Arbetsbeskrivning Uppläggning av detaljerad schemahantering

En beskrivning av vad som krävs för att det kunna arbeta med detaljerad schemahantering vilket innebär ett personligt schema och att det finns avvikelsetyper upplagda.

Det är en rekommendation att bygga upp strukturen innan du påbörjar uppläggningen av arbetspasstillägg, arbetspass, schema och så vidare. Tänk på att namnsättningen av dessa kan underlätta läsbarhet och eventuella byten av arbetspass i schema och så vidare.

Denna metod kräver att schema och avvikelsetyper finns upplagda. Det finns ett antal steg som bör vara genomgångna innan avvikelseregistreringen och dessa kommer att beskrivas efterhand.

Nr Funktion Information
1 Avvikelsetyper Obligatoriskt
2 Arbetspasstillägg Vid behov
3 Arbetspass Obligatoriskt
4 Cykler Lämpligt
5
5.1		 Schema
Filter		 Lämpligt
6 Personliga schema Obligatoriskt

För att förstå arbetsgången i det hela kommer detta avsnitt att beskriva flödet från uppläggning till själva registreringen i den enklaste tappning med utgångspunkt från följande förutsättningar.

Vi har en person som har en veckoarbetstid på 40 timmar. Personen arbetar mellan 08:00 och 17.00 måndag till fredag med lunchrast mellan 12:00-13:00. Utöver dessa schemauppgifter har vi bestämt att oavsett vilket schema som de anställda har ska få vara ledig på midsommarafton och julafton. Vi vill kunna registrera frånvaro som sjuk, tjänstledig och semester på personen.

Personen i detta fall skulle kunna ingå i en grupp personer som alla ska ha samma schema.

Avvikelsetyper

Det första kravet som måste vara uppfyllt är att avvikelsetyper finns upplagda. Vilka regler som gäller för de olika avvikelsetyperna varierar beroende på behov och kommer inte att därför inte att gås igenom här utan det går att läsa om i Avvikelsetyper.

Arbetspasstillägg

De uppgifter som läggs till i fönstret Arbetspasstillägg används för uträkning av bland annat arbetstider när det slutgiltiga schemat ska skapas. Du kan lägga till olika typer av arbetspasstillägg, Lunch, Rast, Övriga tillägg och Flexgränser (används för tidregistrering i Agda PS).

Lunch

Ange klockslag för lunchrasten i fälten Från kl och Till kl. Det är även möjligt att ange en löneart som ska genereras för lunchen men detta är inte så vanligt. Det finns tre typer av lunch att välja på Normal, Min och Max. Tiden för lunchen minskar den arbetade tiden.

  • Normal lunch. Ska alltid finnas och den som används till alla arbetspass.
  • Min lunch. Används då de anställda stämplar via Agda PS tidregistrering där det är tillåtet att flexa på lunchen. Min är den minsta tid som lunchen kan vara, rekommenderad tid är 30 minuter.
  • Max lunch. Används då de anställda stämplar via Agda PS tidregistrering där det är tillåtet att flexa på lunchen. Max är den längsta tid som lunchen kan vara.

Rast

Ange mellan vilka klockslag som rasten inträffar i fälten Från kl och Till kl. Det är även möjligt att ange en löneart som ska genereras för rasten men det är inte vanligt. Tiden för rast minskar den arbetade tiden.

Övriga tillägg

Ange mellan vilka klockslag de ska falla ut i fälten Från kl och Till kl. Lägg in vilken löneart som ska genereras. På fliken Övriga tillägg ska även inställningar för om tillägget eventuellt inte ska genereras. Övriga tillägg används bland annat till OB tillägg.

Flexgränser

För de företag som använder sig av Agda PS tidregistrering kan flexgränser sättas upp. Ange mellan vilka klockslag som flexintervallet är i Från kl och Till kl. Det är även möjligt att ange en löneart som ska genereras för flex men det är inte vanligt.

Information när arbetspasset används

När ett arbetspasstillägg kopplas till ett arbetspass visas information om detta.

Vilande

Du kan välja att markera respektive arbetspasstillägg som Vilande. Därefter har du möjlighet att välja om du vill söka på Alla, Aktiva eller Vilande arbetspass.

Arbetspass

Om en person arbetar mellan 08:00-17:00 varje dag måste dessa uppgifter finnas definierade i Agda PS för att programmet ska veta hur en arbetsdag ser ut. Det är därför som ett arbetspass ska finnas upplagt som återspeglar den dagliga arbetstiden. I första steget byggs scheman alltid upp med en arbetsdag som grund. Ett arbetspass kan definiera en hel dag eller del av dag beroende på om det finns ledig tid under dagen eller inte, vilket kan vara fallet vid till exempel skiftarbete.

I detta exempel handlar det om ett sammanhängande tidsintervall under en dag med lunch. Vi behöver därför bara koncentrera oss på uppläggning av ett arbetspass som då definierar vår arbetsdag.

Kortnamn och namn får fritt namnsättas. Du bör dock försöka skapa kortnamn på ett sådant sätt att tecknen från vänster till höger beskriver olika grupper av arbetspass, till exempel ett T för tjänstemän och 80 för 8 timmar. Det blir då lättare att i efterhand se vad som hör till vad och snabbt hitta det du söker. Det blir också lättare att jobba med filter om du följer denna rekommendation.

I övrigt har vi definierat att det är en arbetsdag och att det börjar klockan 08.00 och slutar klockan 17:00 som är arbetstiden. Vi har kopplat en löneart som styr vår arbetade tid enligt schemat. En lunch är registrerad mellan 12:00-13:00 och det ger den totala arbetstiden på 8 timmar. Är arbetspasset kopplat till ett personligt schema går det inte att ändra på klockslag, lunch, rast eller flex.

På liknande sätt upprepas processen för varje variant av arbetstider och raster som kan förekomma för den personal som du arbetar med.

Minst ett arbetspass till behöver skapas och det är för de dagar som är lediga dagar, till exempel lördag och söndag.

En markering i Ledig dag innebär att det inte går att skriva in några klockslag och det är för att arbetspasset är och ska tolkas som en ledig dag.

Cykler

Nästa steg i kedjan är cykler. Cykeln definierar minsta återkommande gemensamma nämnare vad det gäller de arbetspass som ett schema ska byggas upp efter.

I detta exempel handlar det om en arbetsvecka på sju dagar som består av arbetspassen T80, LÖ och SÖ.

Att bygga en cykel börjar med att du klickar på knappen Ny och sedan namnsätter den. Cykelns namn är en fritt vald text och om du har många olika cykler bör du tänka på hur dessa namnsätts för att underlätta och kunna särskilja dessa för fortsatt schemabygge. Cykeln definierar den återkommande arbetstid som en person ska arbeta efter och i rutan Antal dagar anger du det minsta gemensamma antalet dagar som cykeln består av.

Här är det fem arbetsdagar där den dagliga arbetstiden är definierad samt två lediga dagar, lördag och söndag, vilket ger en sjudagars cykel. Detta blir bilden av hur en arbetsvecka kommer att se ut.

En cykel kan bestå av mer än sju dagar och av mer än ett arbetspass per dag. En dag kan ha max tre arbetspass.

Att bygga en cykel görs genom att markera en eller flera dagar i kalendern och sedan väljer du det arbetspass som ska gälla för de markerade dagarna. Med drag och släpp metoden flyttas arbetspasset i kalendern. Detta upprepas för de olika arbetspass som ska finnas i cykeln.

I exemplet har först dag 1-5 markerats och arbetspasset T80 dragits och släppts i kalendern, därefter görs det på samma sätt för lördag och söndag.

Fliken Alternativa arbetspass visas endast för de kunder som använder sig av tid i Agda PS. På fliken finns möjlighet att ange arbetspass som den anställde kan byta till som inte ingår i cykeln.

Registrera scheman

Det sista steget för att skapa ett schema görs i Registrera schema. Till detta schema (schemadefinition) kan sedan en eller flera personer kopplas. De kommer då att få ett eget lagrat schema utlagt från denna definition från år till år.

Ett schema är helt enkelt en förlängd cykel. Skillnaden är att du i ett schema definierat vilket startdatum som cykeln ska börja räkna ifrån samt vilken dag i cykeln detta startdatum motsvarar. Med hjälp av dessa uppgifter går det vidare att räkna ut hur ett schema kommer att se ut för all framtid om så önskas.

När du klickat på knappen Ny ska du namnsätta ditt schema. Schemats namn är valfritt men bör dock återspegla vad det är för typ av schema. Det som visas i kalendern till höger är den uträknade definitionen beroende på vad som angivits i fälten Cykel, Fr.o.m datum och Startdag. Det är lätt att kontrollera vad som händer om till exempel startdagen förändras i detta läge, schemat kommer då att förskjutas och i detta fall orsaka att lördag och söndag inte längre stämmer överens med kalendern i övrigt. Detsamma gäller för Fr.o.m datum som har samma påverkan.

Om lördagar och söndagar finns med i cykeln är det lätt att konstatera en sådan förskjutning genom att direkt titta i kalendern. Kalendern i bilden ska i detta läge ses som ett hjälpmedel för att du skapat ett korrekt schema (schemadefinition). Observera att i detta läge endast handlar om en definition som ännu kanske inte genererats ut som ett personligt schema.

Det är därför viktigt att du bestämmer dig för ett datum då schemat ska börja gälla och då samtidigt få fram vilken dag i cykeln detta datum motsvarar för att cykeln ska läggas ut rätt. Ett schema kan ha startdatum 1900-01-01 så länge du vet vilken startdag i cykeln detta datum motsvarar. Då skulle även ett personligt schema som skapats utifrån denna schemadefinition bli rätt även idag. En bra regel är dock att du börjar schemadefinitionen den 1/1 det år det skapas. I exemplet i bilden ovan har vi valt att skapa ett schema från 2015-01-01 och framåt. Startdagen blir då 4 som motsvarar en torsdag. Schemat kan tilldelas personer från och med detta datum och framåt i tiden.

Nu har en schemadefinition skapats och alla uppgifter för att kunna generera detta schema till en eller flera personer.

Filter

I de förutsättningar som vi började denna arbetsbeskrivning med så fanns önskemål att midsommarafton och julafton skulle vara lediga dagar. Om vi nu bläddrar ner i kalendern så ser vi att midsommarafton den 22 juni är en fredag och arbetspasset är T80 det vill säga arbetsdag 8-17 enligt arbetspassets definition.

Vi vill byta ut endast arbetspasset på midsommarafton från arbetsdag till en ledig dag. Detta för att undvika att Agda PS tolkar det som vi skulle ha arbetat denna tid. Det görs i funktionen schemafilter där du kan byta ut ett arbetspass mot ett annat, för flera personer samtidigt.

Det är viktigt att förstå att när ett schemafilter lagts upp och är kopplat till ett visst schema fungerar det som en förlängning av själva schemat (schemadefinitionen) och de personliga scheman som genereras efter filtret tilldelats kommer att innehålla den förändring som filtret återspeglar. Filter kan skapas i efterhand då personliga scheman redan lagts ut men för att det ska förändras i det personliga schemat måste en bearbetning köras för redan skapade personliga scheman.

När ett filter skapats och kopplats till ett scheman kan du i kalenderfunktionen kontrollera så att förändringarna i filtret har fått önskad effekt på de dagar som finns i filtret. Efter kontrollen kan du välja att genera ut eller bearbeta de personliga scheman för att dessa ska få förändringen.

Filter är något som bör läggas ut framåt i tiden, årsvis. Läggs filter till i efterhand som påverkar schemat bakåt i tiden kan detta orsaka beräkningsfel i Agda PS. Ett exempel skulle kunna vara att det finns avvikelser (frånvarotillfällen) registrerade för de dagar som byts ut i filtret och då får inte Agda PS ihop avvikelsetiden mot den arbetstid som förändringen generar. Detta kan påverka både löneberäkning och rapporter/listor.

Som filternamn skriver du in valfritt namn. Namnsättningen bör vara så att den är generellt gångbar över flera år eftersom detta är det övergripande begreppet för att skilja ut filter och även det begrepp som används för koppling till ett schema. De dagar som ska ingå i filtret läggs till år från år och kan kopieras från föregående år.

Filtret döper vi till Helgdagar och i definitionerna finns bland annat:

  • Midsommarafton. Alla arbetspass på denna dagen kommer att bytas ut. Det bestäms genom att * är valt i Arbetspass från. I schemat kommer istället arbetspasset HD att visas.
  • Dagen innan julafton. Enligt detta exempel kommer filtret att styra så att alla som jobbar med arbetspasset T80 (8 timmar) den 23 december istället kommer att få arbetspasset T40 (4 timmar). Övriga anställda kommer att ha sina ordinarie arbetspass denna dag.

Ett filter kan även sträcka sig över ett datumintervall till exempel om så kallad sommartid används. Ett periodurval registreras i den nedre delen Övriga dagar med ett från och till datum.

Koppla filter till schema

För att Agda PS ska veta vilket filter som ska användas till vilket schema kopplar du det under fliken Filtertilldelning schema.

Vi har valt att lägga till vårt filter rörande företagets helgdagar till vårt schema Tjänstemän heltid. Tilldelningen görs genom drag och släpp metoden alternativt genom att markera schemat och filtret för att sedan flytta det med hjälp av pil-tangenterna. Om personliga scheman redan finns genererade med ett filter och filtret sedan tas bort från schemat i denna bild så innebär det inte att filtret försvinner från det personliga schemat. Det innebär endast att de personer som tilldelas detta schema framåt inte kommer få ett personligt schema med filterdagarna utan endast grundschemat.

Funktionen Bearbeta på denna flik gör en genomgång av tilldelningen av filter för de personer som redan har tilldelats ett personligt schema. Det kan vara när du till exempel lagt till eller tagit bort en dag i filtret och vill uppdatera filterinformationen för dessa scheman. I listvalet Personliga scheman att bearbeta väljer du vilka schema som ska uppdateras. Det finns ett alternativ för att välja Alla och det behöver inte innebära att alla de som valts ut berörs av de filter som lagts till, då detta styrs av vilka arbetspasskoder som finns under ett visst datum för ett visst schema.

Kontrollera filterdagarna

På fliken Registrera schema kan du kontrollera att dina filterdagar har förändrat de dagar som finns i filtret.

Vi ser dels genom trädstrukturen till vänster att ett filter finns kopplat till detta schema och resultatet i kalendern till höger. Den 22 juni har ersatts med en ledig dag.

Vårt schema är nu klart enligt de som vi satt upp som mål i början:

  • Personen har en veckoarbetstid på 40 timmar.
  • Personen jobbar mellan 08:00-17:00 måndag till fredag med lunchrast mellan 12:00-13:00.
  • Det finns ett filter som visar att personen ska vara ledig midsommarafton och har en förkortad arbetsdag den 23 december.

Personligt schema

När schemat är färdigt ska det tilldelas till en eller flera personer. Det finns två olika metoder att göra detta. Dels kan det göras via rutinen personliga scheman och då person för person eller via schemabytesrutinen där det går att göra för flera personer samtidigt.

Rutinen Personligt schema

Rutinen Personliga scheman kan du komma till på två olika sätt:

  • Via knappen Schema i Personregistret - flik 3 Anst uppg.
  • Via knappen Personliga scheman i Schemaunderhåll som du hittar under Register - Inrapportering.

Denna person har för tillfället inget personligt schema detta år. Schema tilldelas genom att du väljer ett schema från den högra listan över Tillgängliga scheman och drar och släpper det i rutan Registrerade scheman.

När schemat väljs kommer fönstret Schemaparametrar att visas.

Här väljer du startdatum för när schemat ska börja gälla för personen. Tidigast startdatum är årets första dag och schemat funnits sedan tidigare år annars bestäms detta datum utifrån schemats definition och dess fr.o.m datum. Om den anställde har börjat under kalenderåret föreslås aktuellt anställningsdatum som startdatum för schemat.

I vårt exempel antas schemat börja gälla från årets början så vi väljer Spara utan att förändra något.

Efter tilldelningen av schemat finns det nu under Registrerade scheman.

På fliken Schema visas en kalender där du ser det personliga schemat.

Schemabyte

Ska ett schema tilldelas flera personer kan rutinen Schemabyte användas.

De personer som inte haft schema tidigare år hamnar under Övrig personal i trädstrukturen på vänster sida. De personer som haft schema sedan tidigare hamnar under respektive schema som senast gällt. I vårt exempel handlar det om personer som tidigare aldrig haft något schema i Agda PS och finns därför under Övrig personal.

Markera rubriken Övrig personal och välj vilka personer som schemabyte ska utföras på genom att markera dessa. Välj därefter vilket schema personerna ska få och välj till slut för vilken period som schemat ska gälla.

När uppgifterna kontrollerats och stämmer med hur det ska vara generas dessa ut med hjälp av knappen Bearbeta. En logg visar om bearbetningen lyckades eller inte för de personer som omfattades av urvalet. Går du sedan in i fönstret Personliga schema kommer det att se ut på samma sätt som när du tilldelar ett schema som vi beskrev ovan med skillnaden att detta kan göras för flera personer samtidigt.

Denna rutin används även vid årsskifte för att snabbt kunna initiera en mängd personer till att få samma schema som dom haft året innan.

Nu när det personliga schemat är färdigt kan det användas för att rapportera avvikelser på eller användas som underlag för olika rapporter och statistiker.