Välj Inköp-Skapa betalningar för att skapa betalposter och skicka dem för betalning via betalningstjänsten Visma.net AutoPay.
Stegen är desamma som vid utbetalning via fil, men i detta fall behöver inga filer skapas, utan alla betalposter hanteras till och från banken av betalningstjänsten. Dock måste självklart betalningarna godkännas, och signeras, via webbgränssnittet för Visma.net AutoPay innan de kan vidarebeordras till banken för betalning.
Flödet Skapa betalningar följer 3, eller 4 steg, från att ta fram fakturor som ska betalas ända till att skapa filen.
Stegen är Betalningsförslag, Förbered betalningar, Skapa fil/betalningar och Skriva ut Betalningsorder.
Det första steget, Betalningsförslag, är bara synligt om man använder funktionen Använd betalningsförslag under Inställningar-Systeminställningar-Systeminställningar.
Om betalningsförslag används börjar man med att skapa ett betalningsförslag i steget Betalningsförslag.
Detta betalningsförslag skrivs också ut i samma steg, som en rapport för vidare kontroll, när man sparar betalningsförslaget.
Denna beskrivning utgår dock ifrån att denna funktion används, dvs att samtliga steg är synliga i flödet.
1. Skapa betalningsförslag
Välj fliken Betalningsförslag.
Ange Betaldatum, dvs när fakturorna tidigast kan betalas, samt om det ska vara Efter/Tidigast eller Exakt.
Efter det angivna bokföringsdatumet. Fakturor med förfallodatum före bokföringsdatumet föreslås bli betalda per detta bokföringsdatum, medan övriga fakturor föreslås bli betalda per respektive förfallodatum.
Exakt det angivna bokföringsdatumet. Samtliga fakturor i urvalet föreslås bli betalda per detta bokföringsdatum oavsett förfallodatum.
Efter/Tidigast betyder att fakturor som förfaller före detta datum får bokföringsdatum och betaldatum på det angivna betaldatumet, medan fakturor som förfaller fr.o.m detta datum får bokföringsdatum och betaldatum på sitt förfallodatum.
Exakt betyder att alla fakturor oavsett förfallodatum betalas denna dag.
I fältet Vårt betalningssätt anges betalningssättet VOP, Visma Outgoing Payments, som är kopplat till betalningstjänsten Visma .Net Autopay.
Ange t ex urval på Affärsenhet samt intervall av Förfallodatum för att inte få med samtliga fakturor.
Klicka på Ladda.
Ska någon faktura inte betalas tas den bort genom att klicka på minus(-)knappen på den aktuella raden.
Ska någon faktura delbetalas anges beloppet som ska betalas i fältet Belopp, eller Utländskt belopp, så att det blir ett belopp i kolumnen Restbelopp.
Ett av summafälten Autopay att betala är för att lättare kunna se totalsumman i Visma .Net Autopay när dessa ska signeras eftersom Autopay summerar beloppen för utländskt och inhemskt.
Klicka på Spara för att spara betalningsförslaget.
Notera beloppet för förslaget, samt ange Destination för utskrift av Betalningsförslaget.
Vill man automatiskt gå vidare till nästa steg Förbered betalning, om användaren har behörighet, svarar man Ja på meddelandet som nu kommer upp.
Ska betalningsförslag skrivas ut, bocka för Skriv ut betalningsförslag samt om förslaget ska grupperas på leverantör.
2. Förbered betalning
Välj fliken Förbered betalning för att ange vilka fakturor som ska betalas utifrån betalningsförslaget.
Kommer man från fliken Betalningsförslag, via att man vid utskrift av Betalningsförslaget, valt att fortsätta och gå vidare till detta steg så är redan en del uppgifter ifyllda i fälten från första steget.
Tex betaldatum och intervall av förfallodatum.
I fältet Vårt betalningssätt anges återigen betalningssättet för hur vi ska betala dessa fakturor
I fältet Status anges Betalningsförslag eftersom man ska ladda fram poster som nu har status Betalningsförslag som de fick i det tidigare och första steget.
Ska någon faktura inte betalas tas den bort genom att klicka på minus(-)knappen på den aktuella raden.
Denna faktura kommer då ”börja om ” i flödet, dvs komma med på nästa betalningsförslag.
Ska någon faktura delbetalas anges beloppet som ska betalas i fältet Belopp så att det blir ett belopp i kolumnen Restbelopp.
Klicka på Spara för att spara betalningsposterna.
Vill man automatiskt gå vidare till nästa steg Skapa fil/betalning, om användaren har behörighet, svarar man Ja på frågan Fortsätt och skapa betalning?
Om funktionen Pengar på väg används för betalningssättet kommer varje leverantörsfaktura få en DB-post med status Att Återrapportera i leverantörsreskontran.
Till dessa DB/Att Återrapportera rader finns ingen betalningsverifikation kopplad då fakturan ännu inte i praktiken är betald i Visma Control utan bara skickad för betalning.
Om inte funktionen Pengar på väg används kommer fakturorna att bokas som betalda direkt.
De får då en SB-post med tillhörande betalningsverifikation.
3. Skapa betalning
Välj fliken Skapa fil/betalning för att skapa fil för betalningsposter som skapades i steget Förbered betalningsfil.
Kommer man från fliken Förbered betalningsfil, via att man vid sparandet av betalningsposterna, valt att fortsätta och gå vidare till detta steg så är redan en del uppgifter ifyllda i fälten från förra steget.
Tex affärsenhet och intervall av betaldatum är redan ifyllt.
I fältet Vårt betalningssätt anges återigen betalningssättet för hur vi ska betala dessa fakturor
Klicka på knappen Ladda om några ändringar görs i urvalet
Kontrollera att totalbeloppen i fälten längst ner stämmer, särskilt då fältet Autopay belopp i fil/betalning mot beloppet i de tidigare stegen.
Välj Skapa fil/betalning om beloppet stämmer, annars Avbryt för att felsöka.
Dialogruta visas nu med det belopp som skapats för betalning via Visma .Net Autopay.
Markera Fortsätt och skriv ut betalningsorder för att gå vidare till nästa steg för utskrift.
4. Betalningsorder
Välj fliken Skriv ut betalningsorder för att skriva ut de poster som skapade i filen i steget Skapa fil/betalning.
Kommer man från fliken Skapa fil/betalning, via att man vid skapandet av betalposterna valt att fortsätta och gå vidare till detta steg, så är redan de flesta fälten ifyllda och posterna laddas fram automatiskt.
Ange Destination för utskrift av betalningsordern
Fältet Uppdatera reskontraposter till Utskriven bockas automatiskt i om destination ändras till skrivare eller rapportfil.
Att posterna ska uppdateras till Utskriven är nödvändigt för att förhindra att samma fakturor kommer med på nästa Betalningsorder.
5. Signera betalningarna i Visma.net AutoPay
Nästa steg är att nu logga in i Visma.net AutoPay för att signera och godkänna de betalposter som precis skapades i de tidigare stegen.
Här visas nu de betalningsbuntar som ligger för godkännande, och signering, innan Visma.net AutoPay kan vidarebefordra dem till banken.
Klicka på Godkänn på den bunt som ska godkännas samt kontrollera dess belopp.
Bunten öppnas och man ser detaljer kring vilka fakturor den innehåller.
Klicka igen på Godkänn efter kontroll av betalposter.
Ange signeringsnyckel och klicka på OK.
Ska flera signera i förening, kommer nu bunten gå vidare för godkännande och signering av nästa användare.
