Arbetsbeskrivning Personregister

Här beskrivs vilka uppgifter som måste läggas in i personregistret för att löne- och semesterberäkning ska fungera för en nyanställd.

I arbetsbeskrivningen för att registrera en nyanställd beskrivs vilka uppgifter som måste läggas in för att löne- och semesterberäkning ska fungera. Detta är endast en beskrivning av arbetsgången. Vill du ha mer hjälp om vad som ska anges i respektive fält, ställ markören i aktuellt fält i Personregistret och tryck på funktionstangenten F1.

Fält som inte beskrivs är det frivilligt att fylla i. De har ingen speciell funktion för löne- eller semesterberäkning.

Gå in under menyn Personal - Personregister. Markera en person i sökdialogen och tryck Enter, klick sedan på knappen Ny för att lägga in en nyanställd i företagets Personregister.

De fält som har en * (asterisk) efter sig och är blåmarkerade är obligatoriska fält, alltså fält som måste vara ifyllda för att systemet ska kunna fungera korrekt. Fälten kan vara obligatoriska dels på grund av programtekniska skäl, dels på grund av företagets behörighetsuppsättning.

Flik 1 Grunduppg

  1. Använder företaget personnummer som anställningsnummer hoppar du över rutan med anställnings- nummer och fyller istället i efternamn och förnamn för personen i respektive fält. Använder företaget andra anställningsnummer börjar du med att ange personens anställningsnummer. Fyll sedan i uppgifter om efter- och förnamn.
  2. Ange personnummer för den nyanställde. Personnumret ska anges med 12 siffror. Är de fyra sista siffrorna inte kända anges fyra nollor (0000) på slutet. Vilket kön personen har bestäms av personnumrets näst sista siffra, jämn siffra kvinna, udda man. Har personen inte ett fullständigt personnummer måste kön markeras manuellt.
  3. Ange personens utdelningsadress (adress, eventuell co-adress, postnummer och postort). Det är även möjligt att lägga upp alternativa adresser, t ex den anställdes sommaradress. Klicka då på alternativknappen (den med tre prickar) till höger om fältet c/o Adress. Här anges alternativa adresser. Observera att endast en adress kan vara gällande i taget. Det är till den gällande adressen som lönespecifikationer och dylikt kommer att skickas. Under menyn Register - Grundregister - Adresstyper anger du vilka typer av alternativa adresser som ska kunna registreras. På samma sätt är det även möjligt att ange flera olika telefonnummer till exempel hem- och mobiltelefonnummer. Klicka på alternativknappen till höger om fältet Telefon för att ange personens telefonnummer.
  4. Ange eventuell e-post adress till den anställde.
  5. Ange vilket civilstånd den anställde har, välj aktuellt alternativ från listan i fältet civilstånd.
  6. Har personen ett annat medborgarskap än svenskt, välj aktuellt alternativ från listan i fältet medborgarskap. För att se vilka medborgarskap som listas, klicka på det blåmarkerade ordet Medborgarskap, som leder till menyn Register - Grundregister - Medborgarskap. Observera att du först måste fylla i alla obligatoriska fält och spara innan du kan klicka på länken Medborgarskap.
  7. Via knappen Användare kan du koppla den anställde som Enskild användare. Observera att du först måste fylla i alla obligatoriska fält och spara innan du kan klicka på knappen Användare.
  8. Har den anställde barn eller närstående klickar du på knappen Barn/Närstående. Här registreras namn på närstående och barn samt födelsedatum. Uppgifterna används vid avvikelseregistreringen exempelvis vid frånvaro för vård av sjukt barn eller vid vård av närstående. Observera att du först måste fylla i alla obligatoriska fält och spara innan du kan klicka på knappen Barn/Närstående.

Flik 2 Bank/Skatt

  1. Välj vilken utbetalningsgrupp den anställde ska tillhöra. Nya utbetalningsgrupper läggs upp under menyn Register - Löneberäkning - Utbetalningsgrupper.
  2. I fältet KU-typ väljs vilken typ av kontrolluppgift som ska skrivas ut för personen. KU 10 (vanlig) är förvalt.
  3. Välj hur sociala avgifter ska räknas fram för personen. För att se vilka sociala avgifter som listas, klicka på de blåmarkerade orden Sociala avgifter, som leder till Register - Löneberäkning - Sociala avgifter. Observera att du först måste fylla i alla obligatoriska fält och spara innan du kan klicka på länken Sociala avgifter.
  4. Välj skattekod det vill säga hur den anställdes skatt ska räknas fram. Väljer du skattekod Tabellskatt ska du i fältet Tabell ange enligt vilken tabell skatten ska räknas fram. Väljer du skattekod Jämkning till ett belopp ska beloppet anges i fältet Belopp/Procent. Väljer du Jämkning till fast procent ska procentsatsen anges dels i fältet Belopp/Procent och dels i fältet Engångsprocent. Här finns också möjlighet att lägga in eventuellt maxbelopp för jämkning.
  5. Ange till vilket konto löneutbetalningar och reseersättningar ska utbetalas. Välj vilken typ av konto det gäller, ange sedan clearingnummer (4 siffror), eventuell checksiffra (1 siffra) och kontonummer (max 12 siffror).
  6. För beskrivning av Utmätning, se Arbetsbeskrivning utmätning.
  7. Arbetsställenr. fack används för redovisning av fackavgifter. Där redovisning ska fördelas per arbetsställe till facket.
  8. I fältet Fackgrupp väljer du från listan det fack den anställde tillhör. Är personen ej med i facket anges Ej fack. För att se vilka fackgrupper som listas, klicka på det blåmarkerade ordet Fackgrupp, som leder till menyn Register - Löneberäkning - Fackgrupper. Observera att du först måste fylla i alla obligatoriska fält och spara innan du kan klicka på länken Fackgrupp.
  9. Får den anställde en tjänstebil klickar du på knappen Bilar och lägger in vilken bil personen har samt vilka förmåner som är kopplade till tjänstebilen. Observera att du först måste fylla i alla obligatoriska fält och spara innan du kan klicka på knappen Bilar.

Flik 3 Anst uppg

För att kunna använda de blåmarkerade länkarna eller knapparna måste först alla obligatoriska fält vara i fyllda och sparade.

  1. Klicka på alternativknappen till höger om fältet Anställningsperiod. Ett nytt fönster öppnas där du anger det datum personen börjar sin anställning. Har personen en tidsbegränsad anställning och sammanfallande semester kan du även ange ett preliminärt avgångsdatum. Det preliminära avgångsdatumet används för att semesterskuldlistan ska bli rätt. Ange även vilken form av anställning personen har. När du stänger detta fönster ser du att de uppgifter du fyllde i har förts över till de gultonade fälten.
  2. Ange vilken befattning personen har på företaget. Genom att trycka på alternativknappen till höger om Befattning öppnas fönstret Befattning per person. Här kan du lägga till befattningar på vald person. Saknas befattningar läggs dessa upp under Register - Grunduppgifter - Befattningar. Befattningen används till statistik och till ett antal uppgifter i ämnesområdet personal.
  3. Ange vilken sysselsättningsgrad personens anställning innebär. Ange 100,00 för heltid, 75,00 för en sjuttiofemprocents tjänst, och så vidare.
  4. I fältet Veckoarbetstid anges det antal timmar i veckan som motsvarar den sysselsättningsgrad som har angivits.
  5. Ange antal arbetsdagar i veckan i fältet Dagar/vecka. För en heltidsanställd anges 5.
  6. I fälten Semesterkvot och Tjänstled. kvot anges semester- och tjänstledighetskvot för att räkna om uttagna nettodagar till bruttodagar. Används endast för personer som är intermittent deltidsanställda.
  7. I fältet Arbetstidsart anges hur personens arbetstid är förlagd. Uppgiften används till statistik.
  8. Fältet Artdecimal används på ett liknande sätt som Prisgrupp (se nedan). En löneart kan anges med olika artdecimaler och på så sätt generera olika belopp och konteringar, men när registreringen görs i lönekörningen anges samma löneart för alla personer. Artdecimal tillhörigheten kommer då att generera olika belopp eller kontering trots att samma löneart används.
  9. I fältet Prisgrupp väljer du från listan vilken prisgrupp den anställde ska tillhöra. Uppgiften används när en och samma löneart ska ha olika Apris för olika typer av personalkategorier. För att se vilka prisgrupper som listas, klicka på det blåmarkerade ordet Prisgrupp, som leder till menyn Register - Löneberäkning - Prisgrupper.
  10. I fältet Kompgrupp väljer du vilken komptidsgrupp personen ska tillhöra. För att se vilka kompgrupper som listas, klicka på det blåmarkerade ordet Kompgrupp, som leder till menyn Register - Löneberäkning - Komptidsgrupper.
  11. Används resor väljer du vilket Resereglemente personen ska tillhöra. För att se vilka resereglementen som listas, klicka på det blåmarkerade ordet Resereglemente, som leder till Register - Inrapportering - Resereglementen.
  12. Används tid väljer du den Arbetstidsregel, som gäller för personens arbetstid. För att se vilka arbetstids- regler som listas, klicka på det blåmarkerade ordet Arbetstidsregel, som leder till Register - Inrapportering - Arbetstidsregler.
  13. Välj vilken Personalkategori personen tillhör. Uppgiften används till statistik och till Fora.
  14. I fältet Avtalsområde anges vilket avtalsområde den anställde omfattas av. För tjänstemän anges numret på det arbetsgivarförbund som arbetsgivaren tillhör (2 siffror). För arbetare anges numret på arbetsgivarförbundet (2 siffror) samt avtalsnumret (3 siffror).
  15. Ange vilket Tjänsteställe personen tillhör.
  16. Ange vilken Avdelning personen tillhör.
  17. Ange namnet på Arbetsledaren.
  18. Används resor ska du ange en attestkod i fältet Attestkod resor. Attestkoden kan till exempel vara detsamma som avdelningen. I behörighetsuppsättningen tilldelar du sedan attesträttigheter till vissa användare.
  19. Används tid ska du ange en attestkod i fältet Attestkod tid. Attestkoden kan till exempel vara detsamma som avdelningen. I behörighetsuppsättningen tilldelar du sedan attesträttigheter till vissa användare.
  20. Under knappen Schema har du möjlighet att tilldela personen ett schema. För att läsa mer om hur en person tilldelas ett schema, se separat arbetsbeskrivning.

Flik 4 Semester

  1. Välj det semesteravtal personen tillhör från listan. För att se vilka semesteravtal som listas, klicka på det blåmarkerade ordet Semesteravtal, som leder till menyn Register - Löneberäkning - Semesteravtal.
  2. I fältet Semesterrätt anges hur många dagar eller timmar personen har rätt till semester. För att skifta mellan tim- och dagsemester går du in i under menyn Register - Löneberäkning - Semesteravtal. Där bestäms enheten för semestern.
  3. I fälten Semesterrätt avtalssemester 1 och 2 anges om personen har rätt till extra semesterdagar enligt avtal.
  4. I tabellen anges det antal dagar personen har rätt att ta ut i betald, obetald eller förskottssemester. Värdena i tabellen uppdateras sedan vid uttag av semester eller då en ny semesterberäkning körs.

För att kunna använda de blåmarkerade länkarna eller knapparna måste först alla obligatoriska fält vara i fyllda och sparade.

Flik 5 Kontering

  1. I tabellen Personlig kontering och fördelning, har du möjlighet att ange hur den anställdes lön ska konteras. Du kan ange ett konteringsbegrepp per konteringsrubrik.
  2. Vill du fördela exempelvis lönen för den anställde anger du, hur fördelningen ska ske. För att se vilka fördelningsgrupper som listas, klicka på det blåmarkerade ordet Fördelningsgrupp, som leder till menyn Register - Kontering - Fördelningsgrupper.
  3. Används resor, kan du under Kontering resor ange hur reseräkningar ska konteras.
  4. Använder företaget sig av automatkontering anger du under knappen Automatkonteringsgrupper vilken grupp personen tillhör. Finns en grupp kopplad till personen är texten på knappen blå. Nya automatkonteringsgrupper läggs upp under menyn Register - Kontering - Kontering avgifter / Automatkontering.

För att kunna använda de blåmarkerade länkarna eller knapparna måste först alla obligatoriska fält vara i fyllda och sparade.

Flik 6 Statistik/Försäkringar

  1. I Fora anges hur den anställde är försäkrad och den används vid redovisning till Fora.
  2. Knappen Collectum öppnar fönstret Collectum i vilket värden för rapportering till Colletum kan anges. För att knappen ska visas i Personregistret måste Collectum aktiveras, detta gör du under Företagsinställningar - flik 6 Rapporter.
  3. Knappen SPV öppnar fönstret SPV i vilket värden för rapportering till SPV kan anges. För att knappen ska visas i Personregistret måste SPV aktiveras, detta gör du under Företagsinställningar - flik 6 Rapporter.
  4. I rutan Statistik markerar du om den anställda ska ingå i någon statistikredovisning.
  5. CFAR nummer används för att redovisa statistik till Svenskt Näringsliv och SCB.
  6. Redovisar företaget lönestrukturstatistik ska personens löneform anges i fältet Löneform enligt anvisningarna från SCB. Fältet används även till Lönestatistiken.
  7. Alla företag som redovisar Lönestatistik Svenskt Näringsliv har blivit tilldelade ett arbetsplatsnummer. Detta även om verksamhet bedrivs på en plats. Ange i fältet Arbetsplatsnr för respektive anställd vilken plats han/hon är placerad på. Innehållet i fältet används för redovisning av Lönestatistik Svenskt Näringsliv.
  8. KLP kategori används för att producera konjunkturlönestatistik i enlighet med SCB:s anvisningar.
  9. Arbetar personen inte på företagets huvudarbetsställe anges personens arbetsställe i fältet Arbetsställenr enligt den kod som har erhållits från SCB.
  10. I fältet Kod anges hur den anställde ska hanteras på medlemsuppgiften till Svenskt Näringsliv. På medlemsuppgiften redovisas tjänstemän och arbetare var för sig och väljs vanligtvis på fältet Personalkategori. I vissa branscher, som har annan indelning än den som finns i systemet, har fältet Kod en övergripande funktion.
  11. I fältet Arbetstidsart anges den siffra för arbetstidart som finns angiven i ditt avtal från Svenskt Näringsliv. Anges endast om den avviker från den i fältet Arbetstidsart på flik 3 Anst uppg.
  12. Redovisar företaget statistik till Bankernas Arbetsgivareorganisation (BAO) ska information anges i följande fält: Utbildningskod, Yrkeskategori, Lokal gruppering, Avtalskategori och Facklig kod.
  13. Redovisar företaget statistik till Tidningsutgivarna (TU) ska yrkeskoden för journalisterna anges i fältet Yrkeskategori.
  14. Betalas inte semesterlön ut till den anställde utan semesterlönen utgår från semesterkassan ska personens fördelningstal och semesteröresgrupp anges under knappen Brytgränser. Innan du kan lägga upp värden för personen ska semesterören, fördelningstal och brytgränser läggas upp för avtalsområdet och befattningen. Dessutom ska variabeln pArbetadeTimmar kopplas till de lönearter som används för den anställdes lön. Observera att innan du kan lägga in uppgifter om den anställdes semesteröre och fördelningstal måste den första lönen vara registrerad för personen. Du kan läsa mer om fördelningstal i arbetsbeskrivningen för Projekt.

Flik 7 Komptid/Variabler

  1. På denna flik visas vilken komptidsgrupp som personen tillhör samt vilka personliga variabler som ska ackumuleras för personen. Här finns också möjlighet att ändra värden för komptid och de personliga variablerna.

Fasta arter

  1. I tabellen under knappen Fasta arter har du möjlighet att lägga upp lönearter som är återkommande för den anställde, så kallade Fasta lönearter. De lönearter som läggs upp här hämtas automatiskt i rutinen Skapa lön i lönekörningen. För att läsa om hur det går till att lägga upp en fast art kan du ställa dig i tabellen och trycka på funktionstangenten F1 för att söka på fasta arter.
  2. Knappen Generering gör det möjligt att automatiskt skapa ett antal lönearter när en viss löneart läggs in i löneberäkningen för den anställde.