Send eFakturaer

Hvis du har oppgitt et organisasjonsnummer på din kunde i kunderegisteret, kontrollerer programmet automatisk om kunden kan ta i mot fakturaer elektronisk når du oppretter en faktura. Du ser en melding om dette i fakturavisningen. Du kan også sjekke om kunden kan motta eFakturaer ved å åpne kundekortet.

Sjekk mottakeren av eFakturaen

1. Legg til ny kunde eller åpne en eksisterende kunde for redigering.
2. Velg Få detaljer...

Når programmet søker etter din kunde sin elektroniske adresse benyttes kundenavn, organisasjonsnummer eller GLN for å identifisere kunden.

3. Marker den mottakeren som stemmer med din kunde.

Av og til kan det dukke opp flere treff på din kunde. Sjekk resultatet og velg det valget som stemmer overens med kunden.

4. Velg Bruk markerte.
5. Velg Leverandøren av eFaktura tjenesten.
6. Legg inn Kundens elektroniske adresse.
7. Legg inn referansekode hvis din kunde krever det for å kunne motta fakturaer elektronisk.
8. Trykk Lagre.

Hvis du ikke finner kunden din ved å søke etter fakturamottakere, men du vet at kunden din ønsker å motta eFakturaer, kan du sende kundeinformasjonen til Visma for at vi skal legge til kunden som mottaker.

Legg til eFakturamottaker

1. Velg Salg - Kunder.
2. Velg kunden du ønsker skal motta eFaktura.
3. Velg Redigere.
4. Velg Sjekk mottaker nederst i høyre hjørne.
5. Velg Ny mottaker.
6. Oppgi så mange opplysninger som mulig om kunden og tjenesteleverandøren.
7. Velg Send.

Informasjonen blir deretter sendt inn, og du vil bli sendt en e-post når kundeinformasjonen er sjekket og lagt til. Normalt tar dette en arbeidsuke. Normalt tar dette en arbeidsuke.

Om du har opprettet en faktura og valgt Bokfør og send som eFaktura, kan du søke etter mottaker direkte derfra. Det vil si at du ikke vil kunne finne Sjekk mottaker knappen når du gjør de øvrige stegene.

Når du sender eFakturaer, oppretter du fakturaen på vanlig måte. Både fakturaer og kreditnotaer kan sendes som eFaktura.

1. Velg Salg - Faktura.
2. Velg Ny faktura.
3. Velg kunden du vil fakturere.
4. Angi fakturadato.
5. Legg til produktene du vil fakturere.
6. Velg Bokfør og send eFaktura.

Uansett om kunden din kan motta eFakturaer eller ikke, kan du sende fakturaen digitalt fra Visma eAccounting Smart. Om du velger Bokfør og send som brev, Vil Visma skrive ut fakturaen, legge den i en konvolutt, legge porto og sende den i posten til kunden din.

Når du sender en eFaktura fra Visma eAccounting Smart, sendes fakturaen fra datamaskinen til kundens datamaskin. Kundens regnskapsprogram mottar eFakturaen og laster den opp.

All fakturainformasjon blir behandlet automatisk, og all informasjon blir lagt inn på riktig sted i mottakersystemet. eFakturaen inneholder den samme fakturaen som en utskrevet faktura og består av både fakturainformasjonen og en faktura i PDF-format. Siden eFakturaen inneholder en PDF-fil, kan mottakeren forhåndsvise den. Du kan også ha opptil 4 vedlegg per faktura (5 MB per vedlegg).

Sjekk om kunden kan motta eFakturaer

Hvis du skrev inn et organisasjonsnummer for kunden din i kunderegisteret, sjekker programmet automatisk om kunden kan motta eFakturaer når du oppretter en faktura. Du kan også manuelt starte en sjekk av kunden i kunderegisteret.

Når du sender en e-faktura fra Visma eAccounting Smart, sendes fakturaen fra datamaskinen din til kundens nettbank som en vanlig e-faktura.

Før du sender eFakturaer til privatpersoner, må hver kunde godkjenne mottak av fakturaer fra firmaet ditt. Når du sender en eFaktura til en kunde for første gang, blir du bedt om å oppgi kundens mobilnummer, e-post og postadresse, hvis denne informasjonen ikke tidligere er lagt til om kunden. Kunden vil motta en tekstmelding / e-post der de gir sin godkjenning hvis de ønsker å motta eFakturaer fra din bedrift. Hvis kunden ikke godkjenner, vil eFakturaen bli sendt som en e-post. Hvis e-postadressen mangler, vil fakturaen bli sendt med vanlig post.

Vær oppmerksom på at det ikke er mulig å legge vedlegg til eFakturaer sendt til privatpersoner. Dette er bare mulig for eFakturaer sendt til andre selskaper.