DI-Trioplan

Generell informasjon

Du kan under Hjelp | Innhold og Stikkordregister fra menylinjen og få opp DI-Trioplan dokumentasjonens innholdsfortegnelse. Derfra kan du lese deg gjennom de emner som er interessante for deg. Fra den samme menylinjen kan du også gå direkte til det hovedområde som du ønsker informasjon om.

 

Det er også mulig å søke deg fram til et spesifikt emne som du ønsker informasjon om i hjelpefunksjonen.

 

Systemressurser

DI-Trioplan krever Microsoft Access 2007 eller 2010 for å kjøre. Tidligere eller senere versjoner støttes ikke, inklusive Microsoft Access 2013. Hvis Microsoft Access ikke er installert fra før kan MS Access 2010 Runtime (32-bit) installeres. Installasjon av MS Access 2010 Runtime kan kjøres fra installasjonsprogrammet.

 

NB! MS Access 2010 Runtime (32-bit) kan ikke installeres sammen med 64-bit versjon av MS Office pakken.

 

PDF-utskrift: DI-Trioplan/Terminalserver: PDF-driveren installeres på terminalserveren og ikke lokalt på hver PC.

 

Det er to måter å installere DI–Trioplan på - Lokal installasjon eller Nettverksinstallasjon

Nettverksinstallasjon vil i denne sammenheng si at installasjonsprogrammet kopieres til serveren. Deretter kan installasjon skje på hver maskin som skal benytte systemet.

 

Vi anbefaler at DI-Trioplan alltid installeres lokalt på hver brukers maskin, selv om det er fullt mulig å installere direkte på serveren. Dersom DI-Trioplan installeres på serveren må hver bruker ha sin egen Trioplan-mappe.

 

Ved nettverksinstallasjoner oppdateres automatisk oppsett av felles datalagringsområde. Dersom flere ønsker tilgang på samme datafiler, betyr det at datasett kan hentes fra alle maskiner.

 

DI-Trioplan krever følgende systemressurser

  • Windows 7 eller nyere.
  • Microsoft Access (eventuelt Microsoft Access Runtime) 2007 eller 2010. I tillegg kreves Microsoft Excel for noen rapporter.

 

Menylinje

Menylinjen for DI-Trioplan ligger øverst på skjermbildet.

 

 

Innregistrering

 

Lagre data

 

Starte DI-Trioplan fra Visma Quality Management

Er DI-Trioplan installert, vil du få tilgang til DI-Trioplan fra Hovedbildet i Visma Quality Management under fanen Hjem. I fanen DI-Business finner du valg for å starte DI-Trioplan.

 

Hvordan du setter opp integrasjonen, finner du her.

Se også

Oppstartsparametre

 

 

Datasett

DI-Trioplan inneholder budsjettdata, regnskapsdata, informasjon om kontoplan, avdelinger, rapportoppsett mm. Samlet kalles disse dataene et datasett. Datasettnavnet kan maksimalt inneholde 200 tegn. Datasettnavnene kan inneholde bokstaver, tall, bindestrek og understrekingstegn.

 

I tillegg til datasettnavnet kan du også legge til en beskrivelse som gir ytterligere informasjon om hva datasettet inneholder. Beskrivelsen kan være på maksimalt 255 tegn.

 

Datasettene lagres i en databasefil (.mdb) og navnet på filen vil være <datasettnavn>.mdb.

 

Det er ingen begrensninger i antall datasett som kan registreres i DI-Trioplan.

Se også

Sjekkliste ved nytt datasett

 

Oppstartsmeny

Etter oppstart av DI-Trioplan vises et skjema for valg av datasett, eventuelt etablering av nye datasett.

 

 

Sjekkliste ved nytt datasett

Viktige linjekoder å merke seg. Linjekoder settes på hver enkelt konto under Vedlikehold kontoplan.

 

 

Rapport over hvilke linjekoder hver konto har, finnes under rutinen Vedlikehold kontoplan og fanen Rapporter. Merk av for valget Kontoplan med konto og linjekoder.

 

Oppdatering av linjekoder fra tabell

Som nevnt ovenfor, ligger oppsettet for hvilke linjekoder som hver konto. Grunnlaget for linjekodene finner du under Vedlikehold kontoplan i fanen for Linjekode. Dette oppsettet blir brukt ved første gangs etablering av datasett, samt hvis nye konti kommer til ved oppdatering fra regnskap.

 

Vær spesielt oppmerksom på at hvis linjekoder endres manuelt under fanen Kontoplan er ikke selve oppsettet og kontointervall i tabellen under fanen Linjekode endret. Ved å kjøre en oppdatering av kontoplanen med knappen nede til venstre vil systemet fylle inn linjekoder i henhold til det som står i tabelloppsettet.

 

Mange opplever da at linjekoder ”faller tilbake” ved at man utilsiktet foretar en oppdatering av linjekoder og sumnivåer. Det kommer en melding om dette når knappen for oppdatering trykkes.

 

Hvis du vil være på den sikre siden, og vil ha mulighet for å kjøre oppdatering av sumnivåer og linjekoder, vil det være lurt å foreta alle endringer av linjekoder i tabellen under fanen Linjekoder ved å endre kontointervallene. Ved å kjøre en oppdatering etterpå fylles den ønskede endringen automatisk inn på kontoen. Dette sikrer også at nye konti som automatisk opprettes ved import fra regnskapssystemet får riktig linjekode.

Se også

Linjekoder
Oversikt over linjekoder

 

 

Budsjettering

Balansebudsjettering

De fleste bedrifter utarbeider resultatbudsjett, men de færreste lager balansebudsjett. Ved bruk av et verktøy som DI–Trioplan reduseres svært tidkrevende og kompliserte beregninger til en rutine som er fullt ut håndterlig med litt opplæring og støtte i support og hjelpetekster.

 

Balansebudsjettet danner også, sammen med resultatbudsjettet og diverse parametre, et viktig grunnlag for likviditetsbudsjettet. Som et eksempel kan vi nevne, at vi posterer skyldige feriepenger fra forrige år den måneden det skal utbetales.

 

Mange forhold i balansen beregnes helt automatisk, mens andre er en blanding av manuell postering eller helt manuell.

 

 

For at beregninger skal skje automatisk, kreves det at systemet er satt opp riktige med koder. For å sikre kvaliteten av budsjettet bør disse kodene kontrolleres nøye etter at et nytt datasett er laget.

 

Merk! Hvis du ikke skal kommunisere med et regnskapssystem, er det lurt å benytte malen Nullbud når nytt datasett skal etableres. Da blir datasettet 100 % ferdig kodet, og du kan gå rett til innlegging av budsjettbeløp.

Se også

Sjekkliste ved nytt datasett
Balansebudsjett
Balansebevegelser

 

Likviditetsbudsjettering

For mange er planlegging av fremtidig pengestrøm en stor utfordring, og vil med manuelle rutiner være svært arbeidskrevende og ha store feilmuligheter. Med et verktøy som DI–Trioplan reduseres svært tidkrevende og kompliserte beregninger til en rutine som er fullt ut håndterlig med litt opplæring og støtte i support og hjelpetekster.

 

Denne rutinen er nyttig for alle typer bedrifter, ikke bare når det er problemer med likviditeten. Et godt likviditetsbudsjett gir stor trygghet, samtidig som det gir stor tillit i finansinstitusjoner ved lånesøknader med mer.

 

Et argument mot å benytte dette verktøyet er at det fort blir uaktuelt på grunn av endringer. Her kommer prognosearbeidet inn som en viktig faktor. Etter hvert som året går, kan virkelige tall kobles mot et budsjett eller revidert budsjett resten av året, og på den måten gi oversikt over den løpende utviklingen gjennom året.

 

Se for øvrig kapitlet Likviditetsbudsjett under emnet Budsjettering i innholdsoversikten.

Se også

Prognose
Kapitalbinding
Kredittider
Saldo på driftskonto

 

Resultatbudsjettering

For de fleste bedrifter er resultatbudsjettet ett av de viktigste verktøy i økonomisk styring. Rutiner og innfallsvinkel ved utarbeidelsen kan være svært forskjellig, men for de fleste skal budsjettet gi uttrykk for fremtidig ønsket regnskap og resultater.

 

DI–Trioplan har fleksible rutiner for å lage resultatbudsjett, enten du velger å lage det i systemets budsjettmodul, eller du benytter en eller flere Excel-modeller for å oppnå ønsket spesifikasjon og fleksibilitet i beregninger. Med små tilpasninger kan vi importere budsjett fra hvilken som helst Excel–modell. Det gjør at bedrifter kan benytte eksisterende budsjettmodeller til videre behandling i rapportering og likviditets­planlegging.

 

I tillegg er det muligheter for å importere resultatbudsjett som er lagt inn i regnskaps­systemet.

 

For flere detaljer, slå opp på kapitlet Resultatbudsjett under emnet Budsjettering i innholdsoversikten.

 

Budsjettalternativer

Det kan etableres et fritt antall budsjettalternativer i DI-Trioplan. Dette kan være nyttig når du ønsker å ta vare på flere varianter av budsjettet, eller at du vil beholde årets budsjett mens neste års budsjett er under arbeid.

 

Dette er også helt nødvendig når prognoser skal utarbeides. Da har du behov for å beholde det opprinnelige årsbudsjettet uendret, mens budsjettet for resten av året kan endres.

 

Budsjettalternativer vedlikeholdes under Budsjettering og fanen Budsjett alternativ.

 

Du kan opprette et nytt budsjettalternativ ved enten å kopiere et annet budsjett eller opprette et tomt alternativ.

Se også

Rapportering av flere budsjettalternativer

 

 

Langtidsbudsjett

DI–Trioplan inneholder en egen modell for langtidsbudsjettering. Den behandler budsjett for 4 år med utgangspunkt i resultat og balanse for siste hele regnskapsår.

 

Budsjettet utarbeides i en frittstående Excel–modell, og det er ingen integrasjon med de øvrige delene av DI–Trioplan. Imidlertid er bruken avhengig av at den knyttes opp mot et datasett, enten et eksisterende datasett, eller at du oppretter et nytt datasett med bare langtidsmodell som formål.

 

Fra menylinjen, velg: Analyse | Konsekvenser | Langtidsmodell.

 

Merk! Når valget Analyse | Konsekvenser | Langtidsmodell er gjort første gang i et datasett, lagrer DI–Trioplan budsjettmodellen med et nytt navn på samme sted som datasettet ligger.

 

Modellen benytter standard Excel-funksjonalitet, og får automatisk filnavnet L<datasettnavn>.xls.

 

Delbudsjettene velges fra arkfanene nederst på skjermen, og hvert ark er satt opp med utskriftsformat som passer til rapporten.

 

Analyse

DI-Trioplan har gjennom mange år blitt utviklet for tallmessig planlegging og oppfølging av økonomi i bedrifter med sterk fokus på likviditet og finansiering (balanse).

 

DI-Trioplan Analyse skal hjelpe bedrifter i prosessen rundt tallarbeidet i økonomi­styringen. Systemet er basert på maler i tekstbehandling og regneark. Malene inneholder konkrete tips som brukeren kan ta utgangspunkt i og tilpasse til sitt eget behov.

 

Det henvises for øvrig til kursene som kjøres med tanke på å utnytte denne delen i DI-Trioplan.

 

Alle delemner under menyen Analyse organiseres i enten Word-dokumenter eller Excel-regneark. Hvert dokument eller regneark får sitt unike navn etter det datasettet som det arbeides med. Neste gang emnet velges, kan du gå inn i et allerede opprettet dokument eller opprette et nytt.

 

Alle regnearkmodeller må betraktes som faste maler og er ikke beregnet for endringer. Du kan imidlertid på eget ansvar oppheve beskyttelsen i regnearket og gjøre endringer for å dekke spesielle behov.

 

 

Kvalitetssikring

Det er av stor betydning å kvalitetssikre budsjettarbeidet, både med hensyn til tekniske og økonomiske forhold. Det gir større trygghet for den som arbeider med dette, samtidig som eksterne lesere kan ha tillit til de budsjetter som blir fremlagt. Det gjelder ikke minst ved søknad om låneopptak og lignende.

 

Det er bygd inn en rekke ”usynlige” kontroller i systemet som passer på at bruker husker på å behandle viktige forutsetninger i budsjettet. Bruker får av og til spørsmål fra programmet om spesielle beregninger skal foretas eller ulike valgmuligheter. I tillegg er det laget et eget skjema for dette formålet, en sjekkliste som kan brukes til å gå gjennom detaljer som er viktige.

 

Fra menylinjen velges: Analyse | Konsekvenser | Kvalitetssikring.

 

Dette er et vanlig tekstbehandlingsdokument og kan redigeres på vanlig måte. Rader i tabellen kan føyes til og slettes etter behov. Det opprettes et unikt dokument knyttet til hvert Datasett som opprettes i DI-Trioplan. Det gjør at du kan ha ulike oppsett på dokumentet for hvert datasett.

 

Ingen datamaskin kan erstatte den menneskelige fornuft. Kontroller derfor budsjettene nøye og still kritiske spørsmål som:

  • Virker likviditetsutviklingen urealistisk god?
  • Er kredittdagene feil vurdert?
  • Virker månedlig saldo på balansekonti rimelig og sannsynlig?
  • Virker inn og utbetaling av penger i kontantstrømanalysen sannsynlig, og er likviditetsreserven i bunnen av kontantstrømanalysen riktig?
  • Osv.

 

 

Balansebudsjett

 

Likviditetsbudsjett

 

Resultatbudsjett

 

Faste opplysninger

 

Periodisering

Kryss av hvis du ønsker å legge til periodiseringene for budsjettet før du rapporterer. Periodisering foretar du i skjemaet for balansebudsjettering.

 

Budsjettering i Excel-regneark

DI-Trioplan har mulighet for å importere budsjettall fra Excel-regneark. Dette gir deg store muligheter for å utvikle regnearkmodeller for budsjettering som passer ditt behov.

 

 

 

Prognose

Definisjon på prognose i vår sammenheng:

Beregning av resultat- likviditet og balanse for resten av året basert på virkelig regnskap hittil i år, samt budsjett eller revidert budsjett resten av året.

 

Prognosens betydning som verktøy i økonomisk styring og oppfølging er vel udiskutabel. Tidligere har tidsforbruket vært det største problemet for å gjennomføre denne rutinen ofte nok. Mange bedrifter gjør nå denne rutinen til en del av den månedlige oppfølgingen og rapporteringen.

Se også

Prognose skritt for skritt

 

Resultatprognose

Det kan være interessant å sette sammen kombinasjoner av virkelige tall hittil i år sammen med budsjett resten av året for å beregne en prognose på hvordan året blir. Hvis vi i tillegg bearbeider budsjettet for resten av året (budsjettrevisjon), oppnås en enda bedre prognose.

 

Vær spesielt oppmerksom på at det kan være nødvendig å kopiere datasettet som du arbeider med over til et nytt budsjettalternativ for at det opprinnelige budsjettet ikke skal forstyrres. Bedriftene har som oftest budsjetter som er vedtatt av styret og skal benyttes til sammenligning mot regnskapstall, og de må følgelig ikke endres.

 

Du kan endre resultatbudsjettet fra hovedmeny ved å velge Budsjettering | Resultatbudsjett og fanen Manuell.

 

Skrive ut prognoser på resultat:

  • Fra hovedmeny velg Rapporter og fanen Rapporter.
  • Velg mappen DI-Trioplan prognoserapporter for standard oppsett. Egne rapporter kan defineres.

Se også

Balanseprognose
Likviditetsprognose
Revidert budsjett

 

Revidert budsjett

Det kan etableres et fritt antall sett av budsjetter i DI-Trioplan. Det må opprettes et nytt budsjettalternativ for hvert alternativ. Det er alltid best å ta utgangspunkt i ett budsjett, for så å kopiere dette budsjettalternativet med nytt navn. Deretter kan endringen av budsjettallene starte uten at det ødelegger bedriftens ”offisielle” budsjett.

Se også

Nytt datasett
Resultatprognose

 

Balanseprognose

Det kan være interessant å sette sammen kombinasjoner av virkelige tall hittil i år sammen med budsjett resten av året for å beregne en prognose på hvordan balansen for resten av året blir. Hvis vi i tillegg bearbeider resultatbudsjettet for resten av året (budsjettrevisjon), oppnås en enda bedre prognose.

 

Vær spesielt oppmerksom på at det kan være nødvendig å kopiere budsjettalternativet som du arbeider i over til et nytt budsjettalternativ for at det opprinnelige budsjettet ikke skal forstyrres. Bedriftene har som oftest budsjetter som er vedtatt av styret og skal benyttes til sammenligning mot regnskapstall, og må følgelig ikke endres.

Se også

Resultatprognose
Likviditetsprognose
Revidert budsjett

 

Likviditetsprognose

Det kan være interessant å sette sammen kombinasjoner av virkelige tall hittil i år sammen med budsjett resten av året for å beregne en prognose på hvordan likviditetsutviklingen for resten av året blir. Hvis vi i tillegg bearbeider resultatbudsjettet for resten av året (budsjettrevisjon), oppnås en enda bedre prognose.

 

Vær spesielt oppmerksom på at det kan være nødvendig å kopiere budsjettalternativet som du arbeider i over til et nytt datasett for at det opprinnelige budsjettet ikke skal forstyrres. Bedriftene har som oftest budsjetter som er vedtatt av styret og skal benyttes til sammenligning mot regnskapstall, og må følgelig ikke endres.

Se også

Resultatprognose
Balanseprognose
Revidert budsjett

 

Prognose skritt for skritt

Vi skal nå liste opp kort hvilke forhold som er viktig å ta hensyn til, og hvilke rutiner som må gjennomføres for å utarbeide en prognose:

Merk! Det er mulig å ta med en kolonne for resultatprognose i en vanlig resultatrapport. Se standardrapporten Resultat med prognose i mappen Resultatrapporter.

 

 

Regnskap

Endring regnskapstall

Regnskapstall som er importert fra regnskapssystemet til DI-Trioplan, kan i prinsippet endres. Dette kan være nyttig hvis små endringer må foretas uten at du behøver å bokføre det. Det er imidlertid vesentlige ulemper med dette, da DI-Trioplan ikke har system som ivaretar rutiner for motpost og lignende. Det er dessuten en fordel at alle endringer gjøres i regnskaps­systemet, slik at rapporter på resultat og balanse i DI-Trioplan kan sammenlignes med rapporter i regnskapssystemet med tanke på kvalitetskontroll.

 

Vi vil anbefale å benytte rutinen Periodisering av regnskapstall som sikkert kan fylle dette behovet for en stor del, og som behandler motpost til periodiseringen.

Se også

Importere regnskapstall

 

Regnskap i år

Når regnskapstall importeres fra regnskapssystem, følger som oftest 2 års regnskapstall med overføringen. Regnskapsårene ligger i hver sine tabeller, og kan benyttes både i rapporter og som grunnlag for budsjettarbeid.

 

For å se på regnskapstall, velger du, fra Hovedmeny, Vedlikehold Regnskap. Regnskap i år vises i høyre gruppevindu og regnskap i fjor i venstre gruppevindu.

Se også

Regnskap i fjor

 

Regnskap i fjor

Når regnskapstall importeres fra regnskapssystem, følger som oftest 2 års regnskapstall med overføringen. Regnskapsårene ligger i hver sine tabeller, og kan benyttes både i rapporter og som grunnlag for budsjettarbeid.

 

For å se på regnskapstall, velger du, fra Hovedmeny, Vedlikehold Regnskap. Regnskap i år vises i høyre gruppevindu og regnskap i fjor i venstre gruppevindu.

Se også

Regnskap i år

 

Periodisering av regnskapstall

De fleste fører inntekter og kostnader i de periodene de oppstår. Dette kan gi et svært skjevt bilde av resultatutviklingen i bedriften hvis for eksempel store kostnader for hele året blir bokført i starten av året. Motsatt kan en få store overraskelser hvis en stor kostnad plutselig dukker opp mot slutten av året som du har "glemt".

 

Et typisk eksempel på en kostnad som det ofte er behov for å periodisere er forsikringspremie. Den betales gjerne en gang pr år og bokføres i sin helhet ved betaling.

 

Da er det behov for å fordele kostnaden over hele året, noe som kan gjøres i periodiserings­rutinen i DI-Trioplan. Korrigeringene som gjøres påvirker ikke regnskapstallene, men legges i en egen tabell som regnes med når regnskapsrapporter kjøres.

 

På denne måten kan vi ta vare på periodiseringene uavhengig av overføringer av regnskapstall fra regnskapssystemet.

 

  • Fra hovedmenyen velg Vedlikehold regnskap og fanen Periodisering
  • Velg konto som skal behandles ved å trykke på pilen i feltet Konto. Velg riktig konto fra listen
  • Legg inn verdiene på riktig måned. Hvis en kostnad skal reduseres, bruk minusfortegn. Som oftest skal verdiene som legges inn gå ut i null. Til slutt må posten gis en motpost som må være en balansekonto. Plasseringen i balansen vil i prinsippet være avhengig om det oppstår en "fordring" eller en "gjeld". Men mange kjører alle periodiseringer mot samme konto uavhengig om det er gjeld eller fordring.

 

Merk! Etter at første post i tabellen er behandlet, må nye poster legges inn ved å trykke på denne knappen:

Først da kan neste konto behandles uten at forrige post endres. Bla i postene med pilene.

 

I rapportrutinen kan bruker velge om rapporten skal ta med periodiseringene ved å krysse av under fanen Rapportvalg og feltet Inkluder periodiseringer for regnskap.

 

Periodiseringene kan legges inn både på regnskap i år og i fjor.

Se også

Balansebevegelser
Periodisering budsjett

 

Teoretisk bruttofortjeneste

Mange bedrifter, særlig innenfor handelsnæringen har behov for å benytte en "teoretisk bruttofortjeneste" for å få beregnet resultatet gjennom året når varetellinger ikke blir foretatt. Ved å legge inn opplysninger om bruttofortjeneste og posteringskonti for beholdnings­endringen, kan systemet beregne og postere endringene i regnskapet automatisk.

 

Slik gjør du:

  • Fra hovedmenyen velg Vedlikehold kontoplan.
  • Trykk fanen Andre kontospesifikasjoner. I de to siste feltene oppgis resultatkonto for endringen, samt balansekontoen for beholdningen.
  • Returner til hovedmeny og velg Vedlikehold regnskap. Trykk fanen Beholdningsendring.
  • Legg inn prosentsatsen for bruttofortjeneste. Den kan variere for ulike avdelinger. Hvis datasettet ikke har avdelinger, legg inn på "fellesavdelingen" som har en eller flere nuller som begrep.
  • Klikk i feltet Beregn varebeholdningsendring ved rapportering.

 

Systemet beregner nå endring i forbindelse med oppdatering av regnskapstall.

 

NB! Legg merke til at beregningen kan slås av og på med avkryssingen. Dette kan være nyttig hvis du vil "simulere" med ulike satser med mer.

Se også

Bruttofortjeneste
Beholdningsendring
Beholdningsendring balanse

 

 

Konsern

DI–Trioplan har en egen rutine for å konsolidere flere datasett (selskaper). Rutinen behandler både regnskapstall og budsjettall. Det ligger også en enkel rutine for å eliminere interne poster.

 

Etablere datasett

Første skritt på veien er å etablere et nytt datasett som alle selskapene senere skal importeres til.

  • Fra oppstartsmenyen, velg fanen Nytt datasett.
  • Velg malen Konsern.
  • Fyll inn opplysninger og trykk på Opprett.

 

Importere datasett

Et konserndatasett består av datasett fra flere selskap som er lest inn i DI-Trioplan og som samlet utgjør et konsern.

 

I utgangspunktet er datasettet helt tomt, og vi skal importere de selskapene som skal være med i konsolideringen.

  • Fra hovedmenyen trykk knappen Importer datasett:
  • I importskjemaet, trykk denne knappen for å velge datasett du skal hente inn:
  • Velg datasettene som skal være med. Du kan holde inn Ctrl/Shift for å velge flere datasett.
    Velg disse knappene for å flytte datasett oppover eller nedover i listen:

    NB! Det første datasettet som velges vil danne grunnlag for rapportoppsett og behandlingsregler for likviditet og balanse (linjekoder).

  • Etter at alle datasett er valgt og ligger på lista, trykk denne knappen for å starte importen

 

Eliminering

Et konserndatasett består av datasett fra flere selskap som er lest inn i DI-Trioplan og som samlet utgjør et konsern.

 

Det fins en enkel elimineringsrutine i DI–Trioplan.

  • Fra hovedmeny, trykk på knappen Eliminering:

    Her kan konto/motkonto oppgis, og beløp som skal elimineres registreres for hver periode.

    Merk! Det er en egen flik for budsjettall og en annen for regnskapstall!

  • En rapport over elimineringene kan skrives ut med printerknappen nede til venstre:

 

Merk! Når rapporter skal skrives ut fra et konsern datasett, må bruker velge om elimineringene skal tas med på rapporten eller ikke. Etter at rapporten er valgt i rapportmenyen, trykk på fanen Rapportvalg og kryss av for Ta med elimineringer for budsjett eller Ta med elimineringer for regnskap. Det er viktig å kunne skrive ut uten elimineringer for å kontrollere at konsolideringen er blitt riktig.

 

Konsernrapportering

I prinsippet er en konsernkonsolidering kun en summering av alle tallverdiene for alle datasettene som er importert til databasen. Hvis det er lagt inn elimineringer, vil de bli summert med på utskriftene. Etter import kan du gå rett til rapportrutinen og skrive ut resultat og balanserapporter uten å kjøre noen rutiner eller beregninger.

 

Men vi skal ta med noen forhold når det gjelder likviditets og balansebudsjett på konsern – nivå:

  • For å produsere likviditets- og balansebudsjett på konsernnivå, må det utarbeides komplette budsjetter på selskapsnivå før datasettene importeres.
  • Etter import kan det skrives ut resultat- og balansebudsjetter direkte, uten å foreta noen beregninger. - Unntaket er likviditetsbudsjett.
  • Når vi importerer de ulike datasettene, får vi ikke med det som danner grunnlaget for likviditetsrapporten. Det gjør at vi ikke kan skrive ut likviditetsrapporten direkte uten å måtte foreta en ny beregning inne i datasettet for konsernet. Før kalkulasjon av likviditetsbudsjettet foretas, må du være oppmerksom på følgende:
    • Konsolideringen av alle datasett innbefatter ikke parametrene for likviditetsbudsjettet i de enkelte selskapene. Blant annet gjelder dette kredittdagene. Derfor må vi gi inn antall kredittdager på nytt igjen på konsernnivå, noe som må bli en snittbetraktning for alle selskapene. For å gå rundt dette problemet vil vi anbefale følgende:
      • Under forutsetning av at samme kontonummer for driftskonto (kassekreditt) er brukt for hele konsernet, kan du se budsjettert saldo på driftskonto for hele konsernet ved å skrive ut en kontospesifisert balanserapport rett etter at datasettene er importert, uten at kalkulasjon er foretatt.
      • Men uavhengig av disse problemstillingene kan det være meget nyttig å kalkulere på nytt igjen med ulike parametre på konsernnivå, som for eksempel antall kredittdager.

Se også

Eliminering
Importere datasett

 

 

Dimensjoner

Kontoplan

Kontoplanen er svært sentral i oppbyggingen av et system som DI-Trioplan. Alle inntekter og kostnader relateres til en konto, og alle rapporter bygges opp ved at hver konto får en adresse i rapportene.

 

Det er tre sentrale opplysninger som hver konto knyttes til Sumnivå, Linjekode og Momskode.

 

DI-Trioplan har 3 sumnivåer som styrer rapporteringen i systemet. Linjekode styrer behandlingen i likviditets- og balanseberegninger, og Momskode styrer likviditetsbehandlingen av merverdiavgift i budsjettdelen.

 

Ved leveransen følger det med to standard oppsett av rapporttekster og sumnivåer som er bygd opp etter norsk standard kontoplan, både gammel og ny standard. Når et nytt datasett opprettes, fyller DI-Trioplan inn sumnivåer og tekster etter denne standarden. For eksempel vil alle konti i intervallet mellom 3000 og 3099 få teksten Avgiftspliktig salg i sumnivå 1, Sum driftsinntekter i sumnivå 2 og Bruttofortjeneste i sumnivå 3. Bruker kan senere fritt endre tekster og sumnivåer og bygge opp sine egne rapporter.

 

Kontoregisteret kan opprettes med utgangspunkt i overføring av regnskapssystemets kontoplan eller ved bruk av DI-Trioplan standard kontoplan som følger med systemet.

 

Fra hovedmeny velg Vedlikehold kontoplan og fanen Kontoplan.

 

 

Merk! Under fanen Rapporter kan det foretas utskrift av registeret. Her kan du på en oversiktlig måte se hvilke henvisninger som ligger i datasettet.

Se også

Vedlikehold sumnivåer

 

 

Avdeling og underavdeling

DI-Trioplan kan ha et fritt antall avdelinger i et datasett. Hvis datasettet som opprettes ikke har avdelinger, vil DI-Trioplan allikevel opprette en proforma avdeling med begrepet ”0” eller ”-”. Denne avdelingen kan ikke slettes, da systemet er avhengig av den for å fungere riktig.

 

Merk at satsene for arbeidsgiveravgift og feriepenger legges inn på avdelingsnivå. Dette kan være nyttig hvis bedriften har aktiviteter i ulike soner for arbeidsgiveravgift. Det kan også opprettes flere proforma avdelinger for å takle behov for å splitte beregningen av arbeidsgiver­avgift.

 

Hvis DI-Trioplan er integrert med et regnskapssystem, vil avdelingene i de fleste tilfellene opprettes automatisk ved første gangs etablering av et datasett.

 

Avdeling er det andre av inntil 3 nivåer DI-Trioplan kan arbeide med. Begrepet Avdeling kan byttes med et annet begrep under Annet Vedlikehold og fanen Annet.

Se også

Vedlikehold avdeling
Underavdeling
Avdelingsrapporter

 

 

Rapportering

Rapportering i DI-Trioplan består i å bearbeide budsjett- og regnskapstall på den måten du ønsker og å presentere dem på den måten du ønsker.

 

DI-Trioplan tilbyr et sett med standard rapporter som vil dekke de fleste behov, men de kan også fungere som eksempel og utgangspunkt for dine egendefinerte rapporter.

 

 

Lage en rapport

Å utarbeide sitt eget rapportsystem innebærer følgende steg.

 

Først må du definere sumnivåene slik du vil ha dem. Denne sumnivådefinisjonen gjelder alle rapporter i det datasettet du jobber med. For detaljer om dette trykk her.

 

Deretter kan du ta fatt på å finjustere på hver enkelt rapport som du ønsker å bruke. Velg "Rapporter" fra Hovedmenyen.

 

For å lage din egen rapport må du ta utgangspunkt i en rapport som allerede er laget. Ønsker du å lage en ny resultatrapport tar du utgangspunkt i en allerede eksisterende resultatrapport. Hvis du ønsker å lage en balanserapport tar du utgangspunkt i en allerede eksisterende balanserapport. Du kan ikke endre rapporter som ligger i mappen "TRIOPLAN Likviditetsrapporter".

 

Velg en rapport som finnes fra før og gå gjennom arkfanene i rapportskjemaet og endre de verdier du ønsker å endre. Når du er ferdig med å endre rapporter slik du vil ha den, trykker du på Lagre og gir et navn på rapporten. Når lagring er utført vil den nye rapporten legges i mappen "Egendefinerte". Denne rapporten er nå knyttet til det datasettet du arbeider med.

Se også

Rapportkolonner

 

Avviksoppfølging

 

Rapporter

 

Rapportsamling

I DI-Trioplan kan du samle et sett med rapporter i en rapportsamling. Dette kan automatisere rapporteringsprosessen og gjøre det mye raskere å få fram de rapporter du ønsker til ønsket tid.

 

For å definere rapportsamlingene velger du Rapportering fra Hovedmenyen. Det er lagt inn en mal som et utgangspunkt for definering av rapportsamlinger. Denne finner du i mappen TRIOPLAN Annet. Klikk en gang på malen og et skjema for definering av rapportsamlinger blir vist.

 

Slik gjør du:

  • I arkfanen Velg rapporter, velger du hvilke rapporter som skal inngå i samlingen. Du kan velge alle rapporter, bortsett fra andre rapportsamlinger. Likviditetsrapportene kan ikke presenteres i internettformat. Hvis du har opprettet flere budsjettalternativ i datasettet, vil det gjeldende budsjettalternativet bli brukt når du velger en rapport. For å rapportere fra forskjellige budsjettalternativ i en og samme rapportsamling, må du veksle mellom hvilket budsjettalternativ som er det gjeldende. Dette gjør du enklest ved å velge i menylinjen.
  • Fra samme arkfane kan du velge at regnskapstall skal oppdateres før kjøring av rapportsamlingen. Dette betyr at du må generere en fil med regnskapstall før du kjører rapportsamlingen. Hvis du bruker regnskapstypen DI-Regnskap (direkte) trenger du ikke angi fil, bare kryss av.
  • Hvis du kjører rapportsamlingen fra et ikon, vil ikke DI-Trioplan vise deg eventuelle meldinger på skjermen. Meldinger som måtte dukke opp, blir lagret i en fil som du spesifiserer i feltet for Loggfil. Hvis du ikke angir en egen fil, vil DI-Trioplan lage en fil i samme mappe som DI-Trioplan er installert.
  • Angi i arkfanen Alternativer hvordan måneden det skal rapporteres for velges. Du kan velge mellom:

    Alltid forrige måned

    Rapportene kjøres for forrige måned uansett

    Angitt i snarveien på skrivebordet

    Hvis du kjører rapportsamlingen fra en snarvei på skrivebordet, blir den måneden som er angitt i snarveien brukt

    Alltid spør om måned

    DI-Trioplan vil alltid be deg velge en måned før rapportsamlingen kjøres, uansett om den kjøres fra skjemaet eller fra en snarvei

  • Deretter velger du om rapportene skal presenteres på papir eller i internettformat. Du kan også sende rapportene til et sett med e-post mottakere
  • I samme arkfane kan du angi hvor mange kopier av rapportsamlingen som skal skrives ut. Hvis du kjører fra en snarvei kan du angi antall kopier du vil skrive ut. Hvis dette ikke er angitt i ikonets oppstartsparametre kan du velge enten å bli spurt om antall kopier eller alltid velge det antall kopier som er angitt.
  • Til slutt kan du i arkfanen Kvalitetssikring spesifisere en egen sluttrapport som kommer etter rapportene i rapportsamlingen. Kvalitetssikring går på å sjekke enkelte nøkkeltall mot spesifiserte verdier og gi en melding hvis nøkkeltallet er mindre eller større enn den angitte verdien.
    Detaljer om kvalitetssikring får du ved å trykke her.
  • Før du kjører rapportsamlingen må du lagre samlingen med et navn. Trykk på Lagre. Gi samlingen et navn og trykk OK.
  • For å kjøre samlingen trykker du på Start.

Se også

Lage snarvei på skrivebordet

 

Utskrift

Utskrift fra DI-Trioplan skjer fra Rapporteringsskjemaet eller fra Rapportsamling.

 

Ved å velge Skriver-ikonet i verktøylinjen fra forhåndsvisningen blir Windows standardskriver valgt. Derimot velger menykommando Fil | Skriv ut kan du velge hvilken som helst skriver.

Se også

Rapportsamling

 

 

Utveksle data

Mellom maskiner

DI-Trioplan lagrer datasettene i egne filer med filnavn <datasettnavn>.mdb.

Se også

Datasett
Mappe for datalagring

 

Importere regnskapstall

DI-Trioplan kan integreres med mange regnskapssystemer. Visma AS har oppdatert liste over regnskapssystem som er integrert med DI-Trioplan. For å få en oversikt over regnskapssystemene som var tilgjengelige ved skriving av denne dokumentasjon, trykk her.

 

Før import kan starte, må DI-Trioplan ha opplysning om hvilket regnskapssystem som brukes. Dette kalles Regnskapstype og vedlikeholdes under valget Rediger | Firmaopplysninger på menylinjen.

 

Det er to rutiner for å importere regnskapstall:

 

Regnskapstall fra DI-Regnskap

Ved å velge regnskapstypen DI-Regnskap (direkte) kan du få overført regnskapstall automatisk uten å måtte generere en tekstfil manuelt.

 

For å få dette til å virke må du gjøre følgende:

 

Ved oppstart av DI-Trioplan kan du få oppdatert regnskapstallene automatisk. For å sette opp dette velger du Annet vedlikehold fra hovedmenyen og fanen Datasett opplysninger.

 

Budsjett fra regnskapssystem

Hvis det er laget resultatbudsjett i regnskapssystemet, kan det være nyttig å kopiere dette over til DI-Trioplan for likviditetssimulering og rapportering. Hvis regnskapssystemet legger ut budsjettallene, kan de overføres til budsjettregisteret med en egen rutine.

 

Hvis du er usikker på om ditt regnskapssystem legger ut budsjettall, ta kontakt med support.

 

Slik gjør du:

  • Fra hovedmeny velg Budsjettering | Diverse budsjettrutiner og fanen Fra regnskap.
  • Merk valget Overfør årets budsjett fra regnskapssystem og trykk på denne knappen:

    Legg merke til at det er to valg i gruppevinduet:
    • Oppdater budsjettallene - skifter ut eventuelle eksisterende tall
    • Legg til eksisterende budsjettall - adderer til eksisterende tall

 

I de tilfeller hvor budsjettallene ikke føres over sammen med regnskapstallene, får du spørsmål om å angi et filnavn. Denne filen skal inneholde budsjettallene på samme format som regnskapstallene. Er du i tvil om regnskapssystemet greier å legge ut budsjettet på et slikt format, ta kontakt med din systemleverandør.

 

For å vite om regnskapssystemet legger ut budsjettallene sammen med regnskapstallene, kan du velge Fil | Alternativer | Regnskapstyper og deretter velge det regnskapssystemet du bruker. I vinduet Feltene i importfilen vil du finne ”Budjan”, ”Budfeb” osv.

Se også

Regnskapstall til budsjett

 

Regnskapstall til budsjett

Det er mulig å kopiere tallverdier fra regnskapstabellen til budsjettabellen. Dette kan være nyttig når historiske data kan benyttes til budsjettformål, eller du ønsker et utgangspunkt eller arbeidskopi. Etter at kopiering er foretatt, kan tallene endres med de manuelle budsjett­metodene.

 

Det er tre muligheter for kopiering:

  • Regnskapstall i fjor, hele registeret
  • Regnskap i år, hele registeret
  • Kombinasjoner av regnskap i år, regnskap i fjor og budsjett i år. Kun en konto behandles i gangen, og prosentendringer kan foretas.

 

Endre hele registeret:

  • Fra hovedmeny velg Budsjettering | Diverse budsjettrutiner og fanen Fra regnskap.

 

Endre kontovis:

  • Fra hovedmeny velg Budsjettering | Resultatbudsjettering.

Se også

Budsjett fra regnskapssystem

 

Eksportere regnskapstall

Budsjettall som er registrert i DI-Trioplan kan skrives til fil for senere import for eksempel til et regnskapssystem. Det er få regnskapssystemer som har laget program for å importere budsjettall fra DI-Trioplan. For detaljer, ta kontakt med Visma AS.

 

Fra hovedmeny velg Budsjettering | Diverse budsjettrutiner og fanen Til regnskap.

 

Oppgi sti og filnavn og trykk denne knappen for å starte eksport:

Se også

Importere regnskapstall
Rapportering fra egenutviklede EXCEL modeller

 

Tabeller til regneark

DI-Trioplan er bygd opp rundt en database som lagrer informasjonen i tabeller. Disse tabellene kan eksporteres til andre formater for videre bearbeiding f.eks. i regnskapssystem eller i regneark.

 

Velg menykommando Fil | Datasett | Hent | Lagre deler av datasett. I det skjemaet som vises kan du enten hente deler av et annet datasett, eller du kan lagre deler av det gjeldende datasettet.

 

For å overføre til regneark format:

  • Velg arkfane Lagre, og spesifiserer hvilken type informasjon du ønsker å lagre.
  • Velg i lista til venstre ved å dobbeltklikke på tabellen.
  • Spesifiser hvor dataene skal lagres og hvilket datasettnavn de skal ha.
  • Deretter velger du EXCEL filer og trykker på denne knappen nederst i venstre hjørne for å starte eksporten:

 

Filnavnet vil se slik ut: <tabellnavn><datasettnavn>.xls. Tabellnavn er en trebokstavers kode som er forkortelse av tabellnavnet, f.eks. BUD betyr budsjett, REG betyr regnskap, osv.

 

Tabeller til tekstfil

DI-Trioplan er bygd opp rundt en database som lagrer informasjonen i tabeller. Disse tabellene kan eksporteres til andre formater for videre bearbeiding f.eks. i regnskapssystem eller i regneark.

 

Velg menykommando Fil | Datasett | Hent | lagre deler av datasett. I det skjemaet som vises kan du enten hente deler av et annet datasett, eller du kan lagre deler av det gjeldende data­settet.

 

For å overføre til tekstfil velger du arkfane Lagre og spesifiserer hvilken type informasjon du ønsker å lagre. Velg i lista til venstre ved å dobbeltklikke på tabellen. Spesifiser hvor dataene skal lagres og hvilket datasettnavn de skal ha. Deretter velger du Tekstfiler og trykker på denne knappen nederst i venstre hjørne for å start eksporten:

 

Resultatet vil bli en fil for hver tabell. Filene er en semikolonseparert tekstfil.

 

Filnavnet vil se slik ut: <tabellnavn><datasettnavn>.txt. Tabellnavn er en trebokstavers kode som er forkortelse av tabellnavnet, f.eks. BUD betyr budsjett, REG betyr regnskap, osv.

 

Tabeller til Excel pivot

Pivot funksjonaliteten i EXCEL gir deg mulighet for å gruppere dataene på skjermen i en mer interaktiv måte enn rapportene i DI-Trioplan gir mulighet for.

 

Fra budsjetteringsmenyen:

  • Velg Diverse budsjettrutiner.
  • Velg arkfanen Til EXCEL pivot.
  • I skjemaet velger du de dataene du ønsker å ta fram i EXCEL pivotering. Du kan velge enten budsjettall, regnskapstall eller begge deler.
  • Angi et filnavn og trykk på denne knappen nederst til venstre

 

Ved å hente filen i Excel kan du gruppere og summere tallene fra DI-Trioplan på avdeling, underavdeling, konto eller periode.

 

For detaljer om pivoteringsfunksjonene i Excel henviser vi til hjelpen i Excel.

 

 

Referanseinformasjon

Linjekoder

Fra knappen Vedlikehold kontoplan velges vedlikehold av linjekoder i systemet. Feltet Linjekode styrer hver konto mot riktig behandling i likviditets- og balansebudsjettet, samt kontantstrømanalyse.

 

Merk at hver konto har egen adressering mot rapporter i rapportgeneratoren ved hjelp av 3 sumnivåer. Linjekoden og sumnivåene arbeider helt uavhengig av hverandre.

 

Ved første gangs etablering av et datasett forsøker DI-Trioplan å gi alle konti en linjekode. Grunnlaget for plassering ligger i tabellen under fanen Linjekode/Momskode hvor hver konto har sitt kontointervall. For eksempel vil alle konti fra 1500 til 1529 (15000 – 15290) få linjekoden Kundefordringer. Bruker kan selv gå inn i tabellen og endre kontointervallene for å få en enda mer korrekt plassering. Dette kan være spesielt nyttig når du skal kommunisere med et regnskapssystem. Nye konti som opprettes i regnskapssystemet, vil da få sin linjekode helt automatisk ved oppdatering av regnskapstall.

 

Merk! Oppdatering må kjøres for å få endringer som er gjort i denne tabellen til å gjelde for den kontoplanen som allerede ligger inne i datasettet. For oppdatering trykkes knappen med blyantsymbol nede til venstre i skjermbildet.

 

Noen linjekoder kan det være vanskelig å definere riktige kontointervaller for. Dette gjelder blant annet konto for kassekredittrenter og beregnet skatt i resultatbudsjettet. Det er derfor viktig å kontrollere linjekodene nøye etter at et nytt datasett er etablert.

 

Du finner en rapport over konto/linjekode under Vedlikehold kontoplan og fanen Rapporter.

Se også

Oversikt over linjekoder
Sjekkliste ved nytt datasett

 

Nøkkeltall

DI-Trioplan har forhåndsdefinert et sett med nøkkeltall som kan rapporteres eller brukes under kvalitetssikring av rapporteringen.

 

 

Spesialkoder for tekster i DI-Trioplan

I DI-Trioplan Rapportering har du mulighet for å definere overskrifter og bunntekster som forandrer seg med valg du har gjort i DI-Trioplan. En forside rapport skal for eksempel inneholde dato for utskrift eller angivelse av den måneden du har valgt.

 

For å få til dette kan du legge inn forskjellige koder i tekstene. Disse kodene vil bli erstattet med tekster ved utskrift.

 

 

Datoformater

 

Hurtigtaster i DI-Trioplan

Ved bruk av DI-Trioplan finnes det en del hurtigtaster som kan øke effektiviteten i bruken.

 

 

 

Oppstartsparametre

Ved oppstart av DI-Trioplan kan du angi flere parametre i snarveien for å endre måten DI-Trioplan oppfører seg på. I din DI-Trioplan snarvei ligger det fra før informasjon om hvor Microsoft Access Runtime er installert, og hvor DI-Trioplan er installert. Snarveien kan se slik ut:

"C:\Programfiler (x86)\Microsoft Office\Office14\MSAccess.exe" "C:\Programfiler (x86)\Trioplan\Trioplan.mdb" /Wrkgrp "C:\Programfiler (x86)\Trioplan\System.mdw"

 

Det er viktig at dette ikke endres.

 

DI-Trioplan leser informasjon som legges bak på denne linjen for å virke på den måten som du vil. Parametre kan angis bakerst på snarveien (start alltid med /CMD før parametrene).

 

 

*) Det finnes to valg for å beholde bakoverkompatibiliteten.

 

Eksempler:

Hvis du ønsker å lagre datasettene dine i en annen mappe enn installasjonsmappen, f.eks. i en nettverksmappe bruker du følgende oppsett (eksemplet bruker K:\Trioplan\ som mappe for datasettene):

/CMD –STI:"K:\Trioplan\"

 

Leser inn datasett 999 og viser DI-Trioplan Hovedmeny. Hvis du henter et bestemt datasett ved hjelp av oppstartsparametre trenger du ikke åpne "Hovedmeny". Dette skjer automatisk:

/CMD –DS:999 –OF:skjHovedmeny

 

Starter DI-Trioplan og skriver ut 3 eksemplarer av alle rapporter som er definert i rapportsamlingen DISYS og bruker Februar som valgt måned.

/CMD –RS:DISYS:Februar:3

Se også

Rapportsamling

 

Faste opplysninger og styringsparametre

Under menylinjens valg Fil | Alternativer ligger en rekke faste opplysninger og styrings­parametre for systemet.

 

 

DI-Trioplan og Windows-registeret

DI-Trioplan legger noe informasjon i Windows registeret. Dette er informasjon som er knyttet til deg som bruker på din PC. Informasjonen som legges ut er bl.a. informasjon om versjon, bruker, firma, lisensnummer, informasjon om datasettene, stier for maler og modeller, mv.

 

 

Hva gjør jeg når…?

Backup av DI-Trioplan-filer

DI-Trioplan filer er i hovedsak datasettfiler med navn <datasett>.mdb.

 

Hvis du bruker analysene i DI-Trioplan må du også ta vare på filer med datasettnavn og .xls og .doc som filtyper. Disse filene ligger som standard på samme område som datasettet.

Se også

Datasett

 

Definere DI-Trioplan oppsett i Visma Quality Management

I Visma Quality Management kan du definere oppstart av DI-Trioplan med datasettet som tilhører klienten du har valgt. Les hvordan du gjør dette i egen veiledning.

 

Lage snarvei på skrivebordet

 

Nøkkeltallene stemmer ikke

Nøkkeltallene i DI-Trioplan beregnes på bakgrunn av de forskjellige konti sine plasseringer i linjekoder. Hvis du opplever at nøkkeltallene ikke stemmer, bør du aller først sjekke at kontiene er plassert i riktig linjekode. Dette gjør du i Vedlikehold kontoplan i DI-Trioplan Hovedmeny.

 

I skjema for definering av nøkkeltallsrapporter kan du også sjekke hva DI-Trioplan legger i de forskjellige nøkkeltall.

 

Opprette et nytt budsjett

Se kapittel Budsjettalternativer for hvordan du oppretter nytt budsjett.

 

Overføre en rapport fra et datasett til et annet

Alle rapporter i DI-Trioplan er knyttet til et datasett. Hvis du ønsker å bruke en rapport i flere datasett, må du overføre rapportdefinisjonen mellom datasettene.

 

Dette gjør du på denne måten:

  • Start DI-Trioplan og hent det datasettet du ønsker å overføre rapporten til
  • Velg menykommando Fil | Datasett | Hent | Lagre deler av datasett
  • I skjemaet som dukker opp velg arkfanen Rapporter
  • Angi hvilket datasett du vil hente fra
  • I lista over rapporter som finnes i datasettet velg de rapportene du vil kopiere
  • Trykk Utfør nederst til venstre:
  • Når overføringen er utført avslutter du skjemaet med å trykke på Avslutt nederst til høyre:

 

Resultat i resultatbudsjett er forskjellige fra resultatet i balansen

Årsaken til dette problemet er i de aller fleste tilfelle feil med linjekodedefineringen. Gå gjennom kontoplanen og sjekk linjekodene for hver enkelt konto. Vedlikehold av kontoplan gjøres ved å velge Vedlikehold kontoplan fra DI-Trioplan Hovedmeny.

Se også

Linjekoder

 

Sette et budsjettalternativ skrivebeskyttet

I DI-Trioplan kan du operere med flere budsjettalternativ. I noen tilfeller kan det være nødvendig å forsikre seg om at budsjettalternativer du har opprettet, ikke overskrives med andre data, for eksempel et budsjett som er godkjent av styret i bedriften. I den forbindelse er det implementert en funksjon som kan sette budsjettalternativet skrivebeskyttet.

 

Se kapittel Budsjettalternativ for hvordan du skrivebeskytter et budsjettalternativ.

 

Slette poster

Mesteparten av informasjonen i DI-Trioplan er bygd opp ved hjelp av registreringer i tabeller. Det finnes for eksempel en tabell for budsjett, en tabell for kontoplan, en tabell for avdeling osv.

 

I DI-Trioplan kan du redigere denne type informasjon på forskjellige måter. Redigering av avdelingslista gjøres for eksempel i et skjema som det er vist deler av nedenfor.

 

Her sletter du en post ved å merke hele linja og trykke Delete-tasten.

 

En annen variant er brukt ved periodisering:

 

Her sletter du en post ved å klikke i den vertikale stolpen til venstre og deretter trykke Delete-tasten.

 

DI-Trioplan har stoppet ukontrollert

Noen ganger kan det hende at DI-Trioplan stopper uten at du får lagret datasettet. Enten fordi det er en feil med din PC, strømmen har gått eller at det skjer en feil i DI-Trioplan. I og med at DI-Trioplan er bygd opp rundt en database vil du i de aller fleste slike tilfeller ikke ha mistet noen data.

 

DI-Trioplan vil oppdage at det har vært en ukontrollert stopp og vil gi deg advarsel ved neste gangs oppstart. Hvis du ønsker å fortsette å arbeide med det datasettet du jobbet med når DI-Trioplan stoppet, svarer du ja på spørsmålet du får. Når DI-Trioplan har startet anbefales det å sjekke at dataene er intakte ved å skrive ut en budsjettrapport og en regnskapsrapport. Hvis alt ser bra ut, velg Fil | Datasett | Lagre for å ta vare på dataene og fortsett arbeidet.

 

Hvis du ikke har behov for å ta vare på dataene i modellen (f.eks. at du ikke har gjort endringer) kan du svare nei og gå inn i DI-Trioplan på vanlig måte.

 

Merk! Hvis DI-Trioplan har stoppet ukontrollert, men du oppdager det ikke før ved neste gangs oppstart, kan du redde dataene ved ikke å velge et datasett, men holde ned Shift og trykke Start.

 

Vedlikehold av sumnivåer skritt for skritt

DI-Trioplan har en rapportgenerator som er basert på 3 sumnivåer som standard. Det kan etableres et fritt antall sumlinjer innenfor hvert av de tre sumnivåene, og tekstene er helt frie.

 

Se kapittel Vedlikehold av sumnivåer skritt for skritt for mer utfyllende informasjon.

 

 

Feilmeldinger og feilsituasjoner

 

 

Oversikt over linjekoder

Linjekoder som er definert i DI-Trioplan

Linjekode Beskrivelse

Kasse

Benyttes for konto hvor kontantbeholdning oppbevares. Postering på kontoen i balansebudsjettering motposteres driftskonto (kassekredittkonto).

Skattetrekk

Benyttes for bundne skattetrekksmidler. Verdiene inngår ikke i beregninger av likviditetsreserve. Systemet behandler ikke avsetninger av lønnsutbetalinger til denne kontoen. Om en utbetaling går til lønnstageren eller til skattetrekk spiller i denne sammenhengen ingen rolle, da beløpet ikke påvirker tilgjengelig likviditet. Hvis det er ønskelig å korrigere verdiene for å få en riktigere balanse, anbefaler vi å foreta en postering i desember hvor et positivt beløp øker saldoen. Beløpet overføres fra driftskonto.

Foliokonto

Alle bankkonti som ikke er driftskonto merkes med denne koden. Hvis driftskontoen ligger på denne siden av balansen, skal den allikevel merkes med Kassekreditt.

 

Posteringer på konti som er merket med denne linjekoden vil ha automatisk motpost til driftskonto.

Postgiro

Posteringer på denne kontoen vil ha automatisk motpost til driftskonto.

Kortsiktige fordringer

Mange typer kortsiktige fordringer kan merkes med denne koden. Postering med minusfortegn reduserer saldo, det vil si at en innbetaling skjer. Automatisk motpost er driftskonto.

Kortsiktige aksjer

Samme behandling som kortsiktige fordringer.

Kundefordringer

Denne koden har en svært viktig funksjon i systemet, i og med at kredittsalg og kundefordringer påvirker likviditeten i sterk grad. Posteringer på konto med denne koden har automatisk motpost mot driftskonto og benyttes til å registrere når vi forventer at inngående beholdning av kundefordringer blir innbetalt. Vi understreker forskjellen på innbetalinger av IB og salget gjennom året. Salget gjennom budsjettåret styres av kredittidene i systemet, mens posteringer i balansebudsjettet kun er tenkt for innbetalinger.

Avsetning tap på krav

Konto for avsetning av tap på fordringer merkes med denne koden. Det skal ikke registreres bevegelser på denne kontoen i løpet av budsjettåret (gjøres i årsoppgjøret).

Depositum

Konti hvor utbetalinger til depositum eller lignende er gjort, merkes med denne koden. Postering har driftskonto som motpost. Koden benyttes til "Markedsbaserte aksjer".

Varelager

Konti for råvarelager og handelsvarer merkes med denne koden. Merk at endringer i varebeholdningen ikke skal posteres på konti med denne linjekoden. Beholdningsendringer skal posteres på en resultatkonto med linjekoden Varebeholdningsendring. Dette gir samtidig en riktig bruttofortjeneste ettersom varekjøpet må endres for å få riktig likviditetseffekt.

 

For flere detaljer, se emnet Bruttofortjeneste.

Varer under tilvirkning

Beholdninger av varer under tilvirkning eller prosjekt under utførelse merkes med denne koden. De fleste klarer ikke å budsjettere bevegelser på dette forholdet over en tidshorisont på et år, og lar en eventuell saldo stå uforandret. Hvis det er beholdninger på Forskudd fra kunder på gjeldssiden i balansen kan disse to forhold hvis ønskelig utlignes mot hverandre.

Forskudd leverandører

Samme behandling som Kortsiktige fordringer.

Diverse

 

Langsiktige aksjer

Samme behandling som Kortsiktige fordringer, men plasserer verdiene under anleggsmidler i balansen.

Lån ansatte

Samme behandling som Langsiktige aksjer/Investeringer i andre foretak.

Lån aksjonær

Samme behandling som Lån ansatte/Lån til andre foretak.

Utsatt skattefordel

Kun inngående saldo skal registreres på konto som har denne koden (årsoppgjørsdisposisjon).

Øvrige langsiktige fordringer

Samme behandling som Lån aksjonærer/ Andre finansielle instrumenter.

Transportmidler

Konti for transportmidler merkes med denne koden. Investeringer registreres med plussfortegn. Vær oppmerksom på at merverdiavgiftsbehandlingen for denne koden ligger under fanen Avgiftsbehandling investeringer. Det er "bokført verdi" som skal registreres. Systemet behandler merverdiavgiften automatisk ut fra dette. Salg av anleggsmidler registreres med minusfortegn. Hvis for eksempel salgsprisen er høyere enn bokført verdi, posteres den bokførte verdien på kontoen som har denne koden, mens gevinsten posteres på en resultatkonto.

Maskiner/verktøy

 

Inventar

 

Andre aktiva

 

Bygninger

Investeringer posteres med plussfortegn og salg med minus. Det er ingen avgiftsbehandling på denne koden.

Tomt

 

Akkumulerte avskrivninger

Eventuelle konti for akkumulerte avskrivninger kan merkes med denne koden, men det er ingen betingelse for at budsjettdelen av systemet skal arbeide riktig. Akkumulerte avskrivninger fra januar til november vises på en egen linje i balansebudsjettet, men det foretas ingen automatiske posteringer i budsjettabellen. De akkumulerte verdiene reduserer balanseverdien for de ulike saldogruppene i desember måned. Koden har betydning hvis systemet benyttes til regnskapsrapportering.

Kassekreditt

Det er av helt avgjørende betydning for systemets likviditetsbehandling at bedriftens driftskonto merkes med denne koden. Det gjelder enten driftskontoen ligger på eiendelssiden eller gjeldssiden i balansen. Alle inn- og utbetalinger i systemet styres automatisk mot denne kontoen. Det skal derfor aldri posteres balansebevegelser på denne kontoen.

Leverandør gjeld

Samme behandling som Kundefordringer bare med motsatt fortegn.

Skyldig MVA

Konto for skyldig eller til gode merverdiavgift merkes med denne koden. Hvis regnskapssystemet du benytter har hjelpekonti og grunnlagskonti med saldi, kan alle merkes med denne koden. På den måten får vi et nettobeløp som går videre i systemet, noe som er ønskelig. Merk at det ikke skal registreres endringer i balansen. All merverdiavgiftsbehandling skjer automatisk i systemet, også inn-/utbetaling av IB.

Skyldig skattetrekk

Se koden Skattetrekk på eiendelssiden.

Skyldig fagforenings­kontingent

Denne koden kan benyttes til merking av konti for avsatt fagforeningskontingenter eller andre avsetninger vedrørende de ansatte. Postering med plussfortegn gir utbetaling med automatisk motpost mot driftskonto.

Skyldig lavtlønnsfond

Samme behandling som Skyldig fagforeningskontingent.

Arbeidsgiveravgift

Konto for avsatt arbeidsgiveravgift merkes med denne koden. Inngående beholdning gis automatisk utbetaling i systemet.

 

De beregnede avgiftene i budsjettåret avsettes automatisk til balansen, og gis automatisk utbetaling gjennom budsjettåret på riktig termin.

Feriepenger

Konto for avsatte skyldige feriepenger skal merkes med denne koden. Inngående beholdning for året (opparbeidet forrige driftsår), skal posteres til utbetaling på riktig måned, for eksempel juni. Etter som denne kontoen står i minus (kredit) skal utbetalingen registreres i pluss likedan som alle andre saldi på gjeldssiden i balansen. Når konto for feriepenger i resultatbudsjettet er merket med linjekoden Feriepenger vil avsetningen i budsjettåret avsettes i balansen automatisk.

Arbeidsgiveravgifts feriepenger

Hvis arbeidsgiveravgiften av feriepengene er avsatt på en egen konto, må utbetalingen posteres på forfallsmåned for arbeidsgiveravgift etter at feriepengene er utbetalt.

 

Vær oppmerksom på at hvis arbeidsgiveravgiften av feriepenger er slått sammen med den øvrige arbeidsgiveravgiften, vil utbetalingen skje i januar.

Skyldige honorarer

Avsatte honorarer som forfaller til betaling i budsjettåret, posteres med positivt beløp på riktig måned.

Påløpne rentekostnader

Samme behandling som Skyldige honorarer.

Betalbar skatt

Beregnet skatt for forrige driftsår posteres til utbetaling, som oftest i to beløp på høsten.

Forskudd kunder

Se linjekoden Varer i arbeid/Prosjekt under utførelse.

Diverse påløpne kostnader

Samme behandling som Skyldige honorarer.

Skyldig utbytte

Avsatt utbytte som skal betales i budsjettåret, posteres med positivt beløp på riktig måned.

Diverse kortsiktig gjeld

Samlepost for diverse kortsiktig gjeld. Utbetalinger registreres i pluss, og eventuelle nye avsetninger i budsjettåret registreres i minus. Automatisk motpost er driftskonto.

Langsiktig gjeld

All langsiktig gjeld merkes med denne koden. Avdrag registreres med positive tall. Merk at kun avdragsdelen av terminbeløp (annuitetslån) skal registreres som balansebevegelse, mens rentedelen skal registreres i resultatbudsjettet. Det er ingen automatiske beregninger av fordeling mellom rente og avdrag i systemet. Be om oversikt fra långiver.

Utsatt skatt

Konto for utsatt skatt merkes med denne koden. Skal ikke endres i budsjettåret (årsoppgjørsdisposisjon).

Aksjekapital

Konto for innbetalt aksjekapital merkes med denne kontoen. Merk at nye innbetalinger behandles på egen flik under rutinen likviditetsbudsjettering. Fanen heter Innbetaling av egenkapital.

Oppskrivingsfond / Avsetning forpliktelser

Kan ikke endres gjennom budsjettåret.

Tilbakeføringsforn / Fond for vurderingsforskjeller

Kan ikke endres gjennom budsjettåret.

Diverse fond

Andre egenkapitalfond. Kan ikke endres gjennom budsjettåret.

Ansvarlig lån

Ansvarlig lån som er definert som egenkapital merkes med denne koden og vil da inngå i summering av egenkapital. Innbetalinger posteres i minus og utbetalinger/avdrag i pluss.

Reservefond

Reservefond merkes med denne linjekoden. Kan endres gjennom rutinen Innbetaling av egenkapital under rutinen for likviditetsbudsjettering.

Fri egenkapital

Alle typer frie egenkapitalkonti kan merkes med denne koden. Kan ikke endres gjennom budsjettåret. Årets akkumulerte resultat legges til egen linje i balansebudsjettet.

Private uttak

Konto for private uttak merkes med denne koden. Posteringer med plussfortegn betyr utbetaling til eier med automatisk motpost til driftskonto.

Private skatter

Samme behandling som private uttak.

Nye låneopptak

For å få skilt avdrag på lån fra nye låneopptak i kontantstrømanalysen, må vi skille posteringer med nye låneopptak på egen konto som merkes med denne linjekoden. Hvis ikke vil beløpet for avdrag på gjeld reduseres med like mye som låneopptaket i kontantstrømanalysen for budsjettet. Hvis det ikke finnes en ledig konto i kontoplanen som kan benyttes, opprett en ny hjelpekonto til formålet.

Salg transportmidler

Salgs- og kjøpskonti merkes med hensyn til merverdiavgiftsbehandling. Ved å merke med avgiftsplikt, oppnås at merverdiavgiften blir lagt til budsjettbeløpet ved inn og utbetaling. Merverdiavgiften inngår også i saldoen for kundefordringer og leverandørgjeld.

 

Merverdiavgiftsbeløpene vil inngå i systemets automatiske avgiftsoppgjør, som kan skje månedlig eller to - månedlig, etter hva som er valgt under fanen Prosentsatser i rutinen for likviditetsbudsjettering.

Salg maskiner/verktøy

Salg inventar

Salg andre aktiverte

Salg bygninger

Salg tomt

Salg avgiftsfritt

Salg avgiftspliktig

Varekjøp avgiftsfritt

Varekjøp avgiftspliktig

Varekjøp utland

Varebeholdningsendring

Konto for beholdningsendring av råvarer og handelsvarer må merkes med linjekoden Varebeholdningsendring. Dette er helt nødvendig for at endringene skal påvirke balansen i systemet.

Andre inntekter avgiftsfritt

 

Andre inntekter avgifts pliktig

 

Variabel lønn uten feriepenger og arbeidsgiveravgift

Lønnskonti skal merkes med tanke på behandlingen av feriepenger og arbeidsgiveravgift.

 

Linjekodene Variabel lønn og Fast lønn benyttes for konti som skal være med i grunnlaget for både feriepenger og arbeidsgiveravgift osv.

 

Kostnadskonti for feriepenger, arbeidsgiveravgift og arbeidsgiveravgift av feriepenger må merkes riktig for at balansebudsjettet skal bli riktig. Men når de er merket riktig, trenger ikke bruker tenke mer på avsetningen til balansen.

Variabel lønn

Variabel lønn bare arbeidsgiveravgift

Feriepenger variabel lønn

Arbeidsgiveravgift variabel lønn

Arbeidsgiveravgift feriepenger variabel lønn

Fast lønn uten feriepenger / arbeidsgiveravgift

Fast lønn

Fast lønn bare arbeidsgiveravgift

Feriepenger fast lønn

Arbeidsgiveravgift fast lønn

Arbeidsgiveravgift feriepenger fast lønn

Variable kostnader uten mva

Kostnadskonti bør merkes med linjekode som bestemmer merverdiavgiftsbehandlingen. Det er to muligheter:

  • Ingen merverdiavgiftsbehandling
  • Fradrag for merverdiavgift

 

Hvis en er i tvil om behandlingen, eller en konto kan ha blanding av behandling, vil det være best å gi kontoen merverdiavgiftsbehandling. Dette vil gi den "dårligste" likviditeten ved at det blir påplusset merverdiavgift ved betalingen av kostnaden. Et slikt forsiktighetsprinsipp bør følges også ellers i likviditets­budsjetteringen.

Variable kostnader mva fradrag

Faste kostnader uten mva

Faste kostnader mva fradrag

Avskrivninger

 

Tap fordringer med mva

 

Tap fordringer uten mva

 

Renteinntekt innskudd

 

Renteinntekt kunder

 

Kassekredittrenter

Det er svært viktig for systemet at kontoen som benyttes til rentekostnad for kassekredittrenter (og eventuelle renteinntekter) er merket med linjekoden Kassekredittrenter. Hvis kontoen for eksempel er merket med Andre finanskostnader vil resultatet i balansebudsjettet blir feil fordi denne posten kommer dobbelt i balansedelen i systemet.

Leverandørrente

 

Andre finanskostnader

 

Diverse finans

 

Ekstraordinære inntekter

 

Ekstraordinære kostnader

 

Rente langsiktig gjeld

 

Skattekostnad

 

 

 

Regnskapssystemer

Følgende regnskapssystemer er integrert med DI-Trioplan. Lista gir en oversikt over regnskapssystemene og hvordan filen med regnskapstallene skal se ut.