Eksport til Microsoft Office fra DI-Business

Innledning

Her er informasjon om hvordan du utfører eksport av opplysninger fra DI-Business til Visma Quality Management.

 

 

Eksport fra DI-Business

For å kunne benytte opplysninger til for eksempel flettekoder i brev eller å hente opp kundeliste/leverandørliste i Microsoft Excel, må du først eksportere opplysningene.

 

Dette gjør du slik:

  • Velg Fil | Filutskrifter | Generelle | Reskontro til Excel
  • Velg Skriv ut. Du får da opp bildet Reskontro til Excel.
  • Bruk ordskiller eller musmarkøren for å merke de feltene du ønsker skal bli med i eksporten. Merk alle felter du kommer til å få bruk for i f.eks. brevene/etikettene. Husk også å merke av om du ønsker kunder eller leverandører. Du kan eksportere flere opplysninger enn du kanskje ønsker å benytte. I Microsoft Word og Microsoft Excel plukker du ut ønskede felt.
  • Trykk OK. Programmet foreslår å lagre dokumentet i klientkatalogen. Filen lagres som semikolonseparert fil. Du kan selv bestemme filnavn, men vi anbefaler å beholde filtype csv. Denne filtypen gjenkjennes hvis filen senere skal åpnes i Microsoft Excel eller Microsoft Word. Har du valgt å lagre filen som f.eks. en tekstfil (txt), må den behandles ved import. Valgt filnavn blir foreslått ved neste eksport.
  • Trykk Lagre. Dokumentet åpnes nå i Microsoft Excel.

 

Datakilden er nå laget. Lukk programmet.

 

 

Import til Microsoft Office fra DI-Business

Her er informasjon om hvordan du utfører import av opplysninger fra DI-Business til Microsoft Office 2016.

 

Microsoft Word

Dersom du ønsker å sende samme brev til flere av dine forbindelser, for eksempel kunder, kan du hente reskontro­opplysningene og bruke disse til etiketter eller flettet inn i brev laget i Microsoft Word ved hjelp av flettekoder.

 

Flettekoder i brev

Start Microsoft Word og gjør følgende:

  • Opprett et tomt dokument dersom det ikke kommer frem automatisk
  • Velg kategorien Masseutsendelser og klikk på Start Utskriftsfletting og velg dokument­type Brev.
  • Under samme kategori (Masseutsendelser), velger du Velg mottakere og Bruk eksisterende liste.
  • Finn dokumentet du laget og velg filen.

    Du får da opp et slikt bilde:

    Trykk OK i bildet for å fullføre importen av listen.
  • Velg Sett inn flettefelt.

    Alternativene du får, er de samme som du krysset av når du kjørte eksporten.
  • Plukk ut de feltene du ønsker i brevet.
  • Du har nå opprettet et nytt dokument/brev hvor du skal ha et innhold som skal sendes til flere kunder.
  • Skriv deretter inn innholdet i brevet.
  • Når du er ferdig med å redigere innholdet, kan du klikke på Forhåndsvis resultater, eller velge Fullfør og slå sammen.
  • Microsoft Word fletter dokumentet med de datafeltene du har lagret i datakilden og lager et nytt dokument. Antall sider i det nye dokumentet er avhengig av hvor mange kunder som ligger i datakilden – et brev pr. kunde.  Ønsker du å redigere i opprinnelig dokument, lukker du de nye brevene, retter innholdet og fletter på nytt. Du kan alternativt flette direkte til skriver.

 

Flettekoder i etiketter

Fremgangsmåten er den samme som fletting i brev, men når du velger Start utskriftsfletting, velger du Etiketter.

  1. Opprett et tomt dokument dersom det ikke kommer frem automatisk
  2. Velg kategorien Masseutsendelser og klikk på Start Utskriftsfletting og velg dokument­type Etiketter.
  3. Velg deretter hvilken type etiketter du ønsker. Kontroller detaljene.
  4. Sett inn flettefelt på samme måte som under avsnitt om Flettekoder i brev, og velg Oppdater etiketter
  5. Trykk Forhåndsvis resultater dersom du ønsker å se resultatet.
  6. Under utskrift kan du velge mellom å skrive ut alle poster eller bare utvalgte.

 

Microsoft Excel

Når du kjører eksport av data fra DI-Business fra Fil | Filutskrifter | Generelle | Reskontro til Excel åpnes filen automatisk i Excel etter eksporten.

 

Dersom du har lagret filen i filformatet csv, kan du åpne filen uten ekstra arbeid. Har du f.eks. valgt å lagre filen som en txt-fil, må du gjøre følgende:

  • Start Microsoft Excel
  • Velg Åpne under Fil-fanen og hent filen du laget.

    Angi sti og filnavn, eller søk etter filen på datamaskinen. Du må sannsynligvis endre filtype den skal søke etter.
  • Når du åpner filen, får du da opp en tekstimportveiviser:

    Dersom du ser på forhåndsvisningen av filen nederst i bildet, vil du se at det ligger et tegn, semikolon, mellom hver post. Du skal derfor velge Data med skilletegn i denne dialogboksen. I tillegg haker du av for Mine data har overskrifter.
  • I det neste bildet velger du Semikolon som Skilletegn:
  • I det siste bildet må vi fortelle hva slags format hvert enkelt felt har. I utgangspunktet kan du velge Standard på de fleste kolonnene, men importerer du f.eks. kolonner som bankkonto eller lignende, kan de lønne seg å overstyre standard på disse.
  • Kikk på Fullfør for å starte importen. Du kan nå bearbeide dataene videre i et regneark i Microsoft Excel.