Visma Advisor
Kom igång med Visma Advisor - Administratör
Innan du börjar
Kontrollera dina kollegors tillgång till tjänsten i Mina tjänster - det är där du administrerar licenserna för kollegorna och det är också där du loggar in till Visma Advisor.
Om du vill ha hjälp med att importera dina kunder från ett annat program kontaktar du Visma Spcs support.
Gör inställningar för byrån
Inställningarna är viktiga. Om du gör det rätt från början, kommer det arbetet att spara dig massor av tid.
 |
Gör alla nödvändiga inställningar för din redovisningsbyrå under Underhåll - Byråinställningar. |
|
|
Kolla igenom faktureringsinställningarna. Här kan du välja vilken detaljnivå du vill använda för ditt fakturaunderlag. |
|
|
Lägg in kontorstider under helgdagar. Helgdagsschemat talar om hur helgdagarna ska påverka medarbetarnas normala arbetstid. |
Om du har för avsikt att använda lokalt installerade program, som till exempel Visma Administration, Visma Bokslut eller Visma Skatt startar du dem via Visma Advisor Connect. Gå till Underhåll - Byråinställningar - Övriga inställningar för att ladda ner Visma Advisor Connect.
Automatiskt uppdaterade kundnummer
Visa eller dölja fält i Tid- och utläggsregistrering
Ladda ner och installera Visma Advisor Connect till Visma Advisor
Lägg till användare och behörigheter
Du lägger till medarbetare under Underhåll - Medarbetare. När administratören ger medarbetaren tillgång via Mina tjänster, läggs medarbetaren automatiskt upp i Visma Advisor.
Nu kan du lägga till arbetschema för varje medarbetare på fliken Arbetsschema.
Administrera licenser och användare
Lägg till arbetsschema på medarbetaren
Behörigheter
Ange behörighetsnivåer för att ge tillgång till de delar av programmet de behöver kunna arbeta med.
Lägg upp uppdrag
Uppdragen är viktiga både för att registrera tid och när du skapar bevakningslistor, så att du får en bra överblick på aktuella statusar.
Visma Advisor har ett antal standarduppdrag, som du kan redigera så de passar dina syften eller så lägger du bara till nya. Vilka uppdrag tänker ni arbeta med? Begränsa antalet och lägg inte till för många, det gör det svårare att ha koll på.
Lägg nu till bevakningspunkter till uppdragen
I ett uppdrag anger du bevakningspunkter, som gör det enklare att följa upp. Gå igenom de standardiserade bevakningspunkterna och anpassa dem för att se till att de funkar med din byrås behov.
En bra tumregel är att inte lägga till mer än 5-6 bevakningspunkter per uppdrag och använd korta namn. Det gör att din checklista blir lättare att få koll på. Förenkla arbetet genom att lägga till automatiskt uppdaterade bevakningspunkter där det är möjligt.
Koppla tidsregistreringar till ett uppdrag
Aktiviteterna för tidsregistrering på ett uppdrag används av medarbetarna för att registra sin tid. Kontrollera och matcha aktiviteterna med artiklarna som du har i ditt löneprogram eller redovisningssystem. Läs mer i avsnittet Aktiviteter för tidsregistering.
Lägg till prislistor och utlägg
När du lägger upp en prislista är det aktiviteterna som finns upplagda på respektive uppdrag som du prissätter. Beroende på hur aktiviteterna är definierade under Underhåll - Uppdrag kan en aktivitet antingen prissättas per timme eller per transaktion. Läs mer i Prislistor och Lägg till en ny prislista. Du kanske ska uppdatera dina priser? Då kan läsa i Lägg upp en ny period inför en prisförändring hur du gör.
För att förenkla, begränsa antalet prislistor som ni ska använda. Att underhålla och uppdatera ett mindre antal sparar mycket tid.
Ofta återkommande utlägg? Skapa ett register för återkommande byråutlägg, så kan de utlägg som används ofta enkelt hämtas in och dessutom fylls all nödvändig information i automatiskt.
Advisor KYC - Allmän riskbedömning och Kundkännedom
Den allmänna riskbedömningen är en central del av byråns penningtvättsarbete. I den allmänna riskbedömningen ska företagets tjänster analyseras och bedömas utifrån risken att utnyttjas för penningtvätt och finansiering av terrorism. Vi rekommenderar att den allmänna riskbedömningen slutförs innan du går vidare med kundspecifika bedömningar. Genom att göra detta kommer delar av riskbedömningen att föras över till kundkännedomen, vilket kommer att underlätta processen för alla de medarbetare som kommer att arbeta med Kundkännedom avsevärt.
Den Allmänna riskbedömningen är kostnadsfri för din byrå.
Kundkännedom - betalar ni per kund och år.
Läs och lär dig mer om varför du ska aktivera Advisor KYC i avsnittet Advisor KYC - Kundkännedom.
Vid det här laget har du gått igenom de grundläggande inställningarna för för att kunna börja arbeta i Visma Advisor. Men det finns några fler inställningar som du kan ha nytta av, så ägna en kort stund och lägg in dem, det kommer definitivt att löna sig.
Rutiner - ett superbra sätt att hjälpa dina medarbetare
Som administratör kan du lägga till rutiner för din byrå. Rutinerna förenklar det dagliga arbetet för medarbetarna, för de kan enkelt hitta information om t ex hur kunderna ska administreras, vad man ska tänka på när man bjuder in en kund till ett samarbete osv. Ett superverktyg som kan svara på många frågor, även om du inte är på plats.
Egna fält - lägg till användbar information i kundregistret
Om du behöver lägga till mer information om en kund, som inte redan finns i systemet, kan du skapa egna fält som kan hjälpa dig att sortera och filtrera bland kunduppgifter. Till exempel, så kan du lägga till ett fält som anger vilket regelverk en kund följer för årsredovisningen. Det här är information som är enkel att ange och lätt att hitta.
Nu kan vi gå vidare till nästa steg - Kom igång med Visma Advisor - Användare
