Arbetsbeskrivning Uppläggning av förenklad schemahantering

Ett förenklat schema innebär att arbetstiden definieras i företagsinställningarna och arbetspass skapas endast på den anställde när en avvikelse registreras. Om du väljer att använda dig av förenklad schemahantering ska du vara medveten om vilka begränsningar som det kommer att medföra. Du bör endast välja den förenklade schemavarianten då behoven inte kräver den detaljrikedom som detaljerad schemahantering kan ge. En av uppgifterna som blir begränsad är möjligheten att ta ut statistik och rapporter som baseras på den totala arbetstiden eftersom att inte det finns arbetspass på alla dagar. I övrigt kan nämnas att du i förenklad schemahantering endast arbetar med timmar i motsats till detaljerad schemahantering där både timmar och minuter (klockslag) används.

Denna rutin kräver en del företagsinställningar och att avvikelsetyper finns upplagda. Nedan följer en sammanställning över de åtgärder som bör vara genomgångna innan själva avvikelseregistreringen kan äga rum.

Nr	Funktion	Information
1	Avvikelsetyper	Obligatoriskt
2	Företagsinställningar	Vid behov
3	Schemabyte	Vid behov

Avvikelsetyper

Det första kravet som måste vara uppfyllt är att avvikelsetyper finns upplagda. Vilka regler som gäller för de olika avvikelsetyperna varierar beroende på behov och kommer därför inte att gås igenom här utan det går att läsa om i Avvikelsetyper.

Företagsinställningar

På fliken 7 Kalendarie i Företagsinställningarna kan du registrera när ordinarie starttid och ordinarie sluttid är på ett arbetspass. Det finns även en möjlighet att välja om en längre frånvaro ska ta hänsyn till lördag och söndag.

Koppla förenklat schema

Ett förenklat schema kan skapas på två olika sätt, dels genom att gå in i avvikelseregistreringen på en person som tidigare inte haft något schema alternativt via schemabytesrutinen.

Via avvikelseregistreringen

När du går in i avvikelseregistreringen för att registrera avvikelser på en anställd som inte haft schema tidigare får du följande meddelande:

Personen saknar schemakoppling, vill du initiera förenklad schemahantering för personen?

Ett svar efterfrågas om du önskar initiera förenklad schemahantering för den person som valts. Väljer du Ja kommer personen tillsvidare att tillhöra gruppen som går under benämningen förenklad schemahantering och ett personligt schema som är tomt kommer att skapas för personen.

En tom kalender med till synes inget schema visas. Ett schema finns trots allt i botten men till motsats från ett detaljerat schema så innehåller det inte några arbetspass.

Till höger i bild finns ett fliksystem för val av Avvikelsetyp eller Arbetspass. För förenklad schemahantering finns det initialt inga arbetspass tillgängliga under fliken Arbetspass. När avvikelser registreras i det förenklade schemat automatskapas arbetspass som motsvarar de avvikelser och den arbetstid som angivits vi registreringstillfället. Dessa kommer sedan att visas i listan under fliken Arbetspass och återfinnas i kalendern för de dagar där registrering har skett.

Schemabytesrutin

Den andra metoden för att skapa ett förenklat schema, som är att föredra om många personer ska arbeta med ett sådant, är att initiera dessa personer mot förenklat schema via schemabytesrutinen. Fördelen med detta är att du slipper frågan om en person ska kopplas mot ett förenklat schema första gången du går in i Avvikelseregistreringen.

Personer som inte haft schema tidigare, återfinns i trädstrukturens mapp för Övrig personal, här markeras de personer som schemat ska kopplas till och i listvalet till höger väljs alternativet Förenkl. Schema samt inom vilka datum det ska gälla.

Då knappen Bearbeta väljs, kommer de markerade personerna i listan att få ett tomt personligt schema.