvändigt att även komplettera med andra manuella transaktioner som är knutna till variabler.

Avrunda sysselsättningsgrad

Följande alternativ finns:

  • Heltal H
  • Kapa decimaler K
  • Närmsta halva % N
  • Ingen avrundning I

Info cirkel Sysselsättningsgraden kan anges både som aktuell eller som ett genomsnitt över perioden. Detta val görs på fliken Semesterskuld, rutan Räkna om inarbetad semester med genomsnitt. syssgrad. Aktuell sysselsättningsgrad (ingen markering i rutan) avser sysselsättningsgraden vid periodens tom datum. Sysselsättningsgraden hämtas eller beräknas utifrån värde i Personregistret flik 3 Anst uppg under historikknappen vid Sysselsättn.grad.

Heltal H

Innebär att sysselsättningsgraden avrundas till närmaste heltal. Vid sysselsättningsgrad som slutar på .50 kommer detta att avrundas till närmaste jämna heltal. Det innebär att en sysselsättningsgrad som är 82,5 blir 82 och en sysselsättningsgrad som är 83,5 blir 84.

Vi visar alltid bara två decimaler, men räknar med fler så att en sysselsättningsgrad om oavrundad är till exempel 95,50 kan vid avrundning till Heltal H bli 95,00 (tvärtemot vad som sägs ovan om avrundning). Detta beror på att den genomsnittliga sysselsättningsgraden under perioden egentligen var 95,4975.

Kapa decimaler K

Alla eventuella decimaler kommer att kapas.

Närmaste halva % N

Innebära att en sysselsättningsgrad som slutar på ,74 blir ,50 och en sysselsättningsgrad som slutar på ,75 blir ,00.

Ingen avrundning I

Innebär att om sysselsättningsgraden inte ska räknas som ett genomsnitt över perioden, kommer den sysselsättningsgrad som är aktuell vid periodens tom datum att gälla. Om genomsnittsberäkning av sysselsättningsgraden ska göras, görs ändå en viss avrundning, eftersom Agda PS bara visar två decimaler, men räknar med betydligt fler.

Reducera bristande intjänade

Vid Reducera bristande intjänade markerar du rutan om du vill reducera de betalda dagarna för det nya året med antalet bristande dagar. Reducera bristande intjänade används främst i Semesteravtal med Semestertyp Sammanfallande (månadslön), men kan även användas på andra semestertyper.

Visa semesterdagar netto

Vid Visa semesterdagar netto markerar du rutan om resterande semesterdagar för personer med Semesterkvot ska omvandlas från bruttodagar till nettodagar. Används om du i Personregistret har semester i bruttodagar, men vill redovisa nettodagar på Lönebeskedet och i Saldo i Agda PS webb.

Visa avtalssemesterdagar netto

Vid Visa avtalssemesterdagar netto markerar du rutan om resterande avtalssemesterdagar för personer med Semesterkvot ska omvandlas från bruttodagar till nettodagar. Används om du i Personregistret har semester i bruttodagar, men vill redovisa nettodagar på Lönebeskedet och i Saldo i Agda PS webb.

Faktor 1

I fältet vid Faktor 1 under Verkstad anger du den gällande faktorn för att kompensera genomsnittsförtjänst med helglön för VI- och MAF-avtalen (normalt 1,042). Faktor används bara på Semesteravtal med Semestertyp Verkstad procentuell beräkning och Verkstad baserat på månadslön.

Faktor 2

I fältet vid Faktor 2 under Verkstad anger du den gällande faktorn för att kompensera semestertillägget för VI- och MAF-avtalen (normalt 1,220). Faktor används på Semesteravtal med Semestertyp Verkstad procentuell beräkning och Verkstad baserat på månadslön.

Uträkning arbetstimmar per dag

Vid Uträkning arbetstimmar per dag finns två alternativ för att räkna ut arbetstimmar per dag.

  • Dela med arbetsdgr/vecka.
  • Dela med konstanten 5.

Dela med arbetsdgr/vecka

Den anställdes Veckoarbetstid, alternativt angivet värde i den personliga variabeln Ordinarie_veckoarbetstid divideras med det värde som finns angivet i fältet Arbetsdagar per vecka på flik 3 Anst uppg i Personregistret.

Dela med konstanten 5

Den anställdes Veckoarbetstid, alternativt angivet värde i den personliga variabeln Ordinarie_veckoarbetstid divideras konstanten 5.

Avrunda uträkn. betalda timmar

Vid Avrunda uträkn betalda timmar finns i flervalsfältet möjlighet att välja mellan Närmaste högre hel timme, Närmast högre dagsantal och Ingen avrundning.

Flervalsfältet visas endast på Semesteravtal som har Enhetstyp Timsemester.

Inställningen i fältet avser på Semesterskulden och i Semesterberäkningen den inarbetade tiden, som vid nästa semesterberäkningstillfälle (semesterårsskifte) blir Betalda timmar.

Nettoredovisning timsemester

Fältet Nettoredovisning timsemester visas endast på Semesteravtal som har Enhetstyp Timsemester. Om du använder dig av Timsemester ska rutan vid Nettoredovisning timsemester alltid vara markerad eftersom Agda PS inte stöder timsemester i kombination med bruttosemester.

Semesterlön %

I fältet Semesterlön % anger du den procentsats på inarbetat belopp som ska utgöra den totala semesterlönen. Fältet Semesterlön % används för de avtal där semesterlönen grundas på intjänat belopp.

Räkna om med semesterrätt

Följande alternativ finns:

  • Räkna om med semesterrätt.
  • Ingen omräkning.

Används vid Semestertyp Sammalön och procentregel, Baserat på månadslön samt Procentuell beräkning och innebär att det går att välja om de rörliga delarna ska räknas om vid högre semesterrätt. Fältet visas endast om det finns en procentsats angiven.

Semesterfaktor (årsarbetstid)

I fältet vid Semesterfaktor (årsarbetstid) under Procentuell beräkning anger du det antalet timmar som utgör årsarbetstiden för företag inom Handels. Årsarbetstid används av företag anslutna till Handels, där sysselsättningsgranden för semester baseras på semesterårets arbetade tid samt semestergrundande frånvarotimmar i förhållande till angiven årsarbetstid. Vid uttag av Semesterskuldslistan och i Semesterberäkningen räknas den angivna årsfaktorn om i förhållande till hur många dagar som har gått av semesteråret. Aktuell årsarbetstid fås från Handels och bör kontrolleras varje år. Fältet används endast på Semesteravtal som tillämpar Procentuell beräkning.

För att räkna fram den anställdes sysselsättningsgrad används följande två formler:

  • Formel 1: Årsarbetstiden (enligt Handels) / 365 * (Anställningsdagar - Ej semestergrundande frånvarodagar).
  • Formel 2: (Semestergrundande timmar + Semestergrundande frånvarotimmar) / Formel 1.

Hantering snittlön

I flervalsfältet under Hantering snittlön under Procentuell beräkning kan du välja mellan Total lön /totala tim, Total lön/Totim el fast art, Fasta lönedelar/divisor och Fast ersättn. för hel frånvaro.

Total lön/totala tim

Innebär ett snitt av intjänat belopp dividerat med arbetade timmar. Värdena hämtas från variablerna Snittgrundande_belopp och Semestergr_timmar.

Total lön/tot.tim el fast art

Innebär att om du här väljer en löneart som finns med ett á-pris i Personregistrets Fasta arter på den anställde, används den som snittlön annars görs en beräkning av värdena på variablerna Snittgrundande_belopp och Semestergr_timmar på samma sätt som vid valet Total lön/totala tim.

Du kan byta löneart och för att ta bort en löneart markerar du löneartsnumret och trycker delete, sedan klickar du i det gula fältet för löneartsnamn som då töms.

Fasta lönedelar/divisor

Innebär att värdet på den variabel du valt under Variabel för uträkning av grundlön för semesterersättning på flik Golvbelopp/variabler, divideras med den divisor du angivit i fältet Divisor under Fasta lönedelar/divisor.

Vid deltid räknas lönen upp till heltid enligt formeln aktuell lön/sysselsättningsgrad x 100.

Fast ersättn. för hel frånvaro

Innebär att det belopp du lägger i fältet under Fast ersättn. för hel frånvaro läggs till det semesterlönegrundande beloppet, för varje hel arbetsdag som den anställde varit frånvarande med semesterlönegrundande frånvaro.

Semesterlön/dag %

I fältet vid Semesterlön/dag % anger du hur många procent av månadslönen som utgör semesterlönen per dag för månadsavlönade (normalt 4,6%). Fältet används för de avtal där semesterlönen baseras på månadslönen.

Semestertillägg/dag %

I fältet Semestertillägg/dag % anger du hur många procent av månadslönen som utgör semestertillägget per dag för månadsavlönade (normalt 0,8%). Fältet används för de avtal där semesterlönen baseras på månadslönen.

Semesterlön/dag % (avtalssemester)

I fältet Semesterlön/dag % under Avtalssemester anges procentsatsen för semesterlön per dag (vanligtvis 4,6%). På avtalssemester räknas snittsysselsättningsgraden ut på de datum som är angivna i fältet Underlag avtalssemester from - tom.

Semesterlön rörlig del/dag%/Semesterlön rörlig del tot %

I fältet Semesterlön rörlig del/dag % eller i fältet vid Semesterlön rörlig del tot % anger du hur många procent av de rörliga delarna som utgör semesterlönen för dessa. Underlaget för beräkningen av den rörliga semesterlönen är värdet av de lönearter som är knutna till variablerna Rörliga_lönedelar och Rörliga_lönedelar_frv under den period som Semesterskuld eller Semesterberäkning avser. Fälten används för de avtal där semesterlönen baseras på månadslönen, med ett fast tillägg för eventuellt rörliga delar. Exempel på rörliga delar är premielön, provision, tantiem, bonus samt skift-, jour-, beredskaps- och ob-ersättningar.

Det går bara att ha värde i antingen i Semesterlön rörlig del/dag % eller Semesterlön rörlig del tot %. Om du har ett värde i ett av fälten och skriver in ett värde i det andra, så nollställs det första och vice versa.

Beräkningssätt rörliga delar

Följande alternativ finns:

  • Semesterrätt
  • Inarbetade dagar

Semesterrätt

Beräkning av rörlig semesterlön utifrån Semesterrätt sker antingen genom att Rörliga lönedelar + Rörliga lönedelar frånvaro, multipliceras med Personens procent rörliga delar, (personens procent rörliga delar räknas i sin tur fram genom att multiplicera procentsatsen för Semestersättning rörlig del/dag med personens semesterrätt), eller att Rörliga lönedelar + Rörliga lönedelar frånvaro, multipliceras med procentsatsen för Semesterersättning rörlig del tot, eventuellt omräknad med personens Semesterrätt gentemot Lägsta semesterrätt.

I båda fallen divideras den framräknade summan med antalet inarbetade dagar, för att få ett belopp per dag för rörlig semesterlön.

Inarbetade dagar

Beräkning av rörlig semesterlön utifrån Inarbetade dagar sker antingen genom att Rörliga lönedelar + Rörliga lönedelar frånvaro multipliceras med Semesterersättning rörlig del/dag, (multipliceras med antal inarbetade dagar ger det hela summan för rörlig semesterlön), eller att Rörliga lönedelar + Rörliga lönedelar frånvaro multipliceras med Semesterersättning rörlig del tot, (dividerat med antal inarbetade dagar ger det ett belopp för rörlig semesterlön per dag).

Beräkning frånvaro rörliga delar

Följande alternativ finns:

  • Anställningsdagar A
  • Arbetsdagar R
  • Arbetstimmar T

Anställningsdagar A

Anställningsdagar A är det vanligaste beräkningssättet och beräknas enligt:

Anställningstid - Ej semestergrundade frånvarodagar - Semesterledighet kalenderdagar - Semestergrundande frånvarodagar hel.

För att räkna ut semesterlön för rörliga delar för frånvaro, multipliceras Rörliga lönedelar frånvaro med antingen Semesterersättning rörlig del/dag eller Semesterersättning rörlig del tot. Det framräknade värdet divideras med Anställningsdagar A och multipliceras sedan med Semestergrundande frånvarodagar hel/delvis.

Arbetsdagar R

Används av bland annat avtal inom Handels, hämtas från kalendariet, arbetsdagar utan hel frånvaro. Detta betyder att arbetsdagar från schemat som inte helt reducerats med frånvaro.

Om Arbetsdagar R hämtas från variabel, så är det, det antal dagar som registrerats på den variabel, som valts under Inställning av semesterskuldslista på fliken Golvbelopp/Variabler vid fältet Variabel för uträkning av arbetsdagar, under aktuell period. Det betyder att värdet till variabeln hämtas för de löneperioder som har utbetalningsdatum inom den period som semesterskuld respektive semesterberäkning avser.

För att räkna ut semesterlön för rörliga delar för frånvaro, multipliceras Rörliga lönedelar frånvaro med antingen Semesterersättning rörlig del/dag eller Semesterersättning rörlig del tot. Det framräknade värdet divideras med Arbetsdagar R och multipliceras sedan med Semestergrundande frånvarodagar hel/delvis.

Arbetstimmar T

Används av exempelvis avtal för Grafiker, hämtas från variabeln Semestergr_timmar.

För att räkna ut semesterlön för rörliga delar för frånvaro, multipliceras Rörliga lönedelar frånvaro med antingen Semesterersättning rörlig del/dag eller Semesterersättning rörlig del tot. Det framräknade värdet divideras sedan med Arbetstimmar T och multipliceras sedan med Semesterlönegrundande frånvarotimmar.

Formler för uträkning

I tabellen visas formeln för uträkning.

Formel Beskrivning
Anställningsdagar Anställningsdagar A är standardinställning, i vilken beräkning baseras på antal anställningsdagar, det vill säga kalenderdagar:
Semgrundande frånvarodagar hel delvis * Rörliga_lönedlear_frv / (Anställningsdagar - Ej semestergrundande frånvarodagar - Semestergrundande frånvarodagar hela dagar - Semesterledighet i kalenderdagar).
Arbetsdagar

Arbetsdagar R gör beräkningen med hjälp av antal arbetsdagar. Används bland annat av Handelsavtalet. Beräknas som:

Semgrundande frånvarodagar hel delvis * Rörliga_lönedelar_frv / (Antal arbetsdagar utan hel frånvaro) Antal arbetsdagar utan hel frånvaro innebär arbetsdagar från schemat som inte helt reducerats med frånvaro.
Arbetstimmar

Arbetstimmar T gör beräkningen med hjälp av antal arbetade timmar. Används bland annat av Grafikeravtalet. Beräknas som:

Semestergrundande frånvarotimmar * Rörliga_lönedelar_frv / Semestergr_timmar.

Semestergrundande frånvarotimmar innebär semestergrundande frånvarotimmar från kalendariet alternativt variabeln Semestergr_frånvarotimmar.

Hämtar arbetsdagar från

Följande alternativ finns:

  • Kalendariet K
  • Variabel V
  • Kalendarie + Variabel B

Detta fält är bara relevant om du i fältet ovan Beräkning frånvaro rörliga delar valt Arbetsdagar R.

Kalendariet K

Kalendariet K väljs när schemahanteringen används. Det är då inställningarna på avvikelsetypernas flik 3 Semesterpåverkande som bestämmer vilka variabler som påverkas.

Variabler V

Variabler V väljs om schemahanteringen används. Det går dock inte att få en helt korrekt semesterberäkning om du har rörlig semesterlön som ska räknas upp med semestergrundande frånvaro eftersom det inte går att få in värde manuellt på variabeln Semesterledighet_kalenderdagar.

Kalendarie + Variabler B

Kalendarie + Variabler B väljs till exempel om Agda PS tas i bruk under pågående semesterår och schemahantering ska användas, men det finns värde från ett tidigare lönesystem som ska hämtas in via variabler.

När första semesterberäkningen är gjord bör du ändra valet eftersom det ändå bara är från kalendariet uppgifter då hämtas. Det här valet kan också vara aktuellt om företaget använder sig av så kallad Förenklad schemahantering. Detta innebär att de anställda inte har ett riktigt schema utan arbetstid och frånvaro bara registreras då det finns frånvaro. Det kan då vara nödvändigt att komplettera med manuella transaktioner.