Visma eAccounting Standaard
E-invoices verzenden
Facturen worden op dezelfde manier gemaakt, ongeacht of u de factuur op uw eigen printer afdrukt, per e-mail verzendt, of via Visma.net AutoInvoice per post of als e-invoice verzendt. Zowel verkoopfacturen als creditfacturen kunnen als e-invoice worden verzonden.
Nadat u alle factuurgegevens heeft ingevoerd, selecteert u Boek en verzend e-invoice . De factuur wordt dan elektronisch naar de debiteur verzonden. Wanneer u de facturen naar meerdere debiteuren verzendt, dan kunt u kiezen of u alle facturen elektronisch verzendt of alleen aan bepaalde debiteuren.
Drie verzendmethodes voor e-invoices
U kunt een e-invoice op drie manieren verzenden, waarbij AutoInvoice deze volgorde hanteert:
- De factuur wordt elektronisch verzonden, rechtstreeks naar het boekhoudprogramma van uw debiteur. Dit werkt alleen als uw debiteur een elektronisch factuuradres heeft en facturen ook elektronisch wil ontvangen.
- De tweede optie is dat de factuur per e-mail wordt verzonden. Als uw debiteur geen elektronisch factuuradres heeft, dan ontvangt hij of zij een e-mail met daarin een link waarmee hij of zij de factuur kan downloaden. Voor het downloaden van de factuur kan uw debiteur kiezen uit veel verschillende bestandsformaten (pdf, ubl, csv, enzovoort). Deze optie werkt alleen als u in Visma eAccounting Standaard een e-mailadres aan de debiteurgegevens toevoegt.
- De factuur wordt per post verzonden. Als er geen e-mailadres in de debiteurgegevens aanwezig is en uw debiteur geen elektronisch factuuradres heeft, dan wordt de factuur door AutoInvoice afgedrukt, in een envelop gestopt en per post naar de debiteur verzonden.
De eerste e-invoice naar een debiteur verzenden
De eerste keer wanneer u een e-invoice aan de debiteur verzendt, controleert het programma of alle gegevens correct zijn. Wanneer u ze naar bedrijven verzendt, dan gaat het de debiteur in Visma.net AutoInvoice zoeken. Er wordt een lijst met mogelijke ontvangers getoond en u moet bevestigen of het programma de correcte ontvanger van de e-invoice heeft gevonden.
Geblokkeerde e-invoices
Als een e-invoice om de een of andere reden niet kan worden afgeleverd bij de debiteur, dan verschijnt er een rood teken in de lijst met facturen. Een mogelijke reden waarom een factuur wordt geblokkeerd, is dat er een referentiecode ontbreekt of dat er iets anders niet juist is aan de referentiecode.
Open de factuur en achterhaal aan de hand van de historie de reden waarom deze is geblokkeerd. Als de fout wordt veroorzaakt door de referentiecode, dan kunt u deze gewoon corrigeren en de factuur opnieuw verzenden.
Verwante onderwerpen
|
Verkoopfactuur aanmaken |
|
|
Ontvangers van e-invoices controleren |