Visma Quality Management

Manuell EHF-fakturering

Generelt

Med Manuell EHF-fakturering kan du produsere elektroniske faktura og kreditnota i EHF-formatet.

Statlige virksomheter, helseforetak og alle norske kommuner er lovpålagt å motta elektronisk faktura. Det er også frivillig registrert en stor andel private selskaper som ønsker å motta faktura elektronisk.

De fleste mottakere tar imot elektronisk faktura i EHF-formatet (PEPPOL BIS Billing).

NB! Denne veiledningen inneholder kun beskrivelse av den manuelle rutinen, det vil si løsningen hvor faktura og kreditnota lagres som filer i EHF-formatet, og hvor brukeren selv må sørge for å sende filen videre.

Vi anbefaler den automatiske løsningen, Visma AutoInvoice.

Merk! Du kan benytte alle løsningene på samme firma/klient. Det gjør det mulig å sette enkeltkunder til alternativ løsning hvis dette er ønskelig.

Merk! Benytter du manuell distribusjon av elektroniske faktura, må du selv bygge opp rutiner rundt forsendelse og videre oppfølging.

Oppstart

Egenskaper

Du kan lage elektroniske faktura og kreditnota i Fakturering, Husleie og DI-Fakturering.

Firmaopplysninger

Registrer/kontroller nødvendige opplysninger på firmaet/klienten.

Merk! Firmaopplysninger MÅ inneholde organisasjonsnummer, postadresse (Adresse1), postnummer, poststed og bankkontonummer (for innbetaling).

Fakturering / Husleie (leietaker)

Merk! Benytter du DI-Fakturering, må samme organisasjonsnummer også benyttes der.

DI-Fakturering

Sti i DI-Fakturering

I DI-Fakturering er det ikke nødvendig å registrere sti (mappe for lagring av faktura/kreditnota) for hvor du ønsker at faktura/kreditnota skal lagres. Du kan allikevel velge Manuell EHF som fakturamåte på aktuelle kunder. Angir du ikke sti (lagringsmappe) vil fakturaene lagres i kundens/fakturautsteders datamappe, for eksempel C:\DI\000. Vi anbefaler at du oppretter en egen mappe for lagring for bedre oversikt. Det lages en fil per faktura/kreditnota, og dersom ikke annet er angitt, består filnavnet av Organisasjonsnummer, År og Fakturanummer.

Ønsker du å lagre fakturaene i en egen mappe for dette, angir du dette i firmaopplysninger.

Sti i Fakturering og Husleie

Skal du benytte manuell EHF, må du legge inn sti hvor du ønsker filene skal lagres på firmaet/klienten. For å sette stien, åpner du klienten, og deretter velger du Egenskaper | Egenskaper | Integrasjoner i bildevelgeren til venstre i bildet. Deretter setter du inn ønsket sti og alternativt filnavn i feltet Filnavn manuell distribusjon under gruppen EHF i bildet.

Det lages en fil pr. faktura/kreditnota, og dersom ikke annet er angitt, består filnavnet av organisasjonsnummer, år og faktura-/kreditnotanummer.

Merk! Har du valgt standard navn <OrganisasjonsNummer>_<Year>_<FakturaNummer>.xml, må du velge disk og mappe foran, for eksempel:

C:\EHFFaktura\<OrganisasjonsNummer>_<Year>_<FakturaNummer>.xml

Kunder (fakturamottakere)

For de av kundene som skal faktureres med elektronisk faktura, må kundeopplysningene inneholde nødvendig informasjon.

Hvem som kan motta elektronisk faktura finner du ved å benytte linken:

http://www.anskaffelser.no/e-handel/artikler/mottakere-i-elma

På denne linken kan søke på bestemte navn/organisasjonsnummer:

http://vefa.difi.no/smp/

Merk! På kunden MÅ du sjekke at organisasjonsnummer, postadresse (Adresse1), postnummer og poststed er utfylt. Er ikke disse opplysningene registrert, får du ikke valgt EHF manuell løsning. Legg merke til at det er postadresse, ikke besøksadresse som benyttes.

Det kan være hensiktsmessig å bruke oppslag i Visma Bizweb som kan oppdatere organisasjonsnummer og adresser. Husk at det er post-adresse som skal oppdateres.

De kunder/fakturamottakere det skal sendes elektronisk faktura til, må merkes som mottaker av elektronisk faktura på kundekortet.

Fakturering/Husleie (leietaker)

Valg om distribusjon av elektroniske faktura finner du under gruppen Elektronisk faktura under Egenskaper | Egenskaper i bildevelgeren på kunden:

DI-Fakturering

Kode for om kunden skal motta manuell elektronisk faktura finner du i kundebildet under flippen Fakturamåte. Velg EHF Manuell løsning på de kunder hvor du ønsker å lage en elektronisk fakturafil i EHF-format.

Bestillingsnummer

Enkelte kunder krever bestillingsnummer. Dette kan du registrere i samme bilde. På ordren er det da lagt inn en sjekk når den settes til fakturaklar. Du får du melding dersom bestillingsnummer mangler.

PDF-kopi av faktura sammen med forsendelsen

Enkelte kunder ønsker en PDF-kopi av faktura sammen med forsendelsen. Sett Faktura som PDF-vedlegg til Ja for å automatisk legge ved dette under sending.

Ordreregistrering

Når ordre skal registreres i henholdsvis Fakturering, Husleie og DI-Fakturering skal det skje på samme måte som ved vanlige faktura utsendelse.

Merk! Ordren må ha innhold i feltet Deres ref. Noen kommuner benytter andre betegnelser på feltet, slik som Ressursnummer.

Viktig å merke seg

DI-Fakturering vil ta hensyn til leveringsadresse om dette benyttes. Det betyr at dersom du registrerer leveringsadresse i DI-Fakturering, vil denne benyttes. Hvis ikke, benyttes postadresse.

Elektronisk samlefaktura kan ikke benyttes.

Ikke alle spesialfelter legges ut i en elektronisk faktura. Eventuelle innkjøpsreferanser eller kontraktreferanser anbefales lagt i feltet for Deres ref., eller som egen tekstlinje på faktura. Alle tekstlinjer overføres.

Fakturering

I Fakturering velger du hvilke ordrer som skal faktureres. Før faktura sendes, får du valg om fakturadato. Deretter er fakturafil dannet på oppgitt filområde for videre oppfølging.

DI-Fakturering

I DI-Fakturering velger du også ordre som skal sendes, og setter ordren i status 3 (klargjort). Deretter kjøres Utfakturering og du skriver ut faktura. De fakturaene hvor det skal lages elektroniske fakturafiler på lagres på klientområdet for videre oppfølging. Ønsker du å få en papirkopi av fakturaen, kan du kjøre en omskrift (Faktura | Omskrift)

Merk! Ønsker du å sende faktura med vedlegg, les om dette i eget avsnitt.

Etter at faktura er sendt

Fakturering

Ordrelisten vil ikke vise mer informasjon. Oppfølging av de fakturaene hvor det er laget manuelle elektroniske fakturafiler ser du i fakturaspørring. To nye kolonner viser status: Distribusjonsmåte og Distribusjonsstatus.

Kolonne	Beskrivelse
Distribusjonsmåte	Distribusjonsmåten viser hvorvidt faktura er distribuert til skriver, e-post, Visma AutoInvoice eller manuelt i EHF-format. Når du lager EHF-fil for manuell behandling vil du ikke få opp utskriftsbildet.
Distribusjonsstatus	Distribusjonsstatus blir automatisk OK når filen er dannet.

DI-Fakturering

I DI-Fakturering kan du følge opp faktura som er overført via ordrelisten, så lenge status er 3* (fakturert, men ikke oppdatert). Distribusjonsstatus vil alltid være Dannet fil. Etter oppdatering foregår oppfølging via Fakturahistorikk.

Merk! Sjekk at koden for oppdatering av Fakturahistorikk er krysset av under Egenskaper | DI-Fakturering | Oppdatering/Kontering

Merk! Kolonnen for distribuert status, Distr. Status, er ny i listene (ordreliste og fakturaspørring). For å få inn denne kolonnen, høyreklikk i kolonneoverskriften og velg Feltvelger. Dra inn feltet på ønsket plassering.

Merk! Det skrives ikke ut blankett for de faktura/kreditnota hvor det dannes elektroniske fakturafil. Du får allikevel spørsmål om skriver. Dette fordi programmet enda ikke har kontrollert hvilke faktureringsmåter som er valgt på ordrene som skal faktureres.