Internordre i DI-Fakturering

Hva er internordre/internfakturering?

Dersom et firma har flere avdelinger, og man ønsker å fordele kostnader mellom disse, kan man benytte internordre.

 

Eksempel: Avdelingene kjøper normalt inn varer iht. sitt virkefelt, for eksempel avdeling Kjøkken kjøper og selger kjøkkeninnredninger. Men noen ganger kjøper man varer som skal fordeles også på andre avdelinger, for eksempel at avdeling Husbygg kjøper inn nødvendige varer også for de andre avdelingene.   Avdelingen som kjøper inn felles, kan da fakturere de andre avdelingene som jobber på prosjektet ved å benytte en internordre.   På internordren skal inntektene føres på "selgende avdeling" og kostnadene på "kjøpende avdeling". "Kjøpende avdeling" fakturerer deretter kunden/prosjektet for varen. Inntektene til "selgende avdeling" er differansen mellom eksternt kjøp og internt salg (varenummer). Inntektene til "kjøpende avdeling" er differansen mellom internt kjøp og eksternt salg (prosjektnummer). På faktura til kunden/prosjektet er ikke varen spesifisert. Kunden faktureres etter avtalt pris for prosjektet, for eksempel "Etter avtale". Varen vil derfor kun opptre èn gang i en varelinje nemlig på internordren.   Det benyttes påslagsprosenter på enkelte konti i prosjektføringen.

 

 

Hvorfor benytte internordrer

Firmaets ledelse ønsker en oversikt over hvordan hver avdeling gjør det (resultatet) og hvordan prosjektene går. I tillegg vil de vite hvilke varer som er kjøpt og solgt internt og til hvilke prosjekter. Det vil si at firmaet skal ha oversikt over alle kostnader og inntekter knyttet til hvert prosjekt og hver avdeling.

 

Lager justeres og varestatistikk skal kunne skrives ut fra statistikkregisteret.

 

Statistikk og fakturahistorikk må oppdateres også på Internordrene for at firmaet skal kunne ta ut statistikker på hva de ulike avdelingene har tatt ut av varer internt.

 

 

Oppsett

Det MÅ opprettes egne Internkundenummer, kanskje ett kundenummer pr. avdeling. Disse MÅ ha Avgiftspliktig = N.

 

Det er èn kostnadsavdeling pr. ordre (kjøpende avdeling). Denne registreres i ordrehodet. På ordrelinjenivå/varenivå legges inntektsavdelingen (selgende avdeling).

 

Prosjektnummeret må registreres allerede på Internordren. Det er ett prosjektnummer pr. internordre. Det vil si at det er prosjektnummer i ordrehodet som belastes varekjøp.

 

Oppdateringskoden under Egenskaper | DI-Fakturering | Oppdatering/kontering settes til ”oppdatering i egen rutine”.

 

Statistikk utvalgskoder under Statistikk | Utvalgskoder må ha avkrysset både Prosjektnummer og Avdeling.

 

I DI-Prosjekt må koden ”Inntekt-/Kostnadsoppdatering” under Egenskaper | DI-Prosjekt | Generelle må settes til ”Inntekstoppdatering etter fakturering – Kostnads­oppdatering i egen rutine”.

 

Koden ”Standard avdelingsfakturering” under Egenskaper | DI-Fakturering | Fakturabehandling settes til ”Avdeling pr. ordrelinje. Avdelingstype 1 (Resultatkonti).”

 

Koden ”Standard prosjektfakturering” under Egenskaper | DI-Fakturering | Fakturabehandling settes til ”Prosjekt pr. ordre.”

 

For utskrift av internordrer finnes en kode under Egenskaper | DI-Fakturering | Utskriftsbehandling.

 

Du må opprette en bilagsart som tildeles internordre. Finn en bilagsart som dere ikke bruker under Egenskaper | Felles | Bilagsarter, endre navnet til for eksempel Internordre og angi L i behandlingskode 2.

 

Egne hovedbokskonti for Kostnadskonto internordre og Inntektskonto internordre MÅ opprettes:

• Inntektene og kostnadene skal føres på egne frie konti.
• Hvis det benyttes konti innenfor intervallet for Salgskonti, MÅ kontiene merkes slik at de IKKE kommer på oppgaver for innrapportering av MVA. Det vil si at koden Benyttes fast avgiftskode på konto som du finner under Egenskaper | Felles | Avgiftskoder, må settes til Benyttes, ingen kontroll mot intervall eller Benyttes, Stopper i kodefelt. Ingen kontroll mot intervall.
• I tillegg må du på kontoen under Fil | Kontoplan, velge alternativ Utenfor avgiftsområdet i valget for Kontoavvik/overstyring i MVA-melding.
• Det er en fordel at disse kontiene går mot samme linje i resultatrapporten slik at man ikke får en kunstig oppblåsing av resultatet.
• Internkunden MÅ defineres som avgiftsfri (Avgiftspliktig=N).
• Kontiene registreres under Egenskaper | Felles | Reserverte konti i gruppen DI-Fakturering.

 

I standard DI-Fakturering finnes en egen blankett, INTERNORDRE.DIB. Den finner du under ordredata. Denne MÅ tilknyttes.

 

 

Registrering av internordre

Registrering av Internordre/ordrehodet:

• Prosjektnummer registreres i ordrehodet for hele ordren.
• I ordrehodet registreres kostnadsavdelingen. Det vil si avdelingen som skal ”kjøpe” varen(e). Kjøpskonto hentes fra Reservert konti – Internordre - kostnadskonto.

 

Ordreregistrering/ordrelinjene:

• På ordrelinjene registreres ”selgende” avdeling. Det vil si avdelingen som skal ha inntekten av varen. Salgskonto hentes fra Reservert konti – Internordre - inntektskonto.
• Varen plukkes (reserveres) fra lager.
• Når varene/ordrelinjene er registrert, lagres ordren på vanlig måte i ordre­­registeret.
• Når ordren avsluttes, kommer det valg på utskrift av ordren.

 

Utskrift/oppdatering av Internordre:

• Hvis ordren ikke blir skrevet ut etter registrering, kan den skrives ut under Fakturering | Utfakturering, rutinevalg 7 Internordre.
• Når ordren har fått Klargjort status 3, blir den med i ”Utfaktureringen”, men fakturanummer plukkes IKKE.
• Internordren slettes automatisk fra ordreregisteret etter ”utfakturering”/­oppdatering.

 

Registeroppdatering:

• Fakturahistorikk og statistikk oppdateres på vanlig måte også for internordrene. Fakturatransregisteret (filen som oppdateres i DI-Regnskap) oppdateres IKKE med internordrer.