Analys för Excel är en av Visma utvecklad rapportgenerator direkt kopplad till Excel för utskrift av olika saldorapporter, tex Balans-och Resultaträkningar samt saldobalanser.
Rapportgeneratorn består av två olika delar, dels ColRows där man definierar olika rad-och kolumndefinitioner som ska visas i rapporterna, samt Analys för Excel där man sedan beställer sina rapporter baserat på de rad-och kolumndefinitioner som finns i ColRows.
Brytning och analyser kan ske på tre olika nivåer, dels tre objekttyper i kombination med varandra, objekttyper i kombination med grupper och grupper i kombination med varandra.
Exemplen nedan visar hur man kan ändra i ColRows och därigenom få fram modifierade rapporter.
OBS Alla förändringar – tillägg, borttag och raderingar som görs i ColRows slår igenom i databasens tabeller rxrows och rxcolumns. Vid en förändring rekommenderas därför att alltid spara om urvalet med ett nytt namn, med kommandot ”Arkiv/spara som”, innan förändringar görs.
Vi ska i detta material se på några exempel kring att skapa olika rad-och kolumndefinitioner.
Exempel 1, Nya kolumner i resultaträkning budget
Kopiera, radera och skapa nya kolumner i befintlig resultaträkning och budget som visar avvikelse i periodutfall mellan år
Exempel 2, Intäkter redovisat per kvartal.
Skapa 5 kolumner där de 4 första anger utfall per kvartal och den sista anger totalsumma för året. Rapporten skall endast omfatta intäkter (kontoklass 3).
Exempel 3, Balansräkning med endast summor
Skapa en komprimerad balansräkning utan konton eller kontogrupper men med summor.
Exempel 4, Funktionsindelad resultaträkning
Skapa en funktionsindelad resultaträkning med objekttyp 1. Koppla funktioner för objekttyp 1.
ColRows
För att skapa en ny rapport i Analys för Excell så måste man börja med att definiera rader och kolumner i ColRows.
Det finns några standarddefinitioner som man kan använda, eller utgå ifrån, när man ska skapa egna definitioner och rapporter.
Kolumndefintioner
För att öppna en befintlig kolumndefintion gör man följande:
Välj språk = SWE
Välj aktuell kolumndefintion
Klicka på Ladda för att öppna definitionen
Nu visas de kolumner som finns i definitionen, dvs. hur värdena ska presenteras i rapporten, t ex periodsaldo, budgetsaldo, IB, utfall period, utfall föregående period osv.
Varje kolumn visas per rad så varje kolumnrubrik visas i P_HEADER1
Enklast är alltså att nu spara om denna definition i annat namn, om man vill göra förändringar eller skapa en ny baserat på en befintlig.
Ange nytt namn i fältet Namn
Ange ny beskrivning i fältet Beskrivning
Klicka därefter på Spara
Nedan följer beskrivning av de olika kolumnerna i en kolumndefinition:
Header1 tom 5: Olika rubriker som kan sättas på kolumnen. I standard är det HEADER1 som visas i rapporten
Värdetyp: Det värde som ska presenteras, Summa (Inh.Belopp).
Välj i listan mellan olika värden/summor, eller om kolumnen ska presentera Antal eller vara en Beräknad kolumn.
Saldotyp: Välj saldotyp, t ex budget eller periodsaldo.
År: Period 1 och 2.
Ett relativt värde relaterar alltid till de års – och de periodvärden som man anger i urvalet när man beställer rapporten.
Om man vill ha fram föregående år eller period i en kolumn så anger man –1 för att det i denna kolumn ska presenteras värden från –1 från rapportens urvalsår eller urvalsperiod. Ett fast värde innebär att det alltid blir det värde som står i kolumndefinitionen som används oavsett vad som beställs vid urval i rapporten.
Vänd tecken: Omvänt tecken i rapporten.
Värdefaktor: Kolumnens värde divideras med detta värde.
Antal decimaler: Du kan ange antalet decimaler som skall visas.
Beräkning: Om man i värdetyp sätter Beräknad kolumn, ska man definiera beräkningen
här. Operatorer är +, -,*, / och kolumnerna skrivs med # framför.
Tex: ((#D - #E)/ #E) * 100
Varje kolumn visas per rad så för att radera en kolumn så klickar man på minus-tecknet längst ut på raden.
För att lägga till en kolumn så klickar man på plus-tecknet.
Exempel 1 - Ny kolumn i Resultaträkning budget
Skapa en ny kolumn, som presenterar avvikelse mellan, innevarande och föregående år.
OBS Alla förändringar – tillägg, borttag och raderingar som görs i ColRows slår igenom i databasens tabeller rxrows och rxcolumns. Vid en förändring rekommenderas därför att alltid spara om urvalet med ett nytt namn, med kommandot ”Arkiv/spara som”, innan förändringar görs.
Arbetsgång:
Öppna kolumndefinitionen INCOMEBUDL. Ange nytt namn, BUDAVIK, i fältet Namn och klicka därefter på Spara.
Börja med att radera kolumnen Ack utfall föregående år genom att markera kolumnen/raden och trycka på minus(-) knappen för att radera raden.
Lägg sedan till en rad genom att markera sista kolumnen/raden och klicka på plus(+) knappen för att lägga till en rad sist.
Skriv in Avv. period för/innev under P_HEADER1.
Då detta ska vara en beräknad kolumn, för avvikelse, så anger man följande:
HEADER1: Avvikelse budget Värdetyp: Beräknad kolumn. Övriga värden i efterföljande fält utgår vid val av beräknad kolumn. Bara det som finns i fältet Beräkning används. Beräkning: Här anger man aktuella kolumner och operatorer. I det här fallet så ska man ta ((#D - #E)/ #E) * 100
Klicka på Spara.
Exempel 2 - Intäkter redovisat per kvartal
Skapa en ny kolumndefinition som visar saldon/intäkter per kvartal.
OBS Alla förändringar – tillägg, borttag och raderingar som görs i ColRows slår igenom i databasens tabeller rxrows och rxcolumns. Vid en förändring rekommenderas därför att alltid spara om urvalet med ett nytt namn, med kommandot ”Arkiv/spara som”, innan förändringar görs.
Arbetsgång
Läs fram kolumndefinitionen INCOM och spara som INCOMEKVART. Ändra beskrivningen till Resultaträkning per kvartal. Klicka på Spara.
Ange nyrubrik på varje kolumn/rad genom att byta namn på varje rad till ”Kvartal 1”, ”Kvartal 2”, ”Kvartal 3”, Kvartal 4”.
Nu ska värdetyp och saldotyp definieras. I detta fallet är det ”Sum (Inh Belopp)” och ”periodsaldo” i alla kolumnerna. Året = 0 dvs, innevarande är enligt urvalet i Analys För Excel. Relationen till år kan vara ”@from eller @tom, enligt det urval som görs i Analys för Excel. Fast värde betyder att rapporten alltid kommer visa innevarande år oavsett vad man anger för år när man beställer rapporten.
I kolumnerna A-D har perioderna angetts och med relationen Fast värde. Det innebär att oavsett vilken period urvalet görs på i Analys För Excel kommer ovan angivna intervall fram i respektive kolumn.
Lägg till en ny rak/kolumn sist som ska heta Total och ha värdetyp som Beräknad kolumn.. Denna kolumn ska summera alla kvartal enligt operationen #A+#B+#C+#D.
Spara kolumndefinitionen.
Raddefintioner
För att skapa en ny rapport i Analys för Excel så måste man börja med att definiera rader och kolumner i ColRows.
Det finns några standarddefinitioner som man kan använda, eller utgå ifrån, när man ska skapa egna definitioner och rapporter.
För att öppna en befintlig raddefintion gör man följande:
Välj språk = SWE
Välj aktuell kolumndefintion
Klicka på Ladda för att öppna definitionen
Nu visas de rader som finns i definitionen, dvs tex vilka rubriker, datarader och summor som finns och som ska visas i rapporten.
Enklast är alltså att nu spara om denna definition i annat namn, om man vill göra förändringar eller skapa en ny baserat på en befintlig.
Ange nytt namn i fältet Namn
Ange ny beskrivning i fältet Beskrivning
Klicka därefter på Spara
Radtyper
När man skapar raddefintioner så finns det tre olika raddtyper att använda, Etikett, Data och Summa.
Du kan ange vilka uppgifter (konto, grupper, m m) som skall finnas på raden, om datarader skall summeras och vilken rubrik de ska ha samt vanliga textrader.
Etikett Rubrikrad. Rubriken kan anges i kolumnen Huvud.
Data Rader med kontointervall eller kontogruppintervall (t ex SRU koder).
Summa Summering av datarader.
Visa Du kan ange om raden skall skrivas ut eller vara dold genom att markera kryssrutan Visa.
Grp nivå Grupperingsnivå är ett värde som kan tas med till en separat kolumn i Excelarket. Om man tar med värdet markeras detta i formateringen av rapporten i Analys för Excel. Värdet kan t ex användas för filtrering av rader.
Radnivå För datarader används Radnivå som referens i Summarader, dvs vilka datarader som ska summeras. Om grupperingsnivå tas med till Excelarket kommer dataradernas radnivå med i kolumnen för huvud, detalj- och fotdelar. Det är användbart för att filtrering av resultatet.
Intervall Ange vilka kontoklass, kontogrupp eller konto som ska ingå. Här kan man också annvända grupptyper på konto t ex SRU-koder. Om man använder grupptyper ska det anges i urvalet Radstyrning i Analys för Excel.
Funktionstyp I kolumnen Funktionstyp definieras vilken objekttyp/objekt-grupp som skall kopplas till raden.
Funktion Används vid funktionsindelad rapport. Här definieras vilken Objekttyp/Objektgrupp som ska kopplas till raden. Om denna lämnas blank måste objekttyp anges vid beställning av funktionsindelad rapport i Analys för Excel.
Extra 1-4 Ëxtra fält att använda vid anpassade rapporter.
Huvud/Fot Den text som skrivs in som rubrik för Etiketten eller vid en Summarad. Inledande text till datarader anges även här om så önskas. I kolumnen Fot skriver man den text som skall skrivas efter datarader.
Exempel 4 - Balansräkning med endast summor
Skapa en ny raddefinition som skriver ut en balansräkning med endast summor.
OBS Alla förändringar – tillägg, borttag och raderingar som görs i ColRows slår igenom i databasens tabeller rxrows och rxcolumns. Vid en förändring rekommenderas därför att alltid spara om urvalet med ett nytt namn, med kommandot ”Arkiv/spara som”, innan förändringar görs.
Arbetsgång
Läs fram befintlig radbeskrivning , EUBAS00BAL och spara som EUBAS00BALSUM.
Nu kan man justera kontointervall, ändra i texter för huvud och/eller fot.
I kolumnen “Visa” anges vilka rader som skall skrivas ut i rapporten eller då bara vara en del av en summa som ska visas.
Om man vill skriva ut en balansräkning utan specifikation på konton, utan bara rubriker och summor, tar man bort markeringen i Visa-kolumnen.
Ta bort markeringen ur kolumnen Visa för alla Data-radtyper
Klicka på Spara.
Exempel 5 - Funktionsindelad resultaträkning
Skapa en funktionsindelad resultaträkning med objekttyp 1. Koppla funktioner för objekttyp 1, i detta fall kallat KST.
OBS Alla förändringar – tillägg, borttag och raderingar som görs i ColRows slår igenom i databasens tabeller rxrows och rxcolumns. Vid en förändring rekommenderas därför att alltid spara om urvalet med ett nytt namn, med kommandot ”Arkiv/spara som”, innan förändringar görs.
Arbetsgång
Läs fram befintlig radbeskrivning , EUBAS00FINC och spara som EUBAS00FINCKST.
Här är resultaträkningen uppställd enligt standardfunktioner. I denna beskrivning används kolumnen Funktion för att definiera de objekt, eller objektgrupp, och intervall som man vill koppla till de olika funktionerna. I kolumnen Funktionstyp kan man ange objekttyp/objektgrupp. Om man då sätter ”*” i funktion så betyder det att alla objekt i kombination med intervall kommer att väljas ut. Om man väljer ”blankt” så tar den alla objekt som är tomma.
Ange Funktionstyp= KST från listan (eller det som är objekttyp 1).
Ange, i fältet Funktion nu de objekt, för den valda objektstypen, som ska vara för respektive datarad.
Klicka på Spara.
Analys För Excel
I Analys För Excel finns redan ett visst standardformat på rapporterna. Under Visa fler filter kan fler inställningar styras i exporten till Excel.
Ange urval
Öppna Analys För Excel under Rapportering i hotbaren till höger
Språk - Väljer vilket språk som ska användas
Välj raddefinition. De alternativ som finns att välja från är: EUBAS95BAL, EUBAS97BAL och, EUBAS00BAL = balansräkning enl. EU Bas –95, -97 eller 00 EUBAS95INC, EUBAS97INC och, EUBAS00INC = resultaträkning enl EU Bas –95, -97eller 00 EUBAS97FINC och EUBAS00FINC = funktionsindelad resultaträkning enl EU Bas –97 eller 00 samt de egna raddefinitioner som skapats och sparat i ColRows.
Välj kolumndefinition. De alternativ som finns att välja från är balans- och resultaträkning -inhemsk eller alternativ valuta och resultaträkning, budget – stående/liggande och –inhemsk/alternativ valuta. BALANCE, BALANCE_R2K och BALANCE_ALT = balansräkning INCOME och INCOME_ALT = resultaträkning INCOMEBUDL och INCOMEBUDL_ALT= resultaträkning m budgetjämförelse, liggande format INCOMEBUDP och NCOMEBUDP_ALT = resultaträkning m budgetjämförelse, stående format. Även här kan man skapa egna kolumndefinitioner.
Välj Radstyrning – urval på konto eller kontogrupper styr vilken gruppering kontona har i rapporten, ex. vill Du skriva ut en resultaträkning enligt SRU koder så kan Du använda Kontogrupp 1 för SRU koder i Visma Control och i ColRows sätta in SRU koderna i intervallen i rad definitionen.
Om endast kontogrupp skall presenteras kryssa i rutan Presentera kontogrupp.
Om konton som saknar kontering på objekt skall presenteras måste rutan Presentera <Tomma> värden vara ikryssad.
Gör urval på År och period. Dessa värden används av rapportgeneratorn överallt där Du angett relativa värden i ColRows. Har Du däremot någonstans angett fasta värden i ColRows, så påverkas dessa givetvis inte av Ditt urval i Analys För Excel. Det är det som är meningen med fasta värden.
Välj om Affärsenhet skall grupperas eller ej - väljer Du gruppera affärsenhet skrivs alla affärsenheter ut i en totalsumma. Väljer Du att inte gruppera affärsenhet skrivs alla affärsenheter i databasen ut var och en för sig.
Välj om Budget skall grupperas eller ej genom att markera Gruppera Budget, gör urval på vilken budget som skall visas. Om Du har flera budgetar så gäller samma som för ovan.
Välj Valuta om värdetyp summa utländskt belopp är definierat i kolumndefinitionen.
Om Funktionsindelad resultaträkning skall användas markeras detta. Om funktionstyp är vald i raddefinitionen så väljer man <Radbaserad> annars väljer man vilken objekttyp som skall användas för funktionen.
Rapporterna kan tas ut på upp till 3 olika brytningsnivåer. Dessa urval görs under Brytningsnivåer. Urval kan göras på 3 olika objekttyper och/eller de grupper som är upplagda under objekttyperna. Urval görs i intervall.
Har urval på Grupp valts, kan detalj markeras om man vill visa ex vilka kostnadsställen som det har konterats på inom den valda objektgruppen.
Välj om du ska Exportera till Excel och samtidigt starta Excel genom att bocka i rutorna.
Du kan också styra resultatet i Excel genom att marker Kryssrutorna för följande områden.
Visa grupprubrik Grupprubriker syns i Excelarket.
Visa gruppfot Gruppfot syns i Excelarket.
Visa datarad Datarader syns i Excelarket.
Visa Radtyp En kolumn i Excelarket visar den radtyp, etikett, data, gruppfot och gruppsumma eller summarad, som rapportraden motsvarar.
Visa Grupperingsnivå Det nummer som angivits som Grupperingsnivå i Raddefinitionen rivs ut i en kolumn. Denna kan då användas för filtrering på Grupperingsnivå i Excelarket.
Visa radnivå Radnivå syns i Excelarket
Visa ALLA rader Alla rader syns i Excelarket
Visa selekteringsvillkor De gjorda urvalen skrivs ut på rapporten.
Arbetsgång
Det urval som har gjorts går nu att spara under Spara filter uppe till höger. Döp det till ett unikt namn.
Kör rapporten genom att klicka på Ladda.
När rapporten har skapats kommer den ut i Excelformat. Härifrån går det att ytterligare modifiera den genom att ta ut den ex i form av en pivottabell eller skapa diagram utifrån den.
