Aktuell produkt

Samtalsverktyg

Funktionen Samtalsverktyg är ett verktyg avsett att underlätta arbetet med olika typer av samtal med den anställde. Exempel på samtal som kan registreras i fönstret Samtalsverktyg är:

PU-samtal
Rehab-samtal
Varningar, erinran
Lönesamtal med flera.

Samtalsverktygen har en egen behörighet. När ett samtal läggs upp talar du om vilka som ska komma åt samtalet i fråga.

Via samtalet kan du sedan få en överskådlig bild över den anställdes kompetenser. Det är också här som arbetsledaren tillsammans med den anställde kan bedöma den anställdes kompetenser.

I samtalsbilden kan målet med samtalet och slutsatsen skrivas in. Det vanligaste är dock att du arbetar med måldokument och samtalsmallar som finns kopplade till de olika samtalstyperna.

Två rapporter finns för att skriva ut samtal. Rapporterna Upplagda samtal och Ej upplagda samtal i Rapportcentralen gör att du kan följa upp både genomförda samtal och samtal som inte genomförts.

Alternativen i fältet Visa samtal styr vilka samtal som ska visas. Tillgängliga alternativ är Alla, Genomförda och Planerade. Ficklampsknappen öppnar fönstret Sök person. Finns det dokument kopplade till antingen det unika samtalet alternativt till samtalstypen visas det med ett papper i gemknappen eller ett papper i dokumentsikonen.

Samtalstyp

Visar av vilken typ samtalet är, kan exempelvis vara Löneförhandling eller Utvecklingssamtal med mera. Nya Samtalstyper läggs upp i registret med samma namn. Knappen Samtalstyper längst ned i fönstret fungerar som en genväg till detta register.

Ansvarig

Möjliga Ansvariga för samtalet, är de Användare oftast arbetsledare eller chefer, som finns i detta flervalsfält. För att vara möjlig som Ansvarig, måste en användare ha skrivbehörighet till funktionen Samtalsverktyg. Dessutom måste användaren ha behörighet till programmet Samtalsverktyg och behörighet till den anställde i Personprofilen.

Viktigt att veta, är att alla Användare som har skrivrättigheter till funktionen Samtalsverktyg, kan lägga upp ett samtal. Det är dock bara den Användare som valts som Ansvarig för ett specifikt samtal, som kan redigera eller ta bort det efter att det sparats.

Om det i Agda PS under Register - Personal - Samtalstyper markerar rutan Medansvarig får ändra, kommer medansvariga att få ändra informationen i ett samtal. Observera att detta gäller endast själva samtalet, bedömningen och objektlänkarna. Medansvariga får inte ändra i själva bevakningen om en sådan är kopplad.

Om rutan Endast ansvariga och medansvariga är markerade, kommer inte den som lagt upp samtalet att se det, efter att det har sparats, om inte denne är Ansvarig eller Medansvarig.

För att det ska gå att redigera eller ta bort ett samtal, krävs det att samtalet har Status Planerad. Ett samtal med Status Genomförd är låst för all form av redigering och kan endast ändras igen efter att status blivit återställd.

Medansvarig

I fältet Medansvarig kan du markera de Användare, som ska kunna ta del av informationen i aktuellt samtal.

Att vara Medansvarig innebär oftast att du bara har läsrättighet till ett samtal. En Medansvarig måste dels ha Läsbehörighet eller Läs- och skrivbehörighet till funktionen Samtalsverktyg och del behörighet till den anställde i personprofilen för att finnas med som ett alternativ i listan.

Medansvarig kan även genom att trycka på knappen Bedömningar läsa den Personliga noteringen på kompetensen.

Ledtext

Fältet Ledtext kan användas för en kort (maximalt 25 tecken) beskrivande text av samtalet, innan posten sparas, infogas dagens datum.

Datum

Datum när samtalet ska äga rum. Om inget värde anges, vid uppläggning av samtalet, innan posten sparas, infogas dagens datum.

Signaldatum

Fältet Signaldatum kan användas för att skapa en påminnelse för samtalet. Denna påminnelse visas i fältet Kvar att göra på Startsidan i Agda PS webb. En påminnelse skapas när ett samtal tilldelas Status Planerad och ett datum anges i fältet Signaldatum. Påminnelser kan användas på samtliga samtalstyper. En påminnelse som visas i fältet Kvar att göra ligger kvar till Status, för aktuellt samtal, sätts till Genomförd alternativt om samtalet flyttas till ett annat datum, eller om gamla bevakningar ej attesterats.

Status

Ett samtal kan inneha olika statusvärden, Planerad, Genomförd eller För godkännande. Ett samtal med status Genomförd kan ej redigeras eller tas bort. Dessutom är det möjligt att använda Status som urvalsvärde när upplagda samtal ska visas.

Statusen För godkännande visas endast på de samtalstyper som har en markering i rutan Avstämningsnivå under Register - Personal - Samtalstyper.

Senast förändrat

I fältet Senast förändrat anges automatiskt det datum samtalet förändrades.

Som nämnts tidigare låses ett samtal för all form av efterredigering när dess status sätts till Genomförd. För att det ska vara möjligt att kunna följa personens kompetensutveckling kommer dessutom samtliga kompetenser - under bedömning - att lagras som historiska kompetenser. Med andra ord kommer informationen under Bedömning samt Graf att visas personens kompetenser i den form de hade när status sattes till Genomförd.

Mål

I fältet Mål, kan noteringar om målet med samtalet noteras.

Slutsats

I fältet Slutsats kan olika slutsatser som kommit fram under samtalet noteras.

Visa samtal

Fältet styr vilken typ av samtal som ska visas, tillgängliga alternativ är Alla, Genomförda och Planerade. Markeras exempelvis alternativet Planerade visas endast de samtal som finns upplagda på personen med motsvarande status.

Godkänn

Knappen Godkänn används för att godkänna samtal med status För godkännade.

Knappen visas endast för den medarbetare som samtalet berör.

Knappen Graf valfri bef.

Detta verktyg används för att kontrollera en persons kompetenser mot en valfri befattning. I fältet Personlig status visas om befattningen är en Huvudbefattning, Tidigare befattning, Underbefattning eller Önskad befattning. Den befattning som kompetensgraf ska ritas ut för väljs med hjälp av knappen Graf valfri bef. Välj befattning genom att dubbelklicka på den. När en befattning valts visas grafen automatiskt.

För att skapa en graf för aktuell befattning används knappen Graf.

Om kompetensgrafen breder ut sig mer än en sida så aktiveras pilknapparna. Vid bedömningar kanske det i första hand är intressant att se hur personens kompetenspoäng förhåller sig till den undre gränsen. Det är då möjlig att dölja någon av de tre stapeltyperna i bilden (förslagsvis Maximigränsen). Detta görs genom att rutan för aktuell kolumn avmarkeras. Observera även att kompetenser markerade med en stjärna (*) är befattningsknutna, det vill säga ett krav för aktuell befattning. De befattningsknutna kompetenserna visas först. Det som skiljer dessa från övriga kompetenser som den anställde är innehavare av, är att för dessa kompetenser hämtas Minimi- och Maximigräns från Befattningsregistret och inte från Kompetensregistret.

Knappen Graf

Knappen Graf öppnar fönstret Tillgängliga grafer, i vilket personens kompetenser presenteras i förhållande till Lägsta poäng och Högsta poäng för den Befattning personen har. Graferna kan skrivas ut och användas som underlag vid exempelvis ett medarbetarsamtal. I grafen viss befattningsknutna kompetenser först. Dessa kompetenser visas med en asterisk (*) efter namnet.

Knappen Bedömning

Knappen Bedömning öppnar fönstret med samma namn. Bedömningar fungerar som ett alternativ till Grafen, innehållet presenteras istället som en lista. Här är det möjligt att lägga till, uppdatera eller ta bort kompetenser, detta är inte möjligt att göra direkt i grafen.

Knappen Bevakning

Möjlighet att koppla påminnelse (Bevakning) till samtal. En Bevakning kan innehålla kortare meddelanden som i sin tur kan adresseras till olika personer. Har bevakningar lagts upp på samtalet ändras knapptexten från svart till blått.

Gemknappen (objektlänkar)

Används för att koppla externt skapade filer till ett samtal, kallas i Agda PS för Objektlänkar. Det är även möjligt att koppla dokumentmallar till själva samtalstypen.

I de program som är knutna till samtalen (Bedömningar, Bevakningar och Dokument) kommer behörigheten från samtalet att trumfa behörigheten för de enskilda programmen. Detta innebär att enbart den som är ansvarig för samtalet har rätt att lägga upp och ändra bevakningar, dokument samt kompetenser (bedömningar) för personen som samtalet gäller.

Om en person på något sätt ska kunna inhämta information om ett samtal utan att få ta del av innehållet kan en bevakning göras.

Samtalstyp

Knappen är en genväg till registret Samtalstyp i vilket nya samtalstyper kan läggas upp.

Lägga upp, ändra och ta bort samtal

Gör så här för att lägga upp nytt samtal

Klicka på knappen Ny.
Välj Samtalstyp.
Ange därefter Ansvarig och eventuell Medansvarig.
Ska samtalet endast vara tillgängligt för ansvariga och medansvariga kontrollera att rutan Endast ansvarig och medansvarig är markerad. Ska samtalet vara öppet för alla med programbehörighet till Samtalsverktyg samt till personen avmarkera rutan.
Komplettera med Ledtext, Datum och Status.
Ta gärna hjälp av Kompetensgrafen och Bedömningar för att planera och fastställa mål med samtal.
Spara (vid Spara hamnar samtalet längst ned i listan nederst i fönstret).

Inga kompetenser läsas in i ett samtal automatiskt utan om kompetensen ska hanteras i ett samtal måste dessa först hämtas in manuellt. Det är viktigt att dessa kompetenser från CV inte hämtas in förrän i den stund de faktiskt ska bedömas.

När ett samtal sparats kan slutsatser läggas till samtalet

Markera aktuellt samtal i listan.
Komplettera med slutsatser i fältet med samma namn.
Spara.

För att ändra ett existerande samtal

(Observera att det endast är den person som definierats som Ansvarig som kan ändra ett samtal under förutsättning att samtalet har status Planerad, För godkännande eller Godkänt).

Markera aktuellt samtal i listan längst ned i fönstret.
Utför önskade ändringar.
Spara.

För att ta bort ett samtal

Markera aktuellt samtal i listan längst ned i fönstret.
Klicka på knappen Ta bort.
Bekräfta borttagningen.

Bedömningar

Under eller efter ett samtal kan personens kompetenser korrigeras. I samtalet är det tänkt att fönstret Bedömning ska fylla denna uppgift, Det är även möjligt att från Bedömning lägga upp nya kompetenser. Bedömningar som utförs på detta sätt slår även igenom i CV.

Kompetensgrupp

Fältet visar den kompetensgrupp markerad kompetens tillhör. Vid uppläggning av nya kompetenser är val av kompetensgrupp första åtgärd.

Kompetens

Visar kompetensnamn för markerat alternativ. Vid nyuppläggning fungerar detta fält som en lista, i listan presenteras de kompetenser som finns upplagda under vald kompetensgrupp.

Status

Visar Status för aktuell kompetens. Tillgängliga alternativ är:

Befintlig
Planerad
Önskad

I behörighetsuppsättningen i Agda PS är det möjligt att styra vilka statusvärden som ska visas. Det innebär att det kan finnas begränsningar för vad du som användare får göra. Det är till exempel möjligt att ge en användare möjlighet att se samtliga sina kompetenser, men enbart lägga upp en ny som Önskad, inte som Befintlig.

Poäng

Personens poängvärde på vald kompetens. Observera att personens poäng endast kan anges inom de minimi- och maximivärden som angivits i det generella kompetensregistret för respektive kompetens. Ligger personens värde utanför de minimi- och maximivärden som angivits för befattningens krav, markeras detta med olika ikoner.

Förvärvsdatum

Fält för datum när en kompetens förvärvats.

Giltighetsdatum

Här anges hur länge vald kompetens anses vara giltig.

Personlig notering på kompetensen

Fält för noteringar som exempelvis berör personens nivå på den kompetens som markerats i fönstrets nedre del.

Denna notering är läsbar även för de som är Ansvariga och Medansvariga till samtalet.

Generell notering på kompetensen

I fältet visas notering som gjorts på kompetensen i det generella Kompetensregistret, det är alltså inte möjligt att i fönstret Bedömning göra noteringar i detta fält.

Listan (kompetenser)

Visar de kompetenser som finns upplagda på personen.

Observera att värdena i kolumnerna Längsta och Högsta visar lägsta och högsta tillåtna värde på Kompetensen och inte minimi- och maximivärde upplagt på Befattningen.

Exempel

Kompetensen Engelska har i Agda PS minimigräns 1 och maximigräns 5, det är dessa värden som visas. Sen kan Befattningen Logistikansvarig kräva en kompetens Engelska på min 3 och max 5.

Lägga till, ändra eller ta bort kompetens i fönstrets bedömningar

För att lägga till en ny kompetens:

Klicka på knappen Ny.
Välj Kompetensgrupp.
Välj därefter Kompetens och Status.
Ange eventuell Poäng, Ändringsdatum och Giltighetstid.
Spara.

För att ändra information i befintlig bedömning

Markera aktuell Kompetens i listan.
Utför önskade ändringar.
Spara.

För att ta bort en Kompetens

Markera aktuell Kompetens i listan.
Använd knappen Ta bort.
Bekräfta borttagningen.

Knappen Uppdatera kompetenser

Knappen Uppdat komp öppnar en dialogruta där det är möjligt att välja om kompetenser ska hämtas in från personens CV och skriva över de som eventuellt ligger på samtalet. Detta ifall någon förändring skett från tidpunkten då samtalet registrerades tills det ska genomföras.

Första gången du kommer in i Bedömningar är det tomt. För att hämta in bedömningar måste du trycka på knappen Uppdat komp. Knappen uppdaterar kompetenser från personens CV.

Har kompetenser lagts in manuellt och trycker på knappen Uppdatera kompetenser kommer dina manuellt upplagda kompetenser att raderas.

Bevakning

Har en notering försetts med en Bevakning (påminnelse) kommer berörda personer få upp fönstret Bekräfta bevakning när Agda PS startas på utsatt datum. Detta behöver således inte innebära att det är någon av mottagarna som lagt upp bevakningen, utan bevakningar kan även läggas upp av icke berörd person. För att inte en bevakning ska missas om personen är inloggad i annat företag den dagen bevakningen aktiveras visas alltid bevakningen för berörda personer oavsett vilket företag bevakningen ursprungligen registrerades i.

Om en befintlig bevakning sparas om, hämtas alla användare med rätt behörighet på nytt. Det betyder att en användare som redan bekräftat kommer att få upp den igen, samt att den användaren som lagts till med rätt behörighet kommer att få bevakningen.

För återkommande bevakningar gäller att den förste som bekräftar en bevakning kommer att flytta fram bevakningen till nästa datum, vilket innebär att ingen annan får bevakningen den dagen den bekräftades, utan först vid nästa datum. Detta gäller bevakningar som är Delade, Ej privata och Offentliga.

En Delad bevakning som inte är återkommande, måste bekräftas av alla mottagare för att den ska försvinna.

Bevakningstyp

Anger vem som ska ha tillgång till bevakningen. För samtliga alternativ gäller att du ska ha rättigheter till programmet och den aktuella noteringsrubriken. Följande bevakningstyper finns:

Privat. Endast den som skapat bevakningen är mottagare av densamma.
Ej privat. De användare som har behörighet till den person som noteringen är upplagd på är mottagare.
Offentlig. Alla användare sätts som mottagare av bevakningen. Detta alternativ bör användas med försiktighet.
Delad. Vid upplägget av bevakningen anges vem som ska vara mottagare av bevakningen.

Noteringsrubrik

Noteringsrubrik är namnet på en kort beskrivande rubrik under vilka noteringar kan sorteras upp. Fältet visas tillgängliga rubriker.

Nya Noteringsrubriker läggs upp i Agda PS under knappen Rubriker under Personal - Noteringar per person.

Noteringsrubrikerna visas i bokstavsordning. En Noteringsrubrik måste vara unik, det vill säga, det är inte tillåtet att ha två noteringsrubriker med samma namn. Fältet Noteringsrubriker får inte vara tomt. Noteringsrubriker som inte används längre och som inte har några kopplingar kan tas bort.

Notering

Fält för notering.

Bevakning för

Anger vem Bevakningen avser. Den person som valts i samtalet läggs automatiskt in som förvalt värde.

Mottagare

Väljs alternativet Delad i fältet Bevakningstyp visas detta fält. I listan visas endast personer som har programbehörighet till funktionen Bevakning och dessutom behörighet att se information om vald person i personprofilen. Markerade personer blir mottagare av bevakningen.

Om annan person än den Bevakningen gäller lägger upp bevakningen måste även ägaren markeras som mottagare i listan, för att den ska bli synlig för denna.

När en bevakning ska kopplas för en anställd som också är en enskild användare visas denna person i fältet Mottagare överst med en asterisk (*) före namnet. Det Fält bevakning gäller för är låst.

Bevakningsdatum

Ange datum bevakningen ska aktiveras i fönstret Bekräfta bevakning. Fönstret Bekräfta bevakning visas när Agda PS startas, om det finns en eller flera bevakningar registrerade på den dagen, eller om gamla bevakningar ej bekräftats.

Intervall / Intervalltyp

Styr om bevakningen ska vara återkommande. Anges inget sker bara bevakningen vid det ovan angivna datumet. Bevakningen kan återkomma i intervallerna dagar, veckor, månader eller år. Vid alternativet Ingen kommer bevakningen endast att utföras vid ett enda tillfälle.

Exempel

Ska bevakningen återkomma varje torsdag anges först - i fältet Bevakningsdatum - det datum bevakningen ska visas första gången (bör i detta fall vara en torsdag). Därefter anges sju, för att bevakningen ska återkomma var sjunde dag, i fältet Intervall och till sist tidsenheten Dagar i fältet Intervalltyp.

Skapa ny, ändra eller ta bort

För att skapa en ny bevakning

Klicka på Ny.
Ange Bevakningstyp och den Noteringsrubrik som passar bäst till noteringen.
Skriv därefter själva noteringen i fältet med samma namn.
Kontrollera att rätt namn visas i fältet Bevakning för.
Har alternativet Delas markerats i fältet Bevakningstyp för de personer som bevakningen ska delas med markeras i fältet Mottagare.
Ange det datum bevakningen ska aktiveras.
Ska bevakningen vara återkommande, ange Intervall och Intervalltyp.
Spara.