Verkoopfactuur aanmaken

Als u wilt controleren hoe de factuur eruitziet, kunt u een voorbeeld bekijken voordat u de factuur verzendt. De Customer Identification Number (KID) van de factuur en factuurnummers worden niet getoond in de voorbeeldweergave. Die worden pas toegevoegd nadat de factuur is geboekt. Als u de optie Boeking selecteert, dan kunt u de boeking bekijken nog voordat de factuur is bewaard. Het is ook mogelijk om de boeking van bewaarde conceptfacturen, geboekte facturen en periodieke facturen te bekijken.

Alleen zichtbaar als de automatische-incassomodule is ingeschakeld. Als de automatische incasso bij de debiteur is ingeschakeld en de vervaldatum van de factuur vóór de eventueel ingestelde einddatum ligt, dan wordt de automatische incasso standaard voor nieuwe facturen ingeschakeld. Als u dat wilt, dan kunt u hiervan nog afwijken door het aankruisvakje Automatische incasso op de conceptfactuur te demarkeren, zodat er een reguliere factuur wordt aangemaakt die de klant handmatig moet betalen.

Markeer Mijn bedrijf factureert als tussenpersoon (ABC-transacties binnen EU) als de factuur betrekking heeft op een ABC-transactie.

De kolom wordt weergegeven als u Mijn bedrijf factureert als tussenpersoon (ABC-transacties binnen EU) heeft gemarkeerd bij Instellingen - Bedrijf - Facturering.

In het tekstvak kunt u informatie over de factuurregel invoeren. Deze informatie wordt getoond op het boekstuk dat voor de factuur wordt aangemaakt. In het venster Analyse kunt u zoeken in de teksten die u in de tekstvakken heeft ingevoerd.

Bij verkoopfacturen komt in het tekstvak standaard te staan naar welke debiteur de factuur is verzonden.

Deze kolom wordt alleen getoond als u de optie Omschrijvingen op factuurregels inschakelen heeft gemarkeerd in Instellingen - Bedrijf - Boekhouding.

Wanneer u de voorraadmodule heeft ingeschakeld, worden er automatisch uitgaande artikelen aangemaakt bij het aanmaken van een verkooporder of verkoopfactuur. De voorraad wordt dan automatisch verlaagd met het aantal artikelen dat is besteld of gefactureerd.

Uw opbrengsten worden geboekt op de rekening die in de lijst met artikelen bij het artikel is vastgelegd. Wanneer u een nieuw artikel toevoegt, moet u de verkoopcategorie voor het artikel selecteren. Op basis van de gegevens die u over het artikel opslaat, help het programma u om de opbrengsten op de juiste rekening te boeken wanneer u een factuur verzendt. Het is belangrijk om onderscheid te maken tussen goederen en diensten en de verschillende btw-tarieven.

De in het document gebruikte valuta en taal worden bepaald door de instellingen die u voor de debiteur heeft ingevoerd in het debiteurenbestand. Als er voor de debiteur geen valuta wordt gespecificeerd, wordt altijd gebruik gemaakt van EUR. Voor buitenlandse debiteuren zijn de documentteksten automatisch in het Engels. Om verkoopdocumenten in het Engels aan buitenlandse debiteuren te verzenden, selecteert u Engels voor Taal van verkoopdocument bij de debiteur.

Lees meer in Inkomende betalingen handmatig afstemmen.

Als u een verkoopdocument voor een buitenlandse debiteur registreert en de artikelnaam in het Engels wilt, dan moet er in de artikelgegevens een Engelse artikelnaam voor het artikel zijn ingevoerd. Als u een verkoopdocument in een andere valuta registreert, dan wordt de prijs van de artikelen automatisch tegen de actuele koers geconverteerd op het moment waarop het document wordt aangemaakt.

Lees meer in Artikelen aanmaken.

Deze datum wordt toegevoegd op basis van de Betalingsvoorwaarden die u heeft ingesteld voor de geselecteerde debiteur. Als u de betalingsvoorwaarden permanent wilt wijzigen, dan doet u dat in Verkoop - Debiteuren.

Als u een factuur gaat maken die de debiteur direct moet betalen, bijvoorbeeld via Visa, Mastercard of American Express , dan moet u de betalingsvoorwaarde voor de debiteur selecteren voordat de factuur wordt aangemaakt.

Lees meer in Inkomende betalingen handmatig afstemmen.

Als u een tijdelijke wijziging wilt aanbrengen in het post- of afleveradres, dan klikt u op de naam van de debiteur in het veld Debiteur . De door u ingevoerde wijzigingen gelden alleen voor dit document. Permanente wijzigingen maakt u bij Verkoop - Debiteuren.

Als u met kostenplaatsgroepen en kostenplaatsen werkt, kunt u in de documentkop aangeven of het gehele document naar dezelfde kostenplaatsgroep en kostenplaats moet worden geboekt. Als het document naar verschillende kostenplaatsgroepen en kostenplaatsen moet worden geboekt, specificeert u dit per artikelregel.

Lees meer in Kostenplaatsgroepen en kostenplaatsen.

Als u een standaardtekst op uw documenten wilt, dan voegt u deze toe onder Instellingen - Bedrijfsinstellingen op het tabblad Overige. Houd er rekening mee dat standaardteksten voor verkoopdocumenten maximaal 180 tekens lang mogen zijn.

Voeg een artikelregel toe door op Enter te drukken of door aan het einde van de artikelregel op de plusknop te klikken. Verwijder een artikelregel door op de minknop te klikken. Klik op Nieuwe tekstregel om een tekstregel toe te voegen. U kunt de volgorde van tekst en artikelregels wijzigen door op de drie streepjes te klikken en met verslepen en neerzetten de regel op de gewenste plaats te zetten.

U kunt bijlagen toevoegen aan facturen die u per e-mail verzendt. Voeg de bijlage toe door deze naar de factuur te slepen wanneer u de factuur aan het maken bent, of door een bestand te kiezen door te klikken op Koppel document. De bijlage wordt bewaard bij concept-facturen en bij facturen die u naar debiteuren heeft verzonden. De bijlage moet een pdf zijn.. U mag aan elke factuur maximaal 4 bijlagen toevoegen met een maximale grootte van 5 MB per bijlage.

Als u goederen heeft verkocht en de debiteur een korting wilt aanbieden, kunt u dat doen door negatieve regels toe te voegen aan de factuur. Voor een aanbieding "drie kopen, twee betalen", bijvoorbeeld, voegt u een artikelregel toe aan de factuur waarbij u 3 invoert in de kolom Aantal. Op de volgende regel voegt u hetzelfde artikel toe maar voert u in de kolom Aantal -1 in. Op die manier ziet de debiteur op de factuur duidelijk dat u de korting in mindering heeft gebracht.

Let op het volgende:

• Het is niet mogelijk een negatieve waarde in te stellen voor de prijs per stuk.
• U kunt de factuur alleen boeken als het totaalbedrag van de factuur positief is.
• Als u een factuur crediteert waarin een negatieve regel staat, wordt de negatieve regel positief op de creditfactuur. U kunt de creditfactuur echter alleen boeken als het totaalbedrag van de factuur negatief is.
• Als u beschikt over een koppeling met Visma Webshop, heeft het artikel met minteken geen invloed op de voorraad.

Als u een vaste korting voor een debiteur wilt instellen, dan kunt u een kortingspercentage toevoegen in Vaste korting in de debiteurgegevens, waarna de korting op alle artikelen zal worden toegepast die aan deze debiteur worden gefactureerd. In de factuur kunt u ook een vast bedrag als korting opnemen door binnen het veld Korting op het blauwe vak te klikken. De korting die u op de artikelregel zet, is de totale korting voor dat artikel, ongeacht het aantal.

Onder de knop Voorbeeld bevindt zich de optie Boeking waarmee u kunt zien hoe de factuur zal worden geboekt.