Automatisk generering av innkjøpsordre fra ordrebildet

Innledning

Det er mulig å generere ny bestilling hos leverandør i samme øyeblikk som du lager en kundeordre. Du slipper da å kjøre genereringsrutinen via Innkjøp, lager | Innkjøp | Generere. Dette kan være spesielt hensiktsmessig i de tilfeller du opererer med lite lager. Det vil da dannes en innkjøpsordre til din leverandør med samme antall bestilte varer som på kundeordren når du trykker OK eller velger A i K-feltet.

 

Slik gjør du: For at automatisk generering av innkjøpsordre fra ordrebildet skal være mulig er det visse forutsetninger som må være tilstede: Det må settes egenskaper for flerlager. Bestillingslager må opprettes. Varetypene må være B Lagervare uten restnotering eller C Lagervare med restnotering. Disse må ligge på lagertype Bestillingslager. Det må settes egenskaper for innkjøpsordren.

 

Merk! Dersom du i dag ikke har lager og kun har varetype D Bestillingsvare er det nødvendig at disse konverteres til varetype B Lagervare uten restnotering eller C Lagervare med restnotering for at dette skal virke.

Se også

Flerlager

 

Punkt 1 - Sette egenskaper for flerlager

Velg Egenskaper | DI-Fakturering | Lager og sett koden Flerlager/variant til Flerlager benyttes.

 

Punkt 2 - Opprett bestillingslager

Når egenskapene er satt under Punkt 1, er du klar til å opprette Bestillingslager. Dette gjør du under Fil | Lagersted. Første gang du går inn i menyvalget får du spørsmål om å opprette lagersted. Svar Ja her.

 

Trykk deretter knappen Ny for å opprette nytt lagersted og legg inn et nummer og navn og sett Lagertype til Bestillingslager:

 Gå tilbake til Egenskaper | DI-Fakturering | Lager og legg inn lagerstedet du nettopp la inn som standardlager.

 

Punkt 3 - Endre varetyper til lagervare og knytt varen mot lagersted

Velg Fil | Varer og endre alle eksisterende varetyper til B Lagervare uten restnotering eller C Lagervare med restnotering.

 

Knytt så opp den enkelte vare opp mot bestillingslageret du nettopp opprettet ved å velge knappen Nytt lagersted.

 

Punkt 4 - Egenskaper for innkjøpsordren

Velg Egenskaper | Linjegenerator | Innkjøpsordre og sett hake på egenskapen Automatisk generering av bestilling pr. leverandør.

 

 

Rutiner

Ordre

Ordreregistrering utføres som normalt, men du fil få tilgang til noen ekstre felter i ordrehodet og du må også ta stilling til hvilket lager varen skal gå ut fra. Under her finner du informasjon om rutiner/valg som er annerledes i forhold til normal ordreregistrering.

Se også

Ordre

 

Avdeling

Dersom avdelingsregnskap benyttes, vil avdelingens første hovedlager foreslås

 

Lagersted

Når flerlager benyttes, vil feltet Lagersted være en del av ordrehodet og varelinjene i ordreregistreringsbildet. Standard lagersted i ordrehodet kan overstyres og lagersted kan endres på varelinjene under ordreregistreringen.

 

Dersom du har et lagersted pr. avdeling, vil ikke lagersted kunne endres i ordre­hodet. Dersom du har flere lagersted pr. avdeling, kan lagersted overstyres i ordrehodet. Dersom avdelingsregnskap ikke benyttes, vil første lagersted definert som hovedlager, foreslås.

 

Dersom du har kommisjonslagre, vil programmet først sjekke om kunden er knyttet til ett bestemt lagersted. Hvis kunden har kommisjonslager, vil dette kommisjonslageret benyttes.

 

Bestilt / Levert / restnotert antall

Dersom en vare ikke kan fulleveres fra et lager, får du opp et statusbilde som gjør det mulig å velge om varen skal fulleveres, restnoteres, ikke restnoteres eller plukkes fra et annet lager.

 

Dette blir beskrevet nærmere under punktene Plukking av varer fra andre lagre og Restnotering av varer på andre lagre.

 

Struktur

Har du strukturvarer, skal det benyttes restnotering på undervarer.

 

Plukking av varer fra andre lagre

Ved å trykke F3 i feltet Bestilt i ordreregistreringsbildet, vil du få opp en dialogboks som gir deg en lagerstatus på angitt vare.

 

Hvis du legger inn et antall i kolonnen Bestilt som overstiger antall disponibelt på lager, vil du få opp en dialogboks som varsler om dette:

 

NB! Dette forutsettes av systemet er satt opp til at restordrer skal benyttes, at kunden godtar restordrer, og at varen kan restnoteres.

 

Er det likevel ønskelig å levere alle varene til kunden, kan du plukke resten av varene fra et annet lager ved å klikke på Andre lager. Markøren står i feltet Plukkes, og du kan klikke på Plukk resten. Programmet vil plukke de resterende varene fra det andre lageret.

Hvis du ikke ønsker å plukke varene fra et annet lager, klikker du på Restnoter. Dette forutsetter at restordrebehandlingen under Egenskaper | DI-Fakturering | Lager er satt til Restordre benyttes.

Velger du å plukke den resterende varen fra et annet lager, får du to varelinjer i ordreregistreringsbildet, dvs. en linje for hvert lager varen går ut fra.

Ordren avsluttes og faktureres ut på vanlig måte.

 

Kontering

Konteringen skjer automatisk iht. de konteringskonti som er registrert på varen i henhold til det som er satt opp under Egenskaper | DI-Fakturering | Oppdatering/kontering.

 

Når du skal registrere en normalordre, er det to nye felt som du må forholde deg til, Lagersted i ordrehodet og Lagersted i ordreregistreringsbildet. Mulighetene for å endre lagersted i ordrehodet og i ordreregistreringsbildet, vil være i henhold til de egenskapene du tidligere har valgt.

 

NB! Hvis du ønsker at kun en varelinje skal blir skrevet ut på blanketten, må du endre faktureringsmåte under Egenskaper | DI-Fakturering | Fakturabehandling til En faktura pr. kunde (samlefakturering). En varelinje pr. vare.

 

Bruk av Internordre

Dersom du ønsker å danne internordrer etter å ha plukket varer fra andre lagersted, må egenskap for dette være satt under Egenskaper | DI-Fakturering | Lager. Aktuell internordre blir da lagt Under Ordre | Vedlikehold | Endring/sletting internordre.

 

Internordrer skrives ut under Fakturering | Utfakturering | Internordre. Internordrene oppdateres på vanlig måte og fakturajournalen blir skrevet ut.

 

Restnotering av varer på andre lagre

Under Ordre | Vedlikehold | Registrere ny normalordre opprettes ordrene som tidligere.

 

Hvis det ikke er nok av varen på det lageret som er valgt, får du igjen opp bildet som gir deg muligheten til å velge mellom Full levering, Restnoter, Ikke restnoter, osv. Her klikker du på Andre lager. Dersom lagerstatus for aktuell vare forteller deg at det ikke er flere varer på noen lager, kan du velge å restnotere varene på "ditt" lager.

 

Ordren avsluttes og faktureres ut på vanlig måte. Den delen av ordren som ikke kan leveres, blir liggende igjen som restnotert.

 

Dersom du har valgt å restnotere varen på et annet lager, vil det dannes en innkjøpsordre som du finner under Innkjøp, lager | Innkjøp | Vedlikehold | Endre/slette innkjøpsordre. Dette forutsetter at egenskapen for danning av innkjøpsordre er satt under Egenskaper | DI-Fakturering | Lager. Årsaken til at innkjøpsordren ble dannet, er at varen ble restnotert på et annet lager enn det lageret som ble valgt under oppretting av normalordren. Dette må korrigeres ved hjelp av en innkjøpsordre mellom de ulike avdelingene/lagrene. Innkjøpsordren skrives ut under Innkjøp, lager | Innkjøp | Utskrift. Når du har skrevet ut innkjøpsordren, bekreft at varene skal oppdateres i bestilling.

 

Når avdelingen mottar varene, må de oppdatere varene I lager. Dette gjøres under Innkjøp, lager | Innkjøp | Oppdatere | Oppdatere i lager.

 

Utskrifter

Oppdater aktuelle blanketter, slik som plukkliste, vareopptellingsliste, varebeholdningsliste og lagerstedsliste med felt for lagersted.

 

Prisendring

Det er mulig å endre prisene på varer som er tilknyttet et bestemt lagersted. Det kan gjøres under Verktøy | Prisendring.