Utbildningsadministration

Merparten av allt arbete med utbildningar i personaladministration sker i funktionen Utbildningsadministration. Till Utbildningsadministration räknas bland annat:

  • Lägga upp de interna- och externa utbildningar som är relevanta för företagets personal.
  • Planera personalens utbildningstillfällen samt boka dem till dessa.
  • Via korrespondens informera och inhämta information om deltagarna.

Till en utbildning kan även en/flera kompetenser kopplas. Vid avslutat utbildningstillfälle uppdateras CV automatiskt med uppgifter om utbildningen samt eventuella kompetenser för kursdeltagarna. Omvänt kan även utbildningar planeras i CV för att sedan bli synliga i Utbildningsadministrationen. Deltagare kan också administreras i CV i Agda PS webb.

Detaljbeskrivning av funktionen utbildningsadministration

Sökfunktionen i huvudet av fönstret Utbildningsadministration har olika uppgifter beroende på vilken flik som är aktiv.

Observera att det är möjligt att gå från flik till flik med hjälp av kortkommando. Exempel, ska flik Deltagare visas används kortkommandot Alt + 3.

Är fliken Utbildning aktiv används sökfunktionen till att söka efter Utbildningar upplagda i Agda PS. Aktiveras istället flik nummer två, Utbildningstillfälle, används sökfunktionen till att söka efter Utbildningstillfällen.

Utbildning (fliken)

På fliken Utbildning registreras grundinformation om de utbildningar som är aktuella för företagets personal. Både internt- och externt arrangerade kurser registreras här.

Notera att första fliken endast omfattar allmän information om utbildningen, information om de enskilda utbildningstillfällena registreras först på nästa flik.

Utbildnings ID

Utbildnings ID anges manuellt. Det är du själv som bestämmer hur ID ska byggas upp. Utbildnings ID är unikt och ett och samma ID kan inte finnas på flera utbildningar.

Utbildningsnamn

Namn på Utbildningen.

Utbildningsgrupp

Fältet används för att bestämma vilken grupp utbildningen ska sorteras under, detta för att lättare kunna hitta utbildningen i andra sökdialoger.

Utbildningstyp

Utbildningstyp markerar vilken inriktning utbildningen har.

Målgrupp

Vem kursen i första han riktar sig till/ är lämplig för.

Alternativknapparna

Med hjälp av alternativknapparna till höger om de uppräknande fälten kan respektive register öppnas.

Beskrivning

Fält för kortare noteringar om utbildning.

Deltagare min/max

Värde för de minsta antalet deltagare som måste delta för att kursen sk genomföras samt det största antalet (max) tillåtna deltagarae.

Längd

Fält för kursens:

  • Varaktighet angivet i någon av tidsenheterna: timmar, dagar, veckor, terminer eller år.
  • Nivå (längd), angivet i poäng.

Pris

Det pris företaget får betala per deltagare/grupp av deltagare för utbildningen. Priset kan anges i enheterna á pris om det gäller per person eller totalpris om det gäller för hela utbildningen. Anges ett totalpris fördelas kostnaden automatiskt mellan de personer som är anmälda till ett utbildningstillfälle.

Visa ej i webb

Markering i denna ruta undantager enskilda utbildningar från att visas på webb.

Extern kurs

Markera rutan om kursen hålls av en extern arrangör. Tom ruta tolkas av Agda PS som om utbildning hålls i intern regi.

Arrangör

I rutan Arrangör visas de utbildningsanordnare som tillhandahåller aktuell kurs.

Gemknappen

Möjlighet att koppla dokument skapade i andra program än Agda PS till en utbildning. Som ett stöd för användaren visas ett papper instucket i gemet om ett eller flera dokument har kopplas till utbildningen. Dessa dokument blir även tillgängliga under menyalternativet Personal - CV - Utbildning i Agda PS webb.

Kompetenser

Genomgår en person en utbildning ökar förhoppningsvis hennes kompetens. Under knappen Kompetenser finns det möjlighet att definiera vilka kompetenser en person ska erhålla efter avslutad utbildning. Finns det kompetenser kopplade till utbildningen skiftar textens färg till blått.

Utbildningstillfälle (fliken)

På fliken Utbildningstillfälle registreras unik information om det specifika tillfället, exempelvis när de äger rum. Det är först när ett tillfälle lagts upp som det är möjligt att anmäla personer till det. Vissa värden ärvs från första fliken, men de kan ändras om det aktuella tillfället exempelvis ska ha ett annat pris eller deltagarantal.

Utb.ID Tillf.

Utbildningstillfällets ID är unikt för varje nytt tillfälle och sätts automatiskt vid klicka på knappen Ny. ID-numret bygger på årtal (4 siffror) - utbildnings - ID - löpnummer (3 siffror).

Utb.datum from - tom

Start- och slutdatum för det aktuella utbildningstillfället.

Utb.tid from - tid

Klockslagen för när aktuellt utbildningstillfälle startar och slutar. Om utbildningen är över flera dagar anges första dagens starttid i from-rutan och sista dagens sluttid i tom-rutan.

Notering

Fält för notering relaterade till det unika utbildningstillfället.

Arrangör

Fältet visar den Arrangör som valts i fältet Befintliga arrangörer på fliken Arrangörer.

Utb.lokal

Visar vilken utbildningslokal aktuellt utbildningstillfälle genomförs i.

Utb.ledare

Visar den eller de kursledare som ansvarar för det aktuella utbildningstillfället.

Gemknappen

Möjlighet att koppla externt skapade dokument till aktuellt utbildningstillfälle.

Deltagare (fliken)

Efter att en utbildning har lagts upp och ett utbildningstillfälle skapats för utbildningen kan deltagare läggas upp, detta görs på fliken med samma namn. Respektive deltagare kan tilldelas statusen Anmäld eller Reserv. Deltagare som registreras via CV eller Agda PS webb visas på fliken Deltagare med den status som tilldelades vid registreringstillfället.

Utb adm flik deltagare

Vid registrering av deltagare kan personer hämtas ur listan Sök person. För att göra detta, börja med att klicka på knappen Ny, välj därefter att antingen placera muspekaren i det första registreringsfältet och tryck på funktionstangent 5 (F5) eller öppna ett sökfönster med ficklampsknappen. Notera att om rutan Endast anställd är markerad kommer endast personer som har en anställning på företaget att visas i sökfönstret. Ska exempelvis en person som är upplagd i Agda PS gå en kurs före personen har påbörjat sin anställning måste rutan avmarkeras för att personen ska finnas med i sökfönstret.

Utb.tillfälle

I fältet Utb.tillfälle visas utbildningens från- och till datum samt utbildningens namn.

Anställningsnummer

Visar deltagarens anställningsnummer. Vid uppläggning av nya kan funktionstangent fem (F5) användas för att visa en lista över företagets anställda. Genom att hålla nere Ctrl-tangenten kan du i denna lista markera flera personer samtidigt. Infoga deltagarna genom att trycka Enter.

Namn

Visar deltagarens för- och efternamn.

Pris

Visar pris för aktuell utbildning, priset kan ändras för enskilda deltagare. Har ett totalpris angivits för utbildningen ska inget pris anges på denna flik, istället fördelas kostnaden med hälp av knappen Fördela efter det att ssmtliga deltagare anmält sig. Den totala kurskostnaden fördelas då på alla deltagare med status anmäld.

Rabatt

Fält för eventuell rabatt på kurskostnaden, rabatten anges i kronor.

Resor

Fält för eventuell kostnad för resor till och från utbildningen.

Logi

Fält för eventuell logikostnad för deltagaren i samband med utbildningen.

Status

Visar status för aktuell deltagare (Anmäld eller Reserv).

Anmäln.dat.

Visar det datum en person anmäls som deltagare till en utbildning. Datumet läggs till i kolummn automatiskt. När en person är anmäld till en utbildning kan anmälningsdatum även ses på flik 2 Utbildning i CV.

Ficklampan

Knappen öppnar listan Sök person vilken används för att söka efter deltagare.

Summa

Visar en total för pris, rabatt, reskostnad samt logikostnad.

Endast anställd

Rutan styr vilka personer som ska visas i sökfönstret under ficklampsknappen. Omarkerad ruta inkluderar exempelvis personer som är upplagda i Agda PS men som inte har börjat (kan till exempel vara aktuellt för nyanställda som ännu inte påbörjat sin tjänst) och markerad ruta visar endast personer som har en pågående anställning.

Observera att omarkerad ruta inte visar personer som redan slutat sin anställning.

Totalt antal anmälningar

Visar information om antalet reserver samt anmälda deltagare. För en beskrivning av respektive värde.

Är antalet anmälda över eller under max- / minimivärden visas en varningstriangel i bilden.

Utbildningsstatus (fliken)

All korrespondens med kursdeltagare hanteras från fliken Utbildningsstatus. De brevmallar som lades upp i registret Utbildningsadministration - brevmallar kan skrivas ut här.

Från denna flik avslutas dessutom utbildningstillfället och deltagarnas resultat på kursen anges, Har en koppling mellan aktuell utbildning och kompetens lagts upp kan deltagarnas kompetensprofiler uppdateras.

Namn

Beskrivande namn på dokumentmallen.

Sökväg

Kolumnen visar sökvägarna till respektive brevmall. Vid uppläggning av nya mallar kan en sökväg skrivas in direkt i fältet, alternativt kan knappen som föreställer en dokumentmapp användas för att söka fram önskat dokument.

Utskriftsdatum (utbildningsadministration)

Visar när dokumentet senast skrevs ut. Har det inte skrivits ut är fältet blankt.

Ett datum sätts i kolumnen Utskriftsdatum även om brevet endast skrivs ut till en del av deltagarna, det är därför viktigt att komma ihåg om det fortfarande finns deltagare som inte fått ett brev. Agda PS håller reda på vilka som inte fått men för att se dessa måste skrivardialogen öppnas för den brevmall det gäller.

Skrivare (ikonen)

Knappen med en skrivare på öppnar en skrivardialog från vilken urval på deltagare kan göras samt följande utskriftsalternativ väljas: skrivare, fil eller e-post.

Dokument (ikonen)

Används för att förhandsgranska eller ändra uppgifter i en brevmall.

Ändras ett dokument som ligger i företagets nätverk och som används av flera personer, förändras dokumentet för alla användare.

Utbildningstillfället avslutat

Visar om utbildningen är Pågående eller Avslutad (slutdatum visas).

Avsluta tillfälle

När ett utbildningstillfälle genomförts används knappen för att Avsluta tillfället. Ett nytt fönster öppnas vilket respektive persons status avseende utbildningen definieras. Beroende på om kompetenser finns kopplade till en utbildning eller ej har fönstret olika utseende.

I och med att utbildningstillfället avslutas uppdateras utbildningsstatus.

Har kompetenser knutits till utbildningen utökas fönstret och ett fält för giltighetsdatum visas. Ska utbildningen förses med giltighetsdatum anges det i detta fält, vid avslut av utbildningstillfället uppdateras personens/personernas kompetensregister med detta giltighetsdatum. Notera att det datum som sätts i fältet Giltigetsdatum endast gäller för den unika kompetenser och inte för själva utbildningen.

Deltagare

Visar alla deltagare för aktuell utbildning samt deltagarnas status.

Status

Respektive deltagares status. Status ändras genom att markera aktuellt namn och därefter trycka på mellanslagstangenten upprepade gånger tills rätt status visas alternativt kan status ändras genom att klicka på personen med muspekaren tills rätt status visas.

Följande status kan väljas:

  • Anmäld. Anmäld till utbildningen.
  • Slutförd. Utbildningen är slutförd med resultatet godkänd.
  • Ej godkänd. Utbildningen är slutförd med resultatet ej godkänd.
  • Avbruten. Deltagaren har avbrutit utbildningen.

Har kompetenser kopplats till en utbildning krävs det att en person erhåller status Slutförd för att personens kompetensregister i CV automatiskt ska uppdateras med dessa.

Avslutningsdatum

Används för att bestämma det datum utbildningen anses vara avslutad. Har ett datum satts i tom datum på fliken Utb.tillfälle visas det som standardvärde, finns inget angivet tom datum visas dagens datum, det är emellertid möjligt att ändra datum manuellt.

Examensår

Det år kursen avslutades. Angivet examensår visas på fliken Utbildning i CV.

Giltighetsdatum

När ett utbildningstillfälle avslutas kan utbildningsadministratören sätta ett giltigt till och med datum för utbildningen. Detta värde kommer att sättas på samtliga godkända kursdeltagare.

Notera att detta giltighetsdatum bara gäller för själva utbildningen och inte för eventuella kompetenser kopplade till utbildningen. Giltighetsdatum för kompetenser anges i fältet Giltighetsdatum till höger i fönstret.

Slutför alla

Tilldelar samtliga deltagare statusen Slutförd.

Avsluta tillfälle

Avslutar aktuellt utbildningstillfälle.

Utskriftsalternativ

Kommande avsnitt beskriver fönstret Utskrift kallelse samt de olika valmöjligheterna i densamma.

Vid utskrift av diverse dokument i Utbildningsadministrationen visas personernas status inom parantes. Reserv placeras sist i listan och är inte markerade för utskrift. Eventuella personer med status Önskade och Planerade markera inte heller för utskrift, men läggs ej sist.

Deltagarlista

Överst i fönstret visas de deltagare som är anmälda till utbildningstillfället. Markering i första kolumnen innebär att personen omfattas av utskriften, det vill säga att vald mall skrivs ut med personspecifika uppgifter, till exempel adress.

Mottagare

Gruppen innehåller bland andra dessa urvalsalternativ:

  • Ej tidigare utskrivna, omfattar de som vid tidigare utskrifter inte varit förbockade i första kolumnen (för aktuell brevmall).
  • From - Tom Anst nr, möjlighet att välja intervall av mottagare. När alternativet markeras aktiveras rutorna Från och med och Till och med i vilka intervallgränserna anges.

Sortering

Möjlighet att sortera utskrifterna på Namn och Anställningsnummer.

Utskriftsalternativ

Möjlighet att välja hur eller var utskriften skickas. Nedan beskrivs de tre tillgängliga alternativen.

Skrivare

Skriva ut rapporten på skrivare. Är alternativet Skrivardialog markerat kommer Windows skrivardialog att visas. Är rutan omarkerad kommer utskriften att hamna på den skrivare som är vald på aktuell profil alternativt den skrivare som är uppsatt som standardskrivare på din dator.

Fil

Alternativet Fil sparar ett Microsoft Word dokument per deltagare i den mapp som väljs som målmapp. Vid Skriv ut öppnas ett navigeringsfönster i vilket målmappen kan sökas upp. När filerna sparats i målmappen kan dessa hanteras som vilka filer som helst som ligger i filsystemet. Filens namn är uppbyggt enligt: Namnet på mallen, Företagsnummer, Benämning på utbildningen, Koden på utbildningstillfället samt Anställningsnummer på aktuell person.

E-post

Word-dokumentet bifogas som en fil i ett e-brev. Observera, för att alternativet E-post ska visas i fönstret Utskrift krävs det minst en av deltagarna har e-postadress registrerad i Personregistret.

När alternativet E-post väljs kontrollerar Agda PS deltagarnas e-postadresser i Personregistret. Saknar någon av deltagarna e-postadress markeras de med röd bakgrund. Efter att e-brevet skickats kan utskrift till de som saknar adress göras på skrivare. Breven kan sedan distribueras med normal postgång. Som ett alternativ kan Personregistret kompletteras med de e-postadresser som saknas och ett nytt utskick kan göras.

När alternativet E-post markeras visas knappen E-post <<. Vid klick på knappen E-post<< öppnas i sin tur delen Generellt e-postmeddelande för utskriften i vilken meddelanden till mottagarna kan skrivas.

Inställningarna för e-post görs i Agda PS Systemhanterare.

När delen Generellt E-postmeddelande för utskriften visas får knappen E-post << omvänd funktionalitet, det vill säga vid klick stängs delen.

Ämne

Fältet motsvarar fältet Ämne i ett e-postmeddelande.

Generellt meddelande

Motsvarar textfältet i ett e-postmeddelande. Vid utskick är det lämpligt att i detta fält informera mottagaren om ett en fil bifogats i e-brevet.

Registrera utbildning

Inledningsvis ska själva utbildningen läggas upp i Agda PS. Det görs enligt följande:

  1. Klicka på knappen Ny.
  2. Efter att klickat på Ny-knappen visas ifyllnadsfält för utbildnings-ID, ange ID och ett beskrivande namn på utbildningen.
  3. Välj därefter Utbildningsgrupp, Utbildningstyp och Målgrupp.

För att kunna gå vidare och ange arrangör samt för att koppla kompetenser måste uppgifterna sparas. Klicka på knappen Spara. När uppgifterna sparas försvinner ifyllnadsfälten Utbildnings ID och Namn, uppgifterna visas endast i fönstrets övre del.

Komplettera uppgifterna till Utbildningen med:

  • Deltagare min och max.
  • Längd.
  • Pris (á pris eller totalpris).
  • Beskrivning
  • Om kursen är extern.
  • Notering.

Spara uppgifterna genom att använda knappen Spara.

Klicka på alternativknappen till höger om fältet Arrangör.

Ange vem eller vilka som arrangerar utbildningen i fönstret Välj administratör.

Dubbelklicka på ett namn för att flytta en arrangör från det högar fältet till det vänstra fältet eller tvärtom. Det är även möjligt att flytta en arrangör genom att dra över namnet med muspekaren. Det är möjligt att lägga upp fler än en arrangör i fältet Valda.

När arrangörer är valda sparas uppgifterna genom att klicka på knappen Spara, stäng sedan fönstret Välj arrangörer.

Om det finns dokument som ska kopplas till Utbildningen, klicka på Gemknappen och infoga önskade dokument.

Ska Kompetenser kopplas till utbildningen, klicka på knappen med samma namn. Flytta aktuella kompetenser till fältet Utb.knutna kompetenser. Ange hur många Poäng utbildningen anses ge om den slutförs med godkänt betyg.

Spara uppgifterna genom att använda knappen Spara.

Dubbelklicka på en kompetens för att flytta den från det högra till det vänstra fältet. Det är även möjligt att flytta kompetenser genom att dra över den med muspekaren.

Saknas en kompetens kan Kompetensregistret öppnas med knappen Kompetenser och en kompetens kan läggas till.

Kontrollera att utbildningen är sparad efter att kopplingen till kompetenser gjorts.