Välj Inköp-Skapa betalningar för att skapa betalningsposter och skicka betalningsfil.
Flödet Skapa betalningar följer 3, eller 4 steg, från att ta fram fakturor som ska betalas ända till att skapa filen.
Stegen är Betalningsförslag, Förbered betalning, Skapa fil/betalningar och Skriv ut Betalningsorder.
Det första steget, Betalningsförslag, är bara synligt om man använder funktionen Använd betalningsförslag under Inställningar-Systeminställningar-Systeminställningar.
Om betalningsförslag används börjar man med att skapa ett betalningsförslag i steget Betalningsförslag.
Detta betalningsförslag skrivs också ut i samma steg, som en rapport för vidare kontroll, när man sparar betalningsförslaget.
Om man inte använder funktionen Använd betalningsförslag så är detta steg inte synligt i flödet , utan då börjar man med steget Förbered betalning.
Denna beskrivning utgår dock ifrån att denna funktion används, dvs att samtliga steg är synliga i flödet.
1. Skapa betalningsförslag
Välj fliken Betalningsförslag.
Ange Betaldatum, dvs när fakturorna tidigast kan betalas, samt om det ska vara Efter eller Exakt.
Efter betyder att fakturor som förfaller före detta datum får bokföringsdatum och betaldatum på det angivna betaldatumet, medan fakturor som förfaller fr.o.m detta datum får bokföringsdatum och betaldatum på sitt förfallodatum.
Exakt betyder att alla fakturor oavsett förfallodatum betalas denna dag.
I fältet Vårt betalningssätt anges betalningssättet för hur vi ska betala dessa fakturor, t ex BG eller PG.
Ange t ex urval på Affärsenhet samt intervall av Förfallodatum för att inte få med samtliga fakturor.
Klicka på Ladda.
Ska någon faktura inte betalas tas den bort genom att klicka på minus(-)knappen på den aktuella raden.
Ska någon faktura delbetalas anges beloppet som ska betalas i fältet Belopp så att det blir ett belopp i kolumnen Restbelopp.
Klicka på Spara för att spara betalningsförslaget.
Notera beloppet för förslaget, samt ange Destination för utskrift av Betalningsförslaget.
Vill man automatiskt gå vidare till nästa steg Förbered betalning, om användaren har behörighet, svarar man Ja på meddelandet som nu kommer upp.
Ska betalningsförslag skrivas ut, bocka för Skriv ut betalningsförslag, samt om förslaget ska grupperas på leverantör.
2. Förbered betalning
Välj fliken Förbered betalning för att ange vilka fakturor som ska betalas utifrån betalningsförslaget.
Kommer man från fliken Betalningsförslag, via att man vid utskrift av Betalningsförslaget, valt att fortsätta och gå vidare till detta steg så är redan en del uppgifter ifyllda i fälten från första steget.
Tex betaldatum och intervall av förfallodatum.
I fältet Vårt betalningssätt anges återigen betalningssättet för hur vi ska betala dessa fakturor
I fältet Status anges Betalningsförslag eftersom man ska ladda fram poster som nu har status Betalningsförslag som de fick i det tidigare och första steget.
Ska någon faktura inte betalas tas den bort genom att klicka på minus(-)knappen på den aktuella raden.
Denna faktura kommer då ”börja om ” i flödet, dvs komma med på nästa betalningsförslag.
Ska någon faktura delbetalas anges beloppet som ska betalas i fältet Belopp, eller Utländsk belopp, så att det blir ett belopp i kolumnen Restbelopp.
Klicka på Spara för att spara betalningsposterna.
Vill man automatiskt gå vidare till nästa steg Skapa fil/betalning, om användaren har behörighet, svarar man Ja på frågan Fortsätt och skapa betalning?
Om funktionen Pengar på väg används för betalningssättet kommer varje leverantörsfaktura få en DB-post med status Att Återrapporterat i leverantörsreskontran.
Till dessa DB/Att Återrapportera rader finns igen betalningsverifikation kopplad då fakturan ännu inte i praktiken är betald i Visma Control utan bara skickad för betalning.
Om inte funktionen Pengar på väg används kommer fakturorna att bokas som betalda direkt.
De får då en SB-post med tillhörande betalningsverifikation.
3. Skapa fil
Välj fliken Skapa fil/betalningför att skapa fil för betalningsposter som skapades i steget Förbered betalning.
Kommer man från fliken Förbered betalning, via att man vid sparandet av betalningsposterna valt att fortsätta och gå vidare till detta steg, så är redan en del uppgifter ifyllda i fälten från förra steget.
Tex affärsenhet och intervall av betaldatum är redan ifyllt.
I fältet Vårt betalningssätt anges återigen betalningssättet för hur vi ska betala dessa fakturor
Klicka på knappen Ladda om några ändringar görs i urvalet
Kontrollera att beloppet i fältet Totalbelopp i fil stämmer mot beloppet i det tidigare steget.
Välj Skapa fil/betalning om beloppet stämmer, annars Avbryt för att felsöka.
Dialogruta öppnas nu för att kunna ange, eller ändra, sökväg för filen som skapas.
Ändra sökvägen genom att klicka på knappen Bläddra.
Ska filnamnet ändras utifrån det standardnamn som Visma Control föreslår, ändras detta i fältet Utfil/sökväg.
Klicka OK
Man får nu ett meddelande om att betalningsfil har skapat.
Vill man automatiskt gå vidare till nästa steg Skriv ut betalningsorder, om användaren har behörighet, bockar man för fältet Fortsätt och skriv ut betalningsorder.
4. Betalningsorder
Välj fliken Skriv ut betalningsorder för att skriva ut de poster som skapade i filen i steget Skapa fil/betalning.
Kommer man från fliken Skapa fil/betalning, via att man vid skapandet av filen valt att fortsätta och gå vidare till detta steg, så är redan de flesta fälten ifyllda och posterna laddas fram automatiskt.
Ange Destination för utskrift av betalningsordern
Fältet Uppdatera reskontraposter till Utskriven bockas automatiskt i om destination ändras till skrivare eller rapportfil.
Att posterna ska uppdateras till Utskriven är nödvändigt för att förhindra att samma fakturor kommer med på nästa Betalningsorder.
Skicka betalningsfilen
Skicka filen enligt instruktion från ert kommunikationsprogram.