Inbetalningar

Välj Försäljning-Registrera betalningar för att registrera kundfakturor som betalda.

Vid betalning uppdateras Reskontran med en betalningspost samt Redovisningen med ett betalningsverifikat. Det blir en verifikation per betald faktura.

Inbetalningarna kan ske på två sätt, antingen via fil, eller genom att man läser fram de fakturor som betalats från databasen utan fil. Man har också en möjlighet att utöka konteringen vid den manuella inläsningen.

1. Inbetalningar via fil

Gör så här:

1. Välj Boka inbetalningar.
2. Markera Inbetalning via fil från bank.
3. Välj Betalningssätt.
4. Klicka på Nästa.
5. Klicka på OK när en dialogruta för betalningssättets inställningar visas.
6. Klicka på Nästa. Nu öppnas en dialogruta upp för att kunna hämta filen där den finns sparad.
7. Välj aktuell filändelse och markera filen.
8. Klicka på Öppna för att läsa in filen i betalningsbakgrunden.
9. Är det någon, eller några, rader som inte kunnat matchas så att Visma Control hittar löpnumret så kan man klicka på Öppna-ikonen i kolumnen Fil info, för att då få upp mer information kring betalningsradern. Visma Control då läser från aktuell rad i inbetalningsfilen.Genom denna information kan man kanske hitta löpnummret som då kan anges och få match.Kontrollera att beloppet stämmer.
10. Klicka på Spara.

Man kommer nu automatiskt till steget Skriv ut inbetalningsjournal.

Välj Destination, skrivare eller rapportfil, för Inbetalningsjournalen.

Bocka för Uppdatera reskontraposter till utskrivna. Detta görs automatiskt om Destination är skrivare eller rapportfil.

Detta ser till att de inbetalda faktuorna får status Utskriven.

Klicka på Skriv ut.

Rader som av olika anledningar inte kan matchas kan man i kolumnen Skapa verifikat bocka för så att det automatiskt skapas en verifikation mot ett angivet interimskonto.

När man bockar för första raden i Skapa verifikat kommer en ruta upp där man anger ett interimskonto. Affärsenhet och verifikationsserie föreslås till samma som för övriga betalningar.

Finns det flera ej matchade betalningar kan man markera Applicera på samtliga icke matchade rader. Det angivna interimskontot är istället för kundfordringskontot tills rätt faktura hittas och kan betalas av vid ett senare tillfälle i reskontran.

Betalningen görs då enligt steg 2 nedan Inbetalning utan fil.

Betalningssättet som används då måste vara registrerat mot interimskontot för att detta ska nollas ut.

2. Inbetalning utan fil

Gör så här:

1. Välj Boka inbetalningar.
2. Markera Inbetalning utan fil.
3. Ange Bokföringsdatum och Betalningssätt som gäller för inbetalningarna.
4. Ange ev ytterligare filter, t ex affärsenhet, förfallodatum eller kund samt ytterligare filter under Visa fler filter.
5. I fältet Buntsumma kan man ange summan av de betalningar som ska registreras. Detta belopp ska sedan stämma överens med Betalt belopp.
6. Klicka på Ladda.
7. Vid betalning utan fil går det självklart bra att ange inbetalda fakturor direkt i kolumnen Löpnummer i formuläret om man så önskar.
8. Nu laddas de obetalda fakturorna fram som matchar de urval som angivits
9. De fakturor som felaktigt laddats fram tas bort genom minus(-) knappen längst ut på raden,Ska en faktura läggas till klickar man på plus(+) knappen och anger fakturanumret i kolumnen Löpnummer.
10. Vid en delbetalning anger man i kolumnen Belopp det faktiska belopp som betalats in och resten hamnar då automatiskt i kolumnen Rest.
11. Kontrollera att beloppet stämmer med underlaget från banken.
12. Klicka på Spara

Tips:

Vill man se hur en faktura kommer bokföras i reskontran och huvudboken markerar man fakturan och klickar på knappen Förhandsgranska. Man kommer nu automatiskt till steget Skriv ut inbetalningsjournal.

Välj Destination, skrivare eller rapportfil, för Inbetalningsjournalen.

Bocka för Uppdatera reskontraposter till utskrivna. Detta görs automatiskt om Destination är skrivare eller rapportfil.

Detta ser till att de inbetalda faktuorna får status Utskriven.

Klicka på Skriv ut.

3. Skapa meddelandefil

Efter registrerade inbetalningar kan man, om inkassorutin finns kopplad till reskontraposterna skapa meddelandefil att skicka till inkassobolaget.

Detta görs för att meddela att inbetalning skett till företaget istället för inkassobolaget.

Gör så här:

1. Gå till Skapa meddelandefil.
2. Ange NAV nummer samt Vårt kundnummer som erhållits från Inkassobolaget.
3. Ange filens sökväg i fältet Sökväg för utgående fil samt markera fältet Inkludera reskontraserie i fakturanummer om detta ska inkluderas.
4. Urval kan sedan göras på affärsenhet, betaldatum samt vilket betalningssätt som ev ska exkluderas bland de poster som laddas fram.
5. Det betalningssätt som vanligtvis exkluderas här är det betalningsätt som inkassobolaget skickar in sina betalningsfiler för.
6. Dvs redovisar de fakturor som de fått in betalningar för och som då registreras som betalda i Visma Control.